【文章內(nèi)容簡介】 回處理。六、收文管理公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。公司收文由行政部統(tǒng)一負責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。急件或涉及商業(yè)機密的傳真應(yīng)由專人處理。七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。第五章 辦公用品管理一、辦公用品的購置每月月底，各部門負責(zé)人將本部所需要的辦公用品計劃，以書面形式提交行政部。行政部制定采購計劃及預(yù)算，經(jīng)財務(wù)部和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后購回，按計劃分發(fā)各個部門。因工作需要由部門自行購買的辦公用品，應(yīng)事先辦理申請審批手續(xù)，購買后報行政備案。辦公用品要做到質(zhì)優(yōu)價廉、庫存合理、開支適當、保管良好，并建立帳本和入庫手續(xù)。二、辦公用品領(lǐng)用及管理辦公用品通常由部門領(lǐng)導(dǎo)按計劃在行政部領(lǐng)回，出庫時領(lǐng)取人員簽字。新入員工的辦公用品，由行政部根據(jù)部門負責(zé)人提供的名單和用品清單配備。計算器、訂書機、打孔機等耐用文具列入移交。如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人照價賠償或自購。第六章 檔案管理一、公司檔案：集團公司的章程、規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會議記錄、決議、決定、委任書、聘書、協(xié)議、合同、項目方案、可行性研究報告、通知、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證、工程圖紙文件和涉及土地、施工的各類文件、批復(fù)、工程竣工檔案資料以及員工薪資、人事檔案等具有保存和參考價值的文件材料。二、檔案由專人負責(zé)管理，并明確具體責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。三、人事檔案員工個人檔案。在職員工個人檔案由公司負責(zé)保管；離職員工檔案保存期限為一年；列為儲備人才的人員資料，保存期限為半年。其它人事資料。公司規(guī)章制度資料永久保存；有關(guān)章程制訂的文件保存五年；有關(guān)員工任用、崗位變動的文件保存一年；工資表及獎金、補貼等相關(guān)資料保存二年。四、其它檔案的保存期限（一）永久保存有關(guān)儀式、慶典、紀念的重要文件；建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工檔案資料及圖紙、資料；土地取得及處分的重要文件（土地證、土地評估資料）；建筑物取得及處分的重要文件（房產(chǎn)證、房產(chǎn)評估資料）；公司章程。（二）保存10年有關(guān)年度及每月的決算文件；有關(guān)賬目的決算記錄及整理的重要文件（總決算表、現(xiàn)金收支表）；有關(guān)賬目傳票的記錄；有關(guān)收入、支出的原始憑證；有關(guān)財產(chǎn)的評估及折舊的文件；有關(guān)稅收方面的文件。（三）保存五年會議記錄、紀要、決議；有關(guān)政府法令的文件；有關(guān)訴訟的文件；有關(guān)政府機關(guān)重要的許可申請及報告文件；有關(guān)政府機關(guān)的指示及各種命令傳達書；有關(guān)重要的合同、契約、協(xié)定及備忘錄文件；有關(guān)勞動協(xié)約及工會協(xié)定的文件；有關(guān)經(jīng)營協(xié)議及團體聯(lián)系的文件；有關(guān)貸款的重要文件；有關(guān)投資及融資的重要文件。（四）保存三年經(jīng)營會議、部門會議、辦公會議記錄；發(fā)文薄、收文??；有關(guān)規(guī)定的制定，及施行的文件；有關(guān)政府機關(guān)簡易的許可、申請許可及報告的文件；有關(guān)安全管理的文件；有關(guān)轉(zhuǎn)賬整理的文件。（五）保存二年有關(guān)登記簡易的文件；有關(guān)和政府機關(guān)交涉聯(lián)絡(luò)的文件；有關(guān)簡易的契約協(xié)定及備忘錄文件；重要的統(tǒng)計資料；有關(guān)建筑物及保存物品、火災(zāi)保險的文件；有關(guān)銀行存款及轉(zhuǎn)賬存款的文件。