【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 記錄后，應(yīng)先與通話領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)記錄內(nèi)容，待通話領(lǐng)導(dǎo)回公司后，第一時(shí)間補(bǔ)簽字確認(rèn)記錄內(nèi)容；電話內(nèi)容中涉及需要通知其他人員時(shí)，由記錄人立即通知，相關(guān)人員須簽字確認(rèn)已告知，相關(guān)人員暫不在公司時(shí)，記錄人須先電話告知，再補(bǔ)簽字；對(duì)內(nèi)容被通知人必須和發(fā)通知領(lǐng)導(dǎo)通話確認(rèn)。三、記錄人職責(zé)：接聽(tīng)電話人為記錄人，記錄人除了及時(shí)準(zhǔn)確的做好電話記錄外，還應(yīng)立刻通知電話內(nèi)容需要告知的相關(guān)人員；記錄人除了將電話記錄保留原件外，涉及公司業(yè)務(wù)的電話記錄在相關(guān)部門(mén)留存一份；記錄人應(yīng)將自己保存的電話記錄按時(shí)間順序編訂成冊(cè)，以便查找。第四章 發(fā)文辦理第十一條 發(fā)文辦理包括草擬、核稿、審核、定稿、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印發(fā)、簽收程序。一、草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：情況真實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短；二、擬稿后，應(yīng)由核稿人對(duì)文字進(jìn)行核定成文。核稿人為擬稿人的上級(jí)主管。三、審核指由擬稿人（或指定送發(fā)人）將草擬公文送至相關(guān)單位（部門(mén)）進(jìn)行審核，由行政人事部負(fù)責(zé)傳送；公司公文由公文涉及部門(mén)經(jīng)理、公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。四、定稿指由擬稿人根據(jù)審核意見(jiàn)匯總進(jìn)行修改后，再交定稿人定稿；公司公文由總經(jīng)理定稿。五、簽發(fā)是指定稿后的公文在發(fā)文前須由相關(guān)部門(mén)會(huì)簽的過(guò)程。以董事會(huì)名義發(fā)文，會(huì)簽人包括所有董事，簽發(fā)人為總經(jīng)理；以公司名義對(duì)外發(fā)文，會(huì)簽人應(yīng)包括總經(jīng)理、公文涉及的主管領(lǐng)導(dǎo)等，簽發(fā)人為總經(jīng)理；須由董事會(huì)審核的公文在正式發(fā)文前須取得相關(guān)董事會(huì)決議。六、公司公文由行政人事部負(fù)責(zé)印發(fā)并存檔，公文正式印發(fā)前，應(yīng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核重點(diǎn)是：審核、 簽發(fā)手續(xù)是否完備，用字是否準(zhǔn)確等；第十二條 公司內(nèi)部各單位（部門(mén)）行文應(yīng)遵守以下規(guī)則：一、未經(jīng)上級(jí)主管審核批準(zhǔn)，公司內(nèi)部任何單位（部門(mén)）不得自行對(duì)外正式發(fā)文。二、涉及多個(gè)單位（部門(mén)）職權(quán)范圍的事項(xiàng)，主辦單位（部門(mén)）應(yīng)主動(dòng)協(xié)商，并取得一致意見(jiàn)后方可以公司名義行文。部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。三、本單位（部門(mén)）內(nèi)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)主管。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位（部門(mén)）向上級(jí)主管行文，除了主送對(duì)象外，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明抄送對(duì)象。上級(jí)主管向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位（部門(mén)）行文，應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)主管。第五章 收文辦理第十三條 收文辦理指收到外單位公文的辦理過(guò)程，包括收到登記、傳遞、簽收、處理四個(gè)程序。第十四條 收到登記指由行政部門(mén)專人在收到外單位公文時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行登記，填寫(xiě)《收文登記表》。第十五條 傳遞指專人收到并登記完畢外單位公文后，立即送至公文所列收文對(duì)象處。第十六條 簽收指收文對(duì)象在收到行政部門(mén)專人送至的外單位公文后，在《收文登記表》上簽名予以確認(rèn)。第十七條 處理指收文對(duì)象在收到外單位公文后處理并行文的過(guò)程。第六章 文件管理第十八條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。第十九條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理（立卷）、歸檔，以確保歸檔公文的齊全、完整，便于以后調(diào)用；員工個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第二十條 公司內(nèi)各部門(mén)所發(fā)的文件由行政部門(mén)統(tǒng)一留存管理，文件底稿作為公文審核簽發(fā)單的必備附件由行政人事部統(tǒng)一歸檔保管。