【文章內(nèi)容簡介】 ”信息的過程）。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”（工作流是其中一種相對有序的協(xié)同工作方式）。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率?！　∥?、辦公自動化系統(tǒng)要求完整的安全性控制功能　　辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息一般涉及稅務(wù)機關(guān)的機密，而且不同的辦公人員在不同的時刻對辦公信息的處理權(quán)限也是不同的，因此安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件?！　《悇?wù)機關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。　　當然，安全性的完整實現(xiàn)有賴于制定和執(zhí)行嚴格的規(guī)章制度與管理規(guī)程?！×⑥k公自動化系統(tǒng)應(yīng)能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet。　　辦公自動化系統(tǒng)決不是獨立的應(yīng)用系統(tǒng)。在任何一個單位內(nèi)部都存在著其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，如MIS、專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)等等，它們與辦公自動化系統(tǒng)是互相聯(lián)系的，例如專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的統(tǒng)計結(jié)果報表成為辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的一項辦公信息，反之辦公自動化系統(tǒng)的一項輸出如正式公文是專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的信息計算與處理依據(jù)。因此辦公自動化系統(tǒng)必須能夠集成單位內(nèi)部的其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)?！　〈送猓S著Internet技術(shù)的普及和應(yīng)用，辦公自動化系統(tǒng)作為Intranet的重要應(yīng)用必須能夠與Internet相連接，包括電子郵件、Web發(fā)布等等，這不僅溝通了稅務(wù)機關(guān)內(nèi)外的信息、對外宣傳了稅務(wù)機關(guān)單位，而且還可以進一步提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實現(xiàn)電子商務(wù)與參與電子社區(qū)。第二節(jié) 辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用　　Notes是一個應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、運行平臺。郵件應(yīng)用是最基本的應(yīng)用，稅務(wù)機關(guān)辦公系統(tǒng)的建設(shè)從郵件系統(tǒng)開始，應(yīng)該作為第一步的應(yīng)用，盡快投入使用。除此之外，應(yīng)組織應(yīng)用開發(fā)人員調(diào)查群件應(yīng)用需求，分階段逐步投產(chǎn)各種群件應(yīng)用?！　∪杭?yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、運行可以在各級部門層次上進行。由相應(yīng)層次的單位管理與實施?！　《悇?wù)機關(guān)辦公應(yīng)用系統(tǒng)主要組成部分包括電子郵件、文件傳輸、綜合辦公、綜合信息服務(wù)、綜合辦公系統(tǒng)、決策支持等部分，其中綜合辦公系統(tǒng)包括公文管理、稅務(wù)信息管理、簽報、報告管理、會議系統(tǒng)等子系統(tǒng)。應(yīng)用之一：電子郵件和文件傳輸由于Notes是一個基于客戶機/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)的具有存儲轉(zhuǎn)發(fā)功能的電子郵件系統(tǒng)，所以系統(tǒng)安裝完畢以后，即可以用它收發(fā)郵件。這樣的郵件體系具有良好的用戶界面、可定制的郵件風格和可管理的郵件信息。在文件傳輸方面，郵件系統(tǒng)提供了通過附件郵寄文件（或報表）的服務(wù)，也可以通過Lotus Domino/Notes提供的應(yīng)用程序接口（Notes API）自動地轉(zhuǎn)交應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的實際數(shù)據(jù)。系統(tǒng)在提供郵件或文件傳遞的過程中，可以向發(fā)送者返回傳遞過程信息和對方收件情況。這樣，我們能夠保障資料是否確且被對方收到。應(yīng)用之二：綜合信息服務(wù)由于Lotus Domino/Notes對平臺、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的開放性，可成為企業(yè)級事實上的信息存訪中心（即所有的信息通過Notes獲得）。因此，我們可以開發(fā)和提供綜合的信息服務(wù)。就其來源和用途的區(qū)別，可以分成以下幾類：動態(tài)公共信息。如新華社的每日電訊、國家信息中心的每日信息等。一般靜態(tài)公共信息。如國家的法規(guī)和條例，列車和航班信息等。內(nèi)部公共信息。如規(guī)章制度、文件、機構(gòu)分布信息、人事信息和聯(lián)系電話等。稅務(wù)信息等。綜合信息服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)工作，應(yīng)當反映其“綜合”和“服務(wù)”兩個特點。具體地，該系統(tǒng)應(yīng)具備以下特征：全面。盡可能全面地涵蓋各類信息來源。及時。盡可能快捷地反映國家和各級稅務(wù)機構(gòu)的方針政策。支持交互處理。允許相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)或辦公人員在瀏覽信息的同時進行相應(yīng)的處理。應(yīng)用之三：綜合辦公系統(tǒng)由于辦公業(yè)務(wù)涉及面廣且影響到長期形成的工作習慣，所以，應(yīng)盡量簡化辦公自動化的運行過程，以此保障該應(yīng)用系統(tǒng)可以為多數(shù)人接受。開發(fā)的模塊應(yīng)當易于維護、易于擴充和修改，并且更重要的是，易于使用。綜合辦公系統(tǒng)包括以下幾個模塊：電子報刊與公告牌。重要辦公消息可以在指定的地方向預(yù)定的范圍內(nèi)工作人員發(fā)布，這類公告牌實際上是廣播型電子郵件的演變，但是更加正式和莊重。問題研討。包括問題的提出和答案的征集，這是讓人們參與的有效方式。建議和意見?？梢詣?chuàng)建建議/意見、對其答復(fù)和對答復(fù)的答復(fù)。人員日程安排。在部門內(nèi)或機構(gòu)內(nèi)，按照指定的權(quán)限，可以查閱有關(guān)人員的行程、去向和日程安排。任務(wù)追蹤。按照上下級的隸屬關(guān)系，可以提供領(lǐng)導(dǎo)追蹤某項任務(wù)完成的情況或目前所處的狀態(tài)。公文管理（包括形成，編輯，收發(fā)等）。公文管理是一項非常典型的工作流，從草擬到編輯，到領(lǐng)導(dǎo)批閱，到發(fā)放，到歸檔。這樣的流程涉及對文書（非結(jié)構(gòu)信息）的管理、編輯和查詢，涉及到按權(quán)限審核和批準的過程。對這樣的流程的自動化管理是信息部門長期追求的目標，也將大大提高文書檔案的處理效率。會議系統(tǒng)。主要包括會議的計劃，人員安排和會議資料的整理和管理。出差申請。在這里，涉及到出差的目的、日程和費用情況。其它審批過程。應(yīng)用之四：Internet連接目前稅務(wù)機關(guān)辦公系統(tǒng)可以提供以下涉及國際互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)：瀏覽資源管理。將Internet上有關(guān)站點的信息統(tǒng)一下載到服務(wù)器上，使用Domino /Notes 的自動頁面更新功能以維護這樣的信息。由于Notes是一個文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，信息在其中可以在必要的情況下轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫形式，以得到高效的檢索和查詢等操作。發(fā)布信息管理。統(tǒng)一組織和發(fā)布需要向Internet上公開發(fā)布的信息。來自辦公信息網(wǎng)外部的郵件的管理?？梢栽?