【文章內(nèi)容簡介】 大廈每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。 已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執(zhí)行安全和保密規(guī)定，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。 會計檔案的保管期限根據(jù)財政部有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 大廈保存的會計檔案應根據(jù)本單位的業(yè)務需要，積極給予利用。大廈其他部門查閱會計檔案，須經(jīng)有關(guān)負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進行登記，查閱后及時歸檔。 外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經(jīng)財務主管上報總經(jīng)理批準后，才能辦理登記查閱手續(xù)。 查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。查閱會計檔案需保持原樣，不得拆抽、涂改，如需復印的。須經(jīng)財務主管同意。 會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)大廈領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。 大廈在銷毀會計檔案時，應由財務部派員監(jiān)督。監(jiān)督人在銷毀會計檔案前，要認真核對銷毀清冊。銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，財務部存檔。第十一章 管理預收金及保證金管理規(guī)定為規(guī)范對用戶所繳交的管理預收金、保證金的管理，正確反映其變動狀況，制定本管理規(guī)定。 管理預收金：是指大廈所有客戶在大廈入住時繳交的，相當于3個月租金及管理費金額。 每一客戶在入住大廈時按規(guī)定繳交管理預收金給物管公司。 公司須對管理預收金，進行單獨管理。 公司必須對管理預收金進行明細分類核算，既要在會計系統(tǒng)進行總帳控制，又要在租戶帳務系統(tǒng)進行明細記錄，同時，應設置管理預收金備查簿，詳細登記各客戶繳交管理預收金情況。 管理預收金所帶來的提息收入歸物管公司所有。 在客戶遷出大廈時，客戶憑管理預收金收據(jù)退回所交的管理預收金。 裝修保證金管理 裝修保證金是指大廈用戶在進行室內(nèi)裝修前繳交的款項，主要用于約束用戶的室內(nèi)裝修符合安全要求和管理規(guī)定 ，裝修完成驗收合格后，裝修保證金可退還給用戶。裝修保證金每戶5000元人民幣。 裝修保證金收繳管理（1） 大廈用戶在進行室內(nèi)裝修前，須按用戶室內(nèi)內(nèi)裝修申請書中工程部核定的裝修保證金等費用，到管理公司財務部繳交。（2） 財務部須對裝修保證金進行明細分類核算。 裝修保證金退還管理（1） 裝修保證金退還的前提條件為工程驗收合格。用戶裝修工程完工，提出驗收申請，工程部系統(tǒng)工程師、客服部負責人、客戶、保安部負責人、裝修公司對其進行驗收并在用戶室內(nèi)裝修申請書上簽署合格，再由工程部經(jīng)理簽署合格及退款意見。（2） 財務主管根據(jù)工程部、客服部填寫的用戶室內(nèi)裝修申請書中驗收合格及退保證金的意見，核實其保證金繳交情況，簽署竟見。（3） 出納人員根據(jù)用戶室內(nèi)裝修申請書原始收據(jù)，及時通知用戶前來辦理退款，若原收據(jù)遺失或已進帳，需用戶出具說明書（公司證明、總經(jīng)理簽字并加蓋公司公章）。（4） 辦理退款時，出納人員應認真審核用戶退款手續(xù)的完備性，要求用戶在收據(jù)或說明書上簽收確認，并登記其有效證件的號碼。（5） 經(jīng)核實無誤后，方可辦理退款手續(xù)。 施工出入證押金管理 進入大廈為用戶進行裝修的施工人員，必需辦理施工出入證，同時按規(guī)定繳交每證40元的施工出入證押金和每證10元的施工出入證工本費。 施工出入證押金收繳管理：根據(jù)客服部代為收取的外來施工單位施工出入證押金進行明細核算。 施工出入證押金退還管理 施工人員憑完好無缺的施工出入證申請退還押金，但工本費不退還。 客服部應根據(jù)審查后的施工證交財務部辦理退款手續(xù)。第十二章 有償服務收費管理規(guī)定 職責 客服部負責將對用戶當天所需服務項目的相關(guān)內(nèi)容詳細輸入電腦，并于次日進行服務質(zhì)量跟蹤工作。 工程部負責對用戶進行維修服務，月末將收費的工程維修單匯總給財務部。 財務部負責有償服務收費工作及對工程部月末送來的工程維修單未繳費的進行 帳務處理。 工作程序（1） 物管公司的有償服務項目實行先服務后收費。（2） 客服部將對用戶所需維修項目的相關(guān)內(nèi)容詳細輸入電腦，根據(jù)工程維修價目表標準計費后復核工程維修單。（3） 工程部每日打印工程維修單，并派維修員上門為用戶服務。