五、檔案借閱公司領(lǐng)導(dǎo)借閱非密級檔案，可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。公司其他人員借閱檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱的檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借。如工作需要摘錄和復(fù)制，密級檔案必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復(fù)制；一般內(nèi)部檔案資料由各部門領(lǐng)導(dǎo)批準方可摘錄和復(fù)制。 六、檔案的銷毀任何部門或個人無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。按規(guī)定需要銷毀時，密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀。經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理員填寫銷毀清單，專人監(jiān)督銷毀。第七章 車輛、駕駛員管理一、車輛的調(diào)度與管理公司車輛的調(diào)度、維護、審驗、繳費以及辦理有關(guān)證照等由行政部統(tǒng)一管理。各部門公務(wù)用車須按公司車輛使用規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù)，向行政部申請派遣，行政部按規(guī)定嚴格控制車輛的使用。車輛按統(tǒng)一調(diào)配、急用優(yōu)先、保證重點、兼顧一般的原則進行使用管理。車輛與駕駛?cè)藛T相對固定，駕駛?cè)藛T對分配給自己的車輛負有日常管理、保潔、養(yǎng)護，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時維修保養(yǎng)，保持性能良好的責(zé)任。公務(wù)用車按規(guī)定收取使用費。出車須有行政部簽字的派車單，出車過程中不得用于私人事務(wù)，返回后駕駛員填寫派車單有關(guān)內(nèi)容交用車人簽字后交回行政部。 二、辦公事能騎自行車的盡量不派車；能合并用車的就不重復(fù)派車，合并乘車的費用共同分攤。三、車輛派遣條件與使用范圍派車條件。接送公司來賓，公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車，財務(wù)提取現(xiàn)款和遠距離的轉(zhuǎn)賬、進帳、辦理貸款等公務(wù)，提、送或購置個人攜帶困難的公物，辦理緊急公務(wù)，參加體現(xiàn)公司形象的活動，以及目的地離公司（始發(fā)地）四公里以上的公務(wù)辦理。長途用車。公務(wù)長途用車，應(yīng)提前一天報行政部，經(jīng)總經(jīng)理批準后安排出車。借車。外單位借車原則上謝絕。重要關(guān)系單位借車需經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理借車手續(xù)，退還時當面查驗車況。私人用車。公司車輛原則上不得私用，員工若出現(xiàn)家庭重要事件急需用車，應(yīng)報經(jīng)總經(jīng)理批準，并根據(jù)情況收取相應(yīng)費用。車輛停放。車輛歸來后停放在公司指定地點，未經(jīng)行政部門同意不得駛離停放地點。四、車輛維修車輛維修須到公司指定的修理廠進行。進廠維修或購買配件，本車駕駛員提出書面申請，行政部審核后報總經(jīng)理批準施行。修理過程發(fā)現(xiàn)需增加的報修項目或更換零部件，須請示行政部同意。車輛行駛途中，發(fā)生故障急需修復(fù)或更換零件視實際需要酌情處理，但要盡可能先與行政部取得聯(lián)系通報情況。駕駛?cè)藛T應(yīng)愛護車輛，精心駕駛。由于駕駛員操作不當或疏于保養(yǎng)而造成車輛損壞或機械故障，所需維修費用視情況由駕駛員承擔一定比例。五、車輛油耗與費用車輛加油由公司統(tǒng)一辦理加油證定點加油。加油時憑證核對車號，嚴禁牌證不符或另備其他容器加油。行車過程中所產(chǎn)生的停車費由使用部門人員簽字，按實報實銷；過路費單據(jù)須注明何時、何地、過何收費站、辦什么事，經(jīng)相關(guān)人員簽字證明后給予報銷。