【文章內(nèi)容簡介】 交過來的文件和資料，包括待歸檔文件和不歸檔文件以及退回的文件。數(shù)據(jù)整理后，可以歸檔到檔案庫中保存。此分類下包括：傳統(tǒng)文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設(shè)備、實物、照片、圖書以及用戶自定義的文檔庫。3）檔案庫下的文檔庫主要用于保管正式檔案信息。此分類下包括：傳統(tǒng)文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設(shè)備、實物、照片、圖書以及用戶自定義的文檔庫。由于數(shù)據(jù)信息來源不同，數(shù)據(jù)的多元化以及客戶的特殊需求，使得文檔庫結(jié)構(gòu)需要根據(jù)實際情況進行靈活多樣的變化。綜合檔案管理系統(tǒng)提供兩種建立文檔庫的方式：新建文檔庫和定制文檔庫，以及合理化規(guī)范數(shù)據(jù)庫的新建節(jié)點功能。系統(tǒng)提供固定的庫模板，包括收文庫、發(fā)文庫、傳統(tǒng)文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設(shè)備、實物、照片、圖書等檔案專用庫模板，便于用戶快捷建立文檔庫。定制文檔庫是根據(jù)用戶實際需求建立新庫。根據(jù)定制的代碼表、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，靈活建立適應(yīng)客戶需求的文檔庫。節(jié)點用于對文檔庫進行分類，可以根據(jù)實際需要進行建立，將屬于同一類型的文檔庫建立在一個節(jié)點下。節(jié)點下可以再建立節(jié)點，沒有數(shù)量限制。通過節(jié)點把文檔庫組織起來以目錄樹的形式友好的展示給用戶。用戶使用此功能進行案卷、卷內(nèi)、文件等信息條目的錄入工作。系統(tǒng)提供兩種錄入形12 / 45式（表格、分頁） 、代碼選擇、信息復(fù)制、流水號提取、信息自動提取、查重（支持關(guān)聯(lián)查重） 、批量修改等操作，提高錄入的工作效率，減少錄入的工作強度。 1）錄入形式系統(tǒng)提供表格和分頁兩種錄入形式。表格形式可以在同一頁面同時增加修改多個條目信息，便于用戶使用進行數(shù)據(jù)的比較錄入。分頁形式每頁顯示一個條目信息，用戶可以像書簽翻頁一樣有針對性一頁一頁錄入條目信息。 2）代碼選擇系統(tǒng)將有規(guī)律的字段信息形成代碼列表和代碼樹（例如：保管期限） ，在錄入頁面中，此類字段會自動產(chǎn)生下拉列表和下列樹，供用戶選擇錄入。 3）信息復(fù)制系統(tǒng)可以根據(jù)表達式設(shè)置獲得當前記錄其他字段信息或其他庫中記錄的指定字段值。 4）流水號提取系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則自動或手動提取流水號，生成件號、檔號等。 5）信息自動提取系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則生成主題詞、檔號、創(chuàng)建時間、頁數(shù)等字段對應(yīng)的信息。系統(tǒng)通過識別圖片自動提取圖片中文字信息，添加到對應(yīng)字段上。系統(tǒng)直接提取 CAD 圖紙文件中的信息，添加到對應(yīng)字段上。6）查重系統(tǒng)提供自動查重功能，如果有重復(fù)信息，系統(tǒng)會給出記錄重復(fù)提示。除了標準條目查重外，系統(tǒng)還提供關(guān)聯(lián)查重，可以根據(jù)設(shè)置檢查字段間的關(guān)聯(lián)唯一性，重復(fù)會給出友好提示。7）批量修改系統(tǒng)可對用戶選擇的一批數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一修改，即用戶根據(jù)自己實際需要使用批量修改功能統(tǒng)一自動修改條目內(nèi)容（包括加前綴、后綴、替換中間內(nèi)容等） 。系統(tǒng)提供文件掃描功能對文件進行掃描錄入，支持批量掃描和單頁掃描，支持單雙面掃描，并根據(jù)設(shè)置的前綴信息自動生成文件名稱。