【正文】 準(zhǔn)備正式的會議未能達(dá)到目的可能有各種原因：與會者可能帶有相互沖突的目的，會議可能迷失了方向，或者議題太多，時間不夠。這樣規(guī)模的會議能鼓勵人們出席會議，因為與會者知道他們的意見能引起他與會者的注意。會議的目的會影響其理想的規(guī)模。小提示14：仔細(xì)地思考你需要舉行的會議的類型。盡量保持全部信息簡短扼要_這將有助于限制“會議＂的議程。電子郵件（）可使你以很快的速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息。小提示13：當(dāng)你在電話會議中發(fā)表講話時，不斷重復(fù)你的姓名。小提示11：組織和舉行電話會議時，考慮世界各地的時差。在召集各地人員開會之前，考慮以上這些選擇。小提示9：在會議前，打電話給與會者，讓他集中到議題上來。如你參加一個正式會議，應(yīng)事先了解應(yīng)當(dāng)遵循的一些規(guī)則。●應(yīng)提前一些時間向股東們發(fā)出臨時股東大會的通知，提前多少時間則隨國家而異。通常事先在當(dāng)?shù)厣缃恢行?、公共圖書館及地方報紙或雜志上通告?！穸聜兝眠@個機會尋求年度決算的批準(zhǔn)，重新任命審計師，并討論未來的計劃和策略?！癖匾獣r，專門委員會可以開會討論專業(yè)性特別強的特殊問題，或詳細(xì)分析復(fù)雜問題。與會者應(yīng)仔細(xì)思考哪些信息必須保密；為了達(dá)到目的哪些信息可以在會上披露。●公司董事會可以授權(quán)常務(wù)委員會代為采取行動。這類會議適用于大量人員在短時期內(nèi)交流信息有些國家的法律規(guī)定董事會必須共同行使權(quán)力。不同類型的正式會議都有不同的程序規(guī)則。利用非正式的頭腦風(fēng)暴會議來產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問題。通過保持目光接觸這種身體語言中具有表達(dá)性的方式，來鼓勵與會者。注意面部表情：因為與會者可能走神，他們的面部表情會真實地告訴做你這一點。不多于三至四人參加的臨時會議在解決一些小問題時具有最佳效果。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。非正式會會議無論是偶然進行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來的，都提供了一些機會來簡單地解決問題。小提示4：考慮一下，如果一個例行會議沒有如期舉行，會有什么后果。小提示3：仔細(xì)考慮什么能促進會議成功舉行，什么會使會議失敗。如果你不需要參加整個會議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會議主席。如果他們不能來，那就重新安排一個更合適的時間。● 透露住處信息或提供意見；● 發(fā)布指示；● 提出申訴和仲裁；● 做出決定或貫徹決定● 激發(fā)創(chuàng)意；● 提了建議，進行討論，并做出最終決定；如果你已決定一個會議的主題，就可開始考慮其他細(xì)節(jié)。銷售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補充信息銷售代表提出報告董事總經(jīng)理主持會議銷售總監(jiān)向銷售團隊提出問題秘書作記錄可以為許多不同的原因召開會議，主席和與會者必須預(yù)先明了確切目的，這樣才能使會議取得成功。會議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。最后還有“機會成本”，即這些與會者若不出席會議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價值？召集會議之前，必須考慮所有這些成本。開始時小組會議曾有一個明確的目標(biāo)，然而后來成為一個慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一下的機會。這些會議可以是與高級經(jīng)理、同事或客戶一對一的會議，但通常有兩人以上參加?？墒蔷烤褂卸嗌贂h能真正解決問題？如果你考慮過會議真正的代價，你安排和出席的會議就會少得多。自我評估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評估你的進步及明確以后的努力方向。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊》、1979年以來一直是《經(jīng)濟學(xué)家》雜志的撰稿人，19941996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。《會議管理》不僅教你全面主持會議以及充分參與會議，而且為你提供實用方法使會議達(dá)到預(yù)定目的。生動有力的提示幫助你處理實際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會議管理技巧，從而使你大大提高管理會議的效率及果斷性。引 言會議商務(wù)的一個重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬次會議，《會議管理》會幫助你——不論是作為出席會議的與會者，或者是會議的主席——提高這些會議的效果和效率。如果你能不斷地應(yīng)用本書所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會議。商業(yè)會議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。典型的會議有一個明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會者中傳閱。殊不知這是一種代價昂貴的奢侈。要計算出一個會議的總成本，首先計算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。一個部門的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開會，以解決一個問題。小提示1：從一開始就要明確會議目的小提示2：如果不開會也能解決問題，就取消會議。想一下這個會議要開多長，哪幾個問題需要講座以及必須分配給每個問題的時間是多少。對于例行會議，應(yīng)每隔一段時間檢查一下這些會議是否仍符合一個實用目的而不是浪費時間。