電子文件概述ppt課件(完整版)
【正文】 理 》 ，科學(xué)出版社， 2022年版； 2022/5/29 教材及參考書(shū) 李國(guó)慶： 《 數(shù)字檔案館概論 》 ，中國(guó)檔案出版社， 2022年版， 23萬(wàn)字， 263頁(yè)， 32開(kāi)； 馮惠玲： 《 政府電子文件管理 》 ，中國(guó)人民大學(xué)出版社， 2022年版， 38萬(wàn)字，340頁(yè)， 16開(kāi)； .[美 ]比爾曼： 《 電子證據(jù) —— 當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略 》 ，中國(guó)人民大學(xué)出版社， 2022年 10月第一版， ， 249頁(yè)， 32開(kāi) 王建： 《 電子時(shí)代機(jī)構(gòu)核心信息資源管理 —— OA環(huán)境中的文件、檔案一體化管理戰(zhàn)略 》 ，檔案出版社， 2022年版， 46萬(wàn)字， 431頁(yè)， 16開(kāi)； 劉越男： 《 建立新秩序 —— 電子文件管理流程研究 》 ，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2022年版， ， 318頁(yè)， 32開(kāi)； 唐躍進(jìn)： 《 光盤(pán)信息存儲(chǔ)與保護(hù) 》 ，中國(guó)檔案出版社， 2022年版， 21萬(wàn)字，232頁(yè)， 32開(kāi)； 王萍、宋雪雁： 《 電子檔案管理基礎(chǔ) 》 ，清華大學(xué)出版社， 2022年版， 萬(wàn)字， 285頁(yè)， 16開(kāi)； 潘連根： 《 數(shù)字檔案館研究 》 ，中國(guó)檔案出版社， 2022年版， 30萬(wàn)字， 281頁(yè)， 32開(kāi)； 金波、丁華東： 《 電子文件管理學(xué) 》 ，上海大學(xué)出版社， 2022年 11月第一版， 347頁(yè)， 16開(kāi)。 ?1994年 4月 20日，我國(guó)通過(guò)美國(guó) Sprint公司連入 Inter的 64K國(guó)際專線開(kāi)通，實(shí)現(xiàn)了與 Inter的全功能連接。 ?我國(guó)大多數(shù)單位的電子文件管理處于第二、第三階段，在這個(gè)時(shí)期，紙質(zhì)文件和電子文件共存，歸檔時(shí)采用雙套制。一般來(lái)說(shuō)，文件可以以模擬（ analog)記錄方式形成，也可以以數(shù)字（ digital)方式形成。 2022/5/29 二、什么是電子文件 ? 電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募? 。 電子文件的背景信息不只是提供了文件的來(lái)龍去脈和與其他文件的關(guān)聯(lián)，而且還可能含有發(fā)文與收文機(jī)構(gòu)的沿革和職能描述、文件保管系統(tǒng)的功能要求和系統(tǒng)環(huán)境信息等等。 2022/5/29 三、電子文件的類型 （三）按文件的生成方式分類 ?可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件（原生性的文件）和將紙質(zhì)和將紙質(zhì)或其他形體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件（再生性電子文件）。其中設(shè)計(jì)階段是指電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和安裝階段；形成階段是指每一份電子文件在電子環(huán)境中產(chǎn)生出來(lái)的過(guò)程；維護(hù)階段則是指對(duì)于形成后的電子文件的技術(shù)維護(hù)和保管。 ?二是載體上信息記錄密度極高。影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)組合，這種文件稱為“多媒體文件”。 ?數(shù)字化可以使檔案館更有效地管理館藏與提供服務(wù) ?數(shù)字化可以滿足用戶對(duì)檔案的多種需求，提高利用率。因此，文件屬于一種特別的記錄，即恒定的記錄（ fixed record)。 2022/5/29 電子文檔、電子文件 文件 （會(huì)議文件） 文檔 （會(huì)議記錄） 編碼 （ word) 編碼 （ PDF） 編碼 （ PDF) 文檔 （演講） 包含了多個(gè)文檔和編碼的一份文件 。文件的結(jié)構(gòu)是指文件的格式以及構(gòu)成文件各個(gè)要素之間的有機(jī)聯(lián)系，文件的背景即文件創(chuàng)建、接收以及使用的業(yè)務(wù)背景。記載下來(lái)的材料也稱為 “ 記錄 ” 。 2022/5/29 七、信息的可操作性 第一，由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態(tài)。 2022/5/29 二、系統(tǒng)依賴性 電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，不兼容的計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時(shí)會(huì)遇到很大困難。 根據(jù)目前的認(rèn)識(shí)，電子文件生命周期理論的基本思想主要有如下方面： ?（ 1）電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中； ?（ 2）這一過(guò)程依電子文件的功能和價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段（如現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期），不同階段之間沒(méi)有明確的界限，處于后階段的電子文件有向前階段轉(zhuǎn)化的可能； ?（ 3）電子文件在每一階段因其特定的功能和價(jià)值形態(tài)而具有不同的服務(wù)對(duì)象和服務(wù)方式，但電子文件的階段性與其物理位置
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