sap進階1-財務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付(編輯修改稿)
2025-07-22 22:49 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 應(yīng)商的帳號、開戶銀行等如需更改，必須經(jīng)過其他系統(tǒng)用戶的確認(rèn)，更改才能在系統(tǒng)中正式成立。圖3 是SAP 系統(tǒng)后臺配置的界面，在供應(yīng)商主記錄目錄下，光標(biāo)的位置，就有一項“為雙重控制定義敏感字段”的配置。在這個配置中我們可以定義哪些字段是我們認(rèn)為的敏感字段。從上述情景中，我們可以看出和一般的事務(wù)處理系統(tǒng)不同，SAP 在提高效率的同時，還有效地控制了風(fēng)險。sap進階系列(4)：第一篇：財務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付 ( 2） 總帳SAP 總帳的功能強大而豐富，圖4 是其中主要功能的匯總。我們選擇部分代表性的內(nèi)容加以介紹。圖4 總帳功能總匯組織結(jié)構(gòu)總帳中的組織結(jié)構(gòu)如圖5 所示。一個公司總部可以擁有多套不同的會計科目表，不同的科目表可以給不同的公司代碼來使用。公司代碼在SAP 中指具有獨立會計核算的會計主體，可以是控股公司，可以是有法人地位的子公司，也可以是獨立核算的分公司。比如A集團企業(yè)和基地公司中的渤海公司可以分別設(shè)置為兩個公司代碼，每一個公司代碼有一個會計科目表。但不同的公司代碼可以共享一個科目表。圖 5 總帳中的組織結(jié)構(gòu)同時，總帳中還有另一種組織結(jié)構(gòu)－業(yè)務(wù)范圍。業(yè)務(wù)范圍與公司代碼形成交叉的矩陣式的管理。公司代碼偏重的是對外的會計核算，如A集團企業(yè)就是一個完整的會計主體，但其公司可能經(jīng)營兩部分的業(yè)務(wù)：尿素和甲醇。這兩部分業(yè)務(wù)在核算上如果具有相對的獨立性，就是說如果尿素業(yè)務(wù)和甲醇業(yè)務(wù)會編制自己的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，那我們就可以設(shè)置尿素和甲醇兩個業(yè)務(wù)范圍。而業(yè)務(wù)范圍是跨公司的，如果除了A集團企業(yè)，在其他公司也存在同樣的業(yè)務(wù)，也可以用這兩個業(yè)務(wù)范圍來核算。業(yè)務(wù)范圍通常在企業(yè)中也被稱為事業(yè)部的核算方式。這樣我們在進行公司總部財務(wù)管理時，可以按照公司代碼和業(yè)務(wù)范圍形成的管理矩陣來分析報表。由此也可以看出SAP 的公司總部管理，不只是體現(xiàn)在專門的模塊上，更重要的是它體現(xiàn)在所有模塊和功能的設(shè)計上，都滲透了公司總部管理的思想。會計科目表根據(jù)上文組織結(jié)構(gòu)的介紹，我們知道，在A集團企業(yè)的會計科目表要實現(xiàn)全公司統(tǒng)一的會計科目表結(jié)構(gòu)。在SAP 中，會計科目的控制信息分了兩個層次來進行管理－會計科目表層和公司代碼層。第一個是會計科目表層，所有使用這個科目的公司都共用的信息，如短文本、長文本、帳戶組（比如按資產(chǎn)，負(fù)債，權(quán)益，成本和損益科目的分類）、合并科目號（指對應(yīng)到合并科目表中的科目號）等信息。而各公司專用信息在第二層－公司代碼層中維護。公司代碼層的控制信息還包括了科目貨幣、未清項目管理 、排序碼、權(quán)限組等等，這里不一一介紹了?？傊琒AP 通過分層的會計科目管理，既統(tǒng)一了公司總部的會計科目表，又使得每個公司可以定義適合自身業(yè)務(wù)需要的科目信息。會計憑證圖9 是超級權(quán)限用戶可以看到的SAP 標(biāo)準(zhǔn)前臺操作菜單，我們看到在總分類帳中憑證輸入和憑證的維護是其中的重要內(nèi)容。圖10 是SAP 標(biāo)準(zhǔn)的總帳憑證輸入的界面。我們可以看到其中包含了憑證抬頭、憑證行項目和簡化操作輔助功能等部分。