第二十一條 公司一般性公文的調(diào)閱、借閱、復(fù)印需總經(jīng)理審批，重要的文件資料需董事長(zhǎng)審批。第二十二條 員工調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第二十三條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋、修訂。附件一：電 話 記 錄時(shí)間： 年 月 編號(hào)：通話人通話時(shí)間通話內(nèi)容以上通話內(nèi)容是否已電話確認(rèn) □是 □否記錄人簽字：相關(guān)人員簽字：通話人簽字：存檔時(shí)間：附件二 ：公司發(fā)文審核簽發(fā)單擬稿部門(mén)擬稿人擬稿日期核稿人發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題審稿人審稿人意見(jiàn)（簽字、日期）定稿人意見(jiàn)會(huì)簽人意見(jiàn)簽發(fā)人簽發(fā)日期存檔部門(mén)：四、印章管理制度第一條 為規(guī)范公司管理，防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)定；第二條 本規(guī)定所管理的印章包括公司法定印章和公司接受委托所管理的機(jī)構(gòu)的法定印章；第三條 公司法定印章包括公司公章、公司合同章、公司財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章和公司法定代表人名章；公司法定印章的啟用、更換和廢止由公司法定代表人簽發(fā)通知并公布樣本；第四條 公司法定印章及公司接受委托所管理機(jī)構(gòu)的法定印章使用和保管的最終責(zé)任人為公司法定代表人，由公司法定代表人授權(quán)保管及授權(quán)使用；第五條 公司公章和公司合同章由行政人事部經(jīng)理保管，公司財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章和公司法定代表人名章由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)部經(jīng)理或會(huì)計(jì)或出納分開(kāi)保管；特殊情況下公司法定代表人可以更換印章保管人，但任何情況下公司法定代表人名章的保管人不得保管其他公司印章；第六條 公司公章用于以公司名義對(duì)內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)布的文件、通知、信函、報(bào)表和簽署的各類協(xié)議等，公司合同章用于對(duì)外簽署各類合同或協(xié)議；第七條 公司公文用章必須符合公司公文管理的有關(guān)規(guī)定，公司合同用章必須符合公司合同管理的有關(guān)規(guī)定，公司財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章和法定代表人名章的使用必須符合公司財(cái)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)不符合規(guī)定要求使用印章，印章保管人必須拒絕并逐級(jí)上報(bào)；第八條 公司公章和合同章的使用必須分別填寫(xiě)《公司公章（合同章）使用登記表》，由經(jīng)辦人和批準(zhǔn)人簽字后方可用??；《公司公章（合同章）使用登記表》為公司重要法律文件，必須使用專門(mén)簿記。第九條 總經(jīng)理和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人分別為公司公章、合同章和財(cái)務(wù)章的授權(quán)使用批準(zhǔn)人；第十條 超過(guò)一頁(yè)紙的文件、協(xié)議或非打印類文件，公章或合同章保管人必須和批準(zhǔn)人或簽署人核對(duì)無(wú)誤后方可用印，對(duì)超過(guò)一頁(yè)紙的文件或協(xié)議或合同還必須加蓋齊縫章，重要文件還必須留有經(jīng)簽署人或批準(zhǔn)人簽字的樣本備查；第十一條 公司財(cái)務(wù)章和法定代表人名章用于留存銀行印鑒、對(duì)外開(kāi)出的收據(jù)等，發(fā)票專用章用于公司對(duì)外開(kāi)出的發(fā)票，未經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)不得用于其他用途；印章保管人必須嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定使用印章；第十二條 印章保管人因故不能正常上班時(shí)，所保管印章必須向自己的直接主管或由直接主管按本規(guī)定要求所指定的人移交，辦理移交手續(xù)（格式見(jiàn)附件三），《公司公章（合同章）使用登記表》和其他使用記錄同時(shí)移交并做好相應(yīng)移交記錄；第十三條 印章保管人必須嚴(yán)格按照本規(guī)定使用和妥善保管印章及其相應(yīng)使用記錄，印章及其使用記錄應(yīng)放在保險(xiǎn)柜中保管，隨用隨鎖，嚴(yán)防丟失或被盜，嚴(yán)禁擅自將印章帶出辦公室，嚴(yán)禁擅自將所保管印章和使用記錄交由他人保管和使用，嚴(yán)禁在空白憑證或便條上蓋章，否則將承擔(dān)由此所引起的相應(yīng)法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；第十四條 被廢止使用的公司印章由公司法定代表人收回。第十五條 公司接受委托所管理的機(jī)構(gòu)的公章、財(cái)務(wù)章和法定代表人名章的保管、使用、記錄和移交分別比照公司公章、公司財(cái)務(wù)章和法定代表人名章的保管、使用、記錄和移交的規(guī)定執(zhí)行；第十六條 本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。