【文章內(nèi)容簡介】 （此處只做簡單描述）什么是加密狗？ 加密狗是一個(gè)外形類似U盤的硬件設(shè)備。它的主要作用是為了加密，增強(qiáng)用戶數(shù)據(jù)的安全性。操作員登錄的時(shí)候不但要輸入密碼，還同時(shí)要在客戶端插上自己的加密狗，兩個(gè)條件缺少任何一個(gè)，都無法成功登錄系統(tǒng)。操作員的登錄密碼是從軟件上進(jìn)行加密，而加密狗則實(shí)現(xiàn)了從硬件上進(jìn)行加密。加密狗與操作員之間的關(guān)系是一一對應(yīng)的。當(dāng)操作員被綁定了加密狗后，如果登錄系統(tǒng)時(shí)，沒有在登陸的計(jì)算機(jī)上插入加密狗或插入錯(cuò)誤的加密狗，都無法成功登錄。由于是多用戶系統(tǒng)，每個(gè)操作員能夠在允許的情況下進(jìn)行自己權(quán)限范圍內(nèi)的各項(xiàng)操作，所以需要有“操作日志”，用于記錄、查詢每個(gè)操作員對系統(tǒng)功能的使用情況，并對其中重要的功能操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，以幫助企業(yè)更有效的進(jìn)行管理監(jiān)控，當(dāng)發(fā)生異常情況時(shí)能提供追溯的依據(jù)。日志管理提供高級設(shè)置、清空、刪除、打印日志等功能。l 清空日志：刪除所有的日志記錄l 刪除日志：刪除當(dāng)前所有被勾選的日志記錄行。（注意：翻頁后不記憶原勾選情況。）l 高級設(shè)置：n 日志記錄類型：用戶可以選擇需要被記錄的操作類型n 啟用自動(dòng)清除日志：用戶可以設(shè)置清除日志的時(shí)間點(diǎn)和頻率，以及自動(dòng)刪除日志內(nèi)容。 賬套維護(hù)賬套維護(hù)可以從{主界面}→{系統(tǒng)管理}→{賬套維護(hù)}進(jìn)入，包括系統(tǒng)開賬、月結(jié)存、年結(jié)存、系統(tǒng)重建。系統(tǒng)開賬還可以從如下位置進(jìn)入：{主界面}→{基礎(chǔ)資料}→{系統(tǒng)開賬}。 系統(tǒng)開賬錄入開賬日期后，開賬前系統(tǒng)會進(jìn)行開賬前的檢查。并彈出如下提示：確定后系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行開賬條件的判斷，開賬成功后會顯示系統(tǒng)已開賬及開賬時(shí)間。 月結(jié)存月結(jié)存是在賬本中作月結(jié)存標(biāo)志，以便準(zhǔn)確劃分每月賬本，方便快速對每個(gè)月的企業(yè)情況進(jìn)行查詢，月結(jié)存不會對賬本數(shù)據(jù)產(chǎn)生任何影響。月結(jié)存提示:月結(jié)存將在當(dāng)前賬本處做一標(biāo)記，建議用戶每個(gè)月月底做一次月結(jié)存，這樣可以準(zhǔn)確劃分每月的賬本，以便快速準(zhǔn)確查詢統(tǒng)計(jì)每月的資產(chǎn)、銷售、利潤等。月結(jié)存后不能再進(jìn)入已月結(jié)的月份錄入單據(jù)，該月草稿單據(jù)也不能過賬。月結(jié)存后，對該月單據(jù)的影響如下：1. 在月結(jié)存之前，可以修改本月已過賬單據(jù)的表頭部分信息，包括錄單日期、單據(jù)編號、備注、摘要，以修改人為的錯(cuò)誤。月結(jié)存后則不能修改。2. 月結(jié)前可以繼續(xù)在該月錄單，月結(jié)存后，不能再在該月錄單了。3. 月結(jié)前可以刪除該月的草稿，月結(jié)后，不能刪除該月草稿單據(jù)，該月的草稿單據(jù)也不能過賬。月結(jié)存并不一定非要在月底進(jìn)行，例如：今天是5月31日，是會計(jì)期間5月的截至日期，但是制單人并沒有將5月份的賬登記完畢，這時(shí)在不影響正常賬務(wù)的前提下，可以繼續(xù)做6月份的賬，等5月份的賬登記完畢后，如6月5號時(shí)再來做5月份的月結(jié)存。有些時(shí)候，月結(jié)完畢后，才發(fā)現(xiàn)月結(jié)截至?xí)r間不正確，或該月還有單據(jù)未錄入或有單據(jù)未過賬等情況，這時(shí)就需要反月結(jié)即取消該月的月結(jié)才能進(jìn)行相應(yīng)的處理，為此系統(tǒng)提供了刪除月結(jié)功能，每點(diǎn)擊一次該按鈕，將依次自動(dòng)刪除最近一次月結(jié)存的處理。 