憑證抬頭包括憑證日期、記帳日期、短文本、公司代碼、憑證類型等信息。憑證行項目是指每一個分錄行，比如一借一貸、一借多貸或者多借多貸形成的各行分錄。在簡化操作的輔助功能中，憑證可以暫存，屏幕的格式可以調(diào)整并保存為預(yù)定義的屏幕變式供操作人員調(diào)用，還可以設(shè)置憑證輸入的模板。例如每月發(fā)放工資的憑證，由于科目與成本中心都是類似的，可以做成模板，每次做憑證時直接調(diào)用，并根據(jù)當(dāng)月情況填入金額即可。當(dāng)然輔助功能的屏幕區(qū)域可以打開，也可以關(guān)閉。圖9 SAP的標(biāo)準(zhǔn)菜單圖 10 SAP總帳憑證對于SAP 憑證輸入和憑證管理來說，有一個基本概念需要解釋，那就是“清帳”。在財務(wù)管理中，有些科目只需要有“借貸余”的管理就可以了，比如銀行科目和損益科目等。圖11 科目余額表但是也有些科目不止需要“借貸余”，還需要管理到每一個分錄行的狀態(tài)，比如銀行未達(dá)科目，客戶和供應(yīng)商的明細(xì)科目等等。系統(tǒng)中需要記錄供應(yīng)商的每張發(fā)票是否已經(jīng)付款了，客戶的每張發(fā)票是否已經(jīng)收款了，各種未達(dá)的資金項是否已經(jīng)到帳了等等。也就是說這些科目中的行項目是逐筆逐清的。如圖12 是某供應(yīng)商帳戶的行項目顯示。已經(jīng)付款的發(fā)票和付款行本身用綠燈顯示，我們稱為“已清項”， 還未付款的發(fā)票用紅燈顯示，我們稱為“未清項”。 類似付款，收款這樣的業(yè)務(wù)，在帳務(wù)處理時同時將憑證行的狀態(tài)改變了，我們稱這些動作為“清帳”。清帳既可以是手工的，也可以是系統(tǒng)自動的。當(dāng)系統(tǒng)自動清帳時，我們需要提供給系統(tǒng)“自動清帳規(guī)則”，比如“用支票等支付憑證號碼”來清銀行未達(dá)帳，就是一種自動清帳規(guī)則。而一個總帳科目是否需要逐筆逐清的管理由會計科目公司代碼層的一個控制字段－“未清項目管理”來控制。作為比較，我們看到圖13 中不按未清項目管理的科目，它的行項目顯示只反映了過帳與否，而不反映清帳與否的。圖13“非未清項管理”的總帳科目的行項目顯示對有些科目來說，未清項管理的好處是顯而易見的。比如帳務(wù)的管理很清晰，是對帳和核對的強有力的工具。同時它也是帳齡分析，催款，自動付款，對帳函，往來帳核對等功能的基礎(chǔ)?？傊鍘す芾硎荢AP帳務(wù)管理的一個重要而普遍使用的工具簡化操作簡化操作是SAP中簡化憑證輸入或科目維護的一些功能，舉例來說包括：比較公司代碼：是用來簡化科目表維護的?？梢园岩粋€公司代碼的科目表信息復(fù)制到另一個公司代碼上去，供另一個公司代碼使用。復(fù)制可以在一臺服務(wù)器上，也支持跨服務(wù)器。如果不同的公司使用各自的SAP 系統(tǒng)，也就是分布式的環(huán)境下，可以使用這個功能來實現(xiàn)科目的管理。樣本科目：是用來簡化科目維護的?？梢詤⒖紭颖究颇縼斫⒄降目颇?，它是作為科目管理的模板?？颇糠峙淠Ｐ停菏怯脕砗喕瘧{證輸入的。比如每月發(fā)放工資的憑證，由于科目與成本中心都是類似的，可以做成模板，每月做憑證時直接調(diào)用，填入金額就可以了。周期性憑證：是用來簡化憑證輸入的。比如一筆待攤費用在6 個月內(nèi)攤銷，每個月末的攤銷分錄都是相同的，這時我們可以使用周期性憑證來簡化操作。周期性憑證除了包含正常的憑證信息外，還需要維護憑證錄入的頻率和時間跨度。這樣系統(tǒng)在做定期處理時，如月結(jié)時就會自動生成相關(guān)的憑證。樣本憑證：是用來簡化憑證輸入的。樣本憑證是一張完整的憑證，但它有專門的編號而且不過帳，我們通過復(fù)制這張憑證并做修改來簡化憑證的輸入。實際上，你也可以復(fù)制任何一張正式的憑證，來簡化輸入。但樣本憑證可以將簡化操作組織得更有條理。暫存憑證：在編制一個大憑證時，如果工作被中途打斷，可以暫時保存。暫存憑證使用的是臨時號。暫存憑證不同于憑證的預(yù)制和審批。定期處理有些事務(wù)是定期處理的，主要是
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