【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 在文件的分類架構(gòu)中，增加年度一層，既是管理的需要，也有利于當(dāng)年對(duì)于年度文件的分類方法進(jìn)行微調(diào)，以體現(xiàn)文件管理的與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理的分類方法，在上一個(gè)案例中已有詳細(xì)介紹，在此不再重復(fù)。文件流轉(zhuǎn)3Hmis容許采用兩種方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)：一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的人工流轉(zhuǎn)方式，需要利用3Hmis保存電子文檔，打印相關(guān)人工流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)表格，流轉(zhuǎn)完成后，再將相關(guān)表格和最后定稿的文件掃描錄入系統(tǒng)。另一種則是現(xiàn)代化的無(wú)紙化網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)方式，由文件起草人提交文稿，再經(jīng)過(guò)校對(duì)、會(huì)簽、簽發(fā)、核稿、編號(hào)等程序最終形成正式文件，還可將封發(fā)、歸檔等程序加入流程中，讓文件的蓋印或加蓋電子印章、郵寄、歸檔等工作一氣呵成。有時(shí)，還需要混合采用兩種方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)，比如說(shuō)，首先采用無(wú)紙化的方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)，以提高文件審批流程的效率，在文件正式定稿后，再以紙質(zhì)的方式交關(guān)鍵程序人員簽字確認(rèn)，以滿足管理與法律的需要。3Hmis還提供了靈活方便的流程表單功能，表單的設(shè)計(jì)和處理符合中國(guó)機(jī)構(gòu)的制度與習(xí)慣。3Hmis也引入了手寫批注、手寫簽名等技術(shù)，以方便習(xí)慣于手寫操作的用戶批改文件，數(shù)字證書、電子印章等技術(shù)亦可用于文件的管理。在3Hmis中，流轉(zhuǎn)和處理信息將自動(dòng)保存，任何人不能修改或刪除，并且，這些信息依附于對(duì)應(yīng)文件，歸檔時(shí)與文件同時(shí)歸檔保存。文件歸檔在文件管理階段，3Hmis提供了多種自動(dòng)化的方式，將處理完畢的文件自動(dòng)收集到檔案收集箱中，檔案管理人員可根據(jù)管理需要，及時(shí)將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類目中，以形成檔案。對(duì)于沒有自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進(jìn)行歸檔操作。文件的歸檔操作，可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸檔，亦可由檔案管理員授權(quán)文件持有的部門或人員直接進(jìn)行歸檔操作，歸檔完成后，經(jīng)檔案管理員驗(yàn)收，再入庫(kù)保管。3Hmis提供了一個(gè)非常專業(yè)化且功能全面的歸檔編輯界面，所有的歸檔操作，幾乎可在同一界面內(nèi)完成，給用戶提供了便利。檔案管理3Hmis所提供的檔案管理功能包括授權(quán)、借閱與歸還、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、注冊(cè)與取消注冊(cè)、檔案注銷、表格打印以及復(fù)制、剪切和刪除等，可滿足日常管理的各種需要。對(duì)于借閱與歸還，3Hmis還提供了到期提醒功能，可通過(guò)內(nèi)部郵件或短信提醒管理者和借閱者按時(shí)歸還外借的文檔與資料。