會(huì)議服務(wù)的基本要求和詳細(xì)流程(編輯修改稿)
2024-12-03 05:15 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 已安排接機(jī)人員準(zhǔn)時(shí)持標(biāo)有您姓名的粉色紙?jiān)跈C(jī)場(chǎng)安檢出口等候您，接機(jī)人員王 **，電話 18755556666。如有變化，請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系，期待您的光臨，祝您旅途愉快！ 如果是接站，抵達(dá)前短信告知即可，但一定注明哪個(gè)出站口。內(nèi)容如 李老師，您好，我是北京飛天偉業(yè)會(huì)務(wù)張 **，我的手機(jī)號(hào)是 15811112222，負(fù)責(zé)本次會(huì)議接待。您乘坐的動(dòng)車 D124 將于今天下午五點(diǎn)四十分抵達(dá)鄭州火車站，我們已安排接站人員準(zhǔn)時(shí)持標(biāo)有您姓名的粉色紙?jiān)诒背稣究跈z票處等候您， 5 接站人員王 **，電話 18755556666。如有變化，請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系，期待您的光臨，祝您旅途愉快！ 其他工作： ，如果學(xué)習(xí)資料較多，要提前分裝資料。 ，提前將房卡取出，在老師房間準(zhǔn)備果盤及溫馨提示卡。接到老師后送往酒 店，引領(lǐng)進(jìn)房間，安排妥當(dāng)后，會(huì)秘與老師做會(huì)議接待詳細(xì)工作安排。如果接近用餐時(shí)間，可以帶老師到附近特色餐廳用餐，進(jìn)一步加深了解交流。 ，也要先預(yù)訂房間；如沒有預(yù)訂，要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排學(xué)員住宿。對(duì)于提前報(bào)到的學(xué)員，原則上不提前收費(fèi)，讓其在酒店交部分房費(fèi)押金，等開始報(bào)到后統(tǒng)一收費(fèi)，押金退還。 ，一請(qǐng)其交待酒店前臺(tái)、餐廳、會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員做到價(jià)格保密，所有簽字一律由主會(huì)秘負(fù)責(zé)；二告知會(huì)議水牌、電子屏內(nèi)容，請(qǐng)其提前準(zhǔn)備。 二、會(huì)中工作 會(huì)中工作是指參會(huì)學(xué)員報(bào)到當(dāng)天開始到學(xué)員學(xué)習(xí) 結(jié)束所安排的一系列工作。 會(huì)議報(bào)到 報(bào)到當(dāng)天，會(huì)秘到酒店后，先搭好報(bào)道臺(tái)，將辦公文具、表格、學(xué)習(xí)資料擺放好；主會(huì)秘具體分配工作給其他會(huì)秘；去酒店前臺(tái)詢問昨天提前報(bào)到學(xué)員情況，并登記房間號(hào)，告知具體分房合作方法，明確誰負(fù)責(zé)收費(fèi)，以及收費(fèi)多少等。 學(xué)員開始報(bào)到后，請(qǐng)他們先簽到登記個(gè)人信息，再詢問住房用餐情況，根據(jù)要求核算收費(fèi)總額，并開具收據(jù)，收據(jù)按先后順序編號(hào)，比如 A A A3 等。如學(xué)員現(xiàn)金交費(fèi)，使用驗(yàn)鈔機(jī)當(dāng)面點(diǎn)清后，收據(jù)聯(lián)交給學(xué)員；如學(xué)員要求刷卡，原則上不能在酒店刷 學(xué)習(xí)費(fèi)，可以刷房費(fèi)餐費(fèi)，房餐費(fèi)用刷卡單要妥善保存，以便與酒店結(jié)算時(shí)抵用，如果客人有堅(jiān)持學(xué)習(xí)費(fèi)刷卡，可以解釋說主辦方已經(jīng)在酒店交了大部分定金，并請(qǐng)到周邊銀行取現(xiàn)金交費(fèi)。主辦方特別交代的費(fèi)用優(yōu)惠學(xué)員，一定要謹(jǐn)慎對(duì)待，防止不必要的矛盾發(fā)生。 學(xué)員費(fèi)用交齊以后，根據(jù)其 交費(fèi)情況指導(dǎo)填寫發(fā)票反饋表，如果報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)人多，可讓其帶走，填好后盡早交過來，若人不多，可請(qǐng)其當(dāng)場(chǎng)填寫，及時(shí)收回。填寫反饋表注意幾點(diǎn)：一是提醒學(xué)員字跡工整，特別是開票單位；二是分清楚開票項(xiàng)目，哪些項(xiàng)目酒店開票，哪些項(xiàng)目公司開票；三是看清楚開票金額，原則上開票金額只能小于等于實(shí)際交費(fèi)金額，如有超開發(fā)票，告知需要收稅，并講明稅率；四是根據(jù)學(xué)員收據(jù)編號(hào)在反饋表上對(duì)應(yīng)編號(hào)，以便收據(jù)核對(duì)和發(fā)票發(fā)放；五是注意酒店費(fèi)用可以開到會(huì)務(wù)費(fèi) 6 用里，但會(huì)務(wù)費(fèi)用不能開到酒店發(fā)票里（這樣做主要是防止酒店發(fā)票超開）。 根據(jù) 學(xué)員住房要求，從預(yù)先拿到的房號(hào)中給學(xué)員合理分配房號(hào)，并在房表上鉛筆登記信息，以便以后信息更改。如果是拼房，一定要注明性別，便于以后學(xué)員拼住， 預(yù)先將餐券時(shí)間寫好并裝訂，根據(jù)學(xué)員用餐要求在餐表上用鉛筆登記。 事先要清點(diǎn)資料總數(shù)目，給交過費(fèi)用的學(xué)員有序發(fā)放。無論是主辦方還是講課老師來去資料，都要做到心中有數(shù)，對(duì)于學(xué)員想多要資料，沒有經(jīng)過主辦方老師允許，一律婉拒；經(jīng)過允許的，也要進(jìn)行登記。 會(huì)場(chǎng)要根據(jù)老師要求和學(xué)員報(bào)到情況來布置，一般在下午或晚上，主要包括掛條幅 /背景，桌椅 擺放，桌簽擺放，茶歇臺(tái)搭建，講臺(tái)布置，投影話筒燈光等設(shè)備調(diào)試。 一部分講課老師會(huì)在報(bào)到當(dāng)天到達(dá)，根據(jù)主辦方老師提供的抵達(dá)信息，安排接機(jī) /站，接待程序同主辦方老師。對(duì)于德高望重的講課老師，主辦方老
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