【文章內(nèi)容簡介】 的標準和共同的行為準則。手冊系統(tǒng)地、原則地規(guī)定了各項OHS職責(zé)和程序，以協(xié)調(diào)體系的有效性。OHS管理手冊又是組織各級OHS管理人員實施OHS管理與控制的根本依據(jù)，當(dāng)組織內(nèi)其他OHS管理方面的標準和制度與OHS管理手冊相抵觸時，應(yīng)服從OHS管理手冊的規(guī)定。是組織向上級主管部門、需方或第三方提供OHS保證能力和水平的文字表述。 此外，編制OHS管理手冊的還可達到如下目的：——描述組織的方針、目標、承諾、程序和要求，展示組織OHS管理體系重點解決的問題；——總體描述和實施有效的OHS管理體系；——提供改進的常規(guī)控制，促進管理活動；——為審核OHS管理體系提供文件依據(jù)；——OHS管理體系情況改變時，保證體系及要求的連續(xù)性；——按OHS管理體系的要求和相應(yīng)方法培訓(xùn)人員；——向組織各級管理者展示組織職業(yè)安全衛(wèi)生管理的總框架；——向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑；——明確各部門的職責(zé)與相互關(guān)系；——對外介紹OHS管理體系；——證明其自身OHS管理體系符合標準規(guī)定。二．編寫OHS管理手冊的原則 編寫OHS管理手冊應(yīng)遵循下列原則：1．指令性原則OHS管理手冊由組織最高管理者批準簽發(fā)并正式發(fā)布。手冊中的各項規(guī)定是組織全體員工（包括組織最高管理者）都必須遵守執(zhí)行的組織內(nèi)部法規(guī)，它能夠防止人為的隨意性，保證OHS管理的連續(xù)性和OHS管理體系的有效性。因此，手冊的各項規(guī)定內(nèi)容應(yīng)具指令性，措詞應(yīng)嚴謹，表達要明確，嚴格限制使用“應(yīng)該”、“必須”、“可以”、“允許”等詞匯。2．目的性原則OHS管理手冊應(yīng)圍繞明確的OHS方針、目標，對為實現(xiàn)OHS方針、目標所要開展的各項活動作出規(guī)定。這些活動的重點是掌握現(xiàn)存的或潛在的OHS風(fēng)險，適時地采取糾正或預(yù)防措施，并提供必要的依據(jù)。3．符合性原則OHS管理手冊應(yīng)符合政府和其他第三方發(fā)布的有關(guān)各項法規(guī)、條令、標準和國際公約的規(guī)定，同時還應(yīng)適合其他的環(huán)境條件，OHS管理體系應(yīng)具有環(huán)境適應(yīng)性。4．系統(tǒng)性原則OHS管理手冊所闡述的OHS管理體系，應(yīng)當(dāng)具有整體性和層次性。OHS管理手冊應(yīng)就生產(chǎn)全過程中各階段影響OHS的技術(shù)、管理和人員的因素進行控制并作出規(guī)定。手冊所闡述的OHS管理體系，應(yīng)當(dāng)結(jié)構(gòu)合理、接口明確、層次清楚、各項活動有序而且連續(xù)。手冊應(yīng)按照OHSMS標準規(guī)定的體系要素的要求，對形成和影響OHS風(fēng)險的所有活動，系統(tǒng)地規(guī)定控制方法和要求。要從整體的觀點出發(fā)，對形成OHS管理體系的所有要素進行闡述，作出明確規(guī)定。要突出重點，著重敘述OHS活動控制程序，內(nèi)容可包括：目的、內(nèi)容、要求、責(zé)任和參與的部門、原則性的方法、手段、步驟、協(xié)調(diào)和銜接方式等。5．協(xié)調(diào)性原則OHS管理手冊中各項規(guī)定之間，OHS管理手冊與組織其它OHS文件之間，必須協(xié)調(diào)一致。首先，手冊中的各項規(guī)定之間要協(xié)調(diào)；其次，手冊與組織其它文件（管理程序、標準、制度）之間要協(xié)調(diào)。OHS管理是組織管理的一個環(huán)節(jié)，手冊又是OHS管理的綱領(lǐng)性文件，其它文件都是手冊的細化和展開，這就要求它們必須相互協(xié)調(diào)，無論是在手冊編寫階段，還是在體系運行階段，都應(yīng)該及時記錄、處理手冊中的規(guī)定與目前管理標準不一致的部分。6．可行性原則手冊中的規(guī)定，應(yīng)從組織生產(chǎn)的實際情況出發(fā)，能夠做到或者經(jīng)過努力可以達到，某些規(guī)定和要素，盡管內(nèi)容先進，如果組織不具備實施條件，可以暫不列入手冊，但有兩點必須注意：（1）在法規(guī)、標準和合同中已規(guī)定必須執(zhí)行的要素必須列入；（2）絕不能因組織原有的管理基礎(chǔ)薄弱、員工素質(zhì)不高，組織就可以用可行性原則為借口，提出保留或保持一些落后的要求，把手冊的水平降低。7．