【文章內(nèi)容簡介】 管理期限 （一）尚未結(jié)束貸款業(yè)務(wù)關(guān)系客戶的貸款檔案要永 久保管； （二）結(jié)清貸款業(yè)務(wù)客戶的貸款檔案，從最后一筆貸款業(yè)務(wù)結(jié)清起至少保管 3 年； （三）對核銷的貸款和央行專項票據(jù)已置換的貸款，在借款人全部清償之前，貸款檔案要永久保管；借款人全部清償后，貸款檔案要至少保管 3 年。 第二十一條 信貸檔案的銷毀 對超過保管期、需要銷毀的貸款檔案要編制銷毀清冊，并經(jīng)信貸檔案管理員提出銷毀意見、信貸管理部門負責人審核、主管信貸副主任批準后，送專門文件銷毀單位或指定造紙廠在信貸業(yè)務(wù)部門負責人監(jiān)督下銷毀。信貸檔案管理員和信貸業(yè)務(wù)部門負責人同時在銷毀清冊上簽字備查。 第二十二條 信貸檔 案管理員因工作變動離崗的，應(yīng)對貸款檔案所有資料列好清單，全部移交指定專人后方可辦理有關(guān)變動離崗等手續(xù)。檔案資料辦理移交手續(xù)，要由本單位負責人進行監(jiān)督移交。 第二十三條 聲像檔案資料的立卷歸檔 聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化、宗教活動中形成的對國家和社會具有保存價值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負片）、錄音帶、錄像帶等不同材料載體的，以聲音、形象為主要反映方式、輔以文字說明的歷史記錄。 第二十四條 聲像檔案歸檔范圍 凡屬下列情形的均屬聲像檔案的歸檔范圍： （一 ）反映省聯(lián)社主要職能活動和工作成果的聲像材料； （二）反映省聯(lián)社工作會議、省級系統(tǒng)工作會議和重要專題會議的聲像材料；反映全轄金融系統(tǒng)各專業(yè)會議的聲像材料； （三）省聯(lián)社組織或參加的重要外事活動的聲像材料； （四）省聯(lián)社領(lǐng)導參加的重大公務(wù)活動的聲像材料； （五）上級領(lǐng)導、著名人士和社會名流等蒞臨視察、指導工作的聲像材料； （六）省聯(lián)社組織的全系統(tǒng)性表彰會、知識競賽、文體活動的聲像材料； （七）有關(guān)反映各金融機構(gòu)發(fā)生的重大事件、重大事故、重大災害的聲像材料； （八）有關(guān)省聯(lián)社建筑物及基建方面的影像材料； （九） 省聯(lián)社歷任理事長、副理事長、主任、副主任等主要負責人的照片； （十）與其它載體檔案有密切聯(lián)系和保存價值的聲像材料。 第二十五條 聲像檔案歸檔時間 （一）照片檔案歸檔時間：照片沖洗加工后，由攝影者或承辦單位整理并標明題目和編寫文字說明，即向檔案室移交歸檔； （二）錄音、錄像檔案歸檔時間：會議或事情結(jié)束后，由錄音、錄像者或承辦單位整理并標明配套的文字材料，即向檔案室移交歸檔。 第二十六條 聲像檔案收集要求 （一）對在工作中形成的各種聲像材料，省聯(lián)社各部門要指定專人收集、整理、歸檔，并按時向檔案室移交； （二）歸 檔的照片要求底片、照片、文字說明齊全；底片與照片影像、數(shù)量相符； （三）歸檔的錄音帶、錄像帶應(yīng)是原版帶，要求聲音清楚，畫面清晰并有配套的文字材料。文字材料應(yīng)簡明扼要、真實、準確地反映錄攝的內(nèi)容、主要人物、錄音（像）日期、帶長、時間及主要責任者。 第二十七條 聲像檔案的整理 （一）照片應(yīng)按問題、種類、年代相結(jié)合的方法進行整理。 照片的整理 （ 1）照片和文字說明一同整理存放，每組照片編寫流水號，每張照片編流水號，并固定在相冊內(nèi)。 （ 2）照片規(guī)格統(tǒng)一為 4R。 （ 3）彩色照片和黑白照片統(tǒng)一保管。 （ 4）凡是 畫面相同的照片，只保管一張，同一時間、地點、人物、內(nèi)容的一組照片要作為一個基本單位編號保存。 （ 5）照片檔案符號說明的項目有：照片號、底片號和參見號。照片號是案卷內(nèi)照片的順序號；底片號是全宗內(nèi)的流水號；參見號是與本張（組）照片有聯(lián)系的其它檔案的檔號。 （ 6）文字說明的成份包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。 （ 7）編寫要求：一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）主題緊密聯(lián)系的照片應(yīng)加總說明。 底片的整理 （ 1）底片應(yīng)單獨整理和存放。 （ 2）底片放入蠟紙袋內(nèi)保管，底片袋的右上方應(yīng) 標明和相片相應(yīng)的流水號。 （ 3）按底片號順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑浴? （ 4）底片冊按總流水號的順序依次排列。 