【文章內(nèi)容簡介】 組織的知識為主要處理內(nèi)容的辦公自動化系統(tǒng)。 目前國內(nèi)辦公自動化產(chǎn)品及應用現(xiàn)狀 （ 1）目前國內(nèi)辦公自動化產(chǎn)品基本處于第二代辦公自動化產(chǎn)品，實現(xiàn)的更多是通訊及行政事務處理的自動化。 （ 2）目前國內(nèi)辦公自動化的應用情況大多也只是使用了郵件通訊、信息發(fā)布與共享等簡單功能。 （ 3）下一個階段辦公自動化朝第三個階段延伸發(fā)展，將更強調(diào)知識管理、信息集成。 OA的發(fā)展趨勢 隨著國內(nèi)經(jīng)濟建設的持續(xù)發(fā)展和知識經(jīng)濟模式的到來，企業(yè)正以一種前所未有的熱情來致力于企業(yè)內(nèi)部管理素質(zhì)與效率的提高工作；另一個方面，國家對電子政務的推廣力度 也逐步 加大，辦公自動化作為其中的一個重要環(huán)節(jié)，也被要求更好更深入的解決問題，達到更多目標。在這些新形勢下，辦公自動化系統(tǒng)迎來了新的挑戰(zhàn) ： 首先，其應用背景由單純地模擬手工辦公環(huán)境 的運用，向一個要求更高的電子化協(xié)同工作環(huán)境轉(zhuǎn)化，其環(huán)境必須為用戶提供一個打破部門界限的網(wǎng)絡互動式辦公作業(yè)環(huán)境 。 第二，辦公自動化的理念有了新的定義，由原先作為行政辦公信息化服務的概念，逐步擴大延伸到機關(guān)企業(yè)的各項業(yè)務管理環(huán)節(jié)，成為了機關(guān)企業(yè)運營信息化和數(shù)字化的一個重要組成環(huán)節(jié) 。 第三，其外延部分得到了迅速的擴展，其中知識管理理念的滲透表現(xiàn)得尤為突出，不僅要求現(xiàn)有的軟件功能和表現(xiàn)能符合傳統(tǒng)的 MIS 系統(tǒng)的要求，還要求具有更多的表現(xiàn)內(nèi)涵。 市場經(jīng)濟已經(jīng)進入以知識為基礎的知識經(jīng)濟時代。以數(shù)據(jù)、資料、信息、經(jīng)驗、創(chuàng)造 力等為表現(xiàn)形式的 “ 知識 ” 以及富有知識的 “ 知識勞動者 ” ，成為新的競爭要素。如何對知識進行有效的管理和利用，直接影響到企業(yè)的根本競爭力與長期發(fā)展?jié)摿Α?傳統(tǒng)的辦公自動化軟件的核心業(yè)務是基于收發(fā)文等業(yè)務管理，輔以周邊信息管理為基礎建立的，然而 這種 運作模式并不能適應現(xiàn)代企 事業(yè)單位 中對快速增長的大量業(yè)務及技術(shù)信息文檔管理。廣大 的 機關(guān)企業(yè)對辦公自動化的要求日益提高，迫切需要一個能充分利用網(wǎng)絡優(yōu)勢，并可以管理企業(yè)運作知識的軟件平臺，利用該平臺快速建立自己的信息網(wǎng)絡和網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)。 知識管理 介紹 90 年代中期以來，一種新的 管理形式 知識管理開始出現(xiàn)并引起了人們的重視。幾年來，西方管理學界人士關(guān)于知識管理的研究文獻與日俱增，一些國際大公司如：微軟公司、本田美康軟件 成都市標準化所 OA 系統(tǒng)方案 9 / 36 公司、道氏化學公司等紛紛開展知識管理實踐，并取得了一定的成效。目前，知識管理已經(jīng)成為各部門行業(yè)的管理者、管理界學者、信息專家所討論與研究的熱門課題。 什么是知識管理 對于一個機構(gòu)而言，知識（ Knowledge）是從相關(guān)信息（ Information）中過濾、提煉及加工而得到的有用、有價值資料。機構(gòu)所擁有的知識大致可以分為兩部分，即顯性知識（ explicit knowledge）和隱性知識（ tacit knowledge）。 