年結(jié)存年結(jié)存是以某一時(shí)間作為本年財(cái)務(wù)的最后日期，并將年結(jié)存后的年末數(shù)據(jù)作為下一個(gè)會計(jì)年度的期初數(shù)據(jù)。年結(jié)存將結(jié)存所有的賬本數(shù)據(jù)，部分過賬單據(jù)將轉(zhuǎn)變?yōu)槠诔跬鶃韱螕?jù)，年結(jié)存值將作為新一年的期初值。年結(jié)存將清除本年的經(jīng)營歷程（即已過賬單據(jù)），允許保存或清除“草稿數(shù)據(jù)”和“訂單數(shù)據(jù)”等。年結(jié)存還會將已刪除的商品、單位、職員等從物理上清除，以提高系統(tǒng)的運(yùn)行速度和效率。清除業(yè)務(wù)草稿：選擇則系統(tǒng)中各種狀態(tài)的草稿均被刪除。反之則保留年結(jié)前的所有草稿單據(jù)。清除未完成訂單：選擇則清除掉所有未完成的采購訂單和銷售訂單。反之則保留。清除跟蹤價(jià)格：選擇則清除掉跟蹤到的最近銷售價(jià)和最近采購價(jià)。如果沒有選這項(xiàng)，則在年結(jié)后，年結(jié)前的最近銷售價(jià)、最近采購價(jià)仍然有效。按往來明細(xì)轉(zhuǎn)入期初：在｛賬套參數(shù)｝中勾選“嚴(yán)格要求按照單據(jù)進(jìn)行收付款結(jié)算”后，可以選擇該項(xiàng)，否則置灰。選擇該項(xiàng)后可以將有往來明細(xì)余額的單據(jù)明細(xì)轉(zhuǎn)入下一年作為期初單據(jù)。年結(jié)存后的本年期末數(shù)據(jù)將作為下一年使用本系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)，同時(shí)系統(tǒng)允許根據(jù)實(shí)際情況修改該期初數(shù)據(jù)。（在做年結(jié)存前，請認(rèn)真閱讀系統(tǒng)中年結(jié)存提示，請一定要做好數(shù)據(jù)備份??！數(shù)據(jù)備份可以保證在系統(tǒng)出錯(cuò)時(shí)把損失降到最低，還可以在年結(jié)存后查看上一年所有的單據(jù)和經(jīng)營歷程，進(jìn)行查賬；年結(jié)存后，系統(tǒng)處于未開賬狀態(tài)，需要執(zhí)行“系統(tǒng)開賬”操作以后才能正常使用。） 系統(tǒng)重建在開賬后，期初數(shù)據(jù)將不能進(jìn)行修改，但特殊情況下，如期初數(shù)據(jù)確有錯(cuò)誤，需要修改時(shí)，可采用『系統(tǒng)重建』，然后修改相應(yīng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)重建后，系統(tǒng)處于開賬前的期初，此時(shí)可以對期初的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，并需要再次執(zhí)行“系統(tǒng)開賬”才能正常使用。系統(tǒng)重建是將數(shù)據(jù)庫中所有的過賬數(shù)據(jù)清空，回到開賬前的狀況。重建時(shí)可以選擇“清掉期初數(shù)據(jù)”、“清掉業(yè)務(wù)草稿”以及“清除跟蹤價(jià)格”、“清除訂單” 等四項(xiàng)。清除期初數(shù)據(jù)：選擇則期初庫存、往來期初、現(xiàn)金銀行期初、賬務(wù)期初、固定資產(chǎn)期初的數(shù)據(jù)全部清零。反之則保留重建前的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。建議一般情況下不要勾選此項(xiàng)。清除業(yè)務(wù)草稿：選擇則系統(tǒng)中各種狀態(tài)的草稿均被刪除。反之則保留重建前的所有草稿單據(jù)。清除訂單：選擇則清除掉所有采購訂單和銷售訂單。反之則保留。清除跟蹤價(jià)格：選擇則清除當(dāng)前跟蹤到的最近銷售價(jià)和最近采購價(jià)。如果沒有選這項(xiàng)，則在開賬后，重建前的最近銷售價(jià)、最近采購價(jià)仍然有效。 基本信息的重新分類——數(shù)據(jù)搬移重新分類與數(shù)據(jù)搬移企業(yè)經(jīng)營過程中，隨著管理需求的變化，有時(shí)需要對相關(guān)基本信息的分類進(jìn)行重新組合，或?qū)δ骋换拘畔⒌念悇e進(jìn)行重新設(shè)定。