駕駛?cè)藛T應(yīng)厲行節(jié)約、反對浪費，降低行車油耗和費用。行政部嚴格審核駕駛?cè)藛T填報的各種單據(jù)，不合理的費用一概不予簽字報銷。六、車輛保養(yǎng)與檢查定期保養(yǎng)。原則上每行駛一萬公里送指定的修理廠定期保養(yǎng)，由行政部辦理。每星期洗車2次，車內(nèi)每季度全面清洗一次。平時由駕駛員隨臟隨洗，保持車容車貌整潔。車輛一周未使用時，由駕駛員發(fā)動一次，預(yù)熱510分鐘。七、車載量嚴格按規(guī)定限制，不得超載八、注意車內(nèi)衛(wèi)生、保持車內(nèi)清潔九、違規(guī)的處理車輛因駕駛員駕駛、管理不當失竊或損壞，除保險公司的賠償外，剩余部分按交警裁決的責(zé)任比例由駕駛員承擔相應(yīng)責(zé)任。超速、超載、任意停車及其他違反交通規(guī)則的一切罰款由駕駛員自行負責(zé)。如把車隨便交由他人駕駛而發(fā)生違規(guī)、車輛損壞等罰款或損傷，除保險公司負責(zé)賠償部份外，其余均由駕駛員承擔相應(yīng)賠償。駕駛員如將車交與無證照人員駕駛，造成車損或人傷，立即解雇，并承擔所有經(jīng)濟責(zé)任。駕駛中如系本身操作不當發(fā)生車禍，除保險公司負責(zé)賠償?shù)牟糠萃?，剩余部分按交警裁決的責(zé)任比例由駕駛員承擔相應(yīng)責(zé)任。十、下屬公司管理的車輛，由該公司根據(jù)自身實際情況，參照本制度制定管理辦法，自行管理。十一、安全行車出車前，駕駛員應(yīng)先檢查車況（車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎、油料等），發(fā)現(xiàn)損壞及不良情況應(yīng)及時采取措施并向行政部報告。行車過程，要謹慎駕駛，嚴格遵守交通規(guī)則，集中精力確保行車安全。車輛停放時要選擇合適地點，采取必要的防損防盜措施。嚴禁無證開車、酒后開車，凡因違章、違規(guī)肇事，當事人應(yīng)負全部法律責(zé)任和經(jīng)濟責(zé)任。行車途中不幸發(fā)生交通事故，應(yīng)首先搶救受傷人員，保護現(xiàn)場并向交警部門報案，及時與行政部聯(lián)系協(xié)助處理。輕微事故未造成人員及車輛損害的由駕駛?cè)藛T酌情處理。十二、駕駛?cè)藛T行為規(guī)范遵紀守法，遵守交通規(guī)則和公司有關(guān)規(guī)定。有良好的職業(yè)道德和技術(shù)水平，服從管理，聽從調(diào)度，對工作認真負責(zé)，恪盡職守。服裝整潔、講究衛(wèi)生、注意言談舉止，保持良好的個人形象，維護公司形象。對乘車人應(yīng)熱情接待、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，乘車人下車辦事時一般不得離車，乘車人帶有大件物品時應(yīng)提供幫助。遵守保密規(guī)定，不得隨意泄露乘車人的個人隱私或談?wù)摰纳虡I(yè)機密。第八章 來賓接待管理一、來賓的接待工作由行政部負責(zé)安排。二、一般來賓由行政部協(xié)同有關(guān)部門人員，在會客室、會議室接待。三、貴賓來訪，按公司領(lǐng)導(dǎo)通知的方式招待，并協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)安排陪同人員。四、外來協(xié)助作項目的人員，由相關(guān)部門負責(zé)接待。五、未經(jīng)核準的來賓，行政部有權(quán)拒絕接待、謝絕參觀；員工擅自帶人來公司參觀，行政部有權(quán)制止。第九章 保密制度一、集團公司全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)，在對外的交往與合作中，不得泄露公司秘密，更不允許出賣公司秘密。二、公司秘密關(guān)系公司的利益和發(fā)展，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉。公司秘密包括下列秘密事項：公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項。人事決策中的秘密事項。專有技術(shù)。招標項目的標底、合作條件、貿(mào)易條件。重要的合同、客戶與合作渠道。公司未向公眾公開的財務(wù)情況、銀行帳戶帳號。董事會或總經(jīng)理確定應(yīng)當保守的公司其他秘密事項。