【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 包括的具體職能或部門是：３．ｌ選擇和保留供應(yīng)商３．２購貨３．３驗(yàn)收３．４應(yīng)付帳款３．５付款３．ｌ選擇和保留供應(yīng)商 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３．１．１ 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策制定供應(yīng)商選擇和資格確認(rèn)的程序，并經(jīng)過批準(zhǔn)。事業(yè)總部／集團(tuán)政策必須明確，選擇供應(yīng)商過程涉及采購、工程設(shè)計(jì)和制造，質(zhì)量保障，財(cái)務(wù)與銷售等方面。選擇供應(yīng)商不得只由采購部門或采購人員負(fù)責(zé)。選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格的責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３ Ａ－ｌ 購貨可能：。ｂ．購自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。 Ａ－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公開。司內(nèi)部往來或利益沖突問題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大 Ａ－３ 所購貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?？赡芙邮芰宋唇?jīng)核準(zhǔn)的價(jià)格或條款。 ３．１．２ 選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格過程中所使用的所有標(biāo)準(zhǔn)必須形成文件并妥善保管。選擇／證明資格確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括：；ｂ．供應(yīng)商的技術(shù)能力；ｃ．為企業(yè)提供恰當(dāng)服務(wù)的能力，其中包括對(duì)需求和變化的反應(yīng)能力；ｄ．評(píng)價(jià)供應(yīng)商現(xiàn)行的質(zhì)量管理規(guī)劃，其中包括殘次品自動(dòng)檢查的過程控制，質(zhì)量管理報(bào)告及記錄保管是否完善；ｅ．按時(shí)交貨記錄；ｆ．供應(yīng)商潛在的人力及或能力局限性；ｇ．評(píng)價(jià)供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和未來成本預(yù)測(cè)／降低的合理性，其中包括單位數(shù)量假設(shè)；ｈ．供應(yīng)商對(duì)工程協(xié)助的接受能力；ｉ．供應(yīng)商設(shè)施地點(diǎn)與摩托羅拉的距離；ｊ．供應(yīng)商在類似情況下與其它客戶進(jìn)行交易的歷史；ｋ．供應(yīng)商的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４，Ａ－５，Ａ－６ Ａ－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．1．３ 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策制定供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫并經(jīng)過批準(zhǔn)。至少每年要對(duì)供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫進(jìn)行審查、更新并刪除不常用的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇過程和財(cái)務(wù)驗(yàn)證一經(jīng)完成，應(yīng)將供應(yīng)商補(bǔ)入供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ３ Ａ－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而有損于摩托羅拉及其供應(yīng)商。 ３．１．４ 如果根據(jù)取得貨源政策決定使用獨(dú)家或單一供應(yīng)渠道提供一種產(chǎn)品或商品，必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策編制書面文件，說明其原因，該文件需經(jīng)批準(zhǔn)并妥善保存。如果某供應(yīng)渠道的中斷可能對(duì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)或摩托羅拉產(chǎn)生重大的消極影響，必須制定業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃，編制成文并經(jīng)過批準(zhǔn)，以保證在緊急情況時(shí)有充足的材料供應(yīng)。業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃應(yīng)包括材料和安裝。獨(dú)家供應(yīng)指某種材料／產(chǎn)品只能從唯一的一家供應(yīng)商那里購進(jìn)。當(dāng)有幾家供應(yīng)商能夠提供產(chǎn)品或材料但僅使用其中一家時(shí)，則屬于單一供應(yīng)渠道。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－２，Ａ－３，Ａ．６ Ａ－6 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策定期監(jiān)測(cè)供應(yīng)商以保證實(shí)際績(jī)效與預(yù)期相符?？?jī)效報(bào)告可包括：ａ．按時(shí)交貨的百分比；ｂ貨物的準(zhǔn)確性；Ｃ．產(chǎn)品質(zhì)量；ｄ．與前一年或公式／目標(biāo)成本相比的實(shí)際成本。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－１，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－６ 3．2購貨 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３．2．