【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。（2）文件需要更改時(shí)，由文件編制部門(mén)填寫(xiě)《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。（3）文件更改由綜合管理部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負(fù)責(zé)組織實(shí)施。更改可采取劃（改）或換頁(yè)等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場(chǎng)所。如采取換頁(yè)的形式，應(yīng)將原未更改的頁(yè)面回收。第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。（1）當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。（2）作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫(xiě)《作廢文件審批表》交部門(mén)主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷(xiāo)毀。第24條 文件評(píng)審規(guī)定如下。（1）綜合管理部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。（2）文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。第7章 附則第25條 本制度由綜合管理部編制，解釋權(quán)歸綜合管理部所有。第26條 本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開(kāi)始執(zhí)行。二、檔案管理制度檔案管理制度第1章 總則第1條 目的。為了規(guī)范公司檔案管理工作，做好文件資料的保管、借閱回收、銷(xiāo)毀工作，發(fā)揮檔案價(jià)值，防止公司信息泄露，特制定本制度。第2條 檔案管理體系（1）公司成立兩級(jí)檔案管理體系，綜合管理部下屬檔案室為公司檔案主要責(zé)任單位，綜合管理部的行政專員為兼職的公司檔案管理人員；公司二級(jí)管理部門(mén)為本單位文檔保管部門(mén)，均應(yīng)指定專人兼職負(fù)責(zé)。（2）檔案分類(lèi)、目錄、編號(hào)的原則由綜合管理部統(tǒng)一制定。公司的檔案庫(kù)應(yīng)與公司的其他資料庫(kù)，如工程施工、設(shè)計(jì)資料庫(kù)等分開(kāi)管理。密級(jí)檔案必須保證安全。文書(shū)結(jié)案后，原稿或正本應(yīng)歸檔，需經(jīng)常性使用的，應(yīng)留副本使用。第2章 文件、檔案整理第3條 文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收。（1）檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。（2）文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。（3）文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)科室。（4）與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。（5）有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)送綜合管理部簽收后，將文件歸檔處理。第4條 文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理。（1）中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。（2）右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。（3）文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第3章 檔案分類(lèi)第5條 檔案分類(lèi)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)]大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。第6條 檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多、三級(jí)分類(lèi)不夠應(yīng)用時(shí)，須在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，也可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。第7條 同一“小類(lèi)”（或細(xì)類(lèi)）的案件以裝訂于一個(gè)檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔類(lèi)裝訂，并于小類(lèi)（或細(xì)類(lèi)）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。第8條 每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。第9條 檔號(hào)的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2；其中，A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類(lèi)號(hào)，C1C2為小類(lèi)號(hào)，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第4章 檔案名稱及編號(hào)第10條 檔案名稱。（1）檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示：其位數(shù)使用視案件多少及增長(zhǎng)情形斟酌決定。（3）檔案分類(lèi)各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案分類(lèi)編號(hào)表》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。（4）檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。（5）檔案分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第11條 檔案編號(hào)。（1）新檔案。應(yīng)從《檔案分類(lèi)編號(hào)表》查明該檔案所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序，以此來(lái)編列檔案號(hào)。（2）檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號(hào)并予以同號(hào)編列。（3）檔案號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，再編列檔案號(hào)。（4）檔案號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。第5章 檔案歸檔管理第12條 歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔案夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。第13條 檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱，以便查檔。