【文章內容簡介】 因（1）少送貨 門店制作《損耗單》（在備注注明‘少送貨+調入單號’ 司機簽名確認 并把一聯(lián)單據(jù)帶回配送中心 配送中心制作《益余單》（在備注注明‘少送貨+調出單號’） 司機簽名確認 并把單據(jù)交財務。：門店致電查詢 配送中心確認原因（1）多送貨 門店制作《益余單》（在備注注明‘多送貨+調入單號’） 司機簽名確認并把單據(jù)帶回配送中心 配送中心制作《損耗單》 審核交財務（2）。配送中心確認送錯貨 門店制作《損耗單》（在備注注明‘送錯貨+調入單號’），再做《益余單》（在備注注明‘多送貨+調入單號） 司機簽名確認 并把單據(jù)交財務配送中心制作《損耗單》（在備注注明‘送錯貨+調出單號‘），再做《益余單》（在備注注明’多送貨+調出單號‘） 主管簽名確認 并把單據(jù)交財務：，若有任何修改必須有出貨員與防損簽名（在修改處劃一橫線，在旁邊寫上正確數(shù)據(jù)，不可以涂掉原來數(shù)據(jù)）；同時，發(fā)送到門店的《網絡調出單》，貨到門店后網絡單據(jù)必須即時接收！若接收不成功應立即與信息相關人員聯(lián)系解決。，不得拒收！若有任何異議，須與配送中心主管和相關業(yè)務人員聯(lián)系同意后，方可退回商品！，若驗收后發(fā)現(xiàn)質量異常，應在收貨的第二天上午10：00前與配送中心相關管理人員聯(lián)系解決，如果數(shù)量異常必須及時聯(lián)系確認原因，逾時由門店負責！《配送計劃》所訂的時間（到貨前一天下午的14：30分前）將訂單發(fā)送至配送中心，逾時由門店負責！《配送計劃》所訂的時間要求卸完貨并即時簽完相關單據(jù)。： 配送中心：主管/助理、驗貨員、防損員、司機 門店；店長/助理、驗貨員、防損員，若在送貨過程中發(fā)現(xiàn)世上派短缺，由司機承擔相關賠償責任。6.《配送中心配送計劃表》7.《供應商商品資料》第五章 單據(jù)的管理及驗貨流程1 目的確保單據(jù)規(guī)范、準確、完整并及時傳遞，為公司的經營管理提供準確的財務數(shù)據(jù)。2 適用范圍 責任部門：財務部、信息部、采購部、營運部、配送中心、門店。3 職責 財務部負責對所有與財務有關的原始單據(jù)進行審核、監(jiān)督。 信息部負責提供與財務接口的軟件支持，并確保通訊暢通，保障各種單據(jù)流通正常。 配送中心、門店負責業(yè)務單據(jù)的正確、及時處理和報財務部入帳。 采購部負責商品發(fā)生單據(jù)疑問時協(xié)助相關業(yè)務部門進行追查。 營運部負責審核門店報銷單及監(jiān)督門店對各種單據(jù)的管理。4 內容概要 單據(jù)管理的要求。 單據(jù)完整性。各種單據(jù)的內容必須完整、真實、清晰。 單據(jù)準確性。與商品流程有關的單據(jù)，如價格已發(fā)生變化，原則上不允許改動系統(tǒng)單價，必須以真實價格錄入電腦。如：供應商送貨單內的數(shù)量必須與復核過的收貨單單據(jù)數(shù)量一致。 單據(jù)規(guī)范性，字跡要清晰，不得亂涂亂改。與商品流程有關的手工單據(jù)必須由經手人、防損員、部門經理/主管/門店值班店長簽名，并加蓋公章，電腦員或驗貨錄單員錄制的單據(jù)必須由本人負責審核。送單員（門店的送單工作由收銀主管負責）必須對單據(jù)復核，檢查無誤后才能將單據(jù)送往財務部，否則將依單據(jù)管理規(guī)范處理。