顯性知識 ： 指內(nèi)容清晰明確，易于通過圖文表述，便于整理、儲存、編碼以及傳播的知識資源；如經(jīng)過濾及總結(jié)所獲得的資訊情報、方法技能、原則原理、規(guī)律規(guī)則等。 隱性知識 ： 指在個人頭腦或機構(gòu)文化中隱含的，內(nèi)容較為個人化、主觀化和經(jīng)驗化，難以用書面形式表述的知識資源；如經(jīng)驗、構(gòu)思、洞察力、判斷力、機構(gòu)文化下的行為模式等。部分隱性知識可以通過有效的歸納、整理和編碼后轉(zhuǎn)化為顯性知識。 作為一個新生事物，知識管理雖已經(jīng)被學術(shù)界所接受，但目前尚未形成一個能為人們普遍認可的定義。 定義 1：知識管理是一種有目的的管理進程，它通過對信息管理和學習組織的合理實施，加強組織內(nèi)部知識的運用；服務于組織的整體利益。 定義 2：知識管理是一門將機構(gòu)知識資源視為可管理的資產(chǎn)的管理科學，是由機構(gòu)資產(chǎn)／資源的無形化和知識化所直接引致，并由機構(gòu)經(jīng)營及管理方法的復雜化和知識化所推動，進而對機構(gòu)信息和知識資源進行系統(tǒng)化管理的科學。 總之，知識管理的基礎在于開發(fā)組織信息和利用人的知識，然后通過合理的管理流程為組織利益提供服務。 簡單說呢，知識管理就是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享尋找新的途徑。 知識管理的目標 知 識管理的任務是對企業(yè)的顯性知識隱性知識進行處理，并把這些知識用一種適合于用戶及商業(yè)環(huán)境的方式表示出來，提供給企業(yè)員工分享、吸收、利用。 知識管理的目標是運用集體的智慧，提高企業(yè)員工的應變與創(chuàng)新能力，從而是企業(yè)具有更強的競爭力。知識管理的兩個直接目標是知識共享與知識創(chuàng)新。個人的價值并不在于他掌握了別人不懂的技術(shù)，而在于他能在多大程度上與別人共享并革新這一技術(shù)。只有在知識充分共享的基礎上，才能促使顯性知識與隱性知識之間以及二者內(nèi)部的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新，從而形成一個良性發(fā)展的知識鏈，并最終將企業(yè)再造成一個具有競爭力的知識 型組織。 美康軟件 成都市標準化所 OA 系統(tǒng)方案 10 / 36 知識管理的內(nèi)容 企業(yè)知識管理大致包括以下 6 個內(nèi)容： 知識管理的基礎措施 ： 是知識管理的支持部分，如數(shù)據(jù)庫、知識庫、多庫協(xié)調(diào)系統(tǒng)、網(wǎng)絡等基本技術(shù)手段以及人與人之間的各種聯(lián)系渠道等； 企業(yè)業(yè)務流程的重組 ： 其目的是使企業(yè)的知識資源更加合理地在知識鏈上形成暢通無阻的知識流，讓每一個員工在獲取與業(yè)務有關(guān)知識的同時，都能為企業(yè)貢獻自己的知識、經(jīng)驗和專長； 知識管理的方法 ： 內(nèi)容管理、文件管理、記錄管理、通信管理等； 知識的獲取和檢索 ： 包括各種各樣的軟件應用工具，例如智能客體檢索、多策略獲取、多模式獲取和檢索、多方 法多層次獲取和檢索、網(wǎng)絡搜索工具等； 知識的傳遞 ： 如建立知識分布圖、電子文檔、光盤、 DVD 及網(wǎng)上傳輸、打印等； 知識的共享和評測 ： 如建立一種良好的企業(yè)文化，激勵員工參與知識共享、設立知識總管 CKO、促進知識的轉(zhuǎn)換、建立知識產(chǎn)生效益的評測條例等。如何進行知識管理是我們首先要解決的理論和實際問題。 為什么需要知識管理 隨著知識經(jīng)濟時代的來臨，企業(yè)將主要通過知識而不是金融資本或自然資源來獲取競爭優(yōu)勢。企業(yè)的知識將成為和人力、資金等并列的資源，并且成為企業(yè)最重要的資源。但這并不意味著我們可以毫不費力的掌握知識，相反 ，掌握知識需要付出主觀的努力，也就是學習。 