【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 第三十四條 印信登記業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。第三十五條 印信申請(qǐng)(一)印信制發(fā)的申請(qǐng)因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具請(qǐng)(制)發(fā)印信申請(qǐng)表一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門制發(fā)。（二)印信換發(fā)的申請(qǐng)，由監(jiān)印人員填具請(qǐng)(換)發(fā)印信申請(qǐng)表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門換發(fā)。，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。(三)印信補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng)，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告作廢外，應(yīng)填具請(qǐng)(補(bǔ))發(fā)印信申請(qǐng)表一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)及失職人員的議處，并會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補(bǔ)發(fā)。，以資區(qū)別。，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。(四)印信增刊的申請(qǐng)，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。第三十六章 印信繳銷(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具繳銷印信申請(qǐng)表一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門撤銷。(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實(shí)情予以保存或截角注銷。第三十七條 印信管理(一)各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。(二)印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立印信登記表拓具印模、樣本，依序裝訂成冊(cè)，以利管理。(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本列冊(cè)專案移交，并報(bào)送印信管理部門?！?檔案管理Ⅰ.管理部門第三十八條 管理部門(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。(二)各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。Ⅱ.整理與分類第三十九條 文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。(四)與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。(五)有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第四十條 文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。第四十一條 檔案分類(一) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。(二)檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)細(xì)類。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類二級(jí)。(三)同一小類(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)卷次編號(hào)，以便查考。(四)每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)目次表，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄；并以每一案一個(gè)目次編號(hào)為原則。(五)檔號(hào)之表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第四十二條 檔案名稱及編號(hào)(一)檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。(二)各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。(三)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案分類編號(hào)表，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。(四)檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。(五)檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第四十三條 檔號(hào)編定(一)案件如系新案，應(yīng)就檔案分類編號(hào)表，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。(三)檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。(四)檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。Ⅲ.歸檔與檔案清理第四十四條 保存期限(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用見出紙注明目次號(hào)碼，以便翻閱。(二)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。第四十五條 保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：(一)永久保存：；；；；；；；；。(二)10年保存：、決算書類；；；。(三)5年保存：；。(四)1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第四十六條 檔卷清理(一)管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將收(發(fā))文登記單第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。Ⅳ.調(diào)卷第四十七條 調(diào)卷程序(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具調(diào)卷單經(jīng)其部門主管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。(二)管檔人員接到調(diào)卷單經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于調(diào)卷單上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。調(diào)卷單則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。(三)于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填調(diào)卷單。(四)檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。調(diào)卷單由管檔人員留存?zhèn)洳?。第四十八條 調(diào)卷管理(一)調(diào)卷單以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。(二)調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)二責(zé)處理。(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意?！?機(jī)密文件第四十九條 范圍(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。(二) 技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。(三) 業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場(chǎng)情報(bào)，國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。(四)其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。第五十條 保管部門(一)外來(lái)機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。(二)屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。(三)總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。(四)各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。第五十一條 外來(lái)機(jī)密文件處理(一)外來(lái)機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。(三)主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每日上班以文件傳遞記錄卡注明時(shí)間、用途由經(jīng)辦人簽章后，文件傳遞記錄卡由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當(dāng)日下班(或完工)時(shí)主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于文件傳遞記錄卡填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨收(發(fā))文登記單第五聯(lián)與密件一并歸檔。(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理(一)隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。(二)前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的工作計(jì)劃表寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。第五十三條 經(jīng)辦方式(一)經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場(chǎng)所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。(二)經(jīng)辦人不得請(qǐng)托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管(專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長(zhǎng))核準(zhǔn)后為的。(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長(zhǎng)處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。第五十四條 歸檔(一)外來(lái)機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)及文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類別登入機(jī)密文件保管備查簿，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。(二)內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長(zhǎng)核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入機(jī)密文件送件單，隨文件送交保管人員編定檔號(hào)并簽收后，機(jī)密文件送件單退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號(hào)登入機(jī)密文件保管備查簿。第五十五條 檔案整理(一)保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更機(jī)密文件增列表呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無(wú)需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具機(jī)密文件銷毀表呈報(bào)總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。(二)保管人員應(yīng)于每月底查對(duì)機(jī)密文件增列表及出國(guó)計(jì)劃書或工作計(jì)劃表，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。(三)機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。第五十六條 調(diào)卷(一)各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具調(diào)卷單注明調(diào)