１ 所有購貨責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分開。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，ＢＺ B－ｌ 購貨可能：ａ．未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)。ｂ．購自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 ３．2．２ 購貨代理人或采購人員與供應(yīng)商之間必須保持相互獨(dú)立。這種獨(dú)立性可通過定期輪換采購人員，公司合同參與或商品采購小組來實(shí)現(xiàn)。如果商業(yè)環(huán)境使上述措施不切實(shí)際，必須具備其它補(bǔ)償性控制措施。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ２ B－２ 可能發(fā)生敏感性付款；違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利益沖突問題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 ３．2．３ 購買貨物或勞務(wù)應(yīng)按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策的規(guī)定填寫進(jìn)貨訂單／請(qǐng)購單。對(duì)于一次性支出，例如培訓(xùn)研討會(huì)，業(yè)務(wù)公費(fèi)等，進(jìn)貨訂單／請(qǐng)購單有時(shí)不合適或不必要。在無紙業(yè)務(wù)處理情況下，進(jìn)貨訂單／請(qǐng)購單井不一定是書面文本，但必須要求有完整的文件，控制授權(quán)和記錄保管。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－４，Ｂ－１０ B－３ 接受了應(yīng)該退貨或拒收的項(xiàng)目并支付了款項(xiàng)，包括：ａ．未訂購的貨物或勞務(wù)；ｂ．?dāng)?shù)量超出或合同錯(cuò)誤；Ｃ．撤銷訂單或訂單復(fù)本。 ３．2．４ 采購申請(qǐng)單必須在作出購貨承諾之前由申請(qǐng)部門正式發(fā)出并經(jīng)過恰當(dāng)批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：b1,b2 B－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．2．5 所有購貨訂單／業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查詢，并且必須定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，購貨訂單必須預(yù)先編號(hào)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－５，Ｂ６ B－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商的利益。 ３．2．6 所有購貨訂單或輸入屏幕的地點(diǎn)均必須予以保護(hù)，業(yè)務(wù)處理和批準(zhǔn)過程中的內(nèi)部控制程序必須完善，以防上未經(jīng)授權(quán)的使用。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－ｌ，Ｂ－２，Ｂ－４，Ｂ－５ B－6 貨物和勞務(wù)可能已接受，但未予報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。負(fù)債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯(cuò)報(bào)。 ３．2．7 購貨訂單／業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須包括所有正式承諾資料，其中包括數(shù)量，交貨方法和要求支付條款以及帳戶分配等等。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－７，Ｂ－８ Ｂ－７ 所購貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。價(jià)格或條件未經(jīng)批準(zhǔn)便予以接受。 ３．2．8 購貨訂單／業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須指示供應(yīng)商將其帳單直接送交應(yīng)付帳款部門。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ一衛(wèi)，Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－９ Ｂ－８ 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。 ３．2．9 所有超過事業(yè)總部／集團(tuán)財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)管理部門規(guī)定和預(yù)先確定金額的購貨，必須公開投標(biāo)。不進(jìn)行公開招標(biāo)或接受非最低標(biāo)價(jià)和合同中未列貨物品目，必須在作出承諾之前，充分說明理由并由管理部門批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２，Ｂ７ Ｂ－９ 可能發(fā)生重復(fù)付款，支付金額可能有誤，或貨款支付給未經(jīng)批準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。 ３．2．10 購貨訂單或類似文件必須送至收貨部門以便與進(jìn)貨核對(duì)，還應(yīng)送至應(yīng)付帳款部門，以便與供應(yīng)商帳單核對(duì)；參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－９，Ｂ－１２ Ｂ－１０ 可能無法向外部的法律，稅務(wù)或?qū)徲?jì)部門提供記錄。 ３．2．11 由于價(jià)格或數(shù)量的提高，購貨訂單超過采購人員批準(zhǔn)權(quán)限，對(duì)購貨訂單進(jìn)行的修改必須符合事業(yè)總部／集團(tuán)的政策并經(jīng)過批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ．