【文章內(nèi)容簡介】 物業(yè)檔案管理綜合服務(wù)管理財(cái)務(wù)管理人事管理行政管理治安管理消防管理交通管理保潔管理綠化管理消殺管理物業(yè)接管驗(yàn)收設(shè)備設(shè)施管理維修服務(wù)管理二、公司崗位結(jié)構(gòu)圖總經(jīng)理經(jīng)理客服中心主管綜合事務(wù)主管工程維養(yǎng)主管環(huán)境管理主管秩序維護(hù)主管綠化技工保安員保潔員工程維養(yǎng)專員出納員行政專員客服專員三、綜合事務(wù)部組織職能圖 物業(yè)經(jīng)理 綜合事務(wù)主管行政專員出納人事管理財(cái)務(wù)管理行政管理第三章 工作職責(zé)一、綜合事務(wù)部部門職責(zé)（1）負(fù)責(zé)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)指示，做好上下級聯(lián)絡(luò)溝通工作，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映情況、反饋信息；做好各部門相互配合、綜合協(xié)調(diào)工作；負(fù)責(zé)對各項(xiàng)工作和計(jì)劃的督辦和檢查。（2）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意向和公司發(fā)展戰(zhàn)略，負(fù)責(zé)起草年度工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)和其他重要文稿，牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究。（3）協(xié)助總經(jīng)理處理日常工作，負(fù)責(zé)總經(jīng)理日?；顒雍屯獬龌顒拥陌才?。（1）組織安排公司辦公會議，或同有關(guān)部門籌備公司及其他會議及有關(guān)重要活動，做好會議記錄和整理會議紀(jì)要，根據(jù)需要按會議決定發(fā)文。（2）負(fù)責(zé)前臺接待、客人來訪迎送等招待工作。（3）負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)施的管理，包括公司辦公用品采購、發(fā)放、使用登記、保管、維護(hù)管理工作，負(fù)責(zé)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、長途電話、移動電話、計(jì)算機(jī)、手提計(jì)算機(jī)的管理和使用。（4）協(xié)助信息部門做好信息系統(tǒng)總體開發(fā)工作，提高行政辦公效率，重點(diǎn)監(jiān)控計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)后的信息保密。3．文書印信管理（1）負(fù)責(zé)公司來往信函的收發(fā)、登記、傳閱、批示，做好公文的擬訂、審核、印刷、傳遞、催辦和檢查及文書檔案資料的歸檔立卷管理的工作。（2）做好公司歷年大事記的原始資料收集和編纂工作，定期或不定期編輯公司簡訊、簡報(bào)或內(nèi)部發(fā)行的刊物。（3）負(fù)責(zé)公司保密工作和法律事務(wù)，妥善保管和正確使用公司印章和介紹信。（1）負(fù)責(zé)制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃。（2）負(fù)責(zé)公司員工招聘、甄選、錄用工作。（3）負(fù)責(zé)對公司員工的培訓(xùn)、晉升、激勵工作。5．后勤工作（1）負(fù)責(zé)公司總務(wù)工作，做好后勤保障工作，主要指員工膳食、衛(wèi)生保潔、電話總機(jī)服務(wù)、安全門衛(wèi)、宿舍管理等工作。（2）負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)度、管理、維修。包養(yǎng)工作，確保公司領(lǐng)導(dǎo)和職工正常工作用車。定期對司機(jī)進(jìn)行交通安全教育，減少事故和違章，降低用車成本。（1）為了豐富員工的文化生活，組織安排各種旅游活動。（2）兼管公司職代會和工會。二、綜合事務(wù)部部崗位職責(zé)綜合事務(wù)部主管崗位職責(zé)（1）在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，主持綜合事務(wù)部全面工作。根據(jù)公司的計(jì)劃和要求，研究制定綜合事務(wù)部工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。（2）組織安排好行政事務(wù)工作，負(fù)責(zé)管理本單位固定資產(chǎn)、辦公用品、印刷品、廢舊包裝品。