先進性原則手冊的各項規(guī)定，應(yīng)當(dāng)在總結(jié)組織OHS管理實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，盡可能采用國內(nèi)外的先進標準、技術(shù)和方法，加以科學(xué)化、規(guī)范化，納入手冊。8．可檢查性原則可檢查性是指手冊的各項規(guī)定不但要明確，而且要有以定量為主的考核要求，便于實施監(jiān)督和審核。例如，對OHS控制活動而言，至少應(yīng)規(guī)定：目的、適應(yīng)范圍、控制方法、責(zé)任部門、配合部門、控制內(nèi)容及具體要求等等。這樣編制出來的手冊有可檢查性，也只有可檢查與可考核的手冊，方能真正認真實施。手冊內(nèi)容要簡煉，重點要突出。OHS管理手冊內(nèi)容即要有系統(tǒng)性，又要避免面面俱到、冗長重復(fù)。它不可能象具體工作標準或管理制度那樣詳盡，對各要素內(nèi)容、要素間的關(guān)系和控制程序只需概括地作出原則規(guī)定。在描述時，要求文字準確、語言精煉、結(jié)構(gòu)嚴謹，還要通俗易懂，以便組織內(nèi)全體員工能理解和掌握。概括起來就是：系統(tǒng)闡述，突出重點；層次清楚，協(xié)調(diào)統(tǒng)一；整體優(yōu)化，切實可行；OHS管理手冊在深度和廣度上可以不同，確決于組織的性質(zhì)、規(guī)模、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)組織的實際需要。對于中、小型組織，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)組織為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。三．OHS管理手冊編寫工作程序 OHS管理手冊是OHS管理體系的設(shè)計階段形成的文件，該文件應(yīng)當(dāng)按照OHSMS體系分析的結(jié)果，對體系的構(gòu)成、各要素的內(nèi)容及其相互之間的聯(lián)系作出系統(tǒng)、明確和原則的規(guī)定，在初始評審和體系設(shè)計后編制。編制OHS管理手冊工作程序如圖所示。1． 資料收集與分析；— 需要收集的主要資料包括：l 組織機構(gòu)現(xiàn)狀；l 各部門職責(zé)和權(quán)限現(xiàn)狀（各部門確認的）；l 各部門需要解決的工作接口問題和其他問題；l 現(xiàn)有各種管理制度和作業(yè)程序以及各有關(guān)部門的執(zhí)行情況的說明；l 現(xiàn)有的各種技術(shù)標準、規(guī)范以及各部門執(zhí)行情況的說明?！?資料分析l 評價現(xiàn)有機構(gòu)及職能是否完善，列出需完善的職能清單；l 評價工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、解決的工作接口問題的清單； l 評價現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調(diào)整或作廢的文件方案。 2．職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定；— 現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限調(diào)查；— 列出需要調(diào)整或補充的職責(zé)和權(quán)限的清單；— 提出調(diào)整或補充職責(zé)和權(quán)限的議案；— 有關(guān)部門討論，提出修改意見；— 由組織最高管理層研究決定；— 發(fā)布有關(guān)明確職責(zé)和權(quán)限的文件；— 在編寫文件和運行過程中發(fā)現(xiàn)需進一步明確或補充的問題應(yīng)隨時決定并補充發(fā)文。3．確定管理手冊結(jié)構(gòu)；4．落實手冊編寫的組織工作；5．制定編寫手冊的工作計劃。圖52 編制OHS管理手冊的工作程序四．OHS管理手冊的內(nèi)容1）內(nèi)封面：組織名稱；組織標準編號；手冊標題；符合標準的版次；手冊的發(fā)行版本、手冊編碼、手冊發(fā)放控制號。2）批準頁：聲明手冊是OHS管理體系的綱領(lǐng)性文件，是全體員工必須遵守的法則；最高管理者批準發(fā)布實施的命令（含最高管理者簽字），批準發(fā)布日期和實施日期。3）適用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域：應(yīng)清楚表明手冊和體系文件的適用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。包括組織的行政范圍、地理范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。4）對OHS管理者代表的任命書。