７ Ｂ－１１ 購貨及或付款金額可能入錯(cuò)，還可能入錯(cuò)帳戶或入錯(cuò)會(huì)計(jì)期間。 ３．2．12 修改或撤銷的購貨訂單必須及時(shí)通知應(yīng)付帳款部門。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－１１，Ｂ－１２ Ｂ－1２ 可能對(duì)無法收到的貨物或勞務(wù)支付了款項(xiàng)。 ３．2．13 必須建立程序確保所有因質(zhì)量低劣，規(guī)格原因要退回供應(yīng)商的生產(chǎn)材料，資本或費(fèi)經(jīng)過恰當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)并妥善入帳。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１３ Ｂ－1３ 對(duì)次品的處理可能不嚴(yán)格，誤送回倉庫及或出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤。被盜的可能性急劇增加。 ３．2．14 摩托羅拉負(fù)有財(cái)務(wù)責(zé)任的合同，諒解備忘錄以及意向書，必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策，經(jīng)管理部門認(rèn)可。此類文件還應(yīng)經(jīng)過法律部門批準(zhǔn)，曾經(jīng)被批準(zhǔn)使用的，常用格式和文字的文件除外。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ－６ ３．2．15 應(yīng)根據(jù)供應(yīng)管理目標(biāo)對(duì)購貨代理人，采購人員和商品采購小組進(jìn)行評(píng)價(jià)，即降低庫存，提高質(zhì)量，降低成本以及持續(xù)可靠的提交貨物（即公司總成本）。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－７，Ｂ．８ 3．3驗(yàn)收 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３．3．１ 驗(yàn)收部門地點(diǎn)應(yīng)與生產(chǎn)設(shè)施和裝運(yùn)部門分開，除非良好的業(yè)務(wù)慣例另有規(guī)定。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ一1，Ｃ－２ C－ｌ 購貨可能：ａ．未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)；ｂ．購自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商；Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 C－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利益沖突問題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 C－３ 應(yīng)該退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項(xiàng)，包括：ａ．未訂購的貨物或勞務(wù)；ｂ．?dāng)?shù)量超出或合同錯(cuò)誤；Ｃ．撤銷訂單或訂單復(fù)本。 ３．3．２ 未經(jīng)授權(quán)任何人不得進(jìn)入驗(yàn)收部門。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－ｌ，Ｃ－２ C－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．3．３ 所有購進(jìn)的材料、貨物和用品必須在每一設(shè)施的指定驗(yàn)收站驗(yàn)收，除非按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策另有安排和批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－ｌ，Ｃ－２，Ｃ－４，Ｃ－５ C－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商利益。 ３．3．４ 驗(yàn)收站應(yīng)只驗(yàn)收那些有經(jīng)批準(zhǔn)的購貨訂單或類似文件的貨物。所有其他進(jìn)貨應(yīng)及時(shí)退還供應(yīng)商或調(diào)查其是否正當(dāng)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－5 C－6 貨物和勞務(wù)可能已被接受，但未予報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。負(fù)債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯(cuò)報(bào)。 ３．3．5 每一指定的驗(yàn)收站必須對(duì)驗(yàn)收所有的材料，貨物或用品進(jìn)行會(huì)計(jì)處理并提供驗(yàn)收憑證。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ７ C－7 所購貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，價(jià)格或條件可能未經(jīng)批準(zhǔn)便予以接受。 ３．3．6 如果沒有實(shí)際收到貨物或勞務(wù)和恰當(dāng)?shù)奶嶝涀C明。不得辦理驗(yàn)收業(yè)務(wù)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－６ C－8 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。 ３．3．7 如果沒有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績(jī)效監(jiān)督程序，必須采用抽樣檢驗(yàn)方法，對(duì)購進(jìn)的貨物加以清點(diǎn)，稱重或測(cè)量，以確定供應(yīng)商發(fā)貨的準(zhǔn)確性。所有數(shù)量偏差必須在驗(yàn)收業(yè)務(wù)中記錄，并與供應(yīng)商妥善解決。