保證單位員工餐廳、醫(yī)務(wù)室、浴室、自行車室、洗衣房等部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)，教育本部門員工全心全意地為經(jīng)營服務(wù)、為全公司員工服務(wù)。（3）負(fù)責(zé)管理、審批規(guī)定權(quán)限范圍內(nèi)的經(jīng)費(fèi)開支。（4）認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度，獎懲分明，激勵先進(jìn)，認(rèn)真解決員工的實(shí)際困難，充分調(diào)動一切積極因素，做好各項(xiàng)服務(wù)工作。（5）負(fù)責(zé)管理、審批規(guī)定權(quán)限范圍內(nèi)的經(jīng)費(fèi)開支。（6）正確處理內(nèi)外關(guān)系，熱情接待關(guān)系單位，積極配合、協(xié)調(diào)公司品牌管理部及其他部門做好對外公關(guān)工作。（7）負(fù)責(zé)公司后勤管理工作，認(rèn)真落實(shí)公司總經(jīng)理和分管副總經(jīng)理的指示，不斷提高后勤保障能力。（8）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。出納員崗位職責(zé) （1）嚴(yán)格遵守并執(zhí)行公司財(cái)務(wù)管理制度；（2）出納員負(fù)責(zé)現(xiàn)金、支票、發(fā)票的保管工作，要做到收有記錄，支有簽字；（3）現(xiàn)金業(yè)務(wù)要嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度度所要求的辦理。對現(xiàn)金收、支的原始憑證認(rèn)真稽核，不符合規(guī)定的有權(quán)拒付；（4）現(xiàn)金要按日逐筆記錄現(xiàn)金日記帳，并按日核對庫存現(xiàn)金，做到記錄及時、準(zhǔn)確、無誤；（5）支票的簽發(fā)要嚴(yán)格執(zhí)行銀行支票管理制度，不得簽逾期支票、空頭支票。對簽發(fā)的支票必須填寫用途、限額，除特殊情況需填寫收款人。應(yīng)定期監(jiān)督支票的收回情況；（6）辦理其它銀行業(yè)務(wù)要核對發(fā)票金額是否正確、準(zhǔn)確，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后簽發(fā)，不得隨意辦理匯款；（7）收付現(xiàn)金雙方必須當(dāng)面點(diǎn)清，防止發(fā)生差錯；（8）對庫存現(xiàn)金要嚴(yán)格按限額留用，不得肆意超出限額。妥善保管現(xiàn)金、支票、發(fā)票，不得丟失；（9）杜絕白條抵庫，發(fā)現(xiàn)貪污、用公款行為要及時匯報(bào)給總經(jīng)理；（10）對違反財(cái)務(wù)制度的行為要拒絕受理并及時向總經(jīng)理匯報(bào)；（11）按期與銀行對帳，按要求編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，隨時處理未達(dá)帳項(xiàng)、（12）負(fù)責(zé)保守本部門所掌握的公司秘密；（13）負(fù)責(zé)績效工資的計(jì)算；（14）負(fù)責(zé)辦理稅務(wù)年檢和工商年檢；（15）對領(lǐng)導(dǎo)交與的其他事務(wù)按規(guī)定辦理。（16）負(fù)責(zé)一些由副總經(jīng)理安排的其他工作； 行政專員崗位職責(zé) （1）負(fù)責(zé)管理考勤，統(tǒng)計(jì)出勤情況。（2）負(fù)責(zé)辦公用品及辦公設(shè)備的采購、管理。（3）負(fù)責(zé)辦公條件及辦公環(huán)境的維護(hù)。（4）負(fù)責(zé)公司車輛管理，合理調(diào)度使用，控制油耗。（5）負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)，并監(jiān)督各管理制度的執(zhí)行，收集執(zhí)行情況，從公司的實(shí)際出發(fā)，不斷進(jìn)行完善。（6）負(fù)責(zé)組織召開各部門周例會，聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進(jìn)展情況，收集各方面的意見、建議、和存在問題，并向總經(jīng)理報(bào)告。（7）負(fù)責(zé)公司的招聘、培訓(xùn)及評估考核等人事工作，執(zhí)行并完善相關(guān)制度及流程。（8）負(fù)責(zé)人事檔案的建立及管理。（9）負(fù)責(zé)辦理經(jīng)公司批準(zhǔn)的員工保險等福利。（10）總經(jīng)理交辦的其他工作。第四章 綜合事務(wù)部工作流程一、招聘流程第一條 編制制定計(jì)劃：根據(jù)新項(xiàng)目，招聘計(jì)劃提出部門編制計(jì)劃申請，報(bào)綜合管理部審核匯總。