電子文件概述ppt課件(編輯修改稿)
2025-05-28 18:11 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 文件是由電子計算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”（ Digital Records）。它具有計算機(jī)中的文件（ files）屬性。在計算機(jī)系統(tǒng)中，文件 (files)是計算機(jī)保存信息的基本形式，既使要保存一個字節(jié)的信息，也必須把它當(dāng)作一個文件 (file)來保存，必須賦予它文件名 (filename)和擴(kuò)展名（ .EXT name），一般以擴(kuò)展名來區(qū)分不同格式的文件（ files）。不同格式的文件往往有不同的編碼方式，其屬性也不同。 第二，電子文件是文件（ Records）的一種類型，應(yīng)該具有文件（ Records）的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。 2022/5/29 文件 （ Records) 數(shù)字信息 (files) 電子文件 Electronic Records 2022/5/29 電子文件也具有內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三個基本要素。 內(nèi)容信息是電子文件的核心要素，文件所要傳達(dá)的對象，表達(dá)的意圖、以及日后作為參考和憑證，全都需要通過文件的內(nèi)容信息來獲知。 電子文件的背景信息不只是提供了文件的來龍去脈和與其他文件的關(guān)聯(lián)，而且還可能含有發(fā)文與收文機(jī)構(gòu)的沿革和職能描述、文件保管系統(tǒng)的功能要求和系統(tǒng)環(huán)境信息等等。 結(jié)構(gòu)是文件內(nèi)容所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式，過去我們可以通過紙質(zhì)文件的外觀、文體格式來識別文件，用各種物理和化學(xué)的方法來整理排列和保護(hù)文件，那時文件的結(jié)構(gòu)對于我們是外在的和直觀的。然而對于電子文件，情況就復(fù)雜很多，構(gòu)成文件的不再是肉眼可認(rèn)的文字，而是只有計算機(jī)才能理解的數(shù)字代碼，文件的載體也不再是可以直接書寫的材料，而是磁或光的介質(zhì)；文件的排列也不再是整整齊齊地排放在文件架上伸手可及，電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的，只有計算機(jī)通過讀取專門的描述信息才能判斷其存放的特定位置。 對于電子文件，其結(jié)構(gòu)是指便于存取、參考和其他目的而提供的文檔。 2022/5/29 三、電子文件的類型 （一）按電子文件的信息存在形式分類 ?1．文本文件（ Text），或稱為字（表）處理文件 ?2．?dāng)?shù)據(jù)文件（ Data），亦可稱為數(shù)據(jù)庫電子文件 ?3．圖形文件（ Graphic） ?4．圖像文件（ Image） ?5．影像文件（ Video） ?6．聲音文件（ Audio ?7．命令文件，亦稱計算機(jī)程序護(hù) (Program) 2022/5/29 三、電子文件的類型 （二）按文件的功能分類 ?可分為主文件、支持性、輔助性和工具性文件。 ?主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。 ?支持性文件主要是指生成和運(yùn)行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件，多媒體軟件等。 ?輔助性和工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件 。 2022/5/29 三、電子文件的類型 （三）按文件的生成方式分類 ?可分為計算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件（原生性的文件）和將紙質(zhì)和將紙質(zhì)或其他形體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件（再生性電子文件）。 2022/5/29 三、電子文件的類型 （四）按可否形成硬拷貝分類 ?電子文件有的是可以復(fù)制在硬拷貝（如紙張、膠片）上的，但有的只能以數(shù)字方式存在，無法有效地復(fù)制到硬拷貝上，即無法將其內(nèi)容完整地顯現(xiàn)在硬拷貝上。 ?可分為： ?絕對電子文件 ?是指目前暫無法形成硬拷貝的那類數(shù)字文件，它只能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行才能表達(dá)創(chuàng)建該數(shù)字信息資源思想的內(nèi)容。例如，多媒體產(chǎn)品、網(wǎng)頁、 3D圖像、聲音、視頻等。越來越多的有價值的電子文件只能以數(shù)字形式被管理、保存和使用。 ?非絕對的電子文件 ?非絕對電子文件是可以形成硬拷貝并表達(dá)原來的創(chuàng)作思想內(nèi)容的電子文件，如以 PDF、 WORD格式等形成的文件。 2022/5/29 四、電子文件的生命周期 文件生命周期理論的基本內(nèi)容可以概括為三方面： ?文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運(yùn)動過程； ?這一過程依文件價值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段； ?文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務(wù)對象，保存場所和管理形式之間存在一種對應(yīng)關(guān)系。 2022/5/29 四、電子文件的生命周期 電子文件生命周期（ The Life Cycle
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