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－７ C－9 采購或付款業(yè)務(wù)可能記錯(cuò)金額，入錯(cuò)帳戶和記錯(cuò)會(huì)計(jì)期間 ３．3．8 驗(yàn)收業(yè)務(wù)資料必須保存于驗(yàn)收部門，并及時(shí)送達(dá)購貨和應(yīng)付帳款部門，以便向供應(yīng)商付款。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ－７ ３．3．9 如果沒有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績(jī)效監(jiān)督程序，必須立即檢驗(yàn)進(jìn)貨以查明質(zhì)量特性，產(chǎn)品規(guī)格及毀損情況。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－４，Ｃ－７ ３．3．10 驗(yàn)收業(yè)務(wù)資料必須要妥善保護(hù)，以防被盜，毀損或未經(jīng)授權(quán)任意使用。驗(yàn)收業(yè)務(wù)文件必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查詢，并且必須定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－ｌ，Ｃ．８，Ｃ－９ ３．3．11 購進(jìn)貨物一經(jīng)收到必須予以安全保管。昂貴商品，例如貴重金屬，必須在驗(yàn)收過程中予以保護(hù)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ一1 ３．3．12 糾正驗(yàn)收業(yè)務(wù)原始文件中的差錯(cuò)須經(jīng)事業(yè)總部／集團(tuán)政策指定人員的授權(quán)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－１，Ｃ－２，Ｃ．４，Ｃ７ 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３．4．１ 應(yīng)付帳款職能必須：ａ．與購貨和驗(yàn)收業(yè)務(wù)分開；ｂ．與應(yīng)付帳款部門內(nèi)的總帳入帳業(yè)務(wù)劃分開。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－ｌ，Ｄ．２ D－ｌ 購貨可能被盜，丟失，毀損或暫時(shí)挪用。差錯(cuò)和違反規(guī)定的可能性急劇增加。 ３．4．２ 在支付之前，必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策，對(duì)供應(yīng)商發(fā)票或相當(dāng)于發(fā)票的單據(jù)，材料或勞務(wù)收入憑證、價(jià)格準(zhǔn)確性，數(shù)量以及帳戶分配等項(xiàng)目是否完善進(jìn)行審查。缺少任何上述信息或信息之間有任何偏差，均須在付款前予以解決。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ－８ D－２ 購貨可能已被收到，但沒有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確?？赡芪从涁?fù)債，庫存和應(yīng)付帳款可能錯(cuò)報(bào)。 ３．4．３ 如果采用其它處理方法，例如，貨到付款，使用供應(yīng)商倉庫方案，或電子數(shù)據(jù)交換，必須具備完善的控制，以確保價(jià)格和收貨數(shù)量正確。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－１，Ｄ－３，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ－８ D－３ 貨物或勞務(wù)可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和收貨。 ３．4．４ 沒有購貨訂單或驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的發(fā)票（如，非生產(chǎn)性勞務(wù)，支票申請(qǐng)單，一次性購貨等等），必須在付款之前由管理人員按照事業(yè)總部／集團(tuán)的審批權(quán)限予以批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－２，Ｄ－３，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ．８ D－4 應(yīng)退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項(xiàng)。包括：ａ．未訂購的貨物；ｂ．不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；C。數(shù)量超出或品目錯(cuò)誤。 ３．4．5 超過事業(yè)總部／集團(tuán)政策規(guī)定限度的運(yùn)費(fèi)發(fā)票，必須在支付之前與裝運(yùn)證明或驗(yàn)收單據(jù)進(jìn)行核對(duì)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－４，Ｄ－７，Ｄ－８ D－5 生產(chǎn)用材料可能提前或推遲到貨，可能發(fā)生業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。 ３．4．6 所有準(zhǔn)備付款的發(fā)票包括經(jīng)批準(zhǔn)的費(fèi)用報(bào)表和支票申請(qǐng)單，必須附上充分的證明單據(jù)或者與證明單據(jù)核對(duì)。必須對(duì)發(fā)票，支票申請(qǐng)單或費(fèi)用報(bào)表予以審查，然后才能批準(zhǔn)付款。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ8 D－6 貨物或勞務(wù)可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。 ３．4．7 凡使用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理應(yīng)付帳款的，系統(tǒng)本身的控制，必須有效，以發(fā)現(xiàn)和防止重復(fù)付款。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－７ D－7 對(duì)供應(yīng)商重復(fù)付款，付款中有錯(cuò)誤，或有舞弊行為。