計(jì)劃審批：綜合管理部審核通過后報(bào)總經(jīng)理審批。臨時調(diào)整：部門編制審批通過后，一般情況下不增加人員，因特殊原因，盡量以臨時用工形式解決。因特殊情況確需要臨時調(diào)整編制的，由部門經(jīng)理提出書面申請，經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。第二條 招聘步驟提出招聘申請：各部門需招聘員工時，部門經(jīng)理填寫《員工招聘申請表》，并注明用工性質(zhì)，然后報(bào)綜合管理部審核。招聘需求核實(shí)：綜合管理部會同需求部門，分析崗位需求的合理性，商議其他解決辦法。編制招聘方案：綜合管理部將各部門人員需求進(jìn)行匯總后，優(yōu)先從公司內(nèi)部員工中進(jìn)行調(diào)劑。確需對外招聘，編制招聘方案，包括招聘形式、招聘費(fèi)用預(yù)算，交總經(jīng)理審批。綜合管理部根據(jù)總經(jīng)理審批意見統(tǒng)一發(fā)布招聘信息。綜合管理部對應(yīng)聘資料進(jìn)行收集，分類，歸檔，按照所需崗位的職位描述做初步篩選。綜合管理部及用人部門共同主持筆試、面試，確定錄用人員名單。擬選人員一般需經(jīng)過三次面談和二次測試。經(jīng)二至三次面談后，綜合管理部安排擬來人員填寫 應(yīng)聘人員登記表 （附錄）。綜合管理部將 應(yīng)聘人員登記表和“錄用決定” 轉(zhuǎn)用人部門簽署聘用意見。用人部門同意聘用后，不同層次、不同級別的人員按不同的審批權(quán)限進(jìn)行批準(zhǔn)。對經(jīng)理級及以上職級應(yīng)聘人員應(yīng)在面試時要求其提供工作證明人，必要時還需做應(yīng)聘人員背景調(diào)查，并將背景調(diào)查報(bào)告記錄在應(yīng)聘人員登記表上。背景調(diào)查需慎重。所有員工的身份證、學(xué)歷及其他資質(zhì)必須驗(yàn)查。綜合管理部向錄用人員下發(fā)《錄用通知單》或《臨時用工通知單》，也可視情況電話通知入職。1綜合管理部與錄用員工簽訂《勞動合同》或《臨時用工協(xié)議》。1部門副經(jīng)理、子公司副總經(jīng)理以上級別的管理崗位應(yīng)建立公開競聘機(jī)制。第三條 入職綜合管理部在新員工進(jìn)入前應(yīng)聘人員的《應(yīng)聘登記表》由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署后，綜合管理部負(fù)責(zé)通知員工報(bào)到。新員工報(bào)到日，綜合管理部根據(jù)《新員工入職手續(xù)清單》為其辦理相關(guān)事項(xiàng)。通知新員工報(bào)到時應(yīng)提交：1寸彩照2張及底片；畢業(yè)證書、學(xué)位證書、職稱證書、身份證原件及復(fù)印件。員工身體健康狀況由其在《應(yīng)聘登記表》上承諾。綜合管理部辦理入職手續(xù)填寫《新員工入職登記表》。向新員工介紹公司情況及管理制度，使其具備基本公司工作知識，要求其通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)了解進(jìn)一步情況。按照《新員工入職手續(xù)清單》逐項(xiàng)辦理入職手續(xù)。與新員工簽署《勞動合同》。向新員工介紹管理層。帶新員工到部門，介紹給部門總監(jiān)。更新員工通訊錄。領(lǐng)取必要的辦公用品。由部門辦理部分綜合管理部帶新員工到部門后，由部門安排參觀部門，并介紹部門人員及其他部門相關(guān)人員。由直接經(jīng)理向新員工介紹其崗位職責(zé)與工作說明。部門應(yīng)在例會上向大家介紹新員工并表示歡迎。入職培訓(xùn)由綜合管理部定期組織新員工培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：《龍洋據(jù)物業(yè)公司制度匯編》，本行業(yè)基礎(chǔ)知識，其他。不定期舉行由公司管理層進(jìn)行的企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、各部門職能與關(guān)系等方面的培訓(xùn)。試用期按勞動法規(guī)定操作。編制外、臨時用工不需要試用期。但有三天的觀察期，決定是否合作。新員工入職滿一個月左右時，由綜合管理部對其進(jìn)行跟進(jìn)。形式：面談。內(nèi)容：主要了解其直接經(jīng)理對其工作的評價；新員工對工作、直接經(jīng)理、公司等各方面的看法。具體見《新員工跟進(jìn)記錄》。轉(zhuǎn)正評估新員工工作滿一個月時，由綜合管理部安排進(jìn)行轉(zhuǎn)正評估。員工對自己在試用期內(nèi)的工作進(jìn)行自評，由直接經(jīng)理對其進(jìn)行評估。直接經(jīng)理的評估結(jié)果將對該員工的轉(zhuǎn)正起到?jīng)Q定性的作用。