企業(yè)現(xiàn)代化管理的目標是實現(xiàn) “ 知識管理 ” ，這有別于傳統(tǒng)的 “ 操作型管理 ” 。以往企業(yè)在進行信息化建設時，主要是進行信息的搜集。每天，企業(yè)的員工通過文件、數(shù)據(jù)庫、 Email、新聞等獲得大量的數(shù)據(jù)，但卻沒有有效的工具將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識并傳遞需要的領導或員工，結(jié)果造成企業(yè)雖然擁有大量的信息，但當決策需要查找某些數(shù)據(jù)時，卻如大海撈針一般無從下手。 “ 知識管理 ” 可以幫助組織發(fā)現(xiàn)存儲在企業(yè)內(nèi)部的所有信息，甚至是在分級數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中，并且可以將這些信息傳遞給需要它們的人，進一 步提高生產(chǎn)率。 知識管理的任務是對企業(yè)的顯性知識和隱性知識進行處理，并把這些知識以適當?shù)姆绞椒绞奖硎境鰜?，提供給企業(yè)員工分享、吸收、利用。從而達到知識管理的目標，即運用集體的智慧，提高企業(yè)員工的應變與創(chuàng)新能力，從而是企業(yè)具有更強的競爭力。 知識管理的運作 知識管理涉及四個運作過程 ， 它們是知識集約過程、知識應用過程、知識交流過程和知美康軟件 成都市標準化所 OA 系統(tǒng)方案 11 / 36 識創(chuàng)新過程。這四個過程不是相互獨立的，而是相互關(guān)聯(lián)的。知識創(chuàng)新是知識管理的目的。實現(xiàn)這一目的的關(guān)鍵在于隱形知識顯性化和顯性知識內(nèi)部化。而知識集約促進隱形知識顯性化，知識運用和 知識交流促進顯性知識內(nèi)部化。因此，知識集約、知識運用和知識交流是實現(xiàn)知識創(chuàng)新所不可缺少的重要步驟。 知識集約過程 ： 指對現(xiàn)有的知識進行收集、整理、分類和管理的過程。它通常包含了隱形知識顯性化和顯性知識綜合化這兩個模式的知識轉(zhuǎn)化。同時，為了使知識集約更有效地服務于知識運用和知識交流，知識配置可視化是不可缺少的重要步驟。在網(wǎng)絡社會，企業(yè)一般將知識地圖存放在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡上，任何員工都可以隨時閱覽和檢索。 知識應用過程 ： 指利用集約而成的顯性知識去解決問題的過程，也是顯性知識內(nèi)化為員工個人的隱性知識，導致員工隱形知識儲 備的擴展的過程。也就是上面提到的學習的過程。 知識交流過程 ： 指通過交流來擴展整體知識儲備的過程。它有很多方式，例如人與面面對面的直接交流，通過網(wǎng)絡進行的交流（例如電子郵件、電視會議等），利用知識庫（主要是各種書籍）進行學習等。 知識創(chuàng)新過程 ： 指企業(yè)整體的知識儲備擴大并由此產(chǎn)生出新概念、新思想、新體系的過程。知識創(chuàng)新過程是前述三個過程相互作用的結(jié)果。當知識集約和知識應用成為日常業(yè)務的一環(huán)、組織學習也成為企業(yè)文化之時，企業(yè)就具備了知識創(chuàng)新的條件。 知識管理之未來 知識經(jīng)濟浪潮正已前所未有的速度改變著幾乎每一個產(chǎn) 業(yè)。知識作為一種生產(chǎn)因素已經(jīng)廣泛滲入到各個傳統(tǒng)行業(yè)；以新技術(shù)、新知識為依托的知識型企業(yè)正在不斷產(chǎn)生與發(fā)展。知識管理是建立知識型企業(yè)的重要手段。它區(qū)別于以往線性的管理方式，以跳躍式不確定的 “ 量子化 ” 模式來管理企業(yè)。在新的環(huán)境里，企業(yè)將把重點放在核心能力上，并與其他專門知識的供應者進行合作。競爭者之間的合作將成為常事；跨學科、跨地域的協(xié)作小組也將變的更加普遍，逐級匯報的等級制度也將被淘汰。