案卷封面應(yīng)載明案卷號、立卷單位名稱、案卷題名。 （二）錄音帶、錄像帶按種類、問題、時間相結(jié)合的方法進行分類整理，填寫標簽、卡片和目錄。 錄音、錄像帶檔案的編目。錄音、錄像帶一般以盒或盤作為保管單位，按照歸檔的先后順序進行流水編號。如果同一內(nèi)容分錄數(shù)盒，則應(yīng)統(tǒng)一編一個號，每盒再編一個分號：如 、 等，編號后進行目錄登記，項目內(nèi)容有：分類號、編號、題目、講話人、錄制日期、盒數(shù)、帶長、歸檔時間、 備注等，并在盒套外貼上標簽，標明這些項目，以便查對。與錄音、錄像帶相應(yīng)的文字材料的編號，應(yīng)與錄音、錄像帶的編號一致。 案卷封面的項目包括：案卷號、立卷單位名稱、案卷題名。 第二十八條 已故人員檔案的收集范圍是省聯(lián)社人事部門管理范圍內(nèi)的已故干部、職工的人事檔案。 第二十九條 已故人員材料歸檔要求 （一）省聯(lián)社干部、職工去世后，人事部門應(yīng)將死亡者人事檔案檢查核對并整理好，加套檔案卷盒，按省聯(lián)社檔案分類編號方案和死亡時間編號，并造好案卷目錄。 （二）已故人員檔案在人事部門保存三年后，造好移交清單（一式兩份）， 將其向檔案室移交，交接雙方在交接清單上簽字，并各執(zhí)一份備查。 （三）已故人員檔案的保管期限為永久。 第三十條 其它門類的文件材料可根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際制定相應(yīng)檔案管理制度。 第四章 檔案的系統(tǒng)整理與保管 第三十一條 檔案的系統(tǒng)整理 （一）一個單位在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案作為一個全宗； （二）新成立的單位、一個單位分為兩個以上的單位、幾個單位合并為一個單位都應(yīng)分別建立新的全宗； （三）單位改變領(lǐng)導關(guān)系、名稱，但其工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍未發(fā)生變化，仍繼續(xù)原來的全宗； （四）單位的內(nèi)部機構(gòu)一般不建 立單獨全宗； （五）臨時機構(gòu)一般不建立單獨全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理； （六）案卷排列。應(yīng)以全宗為單位，按不同門類，載體中不同保管期限分別排列。案卷排列要統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意變動； （七）按照案卷排列的順序編寫卷號，以固定案卷位置。在同一案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復的案卷號。 第三十二條 檔案的保管 （一）各部門應(yīng)按規(guī)定及時將檔案移交給檔案室。檔案室接收檔案時，應(yīng)進行審查，及時登記入室； （二）檔案室是保管檔案的重要場所。為使檔案得以安全保管，必須確定專人負責管理，非檔案人員不得進入檔案 室。要隨時注意鎖好庫房門窗，庫房鑰匙要嚴加管理； （三）檔案室每日下班要切斷電源，并認真檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。庫房內(nèi)嚴禁煙火； （四）根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必要的檔案專用房和柜架，檔案室、閱覽室、辦公室三分開；檔案室設(shè)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。保存磁性錄音帶的地方要遠離磁場。磁帶應(yīng)保存在木柜里或?qū)Ｓ寐曄駲n案柜。接觸底片人員應(yīng)帶潔凈的手套操作，防止汁漬污染底片。對長期保存的磁帶錄音（像）檔案，要定期進行檢查倒放一次。同時，根據(jù)工作需要，設(shè)置溫濕度計，復印機、收錄機、照相 機、抽濕機、空調(diào)設(shè)備和電子計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)施； （五）庫房溫度保持在 10。 C— 24。 C，相對濕度 45%—60%，并做好溫濕度的調(diào)控和記錄； （六）檔案室應(yīng)繪制案卷存放示意圖，對全部檔案、資料進行分類，編制檢索工具，做到妥善保管，存放有序，便于檢索； （七）建立健全全宗卷，以積累存儲本單位案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證，銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料； （八）檔案部門應(yīng)組織人員定期或不定期檢查檔案的保管情況，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全； （九）做好 檔案的收進、移出、利用等情況的登記、統(tǒng)計； （十）檔案管理現(xiàn)代化納入辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展，努力改進檔案管理的技術(shù)手段，抓好檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案服務(wù)效率。 