第14條 文件保存期限，除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下表所列的規(guī)定辦理。檔案保存期限一覽表類(lèi)別永久保存類(lèi)10年保存類(lèi)5年保存類(lèi)1年保存類(lèi)內(nèi)容1．公司章程2．股東名冊(cè)3．公司組織規(guī)程及規(guī)章制度、工作細(xì)則等4．總經(jīng)理、股東會(huì)記錄5．財(cái)務(wù)報(bào)表6．政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)的文件7．不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證8．工程設(shè)計(jì)、施工、竣工資料9．其他規(guī)定須永久保存的文書(shū)1．公司內(nèi)部預(yù)、決算書(shū)類(lèi)2．會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表3．事業(yè)計(jì)劃資料4．其他規(guī)定需10年保存的文書(shū)1．期滿或已解除的合同文書(shū)2．正在執(zhí)行當(dāng)中的合同文書(shū)3．其他規(guī)定需保存5年的文書(shū)結(jié)案后無(wú)需長(zhǎng)期保存的文書(shū)注：上述非永久保存的資料過(guò)期之后，必要時(shí)可以用光盤(pán)存錄備查。第6章 檔案調(diào)閱管理第15條 各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案調(diào)閱單》，經(jīng)其部門(mén)主管核準(zhǔn)后向檔案保管人員調(diào)閱。第16條 調(diào)閱檔案包括文件資料必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后方可借閱秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。第17條 案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。第18條 檔案管理人員接到《檔案調(diào)閱單》，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于《檔案調(diào)閱單》上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員?！稒n案調(diào)閱單》例按歸還日期先后整理，以備催還。第19條 調(diào)閱期限不得超過(guò)2個(gè)星期，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第20條 調(diào)閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反《保密法》追究當(dāng)事人責(zé)任。第21條 調(diào)閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。第22條 外單位調(diào)閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。第23條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行審查簽章。第24條 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案即歸入檔案夾?！稒n案調(diào)閱單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。?5條 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意。第7章 檔案清理第16條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。第17條 每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。第18條 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，檔案管理人員應(yīng)將《檔案目錄表》上注明在其保留文件，并在上注明部分銷(xiāo)毀的日期。第19條 每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。第20條 對(duì)于已失去作用的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷(xiāo)毀檔案材料要認(rèn)真鑒定，確定銷(xiāo)毀檔案材料已列冊(cè)登記。第21條 銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷(xiāo)，防止失密。第8章 附則第22條 本制度由綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)制定、修訂與解釋事宜。第23條 本制度經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核、報(bào)主管行政事務(wù)的行政副總審批后生效。修訂、廢止時(shí)亦同。第24條 本制度自公布之日起執(zhí)行。四、會(huì)議管理制度會(huì)議管理制度第1章 總則第1條 目的為了規(guī)范公司的會(huì)議召開(kāi)程序，確保會(huì)議的高質(zhì)量、高效率，幫助相關(guān)部門(mén)集思廣益、促進(jìn)溝通、統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)步調(diào)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司各級(jí)、各類(lèi)會(huì)議的組織與管理。第2章 會(huì)議分類(lèi)第3條 根據(jù)會(huì)議范圍分類(lèi)根據(jù)會(huì)議的范圍，可以分為以下五種。（1）公司級(jí)會(huì)議，包括全公司員工大會(huì)、全公司技術(shù)人員、項(xiàng)目經(jīng)理、施工隊(duì)長(zhǎng)等的大會(huì)或代表大會(huì)。召開(kāi)此類(lèi)會(huì)議，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。（2）專業(yè)性會(huì)議，指公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)等組織召開(kāi)的會(huì)議。召開(kāi)此類(lèi)會(huì)議，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)，公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)參加。（3）系統(tǒng)或部門(mén)工作會(huì)議，指由各職能部門(mén)、項(xiàng)目經(jīng)理部召開(kāi)的會(huì)議。召開(kāi)此類(lèi)會(huì)議，應(yīng)經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)行政辦公室備案，由單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織，公司領(lǐng)導(dǎo)視情況派員參加。（4）所、廠、庫(kù)、隊(duì)、班、組會(huì)議，指由基層單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作、生活情況召開(kāi)的會(huì)議，上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也可派員參加。