【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 全部成員的中立處，兩部門的聚會(huì)可能會(huì)獲得更積極的結(jié)果。一個(gè)構(gòu)建良好的會(huì)議室并不保證能有一個(gè)好的會(huì)議，但是它可顯著增加這種機(jī)會(huì)。記住你的會(huì)議目標(biāo)。大多數(shù)會(huì)議的主要目的是與別的與會(huì)者口頭交談來(lái)分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。即使在一個(gè)小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會(huì)有這種問(wèn)題，而音響效果對(duì)于有眾多與會(huì)者參加的會(huì)議尤其重要。如果運(yùn)用視覺(jué)因素，例如使用視覺(jué)輔助裝置，視聽(tīng)效果都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有礙視線。小提示35：找一個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的會(huì)議場(chǎng)所。好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。如果聽(tīng)眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。發(fā)言者會(huì)由此受到鼓勵(lì)而講得更好。一家廣告公司安排會(huì)見(jiàn)一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。這個(gè)客戶的工作場(chǎng)所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開(kāi)放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會(huì)議設(shè)備的飯店。會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來(lái)飯店檢查會(huì)議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽(tīng)設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來(lái)準(zhǔn)備的。開(kāi)會(huì)那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來(lái)測(cè)試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會(huì)議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶。提供完善的會(huì)議場(chǎng)所：正如這個(gè)事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過(guò)程，這樣這個(gè)廣告公司能預(yù)先排除潛在的問(wèn)題，從而能集中在他的展示工作上。另外，這里廣告公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。與會(huì)者座位的安排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目的。小提示36：考慮多個(gè)安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會(huì)議，可通過(guò)適當(dāng)安排座位來(lái)影響會(huì)議的正式程度。一對(duì)一會(huì)議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對(duì)面的。為了解與會(huì)對(duì)方對(duì)會(huì)議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會(huì)前你先坐下，再看他坐在哪里。支持性的：如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。合作性的：坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。面對(duì)面的：坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。小提示37：在非正式的會(huì)議上用圓形會(huì)議桌。大型會(huì)議的目的決定會(huì)議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長(zhǎng)方形的桌子，“雙方”可相對(duì)而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級(jí)觀念，主席就座于長(zhǎng)桌的頂端。對(duì)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而坐。如果一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對(duì)主席。等級(jí)在某些文化中顯得特別重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長(zhǎng)者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個(gè)資力較低的副總裁決不會(huì)被安排在比總裁更重要的座位上。面對(duì)面就座：當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖做出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。顯示等級(jí)：如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資力遞降順序就座。主席坐在長(zhǎng)桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。自由討論：如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌。主席可坐在任何一個(gè)座位上小提示38：確保任何與會(huì)者能互相看到。主席坐的位置決定了其他座位的意義。習(xí)慣上主席位置在長(zhǎng)桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要這樣排座。策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。明確你想從會(huì)議得到什么，然后通過(guò)安排座位幫助你達(dá)到目的。對(duì)于有爭(zhēng)議的問(wèn)題，通過(guò)座位安排把派系分散開(kāi)，避免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題?？筛鶕?jù)你了解和分析的與會(huì)各人對(duì)所要討論問(wèn)題的觀點(diǎn)，來(lái)構(gòu)劃座位安排圖。目光接觸對(duì)于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一想誰(shuí)應(yīng)該能夠與誰(shuí)進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。小提示39：安排座位時(shí)，使就座者相互間保持一臂間距。小提示40：不要讓與會(huì)者就座于直射的陽(yáng)光下。畫一張座位安排表，以與會(huì)者對(duì)即將討論的最有爭(zhēng)議的問(wèn)題的觀點(diǎn)為依據(jù)，這會(huì)有助于分散與會(huì)者在這一事項(xiàng)上的對(duì)抗性。圖例主席意見(jiàn)未定者支持者反對(duì)者視線意見(jiàn)未定者看著主席尋求引導(dǎo)反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用意見(jiàn)未定的與會(huì)者可清楚地看到和聽(tīng)到全部觀點(diǎn)動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者動(dòng)議的反對(duì)者被支持者的座位隔開(kāi)支持者在這個(gè)位置上有利于把情況傳給意見(jiàn)未定的出席者主席與大部分與會(huì)者尤其是意見(jiàn)未定者保持目光接觸反對(duì)者坐在主席旁邊以“平衡”會(huì)議桌支持者可以影響那些反對(duì)者如果會(huì)議沒(méi)有正式排座，可觀察別的與會(huì)者坐的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。某人坐的位置可能顯示他對(duì)所討論的問(wèn)題的感覺(jué)以及他想在會(huì)上起什么作用。強(qiáng)硬的反對(duì)者可能會(huì)選擇靠近主席的位置向全體與會(huì)者發(fā)號(hào)施令。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)?huì)議桌那邊的討論起支配作用。如果你是主席，盡力勸說(shuō)聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對(duì)面。小提示41：要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話或傳呼機(jī)。會(huì)議桌周圍的每一個(gè)座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。試著從其他與會(huì)者坐的位置“讀”出他們的目的。坐這個(gè)位置有良好的視線，可以看到全體與會(huì)者桌子中央位置能讓與會(huì)者在會(huì)議上發(fā)揮積極作用沒(méi)有什么意見(jiàn)的與會(huì)者選擇這個(gè)位置，希望不被卷入強(qiáng)有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對(duì)的位置與自信心很強(qiáng)的發(fā)言者觀點(diǎn)相同的與會(huì)者坐這個(gè)位置主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置主席或主要發(fā)言者為控制會(huì)議選擇的強(qiáng)有力的位置小提示42：不要用太舒適的椅子，它們會(huì)使與會(huì)者感到懶洋洋。你的情況介紹會(huì)受到你與聽(tīng)眾之間座位安排的影響。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。讓聽(tīng)眾坐在你的周圍，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無(wú)助于你左右別人的觀點(diǎn)。站在離你的聽(tīng)眾有一段距離的位置，坐在臺(tái)上或坐在桌子后邊，會(huì)提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評(píng)估他們的態(tài)度。大多數(shù)會(huì)議的成功在很大程度上依賴于事先的準(zhǔn)備和組織，包括為這些場(chǎng)合提供恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備和材料——其中有會(huì)議地點(diǎn)，各種視聽(tīng)設(shè)備，以及書(shū)寫材料。小提示43：會(huì)議開(kāi)始之前檢查全部視聽(tīng)設(shè)備是否都能工作。1． 檢查是否預(yù)定了點(diǎn)心。2． 檢查休息室的設(shè)備是否夠用。3． 保證有足夠的停車位置。4． 多準(zhǔn)備一些書(shū)面背景材料，以防有些與會(huì)者遺失了這些材料。5． 確定供電系統(tǒng)是否正常。在會(huì)議場(chǎng)所，你可能只有有限的一點(diǎn)時(shí)間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽(tīng)設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。如果真是這樣，考慮多找些人來(lái)幫忙，作會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后的收拾整理。如果使用一個(gè)確定的會(huì)議室，會(huì)前檢查那一天的會(huì)議室是否被雙重預(yù)定。