5）目錄：應(yīng)列出手冊各章、節(jié)的題目和頁碼，包括章、節(jié)的主要附錄等；6）組織的概況：單位的名稱、地址及通訊方法。也可包括如生產(chǎn)經(jīng)營、地理位置、主要背景、歷史和規(guī)模等。7）術(shù)語和定義：手冊應(yīng)盡量使用公認術(shù)語和定義，但需要時可根據(jù)本組織實際規(guī)定不同含義的詞，或?qū)μ囟ㄐg(shù)語規(guī)定特定含義；8）領(lǐng)導(dǎo)承諾：明確提出組織的承諾（最高管理者簽字）。9）OHS方針：明確提出組織的OHS方針（最高管理者簽字）。10）組織機構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限：明確本組織內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置（可給出組織機構(gòu)圖）、各職能部門職責(zé)權(quán)限（可給出職責(zé)分配圖）、隸屬工作關(guān)系。11）體系要素描述：是對OHS管理體系17個要素和OHS管理體系管理程序的簡要描述，包括程序的適用范圍和內(nèi)容，該程序的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)與任務(wù)，對該程序的控制及要求等；同時為程序文件提供了查詢途徑，即要附上相關(guān)程序文件編號和名稱。這部分一般按要素及其層次劃分章節(jié)進行闡述。在編寫OHS管理手冊時，可以將幾項要素合為一個要素，在一章中闡述，也可將一項要素分別寫出，但一定要覆蓋17個要素，闡明各要素之間的聯(lián)系和區(qū)別。章節(jié)的順序，一般可按OHSMS標準中所列出各體系要素的順序編排。這些要素可按下列內(nèi)容編寫：l 概述（或目標、總則）。闡明該要素的目標和實施該要素應(yīng)遵循的準則。要素的目標是指其職能發(fā)揮至最佳狀態(tài)時應(yīng)達到的期望目標；l 職責(zé)：描述此要素的責(zé)任部門，協(xié)助部門；l 內(nèi)容要求：要素要求的一定要寫到；l 相關(guān)文件。體系要素描述應(yīng)注意的事項：① 無程序要求的要素（如OHS方針、目標與指標、組織機構(gòu)與職責(zé)、OHS管理體系文件、管理評審等）盡量在手冊一級文件中敘述清楚：② 有要求制定程序的要素，簡要描述，詳見程序；③ 按標準要求寫，盡量貼近組織的實際操作情況。12）支持性資料附錄：該附錄可含有支持手冊的資料（包括程序文件一覽表、作業(yè)文件一覽表、OHSMS記錄一覽表和手冊更改記錄表等）。六． 手冊的批準、發(fā)布和控制1）手冊發(fā)布前，手冊編寫責(zé)任人應(yīng)對手冊的風(fēng)格、內(nèi)容、格式、職責(zé)與接口進行審查；各部門領(lǐng)導(dǎo)會簽以確認手冊中規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限、接口方式和活動原則；由最高管理者對其進行最終的審查，以保證清晰、準確、適用和結(jié)構(gòu)合理。也可請使用者對手冊的可行性進行評定和評論。然后批準發(fā)行，并在所有文件中標出批準的識別標記；2）經(jīng)批準的手冊發(fā)放的辦法應(yīng)保證所有使用者都能適當(dāng)使用，保證合理發(fā)放和控制；3）應(yīng)規(guī)定手冊編制、控制和更改協(xié)調(diào)辦法。OHS管理體系文件的內(nèi)容 按照體系文件的層次分類可知，OHS管理體系文件可有管理手冊、程序文件、作業(yè)文件（即工作指令、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格證據(jù)等）。1. 管理手冊根據(jù)OHSMS標準及本組織職業(yè)安全衛(wèi)生方針、目標全面地描述本組織OHS管理體系的文件，主要供組織內(nèi)的中、高層管理人員和提供客戶以及第三方審核機構(gòu)審核時使用，集中表述本組織的OHS保證能力。OHS管理手冊的內(nèi)容通常包括如下內(nèi)容：l 方針、目標、指標和管理方案；l OHS管理、運行、審核或評審工作的崗位職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系；l 關(guān)于程序文件的說明和查詢途徑；l 關(guān)于手冊的評審、修改和控制規(guī)定。管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決于組織的性質(zhì)、規(guī)模、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)組織的需要為前提。2. 程序文件根據(jù)本組織OHS管理手冊的要求，為達到既定的職業(yè)安全衛(wèi)生方針、目標所需要的程序和對策，描述實施OHS管理體系要素涉及的