第四條 實(shí)習(xí)編制 實(shí)習(xí)生納入公司計(jì)劃外編制。公司根據(jù)臨時性、階段性工作需要接收實(shí)習(xí)生。實(shí)習(xí)生接原則1）接收實(shí)習(xí)生必須堅(jiān)持業(yè)務(wù)需要、工作條件許可、專業(yè)對口的原則。2）接收實(shí)習(xí)生原則上為國家統(tǒng)招?？疲ê┮陨蠈W(xué)歷的應(yīng)屆畢業(yè)生，且必須學(xué)完學(xué)校規(guī)定的課程，并按學(xué)校規(guī)定已進(jìn)入實(shí)習(xí)期（以學(xué)校實(shí)習(xí)推薦信為準(zhǔn)）。3）接收的實(shí)習(xí)生必須具備健康的心理素質(zhì)和身體素質(zhì)，具有競爭意識、開拓精神及良好的團(tuán)隊(duì)合作精神。4）公司只接收應(yīng)屆畢業(yè)生或在校研究生實(shí)習(xí)，實(shí)習(xí)期限最長為3個月。5）實(shí)習(xí)生需年滿16周歲。 審批流程1）有實(shí)習(xí)生需求的部門，要嚴(yán)格控制人數(shù)和使用時間。由使用部門提出書面申請，說明使用的理由、人數(shù)、時間，綜合管理部審核，總裁辦批準(zhǔn)。2）實(shí)習(xí)生均需提供真實(shí)有效的實(shí)習(xí)推薦信、身份證、學(xué)生證及健康體檢證明等資料供綜合管理部審核。3）實(shí)習(xí)生須通過公司組織的高校招聘面試，面試合格后，報(bào)公司總裁辦審批；簽訂實(shí)習(xí)協(xié)議，辦理實(shí)習(xí)手續(xù)。4）實(shí)習(xí)生需根據(jù)公司年度人才儲備計(jì)劃，安排至相應(yīng)崗位實(shí)習(xí)，并結(jié)合實(shí)習(xí)部門和綜合管理部持續(xù)考核的結(jié)果，可擇優(yōu)錄用為公司試用員工。實(shí)習(xí)生待遇1）公司按如下標(biāo)準(zhǔn)，給予實(shí)習(xí)補(bǔ)貼：?？苹蚋呗毶?00元/月；本科生：600元/月；碩士生：800元/月。如在實(shí)習(xí)期間對公司有特殊貢獻(xiàn)，另行獎勵。2） 實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)期午餐由公司全額補(bǔ)助。3）實(shí)習(xí)生不享受公司過節(jié)費(fèi)、話費(fèi)補(bǔ)助等福利。4）實(shí)習(xí)生每月出勤計(jì)算時間與公司正式員工一致，實(shí)習(xí)補(bǔ)貼發(fā)放時間與公司工資發(fā)放時間一致，以現(xiàn)金形式發(fā)放。實(shí)習(xí)生日常管理1）實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)期間必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，服從崗位安排。2）用人部門對實(shí)習(xí)生要合理安排工作，認(rèn)真指導(dǎo)實(shí)習(xí)。實(shí)習(xí)結(jié)束后，所在部門根據(jù)每個實(shí)習(xí)生的表現(xiàn)以書面形式作出評價，報(bào)綜合管理部備案。3）實(shí)習(xí)生必須按照實(shí)習(xí)部門工作時間上下班，不得有遲到、早退、無故曠工等行為。4）用人部門要加強(qiáng)對實(shí)習(xí)生的管理，加強(qiáng)保密教育。未經(jīng)許可，實(shí)習(xí)生不得將接觸到的公司內(nèi)部信息、資料對外泄露。對違反公司有關(guān)規(guī)定、作風(fēng)散漫、表現(xiàn)不好的實(shí)習(xí)生，有關(guān)部門可隨時取消實(shí)習(xí)資格，并報(bào)綜合管理部備案。5）除上班時間在公司實(shí)習(xí)外，實(shí)習(xí)生其他時間一切活動與公司無關(guān)。實(shí)習(xí)生考核管理1）實(shí)習(xí)生每周填寫《實(shí)習(xí)情況鑒定表》，主要包括實(shí)習(xí)內(nèi)容說明、實(shí)習(xí)業(yè)績及心得體會等，交綜合管理部備案。2）實(shí)習(xí)生根據(jù)其工作崗位及工作任務(wù)填寫周計(jì)劃、月計(jì)劃，與公司正式員工同時提交綜合管理部，接受公司績效考核管理。3）用人部門負(fù)責(zé)人每月對實(shí)習(xí)生進(jìn)行績效考核，考核成績將作為崗位選撥和配置的依據(jù)，并記入個人職業(yè)發(fā)展檔案。4）實(shí)習(xí)生在實(shí)習(xí)期間表現(xiàn)優(yōu)秀的，由實(shí)習(xí)生與用人部門共同填寫《員工錄用審批表》，經(jīng)綜合管理部審核、總裁辦批準(zhǔn)后，錄用為新員工。