【文章內容簡介】 況，以保持上下班處理問題的連續(xù)性；有利于領導了解值班室的情況，也可作為檢查或考核值班室工作的依據(jù)；有利于查詢已經(jīng)過去事件的時間及情況，必要時也可作為證據(jù)。 它記錄一個單位對來訪問題的處理過程，涉及到內外、上下關系。因此，接待記錄要在一定時間內存檔。接待記錄要有編號，依次記錄來訪人姓名、單位、時間、內容。在“處理意見”一欄要記錄接待人的承辦意見，比較重要的問 題要記錄領導人的批辦意見。最后還要署上接待人的姓名，以明確責任。 二、交接班工作 交接班對于值班人員的溝通情況，保持工作的連續(xù)性具有重要作用。交接班有兩種形式： 個人交接班即由上下兩班單位交接工作，上一班值班人員應當把主要工作情況、已辦和未辦的事情、注意事項等，確實向下一班值班人員交代清楚，以便接班人員順利的工作?？梢钥陬^交代，也可以利用值班日志交代。 集體交接班即一個工作單位 (如處理科、室、組等 )的工作人員在一起交接班。以上一班值班人員為主，大 家都把已處理的或重要的工作交代一下；如發(fā)生什么大事，有什么新問題，還有什么需要繼續(xù)辦理的事情，發(fā)現(xiàn)了什么重要缺點等等。擔任交接工作的負責人可以在交班時明確扼要地傳達上級指示，分配任務，通知有關事項等，借以達到互通訊息、有益值班工作的目的。 交接班的主持人應是交接班范圍的主要領導人。個人交接班在下午下班或早上上班時均可；集體交接班以放在早上上班時最好。 三、節(jié)假日管理 秘書應提醒領導確定節(jié)日休息時間，經(jīng)領導確定后，發(fā)布節(jié)日放假通知，并口頭告知各部門提前做好準備工作。 有的單位由辦公室秘書安排，有的單位由保衛(wèi)部門安排，但節(jié)前秘書要檢查值班安排的落實情況，并將值班表上報一份給主管單位。 應由辦公室組織有關部門 (保衛(wèi)科、行政科、工會、安技科 )對本單位進行節(jié)前檢查，一方面檢查環(huán)境衛(wèi)生，一方面檢查安全保密，并對專用文件柜和辦公室的門加鎖或加封條。 節(jié)后秘書應到各部門檢查、詢問休假期間有無發(fā)現(xiàn)異常情況，如有異常情況應及時向領導反映，并做好善后處理工作。 第四節(jié) 值班所遇問題的處理 一、對假親屬的鑒 別 假親屬一般有兩種情況。 有些上訪者想直接見到領導，因此就冒充領導的親屬以達到見到領導者的目的。 值班人員要善于鑒別真假親屬，不管是什么情況，都要先問清來訪人的姓名、工作單位、與領導的關系，并且要掌握來訪者的外貌，包括身高、性別、年齡、相貌等，與領導當面一說，就會清楚。如果領導人不在本地的話，那就應向有關方面核實后再處理。 二、對假印信的鑒別 在值班工作中，有時會遇上持假印信的招搖撞騙者，因此 ，必須十分重視對印信的鑒別工作。 印信的鑒別有五個方面： (1)鑒別印信的真?zhèn)巍? (2)確定印信的文字內容。 (3)確認印信的代表對象。 (4)斷定印信的權利。 (5)鑒定印信的時限。 凡是造假印信者總有破綻，真正能以假亂真者總是少數(shù)。印信異常大體上有五種情況： (1)式樣不同 印信都有一定的規(guī)格和一定結構，要仔細觀察規(guī)格以及線條的粗細和光滑程度。 (2)字體不同 字體的特征很多，要仔細觀察字號、字型、比例、字距、位置。 (3)圖案不同 比如國徽的圖形，線條緊密，制作精美，只 要細心觀察，異常很容易發(fā)現(xiàn)。有些印章的圖形雖然簡單，但其幾何尺寸一定，也能據(jù)此進行準確鑒定。 (4)蓋印不合程序 比如采用不正當手段竊用空白印信，其異常之處就是黑色壓在紅色上，其實只要仔細地觀察紅色印圖是否在黑色或藍色字體之上即可。 (5)用紙異常 各個時期用紙的情況不同，經(jīng)過細心對比，也可以發(fā)現(xiàn)異常，確定真?zhèn)巍? 三、對假憑證的鑒別 在對憑證進行鑒別時，也必須從發(fā)現(xiàn)異常之處入手。由于憑證的項目、內容、圖案、文字、表格線條比較多，異常的可能范圍就比較大，每一部門都可能出現(xiàn)異常 現(xiàn)象，大體上有以下幾種異同： 必須重點觀察憑證的成裝結構、內文結構、表格結構、線條結構、項目結構以及圖案結構和附記結構等。 值班人員應該掌握字體字號的基本知識，從文字的字形、字號、位置、筆劃等多方面認定文字的異常情況。 。 圖案的結構或圖形的尺寸迥別于常，經(jīng)過對比后即可鑒別。 騎縫印章是憑證與存根共同一紙而在蓋印之后截開的，各有印章的一部分。如果有異常情況，紙和印就難以重新彌合，騎縫字號就難以彌合無縫。在無法對照的情況下，看先蓋印后 截開還是先截開后蓋印的邊緣異常也可。 值班人員應根據(jù)用紙情況的不同，仔細分辨真假，確定真?zhèn)巍? 通過對上述幾個方面的觀察，就可以鑒別憑證的真假。 四、對假簽名手印的鑒別 有時會遇到這樣的情況：有些人假冒上級領導的筆體給下級寫便信。對這種問題，要從兩方面來解決：對比較熟悉的領導，可以根據(jù)字體、筆法、習慣、墨色、用紙等進行鑒別；對不熟悉的領導，尤其是辦那些有一定影響的事情，一定要向領導打電話或派人請示。在一般情況下，上級領導寫便信是有一定分寸的，如果有過頭 之詞，完全可以從口氣上辨別出來。這就不僅要求值班人員有一定的鑒別能力，還要有一定的政策水平。 五、對偶發(fā)性自然災害的處理 一個地區(qū)、一個單位總會有一些偶發(fā)性自然災害的發(fā)生。對這些偶發(fā)事件，單位值班人應及時掌握并妥善處置。 如果有人報告有大地震的前兆，處理此事時應十分慎重。首先要記清報告人姓名、單位、職務和地震前兆詳細情況，馬上向領導匯報，和當?shù)氐卣鸩块T聯(lián)系，詢問情況。如果確有預報，應由上級領導統(tǒng)一布置防范；如果沒有根據(jù)，應由主管部門向相關人員說清 楚，解除恐慌情緒。 當值班員接到火災報告時，要問清發(fā)生火災的地點、火情、撲救情況等，視情況而定。如果是小火、報告領導即可；如果是大火，在