【文章內容簡介】 要求的文件材料進行必要的修整。(1)修裱破損文件；(2)復制字跡模糊或易褪變的文件；(3)超大紙張折疊；(4)去除易銹蝕的金屬物。文件編頁碼：即把確定為“一件”的文件進行排序，并用阿拉伯數(shù)字編寫頁號。該件有圖文面即為一頁。正面在右上角，反面在左上角編寫頁碼。（1）單份文件：只有正稿且頁號已編排，無須重新編寫。（2）多份文件：首先排序，即正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；復文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字在后，中文本在前，外文本在后；文件處理單放在最前面。排序后重新編寫頁號，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前有圖文面編頁。裝袋(訂)方法：對修整后的文件材料使用符合檔案保護要求的材料重新加以固定。(1)裝袋：無特殊情況，將確定為“一件”的每一份文件分別散裝入無酸紙袋。(2)裝訂：出現(xiàn)一份文件頁數(shù)過多，散裝入袋可能利用不方便或易造成丟頁，文件過厚等情況，可在文件左側用線裝訂。采用左上角裝訂應將文件左、上側對齊，采用左側裝訂應將文件左、下側對齊。六、編號（編歸檔章號）將歸檔文件在全宗中的位置用符號表示，并以歸檔章（附表：表1）的形式在歸檔文件上注明，依排列好的順序逐件編號。采用裝袋方法的，直接填寫文件袋封面的歸檔章；采用線裝方法的應在每“件”首頁上端居中位置空白處加蓋歸檔章，并填寫各項內容。填寫歸檔章須用碳素或藍黑墨水鋼筆。歸檔章設置項目：全宗號、年度、保管期限、頁數(shù)、機構、室編件號、館編件號、盒號。全宗號：由于公司檔案不移交檔案館，此項可以不填。年度：填寫文件的形成年度，用4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2016。保管期限：按分類時確定的文件保管期限填寫簡稱為“永”“30”“10”。頁數(shù)：填寫裝袋(訂)前對文件編寫的總頁數(shù)，頁數(shù)為三位，不足補“0”。機構：此處填寫類別名，如行政管理類。室編件號：位數(shù)為四位，不足補“0”。同一年度、同一類別內不得有重號或空號，每年每大類均分別從“0001”流水編號。館編件號：由于公司檔案不移交檔案館，館編件號可以不填。盒號：即檔案盒的排列順序號，每年每一類流水編號。七、編目編目即編制歸檔文件目錄。按照分類、排列的結果，逐類逐件編制目錄。編目以“件”為單位進行，按確定的“件”，只對排在前面的一文編目。例如：批復、請示為一件，只對批復編目。歸檔文件目錄項目歸檔文件盒目錄項目包括件號、責任者、文號、題名日期、頁數(shù)、備注（附件：表2）。（1）件號：填寫歸檔章室編件號項內容。（2）責任者：指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文單位署名者，可以是一個機關或機關內部的一個機構，也可以是幾個機關、一個人或若干人。聯(lián)合發(fā)文的文件，只填寫三個責任者，一般為前三個或前兩個加立檔單位；使用全稱或通用簡稱；未署責任者的“白頭文件”，根據(jù)文件內容特征考證并填寫。（3）文號：即發(fā)文的字文號一般由機關代字、年度、順序號組成，如遵檔字[2016]003號，填寫文號項應照實抄錄，代字不能省略，紀元要填全，順序號照錄，沒有文號的文件此項不填。此項不得填諸如“會議文件之一”、“第一期”等文件。順序號，也不能填寫“情況反映”等刊物名稱。（4）題名：即文件標題。完整題名由責任者、問題、文種三部分組成，如《國家檔案局關于加強檔案安全保管的通知》，填寫此項內容時，責任者部分可以省略，此項內容(不包括責任者項)最多不超過50個字，如正題名完全可以反映文件內容，其副題名或并列題名無須抄錄。無題名或題名含義不清的，應根據(jù)文件內容重新擬寫標題并加“[]”，擬寫題名和原題名內容(不包括責任者項)一共不超過50個字。原題名在前，擬寫題名在后一并填寫在目錄中。原題名內容(不包括責任者項)已超過50個字，則須根據(jù)文件內容重新擬寫為50字以內題名，并只將擬寫題名填寫在目錄中。會議記錄以一次會議一件擬寫一個標題。(5)日期：即文件的形成時間(落款日期)，此項應以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如2016年6月18日標注為20160618，如文件未標注日期應根據(jù)文件內容加以考證并填寫。(6)頁數(shù)：填寫“一件”文件的總頁數(shù)。(7)備注：用于填寫歸檔文件的類別（如黨群工作類）。歸檔文件目錄的裝訂歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。(1)編制成冊方法：視各單位文件量大小。