13 / 451）單個電子文件上傳在錄入記錄時，選擇電子文件直接上傳到服務(wù)器，并建立與記錄之間的對應(yīng)關(guān)系。2）批量上載掛接系統(tǒng)提供批量上載掛接功能，將多個電子文件上傳到服務(wù)器生成記錄，并根據(jù)文件命名規(guī)則，建立與父記錄的掛接關(guān)系。3）條碼識別掛接條碼識別掛接功能是在對紙質(zhì)文件進行掃描時自動識別紙質(zhì)文件上的條碼，根據(jù)條碼系統(tǒng)自動將掃描的電子文件掛接到對應(yīng)的條目下。版本管理記錄數(shù)據(jù)變更信息，形成歷史記錄。便于用戶追溯歷史信息。版本管理功能還提供檢出、檢入、取消檢出、查看版本記錄功能，用于維護版本記錄。移交歸檔是檔案管理重要的操作流程。兼職檔案管理員收集整理數(shù)據(jù)后，將需要移交的數(shù)據(jù)移交到預(yù)歸檔庫。檔案管理員整理預(yù)歸檔庫中的數(shù)據(jù)記錄，不合格文件退回到文件庫，合格的數(shù)據(jù)進行保管期限劃分、組卷、編號等數(shù)據(jù)整理，將數(shù)據(jù)歸檔到正式檔案庫，形成正式檔案。用戶可以根據(jù)權(quán)限查看檔案記錄。 用戶通過手工調(diào)整案卷號、件號等信息后，系統(tǒng)自動根據(jù)年度、保管期限、分類、件號等14 / 45信息進行排序顯示。用戶可以通過編號功能，生成檔號或其他所需的案卷流水號信息。、拆卷1）手工組卷用戶使用手工組卷功能，可以將文件記錄插入到指定案卷下，形成卷內(nèi)目錄。在沒有案卷記錄的情況下，用戶可以選擇文件后直接進行立卷，添加案卷信息后，文件自動添加到案卷下形成卷內(nèi)目錄。2）自動組卷系統(tǒng)提供自動組卷功能，根據(jù)用戶設(shè)置的組卷條件，將文件記錄自動添加到案卷下，形成卷內(nèi)目錄。3）拆卷用戶可以選擇案卷進行拆卷操作，將卷內(nèi)目錄拆離開，以便進行重新組卷。、導(dǎo)出1）數(shù)據(jù)導(dǎo)入將外部數(shù)據(jù)按照規(guī)則導(dǎo)入到綜合檔案管理系統(tǒng)中。導(dǎo)入功能支持導(dǎo)入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods 等多種文件格式。數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能支持將其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當前系統(tǒng)中。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的對應(yīng)關(guān)系，使不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)之間可以相互轉(zhuǎn)換。數(shù)據(jù)導(dǎo)入時，支持覆蓋導(dǎo)入和生成新記錄兩種方式。2）數(shù)據(jù)導(dǎo)出將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)按一定規(guī)則導(dǎo)出，導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式為國家檔案局規(guī)定的標準格式以及xml、xls、ods、txt、mdb、dbf 等。數(shù)據(jù)導(dǎo)出時，支持覆蓋導(dǎo)出。系統(tǒng)提供制作好的報表模板，用戶根據(jù)需要選擇對應(yīng)封面、全引目錄、備考表等報表模板進行打印。此功能提供打印預(yù)覽、打印和生成文檔三個功能。打印預(yù)覽可以預(yù)覽打印結(jié)果。打印和生成文檔支持多模板批量打印和生成文檔。15 / 451）實物借閱登記檔案管理員檢索到允許借閱的案卷或文件，對借閱的案卷或文件進行登記，登記借閱者、借閱目的、借閱日期、利用天數(shù)、借出數(shù)量等信息。允許一次性借出多條案卷或文件，逐一進行登記。2）借閱歸還檔案管理員在借閱庫中檢索欲歸還的案卷或文件記錄，對案卷或文件進行登記，更改登記狀態(tài)為已歸還并記錄歸還日期。