接待工作指引與操作手冊(cè)(編輯修改稿)
2025-06-10 00:14 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 關(guān)系到接待質(zhì)量和效果的好壞。信息搜集的主要內(nèi)容包括：來訪單位、目的、時(shí)間、人數(shù)、名單、職務(wù)、行程安排、航班（車次）信息、入住酒店、車牌號(hào)、國(guó)籍、喜好、是否攜帶禮物，及其他特殊要求等。（二）資源協(xié)調(diào)，例如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的提供、接待服務(wù)的支持、會(huì)議場(chǎng)地布置、工作人員和費(fèi)用預(yù)算的落實(shí)等。接待對(duì)口部門必須就接待所涉及的所有方面與相關(guān)部門進(jìn)行充分的溝通、協(xié)調(diào)。：機(jī)場(chǎng)、酒店、會(huì)務(wù)公司、外租場(chǎng)地、媒體、監(jiān)管部門、政府機(jī)關(guān)等。三、接待安排（一）日程安排。與來訪單位進(jìn)行充分溝通，確認(rèn)并安排好來訪期間的日程，制作詳盡的日程表或會(huì)晤指南。（二）會(huì)議安排。包括會(huì)議室/接待室的提前預(yù)定或租用；落實(shí)會(huì)議名牌的打印制作、鮮花植物擺放、茶水點(diǎn)心配備；擬定會(huì)議議程、制作會(huì)議及介紹材料；視需要安排攝影攝像、翻譯、速記等。（三）參觀安排。包括參觀路線的設(shè)定、參觀部門溝通協(xié)調(diào)、景觀設(shè)備確認(rèn)、參觀解說詞的撰寫、安全保衛(wèi)等。（四）用餐安排。根據(jù)實(shí)際情況，需要安排與來訪客人用餐時(shí)，要區(qū)分工作餐和正式宴請(qǐng)的區(qū)別。正式宴請(qǐng)需充分考慮客人的口味、偏好、忌口等。注重不同國(guó)家、民族、地方菜系的選擇和酒類的選擇，尊重客人的飲食習(xí)慣、風(fēng)俗習(xí)慣等。通過細(xì)微之處的關(guān)懷，給客人留下美好的印象。（五）禮品安排。如果來訪客人準(zhǔn)備了禮物，則應(yīng)做到禮尚往來，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候安排交換禮物的環(huán)節(jié)。事先需要了解對(duì)方禮物的大小、品種、特點(diǎn)甚至價(jià)格等信息，以便準(zhǔn)備相應(yīng)規(guī)格的禮物。如果來訪客人未攜帶禮物，則可根據(jù)實(shí)際需要，選擇準(zhǔn)備一些具有平安特色、地方特色的禮品或行銷輔助品予以贈(zèng)送。（六）游覽安排（略）（七）應(yīng)急預(yù)案。在特殊的情況之下，如疫情、氣候、地理?xiàng)l件等不可測(cè)因素存在的情況下，應(yīng)提前制定相關(guān)應(yīng)急預(yù)案，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；在中途可能更改的接待環(huán)節(jié)中，應(yīng)提前制定輔助方案，并做好相關(guān)安排。（八）接待安排表。接待安排表（見附表2）是每次接待工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，是經(jīng)過反復(fù)與來訪單位及內(nèi)部相關(guān)部門溝通確定的程序安排，參與接待的所有相關(guān)部門及工作人員務(wù)必人手一份，嚴(yán)格執(zhí)行，并按照要求提前做好相應(yīng)準(zhǔn)備，各司其職。確保接待各個(gè)環(huán)節(jié)的順利銜接。接待安排表內(nèi)容包括來訪方面的單位名稱、來訪目的、來訪方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的準(zhǔn)確姓名及職務(wù)、參與接待的我方領(lǐng)導(dǎo)名單、雙方聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式、整體接待安排的準(zhǔn)確信息和注意事項(xiàng)，以及參與接待人員的工作要求等。四、接待總結(jié)與信息記錄
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