電子文件概述ppt課件(編輯修改稿)
2025-05-28 18:11 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”（ Digital Records）。它具有計(jì)算機(jī)中的文件（ files）屬性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，文件 (files)是計(jì)算機(jī)保存信息的基本形式，既使要保存一個(gè)字節(jié)的信息，也必須把它當(dāng)作一個(gè)文件 (file)來(lái)保存，必須賦予它文件名 (filename)和擴(kuò)展名（ .EXT name），一般以擴(kuò)展名來(lái)區(qū)分不同格式的文件（ files）。不同格式的文件往往有不同的編碼方式，其屬性也不同。 第二，電子文件是文件（ Records）的一種類型，應(yīng)該具有文件（ Records）的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。 2022/5/29 文件 （ Records) 數(shù)字信息 (files) 電子文件 Electronic Records 2022/5/29 電子文件也具有內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三個(gè)基本要素。 內(nèi)容信息是電子文件的核心要素，文件所要傳達(dá)的對(duì)象，表達(dá)的意圖、以及日后作為參考和憑證，全都需要通過文件的內(nèi)容信息來(lái)獲知。 電子文件的背景信息不只是提供了文件的來(lái)龍去脈和與其他文件的關(guān)聯(lián)，而且還可能含有發(fā)文與收文機(jī)構(gòu)的沿革和職能描述、文件保管系統(tǒng)的功能要求和系統(tǒng)環(huán)境信息等等。 結(jié)構(gòu)是文件內(nèi)容所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式，過去我們可以通過紙質(zhì)文件的外觀、文體格式來(lái)識(shí)別文件，用各種物理和化學(xué)的方法來(lái)整理排列和保護(hù)文件，那時(shí)文件的結(jié)構(gòu)對(duì)于我們是外在的和直觀的。然而對(duì)于電子文件，情況就復(fù)雜很多，構(gòu)成文件的不再是肉眼可認(rèn)的文字，而是只有計(jì)算機(jī)才能理解的數(shù)字代碼，文件的載體也不再是可以直接書寫的材料，而是磁或光的介質(zhì)；文件的排列也不再是整整齊齊地排放在文件架上伸手可及，電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的，只有計(jì)算機(jī)通過讀取專門的描述信息才能判斷其存放的特定位置。 對(duì)于電子文件，其結(jié)構(gòu)是指便于存取、參考和其他目的而提供的文檔。 2022/5/29 三、電子文件的類型 （一）按電子文件的信息存在形式分類 ?1．文本文件（ Text），或稱為字（表）處理文件 ?2．?dāng)?shù)據(jù)文件（ Data），亦可稱為數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件 ?3．圖形文件（ Graphic） ?4．圖像文件（ Image） ?5．影像文件（ Video） ?6．聲音文件（ Audio ?7．命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序護(hù) (Program) 2022/5/29 三、電子文件的類型 （二）按文件的功能分類 ?可分為主文件、支持性、輔助性和工具性文件。 ?主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。 ?支持性文件主要是指生成和運(yùn)行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件，多媒體軟件等。 ?輔助性和工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件 。 2022/5/29 三、電子文件的類型 （三）按文件的生成方式分類 ?可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件（原生性的文件）和將紙質(zhì)和將紙質(zhì)或其他形體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件（再生性電子文件）。 2022/5/29 三、電子文件的類型 （四）按可否形成硬拷貝分類 ?電子文件有的是可以復(fù)制在硬拷貝（如紙張、膠片）上的，但有的只能以數(shù)字方式存在，無(wú)法有效地復(fù)制到硬拷貝上，即無(wú)法將其內(nèi)容完整地顯現(xiàn)在硬拷貝上。 ?可分為： ?絕對(duì)電子文件 ?是指目前暫無(wú)法形成硬拷貝的那類數(shù)字文件，它只能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行才能表達(dá)創(chuàng)建該數(shù)字信息資源思想的內(nèi)容。例如，多媒體產(chǎn)品、網(wǎng)頁(yè)、 3D圖像、聲音、視頻等。越來(lái)越多的有價(jià)值的電子文件只能以數(shù)字形式被管理、保存和使用。 ?非絕對(duì)的電子文件 ?非絕對(duì)電子文件是可以形成硬拷貝并表達(dá)原來(lái)的創(chuàng)作思想內(nèi)容的電子文件，如以 PDF、 WORD格式等形成的文件。 2022/5/29 四、電子文件的生命周期 文件生命周期理論的基本內(nèi)容可以概括為三方面： ?文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程； ?這一過程依文件價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段； ?文件在每一階段因其特定的價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對(duì)象，保存場(chǎng)所和管理形式之間存在一種對(duì)應(yīng)關(guān)系。 2022/5/29 四、電子文件的生命周期 電子文件生命周期（ The Life Cycle
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1