下面以商品為例進(jìn)行說明：假定原來的情況為：01薯片,是一個(gè)類別，其下面有四種具體的薯片：0101天使薯片；0102好的薯片；0103美國薯片；0104英國薯片現(xiàn)因管理需要，需要對薯片進(jìn)一步按國產(chǎn)薯片、進(jìn)口薯片進(jìn)行歸類，則需要重新分類況為： “01薯片”下面有兩個(gè)大類：“011國產(chǎn)薯片”“012進(jìn)口薯片”，在011下面再分為“0101天使薯片；0102好的薯片；”在012下面再分為“0103美國薯片；0104英國薯片”為完成上例中的重新分類，系統(tǒng)提供了“數(shù)據(jù)搬移”功能，通過搬移各基本信息的位置來達(dá)到重新分類的目的。操作如下：先在“01薯片”下面新建“011國產(chǎn)薯片”“012進(jìn)口薯片”兩個(gè)商品名稱，然后將“0101天使薯片、0102好的薯片”搬移到“011國產(chǎn)薯片”下面，將“0103美國薯片、0104英國薯片” 搬移到“012進(jìn)口薯片”下面。搬移后即實(shí)現(xiàn)了重新分類?！簲?shù)據(jù)搬移』可以使客戶更好的管理：商品、客戶、供應(yīng)商、職員、倉庫、分支機(jī)構(gòu)、部門、地區(qū)等八大基本要素。主要有如下作用： 期初建賬時(shí)如果所建基本信息分類中有錯(cuò)誤可以通過數(shù)據(jù)搬移進(jìn)行修改； 實(shí)際業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中，在業(yè)務(wù)管轄范圍變化、操作員權(quán)限變更等情況下，有時(shí)候需要對各個(gè)要素的分類進(jìn)行調(diào)整、重組，也可以通過數(shù)據(jù)搬移來完成。數(shù)據(jù)搬移在菜單中的位置：{主界面}→{系統(tǒng)管理}→{數(shù)據(jù)搬移}，下面以“商品信息搬移”為例進(jìn)行講解，單擊{數(shù)據(jù)搬移}下面的{商品信息搬移}，即彈出如下界面：如上圖，數(shù)據(jù)搬移由左右兩個(gè)表構(gòu)成：左表：是數(shù)據(jù)搬移“源結(jié)點(diǎn)”表，即需要搬移的商品搬移前所在的位置列表。右表：是數(shù)據(jù)搬移“目標(biāo)結(jié)點(diǎn)”表，在此選擇該商品搬移后的新位置。搬移的新位置有兩種確認(rèn)方式：：將源結(jié)點(diǎn)信息搬移到右表中光標(biāo)所在行即目標(biāo)結(jié)點(diǎn)的同級。：將源結(jié)點(diǎn)信息搬移到右表中光標(biāo)所在行即目標(biāo)結(jié)點(diǎn)的下一級，作為其子結(jié)點(diǎn)。數(shù)據(jù)搬移的步驟為：第一步：閱讀特別提醒，如下：第二步：在左表中選擇搬移對象——源結(jié)點(diǎn)第三步：在右表中選擇搬移目標(biāo)結(jié)點(diǎn)。第四步：選擇搬移方式：同級節(jié)點(diǎn)，還是子級搬移。第五步：點(diǎn)擊開始搬移按鈕，進(jìn)行搬移。（1）倉庫不能跨分支機(jī)構(gòu)搬移。（2）財(cái)務(wù)信息是系統(tǒng)的核心信息，為防止誤操作，系統(tǒng)不提供搬移；（3）基本信息搬移后，在報(bào)表和統(tǒng)計(jì)查詢中將按照新的分類來提取數(shù)據(jù)。（4）基本信息搬移后，對應(yīng)的操作員默認(rèn)與其最新的目標(biāo)父結(jié)點(diǎn)對應(yīng)的操作員一致。 數(shù)據(jù)整理為提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)效率，并減少存儲空間，需要您定期進(jìn)行對賬套數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)整理。菜單位置為：{主界面}→{系統(tǒng)管理}→{數(shù)據(jù)整理}。數(shù)據(jù)整理是非常慎重的操作，請您仔細(xì)閱讀每一步的提示，并根據(jù)提示內(nèi)容決定是否繼續(xù)！ 修改密碼操作員在登錄后，可以通過菜單{主界面}→{系統(tǒng)管理}→{修改密碼}進(jìn)行密碼修改，有“操作員管理”權(quán)限的操作員，還可以在“操作員管理”界面修改密碼。