（周一和周四）。，否則一律無效。 單據(jù)及時性。月末錄入單據(jù)時，當月的單據(jù)必須當月錄完，不得有任何遺漏，全部錄完并審核后才可做月結。，月末的單據(jù)必須于次月1日前送達財務部。 單據(jù)登記各分店及實物管理部門須設立單據(jù)登記本，記錄當日發(fā)生的單據(jù)，并在各種單據(jù)送往財務部同時帶上單據(jù)交接登記本進行交接簽收，以明確責任。（登記本如下供參考）時間供應商及編碼單據(jù)種類用編號金 額簽 收備 注店鋪各部門可設立單據(jù)交接登記本。 單據(jù)領用、保管、發(fā)放、使用各店及實物管理部門的所有手工單據(jù)均統(tǒng)一到公司財務部領用。領回的單據(jù)須指定專人妥善保管（行政文員/收銀主管），單據(jù)用完后，憑用完的單據(jù)存根領用單據(jù)；在領用時，行政文員/收銀主管/核算員要對舊單據(jù)進行檢查。 單據(jù)類型及操作辦法 訂貨單及供應商送貨單供應商將送貨至門店（配送中心）時，須提供我公司的訂貨單和供應商加蓋的“送貨專用章”或“業(yè)務專用章”的送貨單。若發(fā)現(xiàn)商品品種、規(guī)格、條碼不符的一律拒收。供應商送貨數(shù)量與訂單數(shù)量不符的，按不超過訂單數(shù)量收貨。發(fā)現(xiàn)商品條碼相符但存在質量問題的，應報告本部主管，與采購部門聯(lián)系同意后方可收貨，若聯(lián)系不上則由值班店長現(xiàn)場決定是否收貨。 收貨單：供應商送貨到門店或配送中心時，采用電腦實時收貨并打印收貨單一式三聯(lián)，由驗收人、復核防損員、值班店長/主管分別簽名并加蓋收貨章，一聯(lián)給供應商作為收貨憑證（白色），不再在供應商送貨單上簽收，一聯(lián)由門店保存（黃色），另一聯(lián)作為收貨入帳憑證交公司財務部（紅色），供應商送貨單作為附件一起送交。收貨單錄入時，數(shù)量單位必須同商品的實際銷售單位保持完全一致，進價為系統(tǒng)內確定的進價；收貨員錄單時必須認真審核送貨單上的單價與訂單上的單價是否一致，按兩者中較低者錄入，如有在整月總訂貨單執(zhí)行期間有商品調價，須按采購部通知的最新價格錄入。收貨單（或配送收貨單）的其中一聯(lián)與送貨單一起送交財務部，另一聯(lián)送交采購部。：供應商送貨的生鮮商品仍采用手工收貨，收貨人員、復核防損員和值班店長在供應商一式兩聯(lián)的送貨單上簽收并加蓋收貨專用章，一聯(lián)交供應商作為收貨憑證（白色），另一聯(lián)交電腦員錄入電腦后制作收貨單，一起交公司財務部入帳。：配送中心送貨到店，門店按配送中心的《調出單》簽收，電腦系統(tǒng)同時將《調出單》傳送到門店。現(xiàn)場清點發(fā)現(xiàn)商品與單據(jù)不符，應及時向相關部門反饋解決（具體的操作流程請詳見《統(tǒng)配操作流程》）。 調出單、調入單、調入單，規(guī)定為分店與分店之間貨物調撥商品所使用的單據(jù)，單據(jù)可不反映單價，接收方收貨員根據(jù)發(fā)出方的調出單驗收貨物，并在系統(tǒng)調入單實收欄填寫實收數(shù)量，審核、打印，并在打印出的調入單上簽上名字加蓋收貨章交由發(fā)出方。發(fā)出方憑發(fā)出的調出單及接收方手續(xù)完備的調入單交公司財務部入帳。，一般不得直接使用調出、調入單，必須采用現(xiàn)金購買商品開銷售發(fā)票，附電腦小票到公司財務報帳的方式。