（4） 維修人員在為用戶提供有償服務后，請用戶對維修效果進行驗收并在維修單上簽字確認，一聯(lián)留給用戶，一聯(lián)送返工程部。（5） 工程部將維修單上有關(guān)事項輸入電腦，月末將收費的維修單匯總登記在工程維修單簽收本上，送至財務部。（6） 財務部審核工程維修單并與維修單掛帳報告核對，每月底對未繳費的維修單進行賬務處理。如發(fā)現(xiàn)問題應及時聯(lián)系工程部有關(guān)人員，盡快解決。 服務期限（1） 維修或更換一般電器設備，服務完工期應不超過 小時。（2） 服務工作量較大，或工程設備須改變原安裝位置，服務完工日期不超 天。（3） 服務工作量大，或工程施工須從大廈總體考慮，服務完工日期不超一個星期。（4） 各服務項目完成后，工程人員應填寫完成時間、耗料情況并簽名。 其他要求（1） 維修人員對用戶提供服務后，不能直接向用戶收取現(xiàn)金，更不能接受用戶的小費或其他饋贈品。（2） 用戶所需服務項目超出現(xiàn)服務范圍時，維修人員應力所能及地提供服務或盡最大能力協(xié)助。（3） 根據(jù)管理要求、費用變化和用戶服務需要，管理公司應增減服務項目或修定收費標準。第十三章 租金及管理費收繳規(guī)定 財務部據(jù)用戶資料于每月1日出當月租金及管理費付款通知單，由客服部派送給用戶，并設付款通知單簽收本簽收。 付款通知單一式兩聯(lián)，各費用分別列示，并注明費用所屬期。除管理費為當月費用外，其余的水費、電費、維修費均為上月應繳費用。 管理繳交期限分四個階段進行：（1） 正常繳交期：當月1日至當月8日?！爰佑嫓{金。（2） 電話催繳期與書面催繳期同時進行。（3） 電話催繳期：正常期后次日（當月9日 ）起至當月底。（4） 初次催款通知催繳期從當月9日發(fā)出書面催繳通知起，期限為5天。（5） 二次催款通知催繳期從當月15日發(fā)出書面催繳通知起，期限為5天。（6） 繳費最后通知書視情況催繳期從當月21日發(fā)出最后書面催繳通知起，期限5天。（7） 暫停服務通知書視情況書而定，一般當月27日發(fā)出。 所有關(guān)于用戶的通知書一般由客服部派送到各用戶，并由用戶在催款通知書簽收本上簽收。派送完畢后，客服部人員應簽收本上簽名。 用戶收到暫停服務通知書后，繳清欠費，財務部收款人員應及時發(fā)出恢復服務的通知，通知工程部及客服部門對該用戶的正常服務，并做好發(fā)文記錄。 用戶用現(xiàn)金繳交費用時，財務部收款員必須先當面點清繳款額，然后進行現(xiàn)鈔真?zhèn)舞b別。 催款人員應嚴格按照催收程序進行催款。電話催收管理費用時，應態(tài)度和藹、語氣柔和地通知用戶應繳所欠款項，禁止對用戶措辭不當或態(tài)度惡劣。 應將用戶繳交款項記錄在管理費收繳記錄本上，以便核查。 出納員于每月核對費用的繳交情況并進行統(tǒng)計，編制管理費欠費情況統(tǒng)計表，并詳細編列欠兩個月以上管理費用用戶明細表，以便查閱。第十四章 停場財務管理規(guī)定 停車場財務管理 停車場由物業(yè)管理公司負責日常管理及經(jīng)營，由管理公司配備保安員及收款員(或由保安員負責代收)。 停車場經(jīng)營收入按日結(jié)算，收款員將當日停車費當日下班前交財務部出納處。 財務部專人負責核對每日營業(yè)額，按月結(jié)算的客戶，財務部按月進行收取。 停車場發(fā)票由財務主管負責保管，收款員從財務主管處領取停車場發(fā)票，使用完將存根交財務主管。 停車場收費管理規(guī)定 收款員每班下班前做停車場收費交接記錄表,核對票據(jù)號碼是否順號，不能跳號，并簽名作實，交接款項時必須核準金額，辨別鈔票真?zhèn)?，交接雙方在交接記錄本上簽字作實。 收款員根據(jù)使用情況到財務主管處領取停車發(fā)票，并妥善保管。 收款員每天收入的現(xiàn)金于當天下午( )按時將停車費交財務部出納處，不得過夜，如有特殊原因，收款員應妥善保管到第二天交財務出納，并簽字確認。 收款員每天登記收費情況記錄表，并打印交財務部。 財務出納及時將款項送存銀行。 每月26日前,收款員向財務主管報告本月停車票使用和結(jié)余情況，并在停車票使用記錄本上登記。 每月底，財務出納應編制停車場收入月報表交財務主管。 財務出納每周不定期到停車場抽查收費情況，記錄在車場收費情況抽查表中。第十五章 流 程 圖 財務部業(yè)務流程圖四 廠 財 務 部其他各業(yè)務部門大 廈 客 戶財 務 部 費用報銷流程圖經(jīng)辦人填寫費用報銷單/支出證明單，報銷單/支出證明單列明申購單號，經(jīng)辦人簽名部門主管確認簽名財務主管審核簽名總 經(jīng) 理 審 批會計核對記帳出納崗報銷 完 善 手 結(jié) 續(xù) 清 費 合 不 用 合 格 格 合 格15. 3 銀行付款流程圖 經(jīng)辦人填寫銀行付款申請單并將有關(guān)票據(jù)附后簽字部門負責人審核簽字財務主管審核簽字總 經(jīng) 理 審 批出 納 付 款 完 善 結(jié) 手 清 續(xù) 款 項 合 不 合 格 格 合 格 15. 4 工資發(fā)放流程圖每月末人事部根據(jù)各部門考勤做工資表財務部主管審核總 經(jīng) 理 審 批出納發(fā)放工資通知各部門領取工資扣取應扣款項15. 5 出納收費流