文件與檔案的搜索利用3Hmis提供的搜索平臺(tái)，可按權(quán)限搜索文件與檔案，具備閱讀權(quán)的操作者，可直接閱讀電子文檔，沒有網(wǎng)上直接閱讀權(quán)的操作者，亦可提交借閱申請(qǐng)，申請(qǐng)?jiān)诰€閱讀電子文檔或預(yù)約去檔案室借閱文檔的時(shí)間。應(yīng)用舉例某大型商業(yè)銀行分行，下屬72個(gè)一級(jí)和二級(jí)支行，最遠(yuǎn)距離的支行距總部超過(guò)100公里，以往，文件的傳遞采用專用的快遞通道，檔案的借閱與利用則必須來(lái)到分行的綜合檔案室，利用不便，效率偏低，成本也很高。為了實(shí)現(xiàn)文件管理與傳遞的無(wú)紙化以及檔案管理的數(shù)字化，該分行采用3Hmis按服務(wù)器授權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)版來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔一體化數(shù)字化管理，管理思路如下： 由分行辦公室對(duì)文件與檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，文檔服務(wù)器存放于信息中心機(jī)房，由信息科技部進(jìn)行技術(shù)維護(hù)與管理，辦公室進(jìn)行應(yīng)用管理。 分行與各支行之間，已全部采用專用高速網(wǎng)絡(luò)相連，文檔一體化系統(tǒng)可借助于該網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，不必另行投資網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。 原則上將文件分為收文、發(fā)文、簽報(bào)和其他文件四大類，這四大類的下位類均為年度，年度下面，再根據(jù)文種的性質(zhì)和當(dāng)年的管理需要進(jìn)行分類。 收文由辦公室文件管理員統(tǒng)一錄入，紙質(zhì)文件掃描錄入，電子文檔則直接引入，并提交辦公室主管主任提出擬辦意見，然后，再根據(jù)擬辦意見進(jìn)行無(wú)紙化流轉(zhuǎn)，需領(lǐng)導(dǎo)批示的，領(lǐng)導(dǎo)批示后再按批示處理。 發(fā)文由部門的擬稿人直接提交，并經(jīng)本部門主管復(fù)核，相關(guān)部門會(huì)簽，辦公室核稿后，呈主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后，再由辦公室校對(duì)、編號(hào)、蓋印、封發(fā)和歸檔。 對(duì)于發(fā)文，一般管理性的內(nèi)部發(fā)文不再采用紙質(zhì)，即一律采用電子文檔進(jìn)行網(wǎng)上辦理，對(duì)外發(fā)文或重要的內(nèi)部文件，則首先采用無(wú)紙化流程完成文件的定稿，然后，再打印輸出交關(guān)鍵程序上的人員簽字確認(rèn)。 簽報(bào)屬于內(nèi)部文件，用于內(nèi)部事務(wù)性工作的請(qǐng)示與審批。由申請(qǐng)人直接提交，并按相應(yīng)簽報(bào)所涉及的職能提交相關(guān)部門與人員審核、會(huì)簽和審批，由于簽報(bào)一般都涉及到某一具體事務(wù)的處理，簽報(bào)的流程最好與實(shí)際事務(wù)的處理同步，簽報(bào)完成后，需要?dú)w檔的，應(yīng)在流程中增加歸檔步驟，或處理完畢后及時(shí)提交辦公室歸檔。 無(wú)法歸入收文、發(fā)文和簽報(bào)的，則為其他文件，其他文件的處理方法，根據(jù)文件性質(zhì)靈活掌握。 充分利用文檔一體化系統(tǒng)的特點(diǎn)，文件處理完畢，即自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案收集箱，或及時(shí)提交給檔案管理員進(jìn)行歸檔，以改善管理，提高利用效能。 分行和各分支機(jī)構(gòu)，視為一個(gè)整體，統(tǒng)一管理和處理文件與檔案，并且，除非制度與法律需要，內(nèi)部管理一律以數(shù)字化信息為準(zhǔn)。