附件一收 條今收到并保管 章一枚，樣本如下： 本人承諾將嚴(yán)格按照公司印章管理規(guī)定使用和保管所收到印章并承擔(dān)相應(yīng)法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 簽名： 日期：附件二、印章移交單今收到 移交 章一枚，樣本如下：本人承諾在移交保管期間嚴(yán)格按照公司印章管理規(guī)定保管和使用印章并承擔(dān)相應(yīng)法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 接交人簽字： 批準(zhǔn)人簽字： 日期：交回記錄 年 月 日已交回。交接雙方和批準(zhǔn)人簽字：本頁(yè)由原印章保管人保管，為印章使用登記記錄的必備附件。附件三序號(hào)摘要頁(yè)數(shù)份數(shù)經(jīng)辦人分管領(lǐng)導(dǎo)123456789101112131415161718192021222324252627282930公司印章使用登記表公司合同章使用登記表序號(hào)摘要（客戶名稱、簽訂時(shí)間、金額）頁(yè)數(shù)份數(shù)經(jīng)辦人分管領(lǐng)導(dǎo)123456789101112131415161718192021222324252627282930五、 檔案管理制度第一條 公司檔案：公司章程、規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、聘書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、可行性研究報(bào)告、通知、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證、工程圖紙文件和涉及土地、施工的各類文件、批復(fù)、工程竣工檔案資料以及員工薪資、人事檔案等具有保存和參考價(jià)值的文件材料。第二條 檔案由行政人事部負(fù)責(zé)管理，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。第三條 人事檔案 員工個(gè)人檔案。在職員工個(gè)人檔案由行政人事部負(fù)責(zé)保管；離職員工檔案保存期限為一年；列為儲(chǔ)備人才的人員資料，保存期限為半年。 其它人事資料。公司規(guī)章制度資料永久保存；有關(guān)章程制訂的文件保存五年；有關(guān)員工任用、崗位變動(dòng)的文件保存一年；工資表及獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等相關(guān)資料保存二年。第四條 其它檔案的保存期限（一）永久保存有關(guān)儀式、慶典、紀(jì)念的重要文件；建筑物新建、改建及增建的文件和工程竣工檔案資料及圖紙、資料；土地取得及處分的重要文件（土地證、土地評(píng)估資料）；建筑物取得及處分的重要文件（房產(chǎn)證、房產(chǎn)評(píng)估資料）；公司章程。建設(shè)設(shè)計(jì)與重大的計(jì)改的圖紙資料。（二）保存10年有關(guān)年度及每月的決算文件；有關(guān)賬目的決算記錄及整理的重要文件（總決算表、現(xiàn)金收支表）；有關(guān)賬目傳票的記錄；有關(guān)收入、支出的原始憑證；有關(guān)財(cái)產(chǎn)的評(píng)估及折舊的文件；有關(guān)稅收方面的文件；重要的統(tǒng)計(jì)資料。（三）保存五年會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議；有關(guān)政府法令的文件；有關(guān)訴訟的文件；有關(guān)政府機(jī)關(guān)重要的許可申請(qǐng)及報(bào)告文件；有關(guān)政府機(jī)關(guān)的指示及各種命令傳達(dá)書(shū)；有關(guān)重要的合同、契約、協(xié)定及備忘錄文件；有關(guān)勞動(dòng)協(xié)約的文件；有關(guān)經(jīng)營(yíng)協(xié)議及團(tuán)體聯(lián)系的文件；有關(guān)貸款的重要文件；有關(guān)投資及融資的重要文件。（四）保存三年經(jīng)營(yíng)會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、辦公會(huì)議記錄；發(fā)文薄、收文??；有關(guān)規(guī)定的制定，及施行的文件；有關(guān)政府機(jī)關(guān)的許可、申請(qǐng)?jiān)S可及報(bào)告的文件；有關(guān)安全管理的文件；有關(guān)轉(zhuǎn)賬整理的文件。（五）保存二年有關(guān)登記簡(jiǎn)易的文件；有關(guān)和政府機(jī)關(guān)交涉聯(lián)絡(luò)的文件；有關(guān)簡(jiǎn)易的契約協(xié)定及備忘錄文件；有關(guān)建筑物及保存物品、火災(zāi)保險(xiǎn)的文件；有關(guān)銀行存款及轉(zhuǎn)賬存款的文件。第五條 檔案借閱公司領(lǐng)導(dǎo)借閱非密級(jí)檔案，可通過(guò)行政人事部辦理借閱手續(xù)，直接提檔。公司其他人員借閱檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱的檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借。如工作需要摘錄和復(fù)制，密級(jí)檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制；一般內(nèi)部檔案資料由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第六條 檔案的銷(xiāo)毀任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，專人監(jiān)督銷(xiāo)毀。第八條 本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政人事部。檔