三、屬于公司秘密的文件、資料應(yīng)標明“秘密”字樣，由專人負責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準不得復(fù)印、摘抄。四、接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準不準向他人泄露；非接觸公司秘密的員工，不準打聽公司秘密。五、記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報告并采取補救措施。六、文件、資料對外使用規(guī)定因公需要對外使用公司的文件、資料，必須先申請說明原因，報總經(jīng)理批準后方可使用。公司的所有與項目、工程、物業(yè)管理、商場租賃等有關(guān)的文件、資料，如需復(fù)制刻錄時，必須先申請說明原因，報總經(jīng)理批準后方可進行。對外使用的文件、資料必須在公司行政部備案。各部門的業(yè)務(wù)資料，由各部門登記歸檔自行管理。未經(jīng)總經(jīng)理批準，任何人不得對外使用公司文件或資料，泄露公司的商業(yè)機密。違反者，公司將視情況給予警告、罰款、降職、降薪、留用察看、開除直至追究其法律責(zé)任，造成經(jīng)濟損失的由責(zé)任人負責(zé)賠償。第十章 安全保衛(wèi)制度一、集團公司各單位均要落實安全保衛(wèi)工作責(zé)任制。公司行政部負責(zé)企業(yè)日常的防火、防盜等各種安全防范工作。二、行政部負責(zé)定期向員工進行安全防范的宣傳工作，保證員工在崗期間避免可能對安全造成危害的因素。三、行政部可隨時檢查各單位或員工個人的安全防范措施，有權(quán)對違反各種安全條例的行為進行制止，并按公司規(guī)定予以處罰。四、落實防火措施。廠房等重要場所設(shè)置的消防栓不得他用，專人定期檢查；配備的滅火器要按規(guī)定期限及時更換滅火藥物；保持防火通道暢通，嚴禁堆放物品堵塞通道。五、抓好安全用電。電線、電器殘舊不符合規(guī)范的，應(yīng)及時更換；嚴禁擅自私接電源和使用額外電器，不準在辦公場所使用電爐。六、落實防盜措施財務(wù)部和檔案室要安裝防盜門窗和自動報警器。公司財物不得隨便放置，重要文件及貴重物品必須鎖好，專人負責(zé)保管。下班或外出辦公室無人時，要關(guān)閉電源和門窗。車輛停放時應(yīng)采取必要的防盜措施。第十一章 衛(wèi)生管理一、衛(wèi)生管理的范圍為辦公室、會議室、衛(wèi)生間、走道、門窗等辦公場所及其設(shè)施的衛(wèi)生。二、衛(wèi)生清理的標準是：門窗（玻璃、窗臺、窗欞）上無浮塵；地面無污物、污水、浮土；四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網(wǎng)、浮塵；書櫥、鏡子上無浮塵、污跡，書櫥、檔案櫥內(nèi)各類書籍資料排列整齊，無灰塵，櫥頂無亂堆亂放現(xiàn)象；辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，水具無茶銹、水垢；桌椅擺放端正，微機、打印機等設(shè)備保養(yǎng)良好，無灰塵、浮土；廁所墻面、地面、便池清潔干凈，無雜物、無異味。三、衛(wèi)生清理實行部門責(zé)任制，部門負責(zé)人為責(zé)任人。各部門辦公室的衛(wèi)生，由各部門負責(zé)日常保潔。公共衛(wèi)生由專人負責(zé)。公共衛(wèi)生清理實行區(qū)域負責(zé)，區(qū)域劃分為：南辦公室走廊大門以東辦公室負責(zé)，走廊大門以西財務(wù)部負責(zé)；院子以走廊大門中心界定東西，以西辦公樓門洞中心界定南北，大門以東南部及東南角花壇由辦公室負責(zé)，大門以西南部由財務(wù)部負責(zé)，大門以東北部及東北角花壇由城建資產(chǎn)部負責(zé)，大門以北部及花壇由投資發(fā)展部和項目技術(shù)部負責(zé)。市場營銷部負責(zé)門前三包。 第十二章 電話管理一、移動電話公司的全體管理人員都必須持有移動電話，電話由員工自行購置。公司高層領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人、項目部管理人員、駕駛員等，24小時開機（或公告家庭座機電話）；其他人員的移動電話每天7：30～22：30開機。持機人在規(guī)定的開機時間內(nèi)關(guān)閉手機，導(dǎo)致公事聯(lián)系不上者，每次給予10元的處罰；當月累計三次聯(lián)系不上者，加倍處罰。第十三章 會議管理一、