【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ansfer）和轉(zhuǎn)載（ Migrate） 第四節(jié) 電子文件管理系統(tǒng) （二）拓展功能 知識(shí)收集功能 所謂 知識(shí)收集功能 ，是指及時(shí)獲取專家和員工頭腦中的技能和工作經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)收集，實(shí)時(shí)整理，隨時(shí)提供利用。 深度挖掘信息內(nèi)容功能 主動(dòng)提供利用功能 第四節(jié) 電子文件管理系統(tǒng) 第五節(jié) 電子文件管理現(xiàn)狀 一、信息技術(shù)在我國(guó)的廣泛應(yīng)用和電子文件的大量產(chǎn)生 二、我國(guó)電子文件管理的現(xiàn)狀和障礙 主要表現(xiàn)在四個(gè)方面： （ 1）是認(rèn)識(shí)上的障礙。 （ 2）電子文件的管理方法沒有完全確立。 （ 3）電子文件管理的軟、硬件沒有配套。 （ 4）管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不能適應(yīng)電子文件管理的需要。 本 章 結(jié) 束 賦予結(jié)構(gòu) 編排于 授權(quán)于 負(fù)責(zé) 履行 授權(quán) 文件 職能 /效用 業(yè)務(wù)活動(dòng) 文件格式 文件系列 文件系統(tǒng) 原始辦公室 /形成者 利用 決定信息視圖和利用 決定查詢點(diǎn) 以整理結(jié)果支持 決定信息內(nèi)容 決定信息聯(lián)系 是其證據(jù) 形成 安排 定義 管理 包含 文件、業(yè)務(wù)活動(dòng)、職能、文件系統(tǒng)等各要素關(guān)系圖 第三章 電子文件的鑒定 第一節(jié) 電子文件鑒定的內(nèi)容 一、電子文件鑒定工作重要性的提升 由于形成、傳輸和利用的方便，電子文件的數(shù)量巨增，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)文件，盡管這些文件的儲(chǔ)存空間小于紙質(zhì)文件，但是，一則這些文件并非都具有長(zhǎng)久保存的價(jià)值；二則數(shù)量巨大的電子文件會(huì)增加電子信息的負(fù)擔(dān)，既降低系統(tǒng)響應(yīng)檢索提問的速度，也增加維護(hù)保管的費(fèi)用。 電子文件的鑒定 是指根據(jù)有關(guān)規(guī)定鑒別電子文件的檔案價(jià)值，確定其保管期限，刪除、銷毀已積累但無保存價(jià)值的電子文件。 在電子文件管理中，文件一經(jīng)產(chǎn)生，所經(jīng)歷的第一個(gè)環(huán)節(jié)就是鑒定，檔案工作的其他一切環(huán)節(jié)都緊隨其后。從這點(diǎn)上說鑒定在順序上是居首位的。沒有鑒定也就沒有其他工作產(chǎn)生的必要。另一方面，鑒定工作又是控制文件質(zhì)與量的關(guān)口，文件是否要作為檔案進(jìn)行保存，保存數(shù)量的多少和時(shí)間的長(zhǎng)短都是由鑒定決定的。從這一點(diǎn)而言，鑒定在重要性上又是居第一位的。因此，把鑒定作為電子文件管理的控制核心，是對(duì)鑒定地位的重新認(rèn)識(shí)。 二、電子文件鑒定的內(nèi)容、特點(diǎn)和程序 （一）電子文件鑒定的內(nèi)容 1. 內(nèi)容鑒定 內(nèi)容鑒定也稱為內(nèi)容價(jià)值鑒定或內(nèi)容分析，是指根據(jù)電子文件自身的狀況和信息內(nèi)容來確定電子文件的檔案價(jià)值和保管期限。即根據(jù)電子文件所含信息的有用性和社會(huì)需求，鑒定電子文件的實(shí)用價(jià)值和歷史意義，并在此基礎(chǔ)上確定其保管期限。這是傳統(tǒng)鑒定工作的核心。 2. 技術(shù)鑒定 技術(shù)鑒定是指根據(jù)電子文件保存、識(shí)讀等方面的技術(shù)狀況來確定電子文件的檔案價(jià)值和保管期限。 