如果會上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會者在會議的開始階段就知道，因為這會影響與會者的態(tài)度。如果你主持會議，在會議開始時做飯就要概述這個會議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全體與會者在整個會議期間都能牢記不忘。目的未明確，你就無法確定需要舉行哪種會議。小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場可能會妨礙討論。利用一個臨時的會面，例如與同事在走廊里交談，立刻解決一個問題。另外，可以利用臨界時會議發(fā)布緊急通告。策劃小型非正式會議是為了通過討論不解決問題，提供反饋，因此與臨時會議不同，它應(yīng)該有準(zhǔn)備的時間。如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運用大量鼓勵性的目光接觸，來幫助你保持對會議的控制。為了得到最好的效果，事先說明會議的目的和時間限制，以便與會者能有所準(zhǔn)備。一些會議，如年度全休會議，必須依法召開；其他的會議則是自定的，是為了做出一個特殊的決定或討論一個問題而召開。董事會會議由董事會主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來的大會在大會上，通常就一個主題作幾個報告。雖然有時發(fā)言人會留有“回答提問”這一段時間，借鑒于大會的規(guī)模，計論和聽眾參與是很有限的?！癯?wù)委員會要先向公司董事會報告，然后采取必要的行動?！裢獠繒h可以在中立地點進行?！裨S多公司董事會發(fā)現(xiàn)難以在一個月內(nèi)召開一次以上的會議，而專門委員會可以定期召開會議，而且只涉及必要的人員。公眾會議公眾會議對任何人都開放。公眾會議的議程通常只有一項供討論的主要議題?！衽R時股東大會的操作規(guī)則通常與年會一樣。小提示8：注意正式會議中的一切法律要求。小提示10：對信息要有選擇性地吸取，避免信息超載。現(xiàn)在，利用實時音頻和視頻連接的視頻會議是一種被廣泛應(yīng)用的、對用戶友好程度正在提高的開會方法。出席視頻會議將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來，為你所用。 跨文化商務(wù)交流中的常見障礙包括語言的不同、時區(qū)差異和國與國之間旅行時間的不同，以及文化期望的不同。這相當(dāng)于另一種形式的會議延續(xù)幾天甚至幾星期，因為與會者聚在一個“虛擬的”會議地點評論當(dāng)前的議題和問題，或者討論一些事情。有效的聯(lián)系視頻會議讓你們充分交流，即使在你們不能見面時。小提示15：使會議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。大會或小會都有其優(yōu)缺點：大群人可提出各種意見，但是這些成員可能會分成派系；小群人一起行動可能會更有效，但是思路比較狹窄。小提示16：在一個顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便掌握時間。事先商定會議目標(biāo)有助于實現(xiàn)這些目標(biāo)。首先，傳閱一份清晰的議程。通過良好的準(zhǔn)備和全體與會者的參與，會議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。小提示19：確保在會議之前就會議目的取得一致。選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h可以決定會議是否能達(dá)到目的。當(dāng)你考慮邀請誰時，可能某些人是當(dāng)然的出席對象。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。● 他們能否提供特殊的意見或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理。提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者因為有經(jīng)驗，因而有資格向其他成員提供有用的意見。有時，確定會議時間的最簡單的方法是。要點● 必須明確通知與會者關(guān)于會議的日期、時間、地點和會議的目的。使與會者明確會議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的議程。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然。在會前多久開始準(zhǔn)備議程決定于需要多少準(zhǔn)備時間。小提示27：議程應(yīng)盡可能簡短。當(dāng)你撰寫會議議程時，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一遍又一遍的情況出現(xiàn)。小提示29：早些討論最重要的問題，此時與會者最有精神。當(dāng)與會者抵達(dá)會議時給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時事件而必須這樣做，例如主席生病，或財務(wù)情況的突然變化。⒊將建議匯總到下一個草案中。小提示30：為那些需作長途旅行者考慮所要花費的時間小提示31：為殘疾與會者提供必要的設(shè)備。對于你本部門的會議，仍有一個選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個最適合你的需要。城外會議場所對與會者吸引力較小，但如果會議持續(xù)一天以上那是值得的。給年會設(shè)定一個使股東無法投票的日期和地點，這是不合法的。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過分。● 你的全部參考資料在手邊。● 可能提高一位下級的地位和士氣● 如果工作處狹小，可能會使雙方都感不適單位會議室供員工使用的公司會議室● 避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題● 處人可能同與會者接觸而打擾會議外面的會議室在你公司之外的一個中立的會議室。會議中心一個大的聚會場所，例如在一所大學(xué)里。城外的會議場所異地的一間辦公室、會議室或飯店。 