實(shí)習(xí)生離職管理1）實(shí)習(xí)生離職須提前一周以書面形式遞交離職審批表，經(jīng)綜合管理部填寫《實(shí)習(xí)生情況鑒定表》并報(bào)總裁辦審核后，按正常員工離職程序辦理離職手續(xù)。2）實(shí)習(xí)生經(jīng)評議后不符合公司要求，或違反公司實(shí)習(xí)生管理相關(guān)規(guī)定，由用人部門負(fù)責(zé)人以書面形式遞交中止實(shí)習(xí)申請，經(jīng)綜合管理部同意并報(bào)總裁辦批準(zhǔn)后，按正常員工離職程序辦理離職手續(xù)。第五條 轉(zhuǎn)正試用期滿，直接上級應(yīng)綜合員工試用期整體表現(xiàn)，如實(shí)填寫《員工轉(zhuǎn)正考核表》。綜合管理部接用人部門直接主管《員工轉(zhuǎn)正考核表》，依據(jù)用人部門處理意見，報(bào)總經(jīng)理審批，定崗定薪。綜合管理部通知轉(zhuǎn)正員工填寫《員工入職登記表》并辦理相關(guān)手續(xù)，員工即正式入職上崗。臨時用工不需要辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)。第六條 調(diào)動 綜合管理部與員工調(diào)入、調(diào)出部門協(xié)商調(diào)動事宜。調(diào)動員工本人及調(diào)出調(diào)入部門直接領(lǐng)導(dǎo)填寫《員工崗位變動通知書》。綜合管理部將《員工崗位變動通知書》報(bào)總經(jīng)理審批。調(diào)動員工填寫《員工工作交接清單》，辦理員工變動交接手續(xù)。調(diào)動員工在手續(xù)辦結(jié)后即到調(diào)入部門上崗。二、物業(yè)員工工資管理 嚴(yán)格按照考勤機(jī)記錄每月員工考勤； 辦公室人員考勤每月發(fā)總公司財(cái)務(wù)中心會計(jì)，由財(cái)務(wù)中心做辦公室人員工資； 保潔、保安考勤和工資表制作完成發(fā)總公司財(cái)務(wù)中心子公司會計(jì)員； 辦公室社保明細(xì)發(fā)總公司會計(jì)，保安社保明細(xì)發(fā)財(cái)務(wù)中心子公司會計(jì)員； 根據(jù)考勤管理表，編制保潔及保安工資表，交總經(jīng)理簽字，然后交財(cái)務(wù)中心；三、福利管理 法定節(jié)假日購物卡由綜合事務(wù)部到沃爾瑪進(jìn)行購買； 購買的購物卡由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)向總公司報(bào)賬； 保潔、保安過節(jié)費(fèi)做成獎金，發(fā)給財(cái)務(wù)中心子公司會計(jì)員； 辦公室人員生日，以發(fā)放購物卡形式給予； 保潔、保安生日，根據(jù)制度規(guī)定金額，以獎金形式做到當(dāng)月工資當(dāng)中； 四、辦公用品管理公司各部門根據(jù)需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，報(bào)部門經(jīng)理審批后交至行政人事部。（1）公司行政人事部審核并匯總各部門的辦公用品需求。（2）若公司暫無相關(guān)部門所需的辦公用品，行政人事部則應(yīng)制定辦公用品購買計(jì)劃并實(shí)施。根據(jù)審核后的辦公用品領(lǐng)用需求，發(fā)放辦公用品領(lǐng)用通知。公司行政人事部按照清單發(fā)放辦公用品。登記信息領(lǐng)用辦公用品的部門人員在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字，公司行政人事部做好相關(guān)記錄的保管工作。辦公用品領(lǐng)用部門員工領(lǐng)取辦公用品。辦公用品管理流程，如圖所示。填寫領(lǐng)用單辦公用品領(lǐng)用匯總辦公用品需求登記信息發(fā)放辦公用品通知辦公用品發(fā)放五、檔案管理檔案資料的標(biāo)識人事行政部行政兼檔案管理員及各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。 檔案資料的日常管理：、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。 檔案室檔案借閱：填寫《檔案借閱審批單》辦理借閱手續(xù)。：絕密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。：機(jī)密檔案需經(jīng)人事行政部分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)。：普通檔案借閱屬于本部門的，由本部門經(jīng)理批準(zhǔn)；借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理批準(zhǔn)