詳見“”章節(jié)的描述。什么是基礎(chǔ)資料 基礎(chǔ)資料是指構(gòu)成并參與企業(yè)運(yùn)作的各種基本要素，是企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)以及與之相關(guān)的外部組織的靜態(tài)模擬，如：職員、商品、倉庫、往來單位等都是具體的基礎(chǔ)要素。企業(yè)要運(yùn)作必須具備這些基礎(chǔ)的要素，同樣的，系統(tǒng)只有建立了這些相應(yīng)的職員、商品等基礎(chǔ)檔案資料，才能進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。 一般情況下，系統(tǒng)對基礎(chǔ)資料采用樹性分級管理模式。即：根據(jù)各個(gè)基礎(chǔ)資料的特性對其進(jìn)行樹性分類，每個(gè)分類下又可以進(jìn)行子類的劃分，便于管理和進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。如以下商品檔案示例：根結(jié)點(diǎn)、父結(jié)點(diǎn)、子結(jié)點(diǎn)：為方便后面描述，我們把上圖中虛線框“商品檔案”叫商品的根結(jié)點(diǎn)，“品牌機(jī)”、“配件類”、“耗材類”因其下面還有明細(xì)商品，我們叫它父結(jié)點(diǎn)，父結(jié)點(diǎn)下面還可有明細(xì)父結(jié)點(diǎn)，數(shù)碼相機(jī)、方正、惠普等等，都是具體的商品明細(xì)，我們把它們叫子結(jié)點(diǎn)。〔基礎(chǔ)資料〕在系統(tǒng)主菜單中，下面有商品檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、職員檔案、倉庫檔案、分支機(jī)構(gòu)檔案、財(cái)務(wù)信息（現(xiàn)金銀行、其他業(yè)務(wù)收入、費(fèi)用類型、會計(jì)科目、固定資產(chǎn)）、其他資料（部門檔案、地區(qū)檔案、計(jì)量單位、公司信息）等明細(xì)的基本信息檔案子菜單，點(diǎn)擊即進(jìn)入具體的基本信息建立和維護(hù)界面。在企業(yè)中，基礎(chǔ)資料之間往往存在一個(gè)內(nèi)在的固有聯(lián)系，也正是通過這些內(nèi)在的聯(lián)系，企業(yè)才成為有機(jī)的整體。為保證在錄入基礎(chǔ)資料檔案的時(shí)候能夠順利的建立這些聯(lián)系，在錄入各模塊基礎(chǔ)資料時(shí)，需要有一定的順序制約。本系統(tǒng)中，建議按照以下的順序，從左到右依次建立各基礎(chǔ)資料，對于沒有提及的部分如財(cái)務(wù)信息則不受此順序約束。，設(shè)計(jì)好編號及命名規(guī)則錄入前對基本信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類：為便于對基本信息進(jìn)行管理，同時(shí)提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，建議按照上節(jié)描述的樹性分級管理模式，對基本信息如商品、往來單位等進(jìn)行科學(xué)合理的分類。一般的可按照商品品種或供貨商進(jìn)行平級分類，如：品牌機(jī)、配件類、耗材類；同時(shí)按照商品型號細(xì)分,即分二級類、三級類；如上面商品檔案示例。（針對商品、往來單位等信息量大、查詢統(tǒng)計(jì)使用頻繁的基礎(chǔ)信息，強(qiáng)烈建議進(jìn)行分類處理。）在科學(xué)分類基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)好編號規(guī)則和命名規(guī)則：在系統(tǒng)中，各基礎(chǔ)資料如商品、客戶等都是通過編號和名稱來存儲和識別的，為避免混淆，同一類型信息的編號必須唯一，同樣的建議其他信息名稱也唯一。所以編號和名稱對識別基本信息至關(guān)重要，為方便記憶和查詢，在錄入前設(shè)計(jì)好編號規(guī)則和命名規(guī)則就非常關(guān)鍵。（好的編號規(guī)則還能提高錄入及系統(tǒng)檢索的效率，可以節(jié)省寶貴的時(shí)間?。