1 文件與檔案的管理與利用授權(quán)，根據(jù)員工的工作職能確定，為管理方便和簡(jiǎn)化授權(quán)，將員工按其部門和職能分為若干用戶組，并且，依職能分為若干工作崗位，這樣，對(duì)組按崗位授權(quán)，即可使該組成員全部具備相應(yīng)崗位的權(quán)限。1 將文檔搜索平臺(tái)開放給全體員工使用，但員工在搜索時(shí)，只能查找到其授權(quán)許可范圍內(nèi)的文件與檔案。辦公自動(dòng)化管理3Hmis是一個(gè)綜合性的知識(shí)管理平臺(tái)，所以，其完全可以滿足一般辦公管理的需要，使用3Hmis進(jìn)行辦公自動(dòng)化管理，可真正做到任何時(shí)候、任何地點(diǎn)與任何人協(xié)作、溝通和共享信息的理想。組織機(jī)構(gòu)的虛擬化與用戶管理要利用3Hmis實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，首先，就要在網(wǎng)上創(chuàng)建一個(gè)與現(xiàn)實(shí)組織架構(gòu)一致的虛擬化的組織架構(gòu)，實(shí)際上，就是為組織中的部門與人員創(chuàng)建網(wǎng)上辦公環(huán)境，在網(wǎng)上辦公，可不受時(shí)間與地點(diǎn)的限制。下圖展現(xiàn)的是紹林科技的組織架構(gòu)：紹林科技的內(nèi)部機(jī)構(gòu)由總裁室、運(yùn)營(yíng)管理部、市場(chǎng)部、銷售部、技術(shù)支持部、軟件開發(fā)部和檔案業(yè)務(wù)部組成，部門下面，則是具體員工，每個(gè)部門都有自己的資訊與論壇，每個(gè)員工都有自己的信息保管箱，內(nèi)容包括我的文章、我的照片、我的文摘、我的日記、互動(dòng)空間、我的檔案和我的郵局等類目，互動(dòng)空間是該員工的個(gè)人論壇，我的郵局則是該員工用于處理流程郵件的個(gè)人郵局。就像部門可以布置自己的辦公室，個(gè)人可以布置自己的辦公臺(tái)一樣，部門和個(gè)人都可根據(jù)管理的需要，設(shè)置自己的知識(shí)分類與架構(gòu)。管理規(guī)劃與創(chuàng)建管理對(duì)象部門和個(gè)人都可以在部門與個(gè)人類目下創(chuàng)建自己的管理架構(gòu)，但這里著重介紹整個(gè)機(jī)構(gòu)如何進(jìn)行管理規(guī)劃。3Hmis有一套完整的管理理論與體系，其基本思想是：3Hmis通過(guò)把用戶的管理需求高度抽象化，提升為各種管理對(duì)象，并賦予不同的管理對(duì)象不同的管理功能，用戶通過(guò)類型定義來(lái)形成自己的管理架構(gòu)，將各種知識(shí)集成統(tǒng)一管理，并通過(guò)屬性來(lái)定義知識(shí)的特征，通過(guò)授權(quán)來(lái)體現(xiàn)職責(zé)，以滿足自己獨(dú)特的管理需求。在3Hmis中，我們把每一項(xiàng)管理都看成是一個(gè)管理對(duì)象，如文件管理、檔案管理，都是管理對(duì)象，再，如果我們要進(jìn)行合同管理，定義一個(gè)合同管理對(duì)象，建立合同管理的分類架構(gòu)，定義每一種合同的屬性，并按管理分工進(jìn)行授權(quán)，一個(gè)合同管理系統(tǒng)即告形成。安全管理也一樣，我們定義好安全管理對(duì)象與架構(gòu)，即可開始進(jìn)行安全管理。由此看出，只要我們清楚要進(jìn)行那些管理，并且知道如何進(jìn)行管理，就很容易利用3Hmis形成自己的管理架構(gòu)與管理方式，并實(shí)施管理。下面列出的是一些常用的管理對(duì)象與架構(gòu)：在3Hmis中，管理對(duì)象又稱為類型，所以，定義管理對(duì)象，是通過(guò)類型定義來(lái)實(shí)現(xiàn)的，建立不同層級(jí)的類型，即形成管理架構(gòu)。授權(quán)在3Hmis中，每一個(gè)類型都可授予不同人不同的處理權(quán)限，并且，權(quán)限可以繼承，即下位類繼承上位類的權(quán)限。