3）借閱催還檔案管理員可以對“已到期”的借閱記錄進行催還，催還方式分為郵件、手機短信、系統(tǒng)消息和打印催還單四種，可以同時選擇多種催還方式通知借閱者歸還借閱的案卷或文件。4）借閱設(shè)置借閱設(shè)置用于設(shè)置案卷或文件允許借閱的期限，默認為 1 個月，可以根據(jù)用戶的實際借閱期限在此進行設(shè)置。超過設(shè)置借閱期限的記錄，系統(tǒng)會自動將其設(shè)置為“已到期”狀態(tài)，由檔案管理員執(zhí)行催還操作。5）借閱統(tǒng)計系統(tǒng)提供多種統(tǒng)計方案，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要進行統(tǒng)計，并打印統(tǒng)計結(jié)果，下載統(tǒng)計圖表（圖表支持 2d、3d 的柱圖、餅圖、曲線圖等） 。針對借閱，統(tǒng)計方案如下：? 按借閱人統(tǒng)計：統(tǒng)計借閱者在某一時間段內(nèi)借閱檔案的個數(shù)?？梢灾付ń栝喨诉M行統(tǒng)計。? 按時間統(tǒng)計：統(tǒng)計在某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案個數(shù)，以及各自檔案的個數(shù)。? 按檔案統(tǒng)計：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)某個檔案被借閱的情況，包括檔案被借閱人借閱的次數(shù)。? 按借閱目的統(tǒng)計：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自對應(yīng)不同目的的累計次數(shù),這樣可以統(tǒng)計出檔案的用途，測評檔案的實際應(yīng)用利用率。? 按借閱頻率統(tǒng)計：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自的累計次數(shù),這樣可以評16 / 45測檔案利用價值的高低。? 按操作者統(tǒng)計：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)借閱管理員共借出的檔案個數(shù)。除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據(jù)實際需要設(shè)置統(tǒng)計條件進行統(tǒng)計。對檔案的實體進行保管，包括鑒定銷毀、升級保管、重新歸檔、銷毀還原、清除、統(tǒng)計等功能。建立銷毀庫，可以通過新建文檔庫功能，選擇“銷毀庫”模板建立銷毀庫，銷毀庫用于存放檔案的銷毀記錄，被銷毀的檔案在此處查詢到，并允許檔案管理員進行還原或清除，以及統(tǒng)計銷毀信息。鑒定銷毀用于鑒定出欲銷毀的檔案記錄。系統(tǒng)根據(jù)保管期限和歸檔日期，自動鑒定出需要進行銷毀的記錄。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印銷毀單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將鑒定出的記錄進行銷毀。將鑒定后需要進行銷毀的記錄進行升級保管，不對其進行銷毀。系統(tǒng)自動將當前記錄的保管期限進行升級。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印升級保管清單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將鑒定出的記錄進行升級保管。將鑒定后需要進行銷毀的記錄進行重新歸檔，不對其進行銷毀。系統(tǒng)自動將當前記錄的歸檔日期置成當前日期實現(xiàn)記錄重新歸檔。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印重新歸檔清單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將鑒定出的記錄進行重新歸檔。對已經(jīng)銷毀的記錄進行還原。檔案管理員到銷毀庫中檢索到需要進行還原的記錄，將其還原，系統(tǒng)還原此記錄對應(yīng)的原始記錄并記錄還原狀態(tài)，檔案庫中可以看到此記錄。