第五章 檔案的利用與保密 第三十三條 檔案利用 （一）檔案的利用是檔案管理的根本目的。檔案人員要熟悉館藏檔案情況，主動了解省聯(lián)社工作任務(wù)，積極開展檔案的利用工作； （二）檔案部門要根據(jù)工作的需要，編制《案卷目錄》等檢索工具，利用計算機檢索，做到調(diào)卷迅速、準確； （三）檔案部門應(yīng)努力開展史料編寫工作，積極配合有關(guān)部門認真編寫全宗介紹、組織沿 革、大事記等。 第三十四條 檔案借閱 （一）借閱檔案需按手續(xù)填寫《廣東省農(nóng)村信用社聯(lián)合社調(diào)閱檔案、資料審批表》，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后按其需要范圍提供有關(guān)資料，并注明利用檔案的效果。 凡調(diào)閱本部門檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導同意。 凡調(diào)閱非本部門的檔案須經(jīng)被調(diào)閱部門領(lǐng)導同意并經(jīng)辦公室領(lǐng)導簽字。 調(diào)閱黨組會議、決定及其它有關(guān)事項的檔案資料，調(diào)閱人員必須是黨員，并須經(jīng)辦公室領(lǐng)導簽字后呈黨委成員批準；調(diào)閱社務(wù)會議、理事長、主任會議紀要等檔案資料須經(jīng)辦公室領(lǐng)導簽字。 凡調(diào)閱涉密文件，須經(jīng)辦公室領(lǐng)導批準；調(diào)閱絕密件和密碼電話須經(jīng)辦公室領(lǐng)導簽字后呈主管領(lǐng)導批準，并須在當天退回。 （二）凡調(diào)閱檔案均須在檔案閱覽室閱覽，原件均不得擅自帶出檔案室。確因工作需要借出（會計檔案一律不外借）或復印的檔案文件、資料，均須按規(guī)定嚴格履行審批登記手續(xù)；借出的檔案材料一般不得超過一周時間，如需延長必須重新辦理借閱手續(xù)；借出的聲像檔案一律不準轉(zhuǎn)借、翻拍、翻錄；借閱的檔案要妥善使用，不得對檔案材料進行涂改、污損、剪裁或撕頁；復印的涉密文件要視同原件一樣管理。 （三）省聯(lián)社的檔案原則上不對外，如有外單位確需利用的，須持單位介紹信，經(jīng)省聯(lián)社領(lǐng)導審批 同意，按批準范圍在檔案室查閱。凡以盈利為目的的社會中介機構(gòu)或人員來查閱檔案的，一律不予接洽，并不得向其提供有關(guān)信息、資料。 第三十五條 檔案保密 （一）檔案人員要加強檔案的管理，嚴格遵守保密制度，自覺做好保密工作，確保檔案安全； （二）未經(jīng)批準，借閱人不得以任何形式對外泄露檔案的內(nèi)容； （三）“三密”檔案的借閱，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理； （四）借閱“三密”和重要檔案材料一律要在檔案閱覽室閱覽，原則上不得復印，確因工作需要復印的，需辦理審批登記手續(xù)，并視同原件一同管理 ；需摘抄有關(guān)內(nèi)容的，要經(jīng)分管辦公室的省聯(lián)社領(lǐng)導批準，并抄錄在保密本上； （五）檔案室嚴禁無關(guān)人員進入，因工作需要進入時，要報經(jīng)批準； （六）發(fā)現(xiàn)檔案丟失或被盜，必須立即報告，及時追查，設(shè)法挽回損失。 第六章 檔案的鑒定銷毀與移交 第三十六條 檔案的鑒定與銷毀 （一）檔案鑒定、銷毀工作由省聯(lián)社辦公室負責組織，并在由辦公室、有關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導和檔案工作人員組成的鑒定小組指導下具體實施； （二）對超過保管期限的檔案，由檔案部門編制清冊，交由鑒定領(lǐng)導小組進行鑒定，對已失去利用價值的要銷毀的檔案進行逐件審查，提出存毀 意見，報經(jīng)省聯(lián)社主管領(lǐng)導批準后銷毀； （三）銷毀檔案材料時，須與保密、保衛(wèi)部門聯(lián)系，以防檔案遺失和泄密。同時，鑒定小組應(yīng)指定 2 名以上工作人員進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)根據(jù)銷毀清冊，對被銷毀的檔案進行認真核對，確認無誤后方可銷毀，并在監(jiān)銷清冊上簽字。 第三十七