(2)封面：統(tǒng)一采用國際標準A4型紙張，設置全宗名稱、年度、類別項目（附件：表3），其中全宗名稱項為立檔單位名稱，填寫全稱或規(guī)范化的簡稱，年度項填寫本冊目錄歸檔文件內容包括的年度如2014—2016，類別項為企業(yè)檔案的分類名稱。保管期限填寫盒內文件所屬保管期限。八、裝盒裝盒包括裝盒的方法、編制檔案盒封以及盒脊背項目等工作內容、填寫備考表。 裝盒方法嚴格按照室編件號的先后順序裝入檔案盒。(1)不同類別的歸檔文件不應放入同一檔案盒。(2)不同年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒。(3)同一年度、同一類別的歸檔文件按室編件號排列先后順序，依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒。檔案盒封面的填寫：在橫線上方標明全宗名稱，即立檔單位全稱或規(guī)范化簡稱。檔案盒脊背的填寫：包括全宗號、年度、保管期限、機構、起止件號(室、館)、盒號等七項。(1)全宗號：空(2)年度：填寫盒內文件的形成年度，即文件歸檔年度，紀元填全，四位數(shù)。(3)保管期限：填寫盒內文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“永久”“30年”“10年”。(4)機構：填寫盒內文件所屬類別名稱。(5)室編起止件號：填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔文件件號，其間用“—”號連接式，如：0018—0044。(6)館編起止件號：空(7)盒號：是指檔案盒的順序號，即同一年度同一類別為一個大流水號。填寫備考表：（見附件：表4備考表放在每一盒所有歸檔文件之后，用以對本盒內歸檔文件整理情況及保存階段變動情況進行必要的注釋說明。設置項目包括：盒內文件說明、整理人、檢查人和日期。統(tǒng)一采用國際A4型紙張。填寫方法：(1)盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度，文件本身狀況(如字跡模糊、缺損等)及整理工作完畢后歸檔文件修改、補充、移出、銷毀等情況。歸檔文件目錄備注項說明內容較復雜超過9個字，也可注明并引至本盒備考表中詳細說明。(2)整理人：填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責任。在其部門整理歸檔的單位，此項一般由該部門兼職檔案人員或文書處理人員填寫。(3)檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，此項一般由檔案部門負責人填寫。(4)日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，可以是全年歸檔文件整理完畢的日期，也可是該盒歸檔文件整理完畢日期。公元紀年填全，月、日要求兩位數(shù)，不足補“O”。同歸檔文件目錄“日期”項。附件表1 歸檔章式樣全宗號年度保管期限頁數(shù)機構室編件號館編件號盒號表附歸檔文件目錄式樣件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注表歸檔文件目錄封面式樣 表備考表式樣情況說明：整 理 人 檢 查 人 立卷日期 歸 檔 文 件 目 錄全宗名稱 年 度 類 別 保管期限 第四章 行政后勤成本控制措施一、用電的管控措施照明用電（1）正常工作時間且光線較好的情況下，各辦公區(qū)域、走道應采用自然光照明；（2）人員較少時只開必要位置的照明燈；（3）人員離開后，要及時關閉電源，做好人走燈滅（必要時各區(qū)域張貼“請隨手關燈”的相關標志）；辦公設備用電（1）復印機、電腦等辦公電器設備用完后及時開啟“節(jié)能”、“睡眠”或“待機”模式；（2）如果長時間不用電腦應及時關機，下班后應關閉電腦所有連接電源；（3）打印機、復印機、飲水機下班時應及時關閉電源；空調用電（1）空調打開后必須關閉門窗；（2）空調必須于下班前半小關閉；（3）各辦公區(qū)域在人員較少的情況下（三人以下），可以自行集中到一個區(qū)域辦公，控制空調開放。各部門負責人為責任人，下班后由夜保負責檢查電源關閉情況，對未及時關閉電源的區(qū)域直接上報質檢部。二、用水的管控措施日常用水，倡導員工將水籠頭開到1/3至3/2處，用后應及時關閉。倡導集體飲用開水房開水機的熱水，減少桶裝純凈水的飲用，杜絕用桶裝水洗杯子的現(xiàn)象。將用水的管控納入日常巡邏、檢查的一部份。如果發(fā)現(xiàn)水籠頭、水管有漏水或滲水現(xiàn)象，要及時反應給水電工進行維修處理。三、嚴格控制辦公用品使用嚴禁私自領用辦公用品，物品領用要嚴格填寫《物品領用申請單》交由主管部門負責人簽字后方可到運營部領取；對于不可回收利用的辦公用品再次領用時必須以舊換新；對于可回收利用的辦公用品（例如剪刀、訂書機、筆筒等）只能領取一次（特殊情況除外），員工辭職或異動時要及時交還運營部。為了便于管理，辦