為了簡(jiǎn)化授權(quán)，提供了帶層級(jí)的用戶組管理以及崗位管理功能，同樣，對(duì)上位用戶組授權(quán)，下位用戶組可以繼承其全部權(quán)限。應(yīng)注意組織架構(gòu)與用戶組架構(gòu)的區(qū)別。組織架構(gòu)是一種類型架構(gòu)，是由一個(gè)個(gè)處于不同層級(jí)的類型或稱管理對(duì)象組成的，一個(gè)員工只能存在于一個(gè)組織架構(gòu)內(nèi)，也就是說(shuō)，一個(gè)員工只能有一個(gè)信息保管箱。用戶組雖然也可以組成層級(jí)，但用戶組仍屬于用戶范疇，并且，同一個(gè)用戶或用戶組，可歸屬于多個(gè)不同的用戶組，以體現(xiàn)一位職員可承擔(dān)多項(xiàng)不同職責(zé)的工作，也便于流程郵件的發(fā)送和管理對(duì)象的授權(quán)。3Hmis力求做到對(duì)管理對(duì)象的授權(quán)，與現(xiàn)實(shí)工作的授權(quán)協(xié)調(diào)一致，用戶在使用3Hmis時(shí)，追求這種一致，對(duì)于對(duì)管理的理解與改善，應(yīng)該也是有幫助的。流程管理3Hmis提供的流程管理功能，并不只限于文件的流轉(zhuǎn)，是所有工作流程的設(shè)計(jì)與運(yùn)作工具。比如說(shuō)，采購(gòu)、請(qǐng)假、任務(wù)等等，都可利用3Hmis的流程管理功能來(lái)進(jìn)行。3Hmis通過(guò)自己獨(dú)有的一種郵件 – 流程郵件來(lái)進(jìn)行工作流程的管理，用戶可根據(jù)自己的工作需要來(lái)任意設(shè)計(jì)與調(diào)整流程，表單功能亦完全符合中國(guó)機(jī)構(gòu)的習(xí)慣與特點(diǎn)。3Hmis把數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息和流程有機(jī)的融為一體，每一條信息都可提交流轉(zhuǎn)，以實(shí)現(xiàn)信息共享、溝通與工作協(xié)調(diào)。利用短信平臺(tái)，可大大改善流程管理的靈活性，提高協(xié)作效率。網(wǎng)絡(luò)溝通的方法與技巧工作流程是最為標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的多方向的網(wǎng)絡(luò)溝通與協(xié)作方法，公告、資訊也是較為正規(guī)的單向溝通方式。3Hmis還提供了許多非正式的溝通手段，如個(gè)人與組織博客、論壇、在線會(huì)議等，非正式的溝通手段，往往能使參與者得到放松，激發(fā)靈感，有利于溝通中的知識(shí)創(chuàng)新。短信和無(wú)線寬帶網(wǎng)絡(luò)的引入，可大大提高溝通與協(xié)作的移動(dòng)性，有利于工作效率的提高。3Hmis內(nèi)嵌的提醒功能，特別是短信提醒，也可用于工作的協(xié)作與溝通?？蛻艄芾?Hmis提供了專門的客戶管理模塊。實(shí)際上，3Hmis所稱的客戶，是一個(gè)非常廣義的概念，可以理解為：以機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)的資料管理，即：根據(jù)本單位的需要，將與本單位有關(guān)聯(lián)的機(jī)構(gòu)，按一定的分類要求，創(chuàng)建分類架構(gòu)，并對(duì)所收集到的這些機(jī)構(gòu)的資料，進(jìn)行分門別類的管理。如果在客戶端配置3Hmis測(cè)試通過(guò)的電話錄音盒設(shè)備，還可在客戶來(lái)電時(shí)，自動(dòng)顯示該客戶的相關(guān)信息，并可創(chuàng)建電話記錄，將電話錄音作為電話記錄的附件加入，如果工作需要，還可啟動(dòng)流程，提交流轉(zhuǎn)。檔案管理檔案管理是一項(xiàng)非常專業(yè)化的工作，其中的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則與習(xí)慣，并不是短時(shí)間就能理解和搞清楚的，特別是要把它轉(zhuǎn)換成具體的計(jì)