【文章內(nèi)容簡介】 修改完后的審核、批準、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。（2）文件需要更改時，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準人批準后方可進行文件更改。（3）文件更改由綜合管理部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負責組織實施。更改可采取劃（改）或換頁等方式，同時要做好修改狀態(tài)標識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應覆蓋該文件發(fā)放的所有場所。如采取換頁的形式，應將原未更改的頁面回收。第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。（1）當文件改版或修改時，會產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應做好作廢文件的回收、登記和標識區(qū)分工作。（2）作廢文件應進行定期處理。行政專員或文控員應填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標識，歸檔保存一年備查，其他的進行銷毀。第24條 文件評審規(guī)定如下。（1）綜合管理部經(jīng)理應定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評審工作。（2）文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結(jié)合，評審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進文件的可操作性和科學性。第7章 附則第25條 本制度由綜合管理部編制，解釋權(quán)歸綜合管理部所有。第26條 本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。二、檔案管理制度檔案管理制度第1章 總則第1條 目的。為了規(guī)范公司檔案管理工作，做好文件資料的保管、借閱回收、銷毀工作，發(fā)揮檔案價值，防止公司信息泄露，特制定本制度。第2條 檔案管理體系（1）公司成立兩級檔案管理體系，綜合管理部下屬檔案室為公司檔案主要責任單位，綜合管理部的行政專員為兼職的公司檔案管理人員；公司二級管理部門為本單位文檔保管部門，均應指定專人兼職負責。（2）檔案分類、目錄、編號的原則由綜合管理部統(tǒng)一制定。公司的檔案庫應與公司的其他資料庫，如工程施工、設計資料庫等分開管理。密級檔案必須保證安全。文書結(jié)案后，原稿或正本應歸檔，需經(jīng)常性使用的，應留副本使用。第2章 文件、檔案整理第3條 文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收。（1）檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。（2）文件如經(jīng)過抽查，應有管理部門主管的簽認。（3）文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門科室。（4）與本案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經(jīng)辦部門。（5）有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送綜合管理部簽收后，將文件歸檔處理。第4條 文件整理點收文件后，應依下列方式整理。（1）中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。（2）右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。（3）文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第3章 檔案分類第5條 檔案分類應根據(jù)內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門]大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。第6條 檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應用時，須在第三級之后增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。第7條 同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔類裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。第8條 每一檔夾封面內(nèi)首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。第9條 檔號的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2；其中，A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第4章 檔案名稱及編號第10條 檔案名稱。（1）檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示：其位數(shù)使用視案件多少及增長情形斟酌決定。（3）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（4）檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。（5）檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第11條 檔案編號。（1）新檔案。應從《檔案分類編號表》查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。