內(nèi)容價(jià)值鑒定和技術(shù)鑒定這兩個(gè)要素對(duì)于確定電子文件的保存價(jià)值來說缺一不可，這就要求電子文件的鑒定從內(nèi)容和技術(shù)狀況兩個(gè)方面同時(shí)展開，并最終將兩個(gè)方面的鑒定結(jié)果聯(lián)系起來，綜合判定電子文件的保存價(jià)值。 第一節(jié) 電子文件鑒定的內(nèi)容 （二）電子文件鑒定的特點(diǎn) 多維性 首先，是其鑒定范圍的拓寬，使得電子文件鑒定不僅僅要鑒定其內(nèi)容上的有用性，還要對(duì)其文件屬性、文件技術(shù)狀況進(jìn)行鑒定。其次，電子文件的鑒定工作不像傳統(tǒng)文件那樣只是在文件運(yùn)行的一個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，而是在電子文件管理的許多環(huán)節(jié)都存在，這就使得電子文件鑒定與多項(xiàng)工作相聯(lián)系，內(nèi)容上有很多交叉的地方。 連續(xù)性 從文件的形成、辦理、歸檔到存儲(chǔ)、開放、利用、銷毀整個(gè)過程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有鑒定的身影。 分散性 分散性是指電子文件鑒定需要多方承擔(dān)，而不是由檔案工作人員獨(dú)立完成。 風(fēng)險(xiǎn)性 電子文件鑒定工作的內(nèi)容比傳統(tǒng)文件鑒定更加復(fù)雜，這也就是說，鑒定過程中出現(xiàn)意外的幾率也就遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)文件的鑒定，電子文件的鑒定具有一定的風(fēng)險(xiǎn)。 第一節(jié) 電子文件鑒定的內(nèi)容 （三）電子文件鑒定的程序 ?我國(guó) 傳統(tǒng)的檔案價(jià)值 鑒定一般分三個(gè)階段來完成：即文書處理部門對(duì)應(yīng)歸檔材料的完整性鑒定和保管期限的劃分；檔案室對(duì)進(jìn)館前具有永久保存價(jià)值的檔案鑒定；館藏期滿檔案價(jià)值的鑒定。 ?電子文件的初次鑒定 主要是對(duì)電子文件的內(nèi)容價(jià)值進(jìn)行鑒定。它實(shí)際上是在電子文件形成、積累的同時(shí)完成的，在歸檔前就完成了。 ?電子文件的二次鑒定 ，是介質(zhì)歸檔鑒定，可以在介質(zhì)物理歸檔（實(shí)體歸檔）時(shí)，即將電子文件脫機(jī)保存到移動(dòng)載體上時(shí)進(jìn)行。鑒定內(nèi)容包括內(nèi)容價(jià)值鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面。 ?電子文件的三次鑒定 一般由機(jī)關(guān)（企事業(yè)）檔案室在電子文件保管期滿時(shí)進(jìn)行，也是一種全面鑒定，可結(jié)合電子文件的復(fù)制進(jìn)行。 ?電子文件的四次鑒定 是電子文件向檔案館信息系統(tǒng)移送時(shí)進(jìn)行，以確保進(jìn)入檔案館的電子文件信息具有永久保存的價(jià)值。 ?電子文件鑒定貫穿于電子文件管理的始終，因此也被稱為全過程鑒定。各環(huán)節(jié)的鑒定是相互聯(lián)系、相輔相成的，初次鑒定是基礎(chǔ)，二次、三次、四次鑒定是繼續(xù)和補(bǔ)充。 第一節(jié) 電子文件鑒定的內(nèi)容 第一節(jié) 電子文件鑒定的內(nèi)容 （四）電子文件鑒定工作的組織實(shí)施 ?在初次鑒定中，文件管理人員和檔案管理人員應(yīng)對(duì)文件的保存要求和鑒定過程向信息技術(shù)專家提出意見，以便在電子信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和軟硬件的選擇上符合檔案管理和鑒定的要求。信息技術(shù)人員還應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別和保留，并就電子文件的采集和維護(hù)提供專家意見。 ?