預(yù)定的時(shí)間應(yīng)比你所使用的時(shí)間更長(zhǎng)一些，以便準(zhǔn)備好開(kāi)會(huì)所需的設(shè)備和會(huì)后撤走設(shè)備。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會(huì)議前后房間是整潔的。在大型會(huì)議、演講和討論會(huì)中，為了突出所討論的要點(diǎn)，視聽(tīng)（AV）設(shè)備用得越來(lái)越多。這些設(shè)備可以從基本的活動(dòng)紙板到精巧的背投式視頻熒光屏幕。無(wú)論何時(shí)需要AV設(shè)備，要在會(huì)前預(yù)先試用并熟練掌握，確保這些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。若有必要，爭(zhēng)取技術(shù)支持。小提示44：謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員為獲取額外利潤(rùn)而提供過(guò)多食品。小提示45：確保能夠滿足特殊的飲食要求。對(duì)會(huì)議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場(chǎng)的格調(diào)——正式和非正式——會(huì)影響與會(huì)者對(duì)書(shū)寫工具的選擇。在某些類型的會(huì)議（例如新聞發(fā)布會(huì)）中，與會(huì)者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音機(jī)來(lái)記錄信息。然而在大多數(shù)會(huì)議中，筆記仍記在紙上。為與會(huì)者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬?lái)的這些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。利用分發(fā)印有你公司標(biāo)志、名稱、地址和電話號(hào)碼的拍紙簿和筆的機(jī)會(huì)進(jìn)行免費(fèi)宣傳。電子記事本口述錄音機(jī)拍紙簿和筆作記錄提供基本的書(shū)寫物品，如拍紙簿和筆，與會(huì)者可能帶有自己的口述錄音機(jī)或電子記事本。對(duì)于大型公開(kāi)性會(huì)議或討論會(huì)，會(huì)議組織與內(nèi)容一樣重要。欠缺的計(jì)劃、技術(shù)故障、糟糕的設(shè)備，會(huì)造成與會(huì)者不能專注于會(huì)議的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。如果事情進(jìn)展順利，與會(huì)者也更會(huì)記住你的信息。檢查一下大批人員是否能夠容易進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，是否已經(jīng)準(zhǔn)備了足夠的座位，與會(huì)者是否可以看到所有視聽(tīng)設(shè)備的顯示。提供一個(gè)擴(kuò)音（PA）系統(tǒng)或分立的話筒擴(kuò)音器和放大器。保證所有的發(fā)言者知道如何調(diào)整和操縱這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的幫助。會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，雖然在會(huì)議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。利用休息，讓與會(huì)者在復(fù)會(huì)前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。避免在休息時(shí)提供大量食物，否則與會(huì)者會(huì)變得懶洋洋的。小提示46：會(huì)前少飲酒，它極少能提高效率。第3章 出席會(huì)議參加會(huì)議的每個(gè)與會(huì)者都有保證會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的的責(zé)任。每個(gè)與會(huì)者都需要預(yù)先準(zhǔn)備并積極做出貢獻(xiàn)，從而使每次會(huì)議更富成效。作為會(huì)議的與會(huì)者，認(rèn)真了解大致情況是很重要的。通過(guò)預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會(huì)議的主題?？紤]一下你在會(huì)議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應(yīng)的準(zhǔn)備。小提示47：會(huì)議開(kāi)始前擬定你的發(fā)言。l 為了在會(huì)議中做出貢獻(xiàn)，背景調(diào)查是必要的。l 會(huì)前與其他與會(huì)者進(jìn)行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。l 必須了解與會(huì)者個(gè)人之間的敵意。l 對(duì)于大的事項(xiàng)，可能有必要預(yù)先游說(shuō)以獲得支持。l 會(huì)前試探與會(huì)者的意見(jiàn)。會(huì)前進(jìn)行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會(huì)議中做出有見(jiàn)地且有效的發(fā)言。通過(guò)收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過(guò)去的筆記、會(huì)議紀(jì)要和公司檔案），來(lái)匯總信息。你的會(huì)前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對(duì)其他與會(huì)者作些研究。在這個(gè)階段的細(xì)致的準(zhǔn)備，會(huì)使你很容易地找到一條通往目標(biāo)的合適途徑。會(huì)議前你需要努力去了解其他與會(huì)者對(duì)議程上議題的觀點(diǎn)，他們的興趣所在，以及是否有足夠的權(quán)威在背后支持這些觀點(diǎn)從而影響會(huì)議的結(jié)果而不管討論的結(jié)果如何。