（5）上級(jí)或外單位在本公司召開(kāi)的會(huì)議（現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、演講會(huì)等）或公司的業(yè)務(wù)會(huì)（管線施工管理、維護(hù)管理、材料管理、車(chē)輛管理、員工管理、伙食管理等會(huì)議），應(yīng)由行政辦公室或主管部門(mén)安排召開(kāi)，分管的公司領(lǐng)導(dǎo)參加。第4條 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容分類(lèi)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，可以分成四大類(lèi)。（1）行政專業(yè)會(huì)議，包括董事常務(wù)會(huì)、董事代表會(huì)、董事辦公會(huì)、總經(jīng)理常務(wù)會(huì)、公司事務(wù)性會(huì)議、公司年度員工大會(huì)、公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、安全工作會(huì)、專業(yè)技術(shù)工作會(huì)、工程設(shè)計(jì)任務(wù)完成及調(diào)度專門(mén)會(huì)議、公司各級(jí)部門(mén)工作例會(huì)、班組班前例會(huì)等。（2）各類(lèi)代表大會(huì)，包括員工代表會(huì)、各級(jí)各類(lèi)人員代表大會(huì)、工會(huì)代表大會(huì)、黨團(tuán)員代表大會(huì)、婦女代表大會(huì)、董事會(huì)代表大會(huì)等。（3）專題會(huì)議，包括問(wèn)題研討會(huì)、專員研討會(huì)、工作專題會(huì)等。（4）其他會(huì)議，包括定期的例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議等。第5條 部分會(huì)議的議題安排上述部分會(huì)議的內(nèi)容安排如下表所示。部分會(huì)議的內(nèi)容細(xì)則會(huì)議名稱會(huì)議議題安排董事常務(wù)會(huì)研究公司重大事項(xiàng)、決策、人員任免等董事代表會(huì)部署、研討公司重大工作事項(xiàng)等董事辦公會(huì)研究、布置董事會(huì)工作及人員任免總經(jīng)理常務(wù)會(huì)研究、布置公司行政工作，討論重大問(wèn)題公司事務(wù)性會(huì)議月、半年、年工作例會(huì)，主要領(lǐng)導(dǎo)參加，公司總經(jīng)理等主要領(lǐng)導(dǎo)主持公司年度員工大會(huì)總結(jié)工作、布置工作、表彰先進(jìn)公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)匯報(bào)公司日常經(jīng)營(yíng)進(jìn)展情況、各項(xiàng)指標(biāo)完成情況、存在的主要問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施等質(zhì)量分析會(huì)匯報(bào)、總結(jié)公司在工程、維護(hù)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)以及管理工作中的質(zhì)量情況、存在的問(wèn)題，并研究改進(jìn)措施和辦法安全工作會(huì)匯報(bào)、總結(jié)公司在安全作業(yè)與管理、治安、消防、行車(chē)等情況，分析發(fā)生事故原因，檢查事故防患措施專業(yè)技術(shù)工作會(huì)專業(yè)設(shè)計(jì)、工程技術(shù)中存在的主要技術(shù)問(wèn)題專題研討，新技術(shù)、新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)的采用情況，專利利用及改進(jìn)情況，專業(yè)技術(shù)研討、專業(yè)培訓(xùn)、員工技術(shù)考核等公司部門(mén)工作例會(huì)檢討工作，總結(jié)布置工作，定時(shí)例會(huì)班組班前例會(huì)總結(jié)、布置工作和安全，布置后一天和總結(jié)前一天工作任務(wù)和安全生產(chǎn)情況，指出存在問(wèn)題、注意事項(xiàng)、好人好事、上級(jí)有關(guān)通知要求等定期的例會(huì)每星期、每月、半年、年度定期召開(kāi)的例會(huì)，其內(nèi)容、召開(kāi)時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)長(zhǎng)等應(yīng)由行政辦公室統(tǒng)一規(guī)定，讓公司全體知曉；非臨時(shí)更改，一般不再通知臨時(shí)性會(huì)議一般應(yīng)提前2天報(bào)行政辦公室審批；未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，不得隨意改動(dòng)正常例會(huì)，以建立正常的、有規(guī)律的工作秩序第3章 會(huì)議數(shù)量與質(zhì)量控制第6條 會(huì)議數(shù)量控制對(duì)會(huì)議數(shù)量的控制，行政辦公室主要應(yīng)做好以下三個(gè)方面的工作。（1）建立嚴(yán)格的會(huì)議審批機(jī)制。①公司一切會(huì)議歸行政辦公室審批，防止會(huì)議無(wú)準(zhǔn)備、無(wú)預(yù)告、無(wú)明確議題，保證會(huì)議召開(kāi)的必要性?？砷_(kāi)可不開(kāi)的會(huì)不開(kāi)，能采用別的方法解決的不開(kāi)，無(wú)實(shí)質(zhì)性或純禮節(jié)性會(huì)議不開(kāi)，能合并的不單獨(dú)召開(kāi)，已有明確決議的不重復(fù)開(kāi)等。②本著“下級(jí)服從上級(jí)、小會(huì)服從大會(huì)、局部服從全局”的原則召開(kāi)會(huì)議。③凡涉及多部門(mén)的會(huì)務(wù)性會(huì)議，應(yīng)統(tǒng)籌安排、刪減合并，確保會(huì)議的必要性和有效性。（2）科學(xué)設(shè)置例會(huì)。不斷檢查分析，取消無(wú)存在價(jià)值的例會(huì)，合并效率不高的例會(huì)。（3）提高相關(guān)人員掌握會(huì)議的水平。根據(jù)具體情況，選擇最適用和最有效的溝通方式，減少會(huì)議數(shù)量，可選擇面談、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、打電話、發(fā)郵件等其他辦法。第7條 會(huì)議質(zhì)量控制為有效地控制會(huì)議質(zhì)量，應(yīng)從以下10方面進(jìn)行考慮。（1）會(huì)議目的是否明確。（2）開(kāi)會(huì)時(shí)機(jī)是否成熟。（3）會(huì)議規(guī)模、規(guī)格是否適度。（4）會(huì)議應(yīng)緊湊，決不短會(huì)長(zhǎng)開(kāi)。（5）準(zhǔn)備工作應(yīng)反復(fù)檢查，充分準(zhǔn)備。（6）主持人應(yīng)具備把握會(huì)議的能力，能適時(shí)引導(dǎo)會(huì)議按既定方案進(jìn)行，達(dá)到預(yù)定目的和效果，不跑題、偏題、馬拉松開(kāi)會(huì)。（7）排除會(huì)議干擾，要求手機(jī)設(shè)置為靜音，禁止在會(huì)場(chǎng)打電話、高聲談?wù)?，要求與會(huì)者坐姿端正并記錄會(huì)議決議等。（8）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、投影、錄音、錄像等手段提高會(huì)議效率。（9）議題集中，不宜過(guò)多，保證較短時(shí)間內(nèi)能完成全部議程，并保證問(wèn)題解決的深度和效果。（10）一切會(huì)議應(yīng)有計(jì)