（2）檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔案號并予以同號編列。（3）檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔案號。（4）檔案號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第5章 檔案歸檔管理第12條 歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。第13條 檔案夾的背脊應標明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第14條 文件保存期限，除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下表所列的規(guī)定辦理。檔案保存期限一覽表類別永久保存類10年保存類5年保存類1年保存類內(nèi)容1．公司章程2．股東名冊3．公司組織規(guī)程及規(guī)章制度、工作細則等4．總經(jīng)理、股東會記錄5．財務報表6．政府機關(guān)核準的文件7．不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證8．工程設計、施工、竣工資料9．其他規(guī)定須永久保存的文書1．公司內(nèi)部預、決算書類2．會計憑證、賬簿、報表3．事業(yè)計劃資料4．其他規(guī)定需10年保存的文書1．期滿或已解除的合同文書2．正在執(zhí)行當中的合同文書3．其他規(guī)定需保存5年的文書結(jié)案后無需長期保存的文書注：上述非永久保存的資料過期之后，必要時可以用光盤存錄備查。第6章 檔案調(diào)閱管理第15條 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填寫《檔案調(diào)閱單》，經(jīng)其部門主管核準后向檔案保管人員調(diào)閱。第16條 調(diào)閱檔案包括文件資料必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后方可借閱秘密級以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級領(lǐng)導批準方能借閱。第17條 案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。第18條 檔案管理人員接到《檔案調(diào)閱單》，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于《檔案調(diào)閱單》上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員?！稒n案調(diào)閱單》例按歸還日期先后整理，以備催還。第19條 調(diào)閱期限不得超過2個星期，到期必須歸還如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)。第20條 調(diào)閱檔案的人員必須愛護檔案，要保護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反《保密法》追究當事人責任。第21條 調(diào)閱的檔案交還時，必須當面點交清楚。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應立即報告領(lǐng)導。第22條 外單位調(diào)閱檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。第23條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案應經(jīng)總經(jīng)理同意，并對摘抄的材料進行審查簽章。第24條 檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾。《檔案調(diào)閱單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。?5條 調(diào)閱的檔案應與經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務無關(guān)之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意。第7章 檔案清理第16條 檔案管理人員應及時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。第17條 每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前，應造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。第18條 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，檔案管理人員應將《檔案目錄表》上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。第19條 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。第20條 對于已失去作用的檔案進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要認真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。第21條 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。第8章 附則第22條 本制度由綜合管理部檔案室負責制定、修訂與解釋事宜。第23條 本制度經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核、報主管行政事務的行政副總審批后生效。修訂、廢止時亦同。第24條 本制度自公布之日起執(zhí)行。