倘若你的觀點(diǎn)可能會(huì)受到強(qiáng)大的抵制，盡力辨認(rèn)出你的反對(duì)者，并預(yù)先與其協(xié)商一個(gè)折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會(huì)受到破壞。要想成功地駁倒對(duì)方，理解對(duì)立的觀點(diǎn)是很重要的。你可能未必會(huì)勝過(guò)對(duì)手，但應(yīng)避免出現(xiàn)僵局。小提示48：會(huì)前向其他與會(huì)者簡(jiǎn)單介紹議題的情況。會(huì)前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點(diǎn)者，因?yàn)樗麄兛赡芟Ｍ磉_(dá)不同的看法。這種交流會(huì)幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見(jiàn)。（開(kāi)放的身體語(yǔ)言表示愿意傾聽(tīng)）談判是發(fā)生在兩個(gè)派別之間的討價(jià)還價(jià)，這兩個(gè)派別都擁有一些對(duì)方想要的東西。談判的對(duì)象可能不是具體有形的物體，而可能是對(duì)特定行為過(guò)程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€(gè)特定的任務(wù)給予的幫助。如果你即將去談判，帶上一個(gè)堅(jiān)定的目的或目標(biāo)坐到談判桌前，再加上一個(gè)為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定的策略。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對(duì)的理由以及可以妥協(xié)的范圍。要成為一個(gè)成功的談判者，你必須對(duì)他人的需求和偏愛(ài)十分敏感。傾聽(tīng)別人發(fā)言會(huì)發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點(diǎn)。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說(shuō)明雙方為了達(dá)成一個(gè)可以接受的解決方案都愿意作出讓步。為確保你的信息傳遞到其他與會(huì)者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。每次會(huì)議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。小提示49：保持積極的面部表情和聲調(diào)。小提示50：錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。當(dāng)你作演講時(shí)，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因?yàn)槿藗兺紫纫酝饷踩∪?，如果你將與另一個(gè)公司舉行會(huì)議，了解該公司的著裝準(zhǔn)則，這樣你就可以避免出現(xiàn)諸如所有與會(huì)者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。在正式會(huì)議上，尤其當(dāng)其他與會(huì)者都不認(rèn)識(shí)你的時(shí)候，穿一套正式的服裝。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。這位男士看上去很自信并控制著會(huì)議局面。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。他積極的身體語(yǔ)言將給人們留下一個(gè)好印象。通過(guò)目光接觸顯示自信前傾表示活躍而感興趣服裝得體而整潔書(shū)寫紙疊放有序自信的建立是一個(gè)循環(huán)的過(guò)程。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會(huì)認(rèn)為你充滿信心，并且更容易信服你的論點(diǎn)。一旦你感受到其他與會(huì)者對(duì)你的信任，你的信心就會(huì)增強(qiáng)。在任何用語(yǔ)言進(jìn)行溝通的場(chǎng)合，與你表達(dá)論點(diǎn)而實(shí)際使用的詞匯相比，你的聲調(diào)有五倍以上的影響力，你的身體語(yǔ)言有八倍以上的影響力。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)言并表達(dá)清楚，并注意遣詞造句和語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)。為這些演講質(zhì)量方面所花的時(shí)間應(yīng)至少相當(dāng)于為準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容所花的時(shí)間。l 第一印象很重要。一個(gè)論辯的開(kāi)場(chǎng)白應(yīng)當(dāng)反復(fù)練習(xí)。l 因?yàn)槟憧赡苤挥幸淮伟l(fā)言機(jī)會(huì)，所以要一次成功。l 當(dāng)表達(dá)有誤時(shí)，應(yīng)立即糾正，這樣其他與會(huì)者就會(huì)察覺(jué)到你十分了解你正在討論的主題。l 變換語(yǔ)調(diào)（如熱情的、祝賀的、強(qiáng)有力的、正式的，等等）會(huì)產(chǎn)生不同的效果。l 會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)要點(diǎn)。小提示51：開(kāi)始發(fā)言前做一個(gè)深呼吸。小提示52：如果一個(gè)主意出自于你的辛勤工作，就對(duì)它沖滿信心。一個(gè)會(huì)議中你的參與程度在很大程度上決定于會(huì)議的規(guī)模。如果是一個(gè)小型內(nèi)部會(huì)議，你或許能經(jīng)常介入，表達(dá)觀點(diǎn)，但始終要確保你有一些相關(guān)內(nèi)容要講，這些內(nèi)容最好是有趣的。如果會(huì)議有主席，用身體語(yǔ)言向他表示你想要發(fā)言。在規(guī)模很大的會(huì)議中，你可能只有一次機(jī)會(huì)參與發(fā)言，所以會(huì)前必須精心準(zhǔn)備，只有這樣，在發(fā)言時(shí)才能全神貫注，簡(jiǎn)潔有力。在任何規(guī)模的會(huì)議中，若