有幾個原因（有的明顯，有的不太明顯）使會議場所選擇得不好。● 會議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問題?！?房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。小提示34：要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\輸?shù)目衫们闆r，時間表和季節(jié)性變化?？照{(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進入。在一個沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結(jié)果。即使在一個小房間里只有少數(shù)人進行交流也會有這種問題，而音響效果對于有眾多與會者參加的會議尤其重要。如果聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。會前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。提供完善的會議場所：正如這個事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個試運作過程，這樣這個廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示工作上。小提示36：考慮多個安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€。為了解與會對方對會議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會前你先坐下，再看他坐在哪里。小提示37：在非正式的會議上用圓形會議桌。要強調(diào)會議中的等級觀念，主席就座于長桌的頂端。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長者在會議上往往就座于地位最高的座位。顯示等級：如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資力遞降順序就座。主席坐的位置決定了其他座位的意義。明確你想從會議得到什么，然后通過安排座位幫助你達(dá)到目的。想一想誰應(yīng)該能夠與誰進行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。圖例主席意見未定者支持者反對者視線意見未定者看著主席尋求引導(dǎo)反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用意見未定的與會者可清楚地看到和聽到全部觀點動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者動議的反對者被支持者的座位隔開支持者在這個位置上有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌支持者可以影響那些反對者如果會議沒有正式排座，可觀察別的與會者坐的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。如果你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對面。坐這個位置有良好的視線，可以看到全體與會者桌子中央位置能讓與會者在會議上發(fā)揮積極作用沒有什么意見的與會者選擇這個位置，希望不被卷入強有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對的位置與自信心很強的發(fā)言者觀點相同的與會者坐這個位置主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置主席或主要發(fā)言者為控制會議選擇的強有力的位置小提示42：不要用太舒適的椅子，它們會使與會者感到懶洋洋。站在離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺上或坐在桌子后邊，會提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評估他們的態(tài)度。2． 檢查休息室的設(shè)備是否夠用。在會議場所，你可能只有有限的一點時間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會議前后房間是整潔的。若有必要，爭取技術(shù)支持。在某些類型的會議（例如新聞發(fā)布會）中，與會者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音機來記錄信息。電子記事本口述錄音機拍紙簿和筆作記錄提供基本的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會者可能帶有自己的口述錄音機或電子記事本。檢查一下大批人員是否能夠容易進出會場，是否已經(jīng)準(zhǔn)備了足夠的座位，與會者是否可以看到所有視聽設(shè)備的顯示。利用休息，讓與會者在復(fù)會前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。每個與會者都需要預(yù)先準(zhǔn)備并積極做出貢獻(xiàn)，從而使每次會議更富成效。小提示47：會議開始前擬定你的發(fā)言。l 對于大的事項，可能有必要預(yù)先游說以獲得支持。你的會前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對其他與會者作些研究。要想成功地駁倒對方，理解對立的觀點是很重要的。這種交流會幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對的理由以及可以妥協(xié)的范圍。為確保你的信息傳遞到其他與會者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。當(dāng)你作演講時，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因為人們往往首先以外貌取人，如果你將與另一個公司舉行會議，了解該公司的著裝準(zhǔn)則，這樣你就可以