特殊情況，需經過主管領導批準，方可在門店或配送中心領用。 報損單、毀損等導致無法出售或食用的情況需做報損處理時填制此單。其單價由系統(tǒng)自動提供。部分商品（如糧油等）出現(xiàn)上述情況雖不能出售但仍可食用的，原則上不作報損處理，改用內部調撥單，將商品轉向主熟食加工區(qū)、廚房、散裝區(qū)（或熟食組）加工、出售。，店長審核交電腦員制單，驗貨員、防損員、部門主管簽名確認，店長簽名審批執(zhí)行，報損單必須有單據(jù)錄入員、驗貨員、防損員及店長（或部門經理）簽名，送交財務部作帳。原則上非生鮮商品不允許報損，只能以退貨、換貨或轉售等形式處理。其報帳手續(xù)按費用報銷手續(xù)辦理。 退貨單（或配送中心）庫存商品因滯銷、變質、保質期將至等原因導致無法銷售必須退回給供貨商時，可使用此類單據(jù)辦理退貨手續(xù)。（收據(jù)或發(fā)票），報銷憑證具備經辦人，證明人，店長簽名方可有效。，每次報銷單據(jù)按表格形式做統(tǒng)計。每月3號前將有月報銷單據(jù)匯總交到營運部。報銷時間報銷人報銷原因/所購物品金額備注 各類單據(jù)的工作流程驗貨工作流程1． 干貨收貨安排好供貨商泊車位置 檢查訂貨單、核對商品數(shù)量、名稱保質期等 驗貨員、防損員收貨 倉管員配合供應商將商品入倉 驗貨員交單 登記電腦員制單（一式三聯(lián)） 登記交單 驗貨員收單 驗貨員、防損員、供貨商簽名 店長簽名 店長不當班由值班經理或防損主管簽名白單交供應商、黃單門店保存、紅單及供貨商送貨單交財務 送單員審單 送單員交單到財務2． 退貨單驗貨員清點退貨數(shù)量 注明供應商 電腦員制單（一式三聯(lián)） 登記 驗貨員、供貨商、防損員簽名確認 店長簽名 店長不當班由值班經理或防損主管簽名 白聯(lián)交供應商、黃單門店保存、紅單及供貨商送貨單交財務 送單員審單 送單員交單到財務3．批發(fā)單3．1顧客批發(fā)單營業(yè)部申請 店長審核 營業(yè)部清點 商品數(shù)量 電腦員制單（一式三聯(lián)） 登記 驗貨員、防損員、顧客簽名確認 店長簽名 店長不當班由值班經理或防損主管簽名 出貨 白單交顧客、黃單門店保存、紅單交財務 送單員交單到財務3．2內部批發(fā)單 內部申請 商品數(shù)量 店長審核 電腦員制單（一式三聯(lián)） 店長簽名 白單交部門、黃單門店保存、紅單交財務 送單 員交單到財務4．調出單驗貨員清點數(shù)量 電腦員制單（一式三聯(lián)） 驗貨員、防損員簽名確認 店長簽名 司機簽名 出貨 白單交司機黃單門店保存、紅單交財務 送單員交單到財務5．調入單驗貨員檢查送貨單 驗貨員、防損員收貨 清點數(shù)量 簽名確認交單 電腦員接收調入單 制單（一式三聯(lián)）驗貨員防損員簽名確認 店長簽名 白單交司機、黃單存檔、紅單及送貨單交財務 送單員交單到財務6．損耗單部門申請 店長審核 交電腦員制單 驗貨員、防損員、部門主管簽名確認 店長簽名 執(zhí)行 白單交部門、黃單門店保存、紅單交財務 送單員交單到財務7．放行條7．1出貨攜帶人申請放行條 填寫放行條 部門管理人員簽名確認 驗貨員、防損員簽名確認 店長審核店長不當班由值班經理或防損主管簽名 放行（白單收貨存、黃單隨貨同行、紅色防損保存） 交白單及紅單 送單員交單到財務7．