電子文件二次鑒定是電子文件形成部門在檔案部門的協(xié)助下，對(duì)歸檔文件內(nèi)容、載體進(jìn)行鑒定、檢測(cè)，確定取舍，對(duì)其所需的軟硬件環(huán)境作出說明，并根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分其保管期限，提出在保管期限內(nèi)配套的軟硬件環(huán)境要求。 ?三次和四次鑒定是在電子文件作為檔案管理過程中進(jìn)行的，主要由檔案部門負(fù)責(zé)，會(huì)同有關(guān)部門人員一起進(jìn)行。其主要任務(wù)是對(duì)已到保管期限的電子文件重新審查鑒定，把失去保存價(jià)值的電子文件剔除銷毀。 第二節(jié) 電子文件的內(nèi)容鑒定 一、“直接鑒定法” 所謂“ 直接鑒定法 ”即是通過直接審查檔案來鑒定檔案的價(jià)值。它要求鑒定人員逐件逐張地審查文件，而不是根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題來判定其價(jià)值。 20世紀(jì) 80年代，隨著電子文件的大量產(chǎn)生和電子文件管理實(shí)踐的廣泛展開，人們開始對(duì)直接鑒定法持否定態(tài)度，指出電子文件數(shù)量過多，人們已無法“逐件逐張”地閱讀每一份文件原文；同時(shí)，電子文件的鑒定必須在一份文件產(chǎn)生之前，即在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就進(jìn)行，運(yùn)用直接鑒定法已無法開展工作。這確是直接鑒定法的兩大缺陷。 第二節(jié) 電子文件的內(nèi)容鑒定 二、現(xiàn)代“職能鑒定法” 北美和歐洲的一些檔案專家?guī)缀跏遣恢\而合地在 20世紀(jì) 80年代末期前后想到了采用一種更為宏觀的鑒定方法，并逐步發(fā)現(xiàn)這種方法非常適合于電子文件。這種宏觀鑒定思想的重點(diǎn)在于主要是通過文件形成者的職能，而不是文件的內(nèi)容來判斷文件的價(jià)值，這種方法被稱為現(xiàn)代“職能鑒定法”。 特里 特克將這種鑒定法稱之為“后保管鑒定法”。他提出鑒定方法從文件實(shí)體轉(zhuǎn)向文件的形成過程；從分析個(gè)別文件的性質(zhì)和特征，轉(zhuǎn)向更好地了解導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動(dòng)、事務(wù)處理和工作流程；從根據(jù)文件內(nèi)在價(jià)值或研究?jī)r(jià)值進(jìn)行鑒定，轉(zhuǎn)向鑒定形成者的重要職能、計(jì)劃和活動(dòng)并挑選出反映它們的最精煉文件永久保存。 根據(jù)文件形成者職能對(duì)文件價(jià)值進(jìn)行鑒定的理論和標(biāo)準(zhǔn)，從二十世紀(jì)早期的邁斯內(nèi)爾和卡林斯基時(shí)代開始就明確提出來了，現(xiàn)在人們賦予了這種鑒定方法新的時(shí)代意義。 何嘉蓀、傅榮校在 《 文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究 》 一書中指出：現(xiàn)代“職能鑒定”，尤其是用于電子文件的“職能鑒定”，關(guān)注的再也不是單份文件自身，而是形成文件的職能活動(dòng)，也就是文件廣義的來源；其分析的重點(diǎn)將是文件形成者的職能、計(jì)劃，所參與進(jìn)行的活動(dòng)及活動(dòng)中的有機(jī)聯(lián)系和業(yè)務(wù)的重要性 。 第二節(jié) 電子文件的內(nèi)容鑒定 三、對(duì)直接鑒定法和職能鑒定法的評(píng)價(jià) 近年來我國(guó)大多數(shù)檔案學(xué)者對(duì)直接鑒定法持否定態(tài)度。然而作為一種較為成熟的鑒定方法，直接鑒定法有其產(chǎn)生的合理性，在今天仍具有較為廣泛的生命力。 另一方面職能鑒定法雖然得到學(xué)者們的贊成和支持，但也有不少學(xué)者對(duì)職能鑒定方法作出相反的評(píng)價(jià)。 通過上述分析可以看出，對(duì)電子文件的兩種鑒定方法應(yīng)客觀看待。