四、會議管理制度會議管理制度第1章 總則第1條 目的為了規(guī)范公司的會議召開程序，確保會議的高質(zhì)量、高效率，幫助相關(guān)部門集思廣益、促進溝通、統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)步調(diào)，實現(xiàn)科學決策，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司各級、各類會議的組織與管理。第2章 會議分類第3條 根據(jù)會議范圍分類根據(jù)會議的范圍，可以分為以下五種。（1）公司級會議，包括全公司員工大會、全公司技術(shù)人員、項目經(jīng)理、施工隊長等的大會或代表大會。召開此類會議，應經(jīng)總經(jīng)理批準，由各相關(guān)部門負責組織召開，公司領(lǐng)導參加。（2）專業(yè)性會議，指公司業(yè)務系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)等組織召開的會議。召開此類會議，應經(jīng)公司領(lǐng)導批準，各業(yè)務主管部門負責組織召開，公司業(yè)務分管領(lǐng)導參加。（3）系統(tǒng)或部門工作會議，指由各職能部門、項目經(jīng)理部召開的會議。召開此類會議，應經(jīng)部門領(lǐng)導或項目經(jīng)理批準，并報行政辦公室備案，由單位領(lǐng)導負責組織，公司領(lǐng)導視情況派員參加。（4）所、廠、庫、隊、班、組會議，指由基層單位領(lǐng)導根據(jù)工作、生活情況召開的會議，上一級領(lǐng)導也可派員參加。（5）上級或外單位在本公司召開的會議（現(xiàn)場會、報告會、演講會等）或公司的業(yè)務會（管線施工管理、維護管理、材料管理、車輛管理、員工管理、伙食管理等會議），應由行政辦公室或主管部門安排召開，分管的公司領(lǐng)導參加。第4條 根據(jù)會議內(nèi)容分類根據(jù)會議的內(nèi)容，可以分成四大類。（1）行政專業(yè)會議，包括董事常務會、董事代表會、董事辦公會、總經(jīng)理常務會、公司事務性會議、公司年度員工大會、公司經(jīng)營分析會、質(zhì)量分析會、安全工作會、專業(yè)技術(shù)工作會、工程設計任務完成及調(diào)度專門會議、公司各級部門工作例會、班組班前例會等。（2）各類代表大會，包括員工代表會、各級各類人員代表大會、工會代表大會、黨團員代表大會、婦女代表大會、董事會代表大會等。（3）專題會議，包括問題研討會、專員研討會、工作專題會等。（4）其他會議，包括定期的例會、臨時性會議等。第5條 部分會議的議題安排上述部分會議的內(nèi)容安排如下表所示。部分會議的內(nèi)容細則會議名稱會議議題安排董事常務會研究公司重大事項、決策、人員任免等董事代表會部署、研討公司重大工作事項等董事辦公會研究、布置董事會工作及人員任免總經(jīng)理常務會研究、布置公司行政工作，討論重大問題公司事務性會議月、半年、年工作例會，主要領(lǐng)導參加，公司總經(jīng)理等主要領(lǐng)導主持公司年度員工大會總結(jié)工作、布置工作、表彰先進公司經(jīng)營分析會匯報公司日常經(jīng)營進展情況、各項指標完成情況、存在的主要問題，并提出改進措施等質(zhì)量分析會匯報、總結(jié)公司在工程、維護、設計、生產(chǎn)以及管理工作中的質(zhì)量情況、存在的問題，并研究改進措施和辦法安全工作會匯報、總結(jié)公司在安全作業(yè)與管理、治安、消防、行車等情況，分析發(fā)生事故原因，檢查事故防患措施專業(yè)技術(shù)工作會專業(yè)設計、工程技術(shù)中存在的主要技術(shù)問題專題研討，新技術(shù)、新規(guī)范、新標準的采用情況，專利利用及改進情況，專業(yè)技術(shù)研討、專業(yè)培訓、員工技術(shù)考核等公司部門工作例會檢討工作，總結(jié)布置工作，定時例會班組班前例會總結(jié)、布置工作和安全，布置后一天和總結(jié)前一天工作任務和安全生產(chǎn)情況，指出存在問題、注意事項、好人好事、上級有關(guān)通知要求等定期的例會每星期、每月、半年、年度定期召開的例會，其內(nèi)容、召開時間、參加人員、會議地點、時長等應由行政辦公室統(tǒng)一規(guī)定，讓公司全體知曉；非臨時更改，一般不再通知臨時性會議一般應提前2天報行政辦公室審批；未經(jīng)辦公室批準，不得隨意改動正常例會，以建立正常的、有規(guī)律的工作秩序第3章 會議數(shù)量與質(zhì)量控制第6條 會議數(shù)量控制對會議數(shù)量的控制，行政辦公室主要應做好以下三個方面的工作。（1）建立嚴格的會議審批機制。①公司一切會議歸行政辦公室審批，防止會議無準備、無預告、無明確議題，保證會議召開的必要性?？砷_可不開的會不開，能采用別的方法解決的不開，無實質(zhì)性或純禮節(jié)性會議不開，能合并的不單獨召開，已有明確決議的不重復開等。②本著“下級服從上級、小會服從大會、局部服從全局”的原則召開會議。③凡涉及多部門的會務性會議，應統(tǒng)籌安排、刪減合并，確保會議的必要性和有效性。（2）科學設置例會。不斷檢查分析，取消無存在價值的例會，合并效率不高的例會。（3）提高相關(guān)人員掌握會議的水平。根據(jù)具體情況，選擇最適用和最有效的溝通方式，減少會議數(shù)量，可選擇面談、現(xiàn)場指導、打電話、發(fā)郵件等其他辦法。第7條 會議質(zhì)量控制為有效地控制會議質(zhì)量，應從以下10方面進行考慮。（1）會議目的是否明確。（2）開會時機是否成熟。（3）會議規(guī)模、規(guī)格是否適度。（4）會議應緊湊，決不短會長開。（5）準備工作應反復檢查，充分準備。（6）主持人應具備把握會議的能力，能適時引導會議按既定方案進行，達到預定目的和效果，不跑題、偏題、馬拉松開會。（7）排除會議干擾，要求手機設置為靜音，禁止在會場打電話、高聲談論，要求與會者坐姿端正并記錄會議決議等。（8）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，運用互聯(lián)網(wǎng)、投影、錄音、錄像等手段提高會議效率。（9）議題集中，不宜過多，保證較短時間內(nèi)能完成全部議程，并保證問題解決的深度和效果。（10）一切會議應有計