2收貨收貨 三聯(lián)單齊全 由驗貨員、防損員、營業(yè)員收貨 清點數(shù)量 收銀付款出電腦小票 驗貨員、防損員、營業(yè)員在小票上簽名確認 店長審核 三聯(lián)單及電腦小票交財務 送單員交單到財務8．生鮮收貨訂單、送貨單檢查 檢查生鮮質量 稱量 （凈重） 驗貨員、防損員簽名確認 交單登記 電腦員制單（一式三聯(lián)） 驗貨員、防損員簽名確認 店長審核 黃單門店保存、送貨單及二聯(lián)單交財務 送單員交單至財務9．贈品9．1入場攜帶人填單 簽名 部門主管審核 主管不當班時、主管助理審核 驗貨員、防損員簽名確認 店長審核店長不當班由值班經理或防損主管簽名貼贈品標簽 入場白單交部門、黃單門店保存、紅單交財務 送單員交單到財務9．2出場攜帶人填單 簽名 部門主管審核 主管不當班時、主管助理審核 驗貨員、防損員簽名確認 店長審核 出場 白單交部門、黃單門店保存、紅單交財務 送單員交單到財務第六章 日常操作指導第一節(jié) 商品資料維護與匯總商品資料內容廣泛，包括有：商品資料維護、商品資料匯總、商品資料批量設定、商品大小包裝設定、商品捆綁維護、商品輸入碼、供應商商品、商品條碼打印、打印標價簽、查詢標價簽打印、品牌資料維護、商品價格走勢、網絡商品資料匯總、網絡商品資料等等。但門店用得比較多的具體功能模塊是：商品資料維護、商品資料匯總、查詢標價簽打印等功能。 商品資料維護其中“商品資料維護”和“商品資料匯總”是系統(tǒng)對商品資料進行管理的基本操作，涉及新增商品和對系統(tǒng)中已有商品資料的維護。通過“商品資料維護”，將在HDPOS中建立起商品的基本、全面的信息，這些信息將成為HDPOS的信息流，伴隨實際的物流、資金流運轉?？梢哉f，商品的這些基本資料是商業(yè)企業(yè)進行商業(yè)經營管理的載體。系統(tǒng)中的任何商品，都是從“商品資料維護 ”開始的。商品資料維護的界面如下圖，對商品資料維護中包含的各種信息介紹如下：1）代碼（C）：是商品在系統(tǒng)中唯一的標識符號。商品的代碼可以是商品的條形碼、輸入碼、自編碼等。代碼由數(shù)字09 和26個英文字母組成，可以任意組合，最多13位。公司的商品代碼規(guī)定為六位數(shù)字。2）名稱：是指商品代碼所指的商品的商業(yè)上的名稱。3）類別：是商品所屬的類別編碼。HDPOS中對商品進行類別管理，每種商品屬于一種類別，一種類別下可以有多種商品。商品的類別碼是由數(shù)字1 9 和26個英文字母組成，可以任意組合。我公司的類別有三類，即由字母表示的大類、由一個字母加兩個數(shù)字組成的中類、由一個字母四個數(shù)字組成的小類。4）倉位：倉位是商品的基本存儲單位。倉位同其它元素的關系如下：5）商品與倉位：每個商品單品都必須屬于一個特定的倉位，一個倉位可以有多個商品；6）供應商與倉位：供應商或結算單位的應付款結算是以倉位為單位進行的。系統(tǒng)中，供應商并不直接和倉位建立關系，而是通過商品作為“橋梁”，即：供應商供應商品商品屬于倉位，從而在“供應商”和“倉位”之間建立了確定的“多對多”關系；7）客戶與倉位：客戶或結算單位的應收款結算是以倉位為單位進行的。系統(tǒng)中，客戶并不直接和倉位建立關系，而是通過商品作為“橋梁”，即：向客戶批發(fā)商品商品屬于倉位，從而在“客戶”和“倉位”之間建立了確定的“多對多”關系；8）員工：系統(tǒng)中建立了“員工”和“倉位”的關系，即“員工所屬倉位”，這種關系表明“員工”在所有單據(jù)操作和數(shù)據(jù)瀏覽中只能看