我們?cè)谔岢毮荑b定法的同時(shí)，也要認(rèn)識(shí)到直接鑒定法的作用。職能鑒定法是電子文件鑒定的基本方法，內(nèi)容鑒定法（直接鑒定法）是電子文件鑒定的輔助方法。 值得注意的是，當(dāng)前職能鑒定在我國(guó)的實(shí)際工作部門中尚未正式開始應(yīng)用，在這種情況下，直接鑒定法仍是一時(shí)無法替代的首選方法，即使是對(duì)電子文件的首次鑒定，也仍然可以采用。 第三節(jié) 電子文件的技術(shù)鑒定 一、技術(shù)鑒定的內(nèi)容 （一）真實(shí)性鑒定 真實(shí)性是指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確定其與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。 （二）可讀性鑒定 由于電子文件的不可視性，對(duì)其進(jìn)行可讀性檢測(cè)是技術(shù)鑒定中最重要的方法，目的在于確認(rèn)電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯(cuò)。 （三）完整性鑒定 完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 （四）無病毒鑒定 由于檔案管理部門，尤其是檔案館的電子文件來自四面八方，比起一個(gè)業(yè)務(wù)部門、一個(gè)機(jī)關(guān)受病毒侵害的概率自然大大增加，檔案部門一旦遭受病毒感染，其危害是難以估量的。因此，對(duì)于歸檔電子文件和歸檔介質(zhì)，應(yīng)使用查毒、殺毒軟件進(jìn)行檢測(cè)和處理。 （五）載體狀況鑒定 電子文件的載體是信息最直接的“生存環(huán)境”，主要有磁帶、磁盤、光盤等，載體質(zhì)量發(fā)生問題會(huì)直接損傷存儲(chǔ)在上面的信息。 第三節(jié) 電子文件的技術(shù)鑒定 二、技術(shù)鑒定的方法 （一）對(duì)電子文件信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)閱讀檢查 （二）發(fā)揮元數(shù)據(jù)的作用，檢查電子文件信息記錄制度 （三）對(duì)電子文件形成時(shí)間和作者身份進(jìn)行檢驗(yàn) （四）檢查電子文件的傳遞方式、格式、狀況以及保存文件方法 （五）從技術(shù)上、法律上對(duì)電子文件信息的客觀性進(jìn)行認(rèn)定 第四節(jié) 電子文件鑒定的標(biāo)準(zhǔn) 一、電子文件的鑒定標(biāo)準(zhǔn) （一）保管期限標(biāo)準(zhǔn) 紙質(zhì)文件的保管期限表對(duì)于從內(nèi)容上鑒定電子文件具有一定的參考價(jià)值，但由于電子文件的種類、成分和形成、積累過程有諸多特點(diǎn)，一些文件的價(jià)值還會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而有所改變，因此，不能簡(jiǎn)單地套用原有的保管期限表。 美國(guó)國(guó)家檔案與文件局（ NARA）早就用電子文件保管期限表來規(guī)范電子文件的“處置”（銷毀）范圍。 NARA頒布了兩個(gè)“通用電子文件保管期限表”，用以規(guī)范電子文件的“處置”（銷毀）范圍。近幾年，為更有效地管理電子文件， NARA又制定了通用文件期限表 GRS20。我國(guó)也應(yīng)該在積累經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上為電子文件編制專用的保管期限表，以體現(xiàn)文件內(nèi)容對(duì)保管期限的要求。國(guó)家檔案局“電子文件歸檔和電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組”研究后認(rèn)為劃分電子文件保管期限的原則是：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)科學(xué)研究和歷史研究?jī)r(jià)值的電子文件，列為永久保存；凡是反映本單位一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)有參考利用價(jià)值的電子文件，列為長(zhǎng)期保存；凡是短期內(nèi)對(duì)本單位有參考利用價(jià)值的電子文件，列為短期保存。 （二）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 技術(shù)鑒定的依據(jù)是硬件、軟件、載體及其相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家檔案局已于 1996年制定和頒布了 《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 （ DA/T15—95），是目前技術(shù)鑒定的主要標(biāo)準(zhǔn)。 第四節(jié) 電子文件鑒定的標(biāo)準(zhǔn) 二、鑒定工作中需要考慮的問題 （一）保管費(fèi)用轉(zhuǎn)移與價(jià)值取向的調(diào)整 把“技術(shù)鑒定”作為決定電子文件保存價(jià)值的因素之一，必然會(huì)導(dǎo)致在鑒定標(biāo)準(zhǔn)的把握上，要作保存費(fèi)用與價(jià)值取向之間關(guān)系的調(diào)整。雖然在傳統(tǒng)文件鑒定上，很大程度上也參考了保存費(fèi)用因素，但事實(shí)上并沒有改變?nèi)藗儗?duì)傳統(tǒng)文件的價(jià)值鑒定偏重于內(nèi)容分析這種勢(shì)態(tài)。這種勢(shì)態(tài)在電子文件鑒定中可能完全改變。因?yàn)楣芾黼娮游募馁M(fèi)用大量轉(zhuǎn)移到保障其真實(shí)性、完整性和有效性等所需要的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護(hù)中。為此，付出的軟硬件設(shè)備的費(fèi)用將直接影響到對(duì)電子文件保存價(jià)值的判斷。 （二）雙套制條件下紙質(zhì)文件鑒定的標(biāo)準(zhǔn) 電子文件的易變性、易逝性使得人們?cè)趹?yīng)用它們的同時(shí)，目前，仍然制作保留一份同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件，以備不時(shí)之需，這種做法稱為雙套制。雙套制的存在使得我們?cè)阼b定電子文件的同時(shí)，也必須鑒定與之相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件。 雙套制條件下對(duì)文件的鑒定，應(yīng)充分發(fā)揮兩者的優(yōu)長(zhǎng)，采取審慎的態(tài)度，不能錯(cuò)誤地認(rèn)為有電子文件，就可以輕率地銷毀紙質(zhì)文件，反之亦然。 第五節(jié) 電子文件與紙質(zhì)文件鑒定的比較 一、電子文件與紙質(zhì)文件鑒定的共性 （一）電子文件與紙質(zhì)文件鑒定擁有共同的方法論 電子文件與紙質(zhì)文件的鑒定都是確定文件的保管期限，刪除、銷毀沒有保存價(jià)值的文件，將有價(jià)值的文件保存下來，為生產(chǎn)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。 （二）電子文件鑒定理論是在紙質(zhì)文件鑒定理論的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的 雖然在具體的電子文件管理系統(tǒng)中，電子文件的鑒定呈現(xiàn)出很多不同的特點(diǎn)。但是仔細(xì)分析，就可發(fā)現(xiàn)電子文件的鑒定方法實(shí)際上是紙質(zhì)文件鑒定理論在電子環(huán)境下的延伸和應(yīng)用。例如，在電子文件鑒定模塊的設(shè)計(jì)中，仍然必須回答這樣一些問題，諸如檔案在哪個(gè)環(huán)節(jié)、由誰鑒定才最合理，各個(gè)相關(guān)部門之間采取怎樣的合作方式才能保證鑒定的客觀性等。甚至電子文件鑒定的