┟纠涸谙到y(tǒng)中，錄入基本信息時(shí)，提供編號、名稱、助記碼三種方式錄入，所以進(jìn)行編號設(shè)置及命名時(shí)，可以綜合考慮，下面以上圖中的商品檔案為例進(jìn)行說明：方法：商品編號按數(shù)字方式設(shè)置：便于按編號進(jìn)行排列； 商品名稱按常規(guī)稱謂：最好是全名，避免混淆； 助記碼：設(shè)置為盡可能簡化的拼音字母，這樣就可以用來快速識別和錄入。編號：建議用兩位數(shù)字來標(biāo)注每一級分類，如：品牌機(jī)為0方正電腦為0101名稱：名稱可盡量用全稱：品牌機(jī)可為品牌計(jì)算機(jī)，方正可為方正計(jì)算機(jī)；助記碼：品牌機(jī)簡化為J，配件類可簡化為P，耗材類可簡化為C，數(shù)碼相機(jī)可簡化為SXJ，方正計(jì)算機(jī)就可簡化為：JFZ；惠普計(jì)算機(jī)可簡化為JHP。 商品檔案的錄入位置：基礎(chǔ)資料→商品檔案進(jìn)入商品檔案維護(hù)界面（如下圖）后，您看到的是已經(jīng)錄入的商品信息的樹性結(jié)構(gòu)列表，在您首次進(jìn)入時(shí)，還未錄入任何商品信息時(shí)，該列表為空。如果要查看特定的商品信息，可以在表頭商品名稱、商品編號、條形碼中輸入相關(guān)信息，系統(tǒng)即可根據(jù)這些表頭信息進(jìn)行模糊查找，并將顯示結(jié)果列示出來。在商品檔案維護(hù)界面，您可以增加、修改、刪除、停用商品，還有對商品進(jìn)行分類等等操作。注意：商品檔案界面只顯示操作員權(quán)限范圍內(nèi)的預(yù)設(shè)價(jià)格：批量修改價(jià)格：批量對多個(gè)商品的價(jià)格通過一定的計(jì)算公式進(jìn)行修改。查看：打開被選中商品的詳細(xì)資料，只允許查看，不允許修改。復(fù)制增加：直接復(fù)制光標(biāo)所在行商品為新的商品。線性列表時(shí)復(fù)制新增的商品與原商品位于同一父節(jié)點(diǎn)下面。注意：目前只有商品檔案提供復(fù)制功能，且商品價(jià)格信息、圖片和助記碼不復(fù)制。增加：在當(dāng)前界面添加一個(gè)同級基礎(chǔ)資料。分類：在當(dāng)前界面光標(biāo)所選的基礎(chǔ)資料下添加子類基礎(chǔ)資料。修改：修改光標(biāo)所在行基礎(chǔ)資料的信息。顯示停用：在系統(tǒng)中顯示已經(jīng)停用的基礎(chǔ)資料。停用：對于暫時(shí)不使用但是以后還會用到的基本信息，或者因?yàn)闊o法刪除卻又不再繼續(xù)使用的基本信息，或者是由于某種原因需要凍結(jié)某基本信息時(shí)，均可以采用停用。啟用：對于過去已經(jīng)進(jìn)行“停用”處理的基礎(chǔ)資料，“啟用”后可再次使用。刪除：從物理上刪除當(dāng)前光標(biāo)所指的基礎(chǔ)資料。打?。捍蛴‘?dāng)前界面顯示的基礎(chǔ)信息。點(diǎn)擊“增加”按鈕，彈出以下窗口：上一條：調(diào)出此條信息的前一條基礎(chǔ)資料。查看時(shí)可用。下一條：調(diào)出此條信息的后一條基礎(chǔ)資料。查看時(shí)可用。保存退出：保存新增基礎(chǔ)資料信息后退出該操作界面。保存復(fù)制新增：保存當(dāng)前新增信息，并將其相關(guān)信息直接帶入繼續(xù)添加的新商品。保存新增：保存新贈(zèng)基礎(chǔ)資料信息后繼續(xù)添加新商品。退出：不做任何保存處理直接退出操作界面。l 商品編號：點(diǎn)擊新增按鈕時(shí)，根據(jù)當(dāng)前層最近新增的基本信息編號，在其尾綴數(shù)字基礎(chǔ)上加1，自動(dòng)作為新增基本信息的編號。例如：當(dāng)前該基礎(chǔ)資料的編號錄入001001，則保存后繼續(xù)增加，系統(tǒng)能自動(dòng)產(chǎn)生001002這個(gè)編號。如果當(dāng)前層最近新增基本信息的編號尾綴為非數(shù)字，或當(dāng)前層無其他兄弟子結(jié)點(diǎn)，則新編號為空。編號自動(dòng)累加功能只在“增加”按鈕時(shí)有效，“分類”時(shí)編號默認(rèn)為空，“修改”時(shí)編號默認(rèn)當(dāng)前編號。對默認(rèn)的編號均可進(jìn)行手工修改。l 商品名稱：由操作員手動(dòng)填寫。l 基本信息：包括以下明細(xì)信息216。 簡稱：商品的