巧用excel制作會議座位表(編輯修改稿)
2025-07-23 15:19 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 選項卡的A列內(nèi)找，找到后向右挪到第2列，把其中的內(nèi)容（“徐寧”）搬到D3中來。然后，選中D3單元格向下拖拽，將每個人名、編號與縱向排號、橫向座位號聯(lián)系起來，形成《座次索引表》（圖9）。（四）將《位置索引表》按照姓名排序或者按照編號排序，才形成兩種便于簽到時迅速找到參會人員位置的《簽到索引表》。圖11圖10圖9圖9上面的圖10按人名拼音排列，如阮氏兄弟都在一起，同樣,姓張、姓李、姓陳的都在一起，各姓氏按照拼音排列，便于認識參會人而快速找到他的位置；圖11按照編號排列，便于不認識的參會人員報出自己的單位職務后推測到編號范圍，然后快速找到位置。由于人名是從《人員名單》用VLOOKUP函數(shù)計算而來，故當參會人員增加、減少或調(diào)整時，兩種《簽到索引表》都會隨之自動更新。三、桌牌自動批量生成模塊與《座次圖》密切相關的會議桌牌，目前也大多手工錄入。除了速度慢、易錄錯之外，還容易與人員調(diào)整變化相脫節(jié)。有時為了節(jié)約，會盡量使用以前用過的舊桌牌（不足的新制），但這樣做核對翻找的工作量很大，且新制桌牌與舊桌牌往往在字體格式和紙張顏色上有明顯差別。本文介紹的“桌牌自動批量生成模塊”依托《座次圖》生成系統(tǒng)而建，二者同步生成、同步調(diào)整，而且按照《座次圖》布局將一整排的桌牌按順序批量打印出來。制作方法：（一）建立《桌牌》選項卡（圖12）。將A1：B1單元格合并，輸入“第1排”。將A列從A2開始向下的單元格每兩個合并為1個大單元格，共合并出19個，即A2：A3合并、A4：A5合并……A38：A39合并，B列也同樣辦理。（快速合并的方法：選中A2：A39，復制，點擊B2，右鍵粘貼）。選中A2：A39單元格，右鍵—設置單元格格式—對齊—方向—負90度，選中B2：B39單元格，右鍵—設置單元格格式—對齊—方向—90度，實現(xiàn)桌牌文字背靠背。（二）選中A2與A3合并的大單元格，定義VLOOKUP函數(shù)：==VLOOKUP（$A$1，座次圖！$A:$T，ROW()/2+1， 0）此函數(shù)“$A$1”指的是A1單元格內(nèi)的內(nèi)容“第1排”?！白螆D！$A:$T”指的是座次圖中A列到T列的所有內(nèi)容，我們之前所排座次圖的所有人名及排號都在這個范圍（圖3）。ROW()是一個算所在單元格行號的函數(shù)，A2單元格內(nèi)的ROW()等于2，ROW()/2+1=2。圖12函數(shù)含義是：帶著A1格的內(nèi)容（“第1排”）到《座次圖》選項卡的A列內(nèi)找，在A4單元格找到“第1排”，然后以此為起點向右挪到第2列，把其中的內(nèi)容（“徐寧”）搬過來。（三）選中A2單元格，向下拖拽，生成一整排桌牌（單面）?！飳τ贏4：A5單元格來說，盡管是由兩個單元格合并的，但計算機默認它是A4單元格。由于“$A$1”和“座次圖！$A:$T”都用“$”進行了絕對引用的設置，故在A4：A5單元格內(nèi)拖拽后而生成的公式還是“==VLOOKUP（$A$1，座次圖！$A:$T，ROW()/2+1，0）”，但是“ROW()/2+1”變化了，對于A4來說，ROW()=4，ROW()/2+1=3，函數(shù)計算的結果是在《座次圖》選項卡以A4單元格為起點向右挪到第3列，所得結果是“張清”。同理，A4：A5單元格內(nèi)結果為“武松”、之后依次是朱仝、柴進、呼延灼……，直至A38：A39為楊志。圖3（三）在“桌牌”選項卡（圖12）的B2單元格輸入公式“=A2”，再向下拖拽，在B列得到另一面桌牌，它與A列桌牌的內(nèi)容相同，格式上背靠背，打印出來后沿著A列B列之間的間隔線對折之后就可以插入塑料卡中，形成雙面桌牌（圖13左側圖）。（四）將A2：B39有桌牌內(nèi)容的區(qū)域設為打印區(qū)域，調(diào)整行和列的大小以適應桌牌塑料卡的大小。合理設置單元格邊框實線，以利于打印之后的裁切和翻折。這樣，會場一整排的桌牌就能按照順序批量打印出來了。（五）將A1單元格內(nèi)的“第1排”依次手動改為“第2排”、“第3排”……則會自動生成其他排的參會人員桌牌（圖13）。打印過程非常迅速，200個桌牌6分鐘內(nèi)即可生成和打印完畢。圖13由于桌牌人名是由函數(shù)沿著《人員名單》《座次圖》的路徑自動生成的，所以只要《人員名單》無誤，桌牌人名也就必定正確。而且桌牌是按照《座次圖》每一排從左至右的順序打印出來的，所以在會場的擺放也會異常順利。★之所以要將一個桌牌生成在兩個單元格內(nèi)，是因為EXCEL中每個單元格行高最多409磅，也就是12厘米，而桌牌寬度往往在14厘米左右，占用兩個單元格，每個7厘米，才能確保桌牌尺寸。★關于row()函數(shù)的說明：row()函數(shù)是求取單元格行號的函數(shù)，row()的值會隨著所在單元格的不同而不同，如在A39單元格內(nèi)輸入“=row()”，結果是39，在F88單元格內(nèi)輸入“=row()”，()函數(shù)在沿著列的方向從上到下批量生成公式方面有重要作用，使用時經(jīng)常要除以某個數(shù)，如本例桌牌生成中要除以2，之后的胸卡生成模塊的例子中要除以5，之所以這樣做，是因為一個桌牌占2行，一個胸卡占5行，通過除以所占的行數(shù)
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