17 / 45對已經(jīng)銷毀的記錄進行徹底清除。清除后的記錄，系統(tǒng)中將不再保存。檔案管理員到銷毀庫中檢索到需要進行清除的記錄，將其清除。系統(tǒng)清除此記錄對應(yīng)的原始記錄并置清除狀態(tài)。系統(tǒng)提供多種統(tǒng)計方案，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要進行統(tǒng)計，并打印統(tǒng)計結(jié)果，下載統(tǒng)計圖表（圖表支持 2d、3d 的柱圖、餅圖、曲線圖等） 。針對銷毀，統(tǒng)計方案如下：? 按人統(tǒng)計：統(tǒng)計銷毀人在某一時間段內(nèi)銷毀檔案的次數(shù)?？梢灾付ㄤN毀人進行統(tǒng)計。? 按時間統(tǒng)計：統(tǒng)計在某一時間段內(nèi)被銷毀的所有檔案次數(shù)。除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據(jù)實際需要設(shè)置統(tǒng)計條件進行統(tǒng)計。 庫房實體管理可以通過新建文檔庫功能，選擇“庫房”模板建立庫房庫，庫房庫用于存放檔案的實體在實際庫房庫中位置等記錄信息，被放入庫房中的檔案在此處可以查詢到。庫房庫中可以根據(jù)實際需要建立庫房、區(qū)域、列、節(jié)和層。選擇需要入庫的檔案記錄，將檔案記錄存放到庫房庫中指定位置上，并記錄檔案入庫狀態(tài)。入庫后，到庫房庫中某個位置上，可以查看到當前位置上所有存放的檔案記錄。選擇已經(jīng)入庫的檔案記錄，執(zhí)行出庫操作，系統(tǒng)刪除庫房庫中對應(yīng)的記錄。庫房示意圖，用于顯示庫房中存放的檔案信息。可以查看庫房、區(qū)域、列、節(jié)、層上的分類情況，使用情況和環(huán)境情況。對庫房庫進行監(jiān)控。密集架是由各個列組成，即密集架中可以自由移動的部分，可以根據(jù)實際需要有管理員控制移動密集架位置。 （需與硬件進行接口集成）系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要定制統(tǒng)計條件進行統(tǒng)計，并打印統(tǒng)計結(jié)果，下載統(tǒng)計圖表（圖表18 / 45支持 2d、3d 的柱圖、餅圖、曲線圖等） 。針對庫房，可以方便的統(tǒng)計出各庫房的各類檔案存儲數(shù)量等。 脫機管理可以通過新建文檔庫功能，選擇“脫機存檔庫”模板建立脫機存檔庫，脫機存檔庫用于記錄脫機介質(zhì)信息，包括名稱、容量、已存容量、剩余容量等。管理員可以將脫機記錄中檔案記錄統(tǒng)一脫機保存到本地光盤或本地磁盤中。此功能用于將脫機存檔庫中存放的檔案記錄保存到本地磁盤上。用戶選擇指定磁盤，將檔案記錄下載到指定磁盤上。可以將保管下來的文件存入光盤中保管或上報。在任何終端中，使用脫機數(shù)據(jù)目錄中的瀏覽程序 可以脫機查閱相關(guān)文檔信息及電子原件內(nèi)容。 檢索選擇指定類型，輸入想要檢索的字符，系統(tǒng)會自動在當前指定類型的所有字段查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫模糊檢索。檢索后系統(tǒng)會自動記錄檢索條件，方便用戶進行第二次檢索。 選擇指定類型，在需要檢索的屬性字段上輸入想要檢索的字符，系統(tǒng)會自動在當前指定類型中按照屬性字段條件查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫屬性檢索。檢索后系統(tǒng)會自動記錄檢索條件，方便用戶進行第二次檢索。 選擇指定類型，根據(jù)需要構(gòu)造檢索條件，可以便捷的修改和刪除條件。系統(tǒng)會根據(jù)當前構(gòu)造的檢索條件查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫高級檢索。檢索后19 / 45系統(tǒng)會自動記錄檢索條件，方便用戶進行第二次檢索。 通過“模糊檢索” 、 “屬性檢索”或“高級檢索”后，在檢索的結(jié)果中，進行再次檢索，縮小檢索范圍，支持多次檢索。全文檢索通過分析技術(shù)快速檢索電子文件內(nèi)容和條目