作為知識管理的一個直接后果 合作性競爭將日益發(fā)展起來。 總之，知識管理作為一種新型的管理模式與方法，是適應知識經(jīng)濟時代 管理實踐發(fā)展的必然結(jié)果。在各行業(yè)知識化日益明顯的今天，知識管理將很快成為一個熱門的前沿課題。其前景無疑是美好的。 2 標準化所 OA系統(tǒng)設計 目標 依據(jù)成都市標準化所的業(yè)務及辦公的特點， 我們可以把標準化所的信息網(wǎng)劃分為兩大類美康軟件 成都市標準化所 OA 系統(tǒng)方案 12 / 36 應用，一類是傳統(tǒng)的事務處理系統(tǒng)應用；第二類是網(wǎng)絡化工作流應用，這兩類應用可緊密集成。 我們認為成都市標準化所構(gòu)建的信息網(wǎng)需采用標準的開放協(xié)議，以實現(xiàn)信息集成和信息服務，是對傳統(tǒng)的辦公自動化應用概念的拓廣和延伸。 采用基于電子郵件、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和開放的 J2EE 平臺的 OA 系統(tǒng)，可以幫助 標準化所 實現(xiàn)對信 息的采集和存儲，對各種信息的處理和傳遞，以及整理加工后的信息的發(fā)布和共享，其地域范圍可以涵蓋組織內(nèi)部的各個環(huán)節(jié)以至組織外，其信息內(nèi)容將包括組織內(nèi)部的各種信息資源。 結(jié)合 OA 系統(tǒng)和信息化的發(fā)展趨勢，成都市標準化所 OA 系統(tǒng)的 總體 目的是能夠?qū)⑺?中的各類人員和各種業(yè)務系統(tǒng)有機地聯(lián)系在一起，同時進一步拓展共享資源的人員，包括外部企業(yè)及社會公眾 ，從而形成 一個集成的辦公 平臺 ，讓所有工作人員能夠利用 平臺 實現(xiàn)協(xié)同工作和知識管理。 具體 主要 包括以下幾個方面： 通信平臺 利用網(wǎng)絡更方便的傳遞信息，擺脫時間空間限制 ， 建立 標準化所 范圍內(nèi)的 電子郵件系統(tǒng) 和即時通訊系統(tǒng) ，使 所 內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且 可 與 Inter 郵件互通。 建立信息發(fā)布和交互平臺 為 標準化所 的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使 標準化所 的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項及時傳播，使 標準化所 員工能及時感知 所的 發(fā)展動態(tài)。 實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)自動化 以工作流方式實現(xiàn)收發(fā)文件管理和各種日常業(yè)務自動流轉(zhuǎn)； 將 所 傳統(tǒng)垂直化領導模式轉(zhuǎn)化為基于項目或任務的 “ 扁平式管理 ” 模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將逐漸縮小，提高 標準化所 團隊化協(xié)作能力，最大限度 地釋放人的創(chuàng)造力。 建立 公文流轉(zhuǎn)平臺 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。 實現(xiàn) 個人輔助辦公平臺 日常辦公平臺 ： 改變傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域， 實現(xiàn)一些日常辦公事務的自動化管理，減輕辦公人員工作壓力 ， 提供個人工作助手，提高個人工作效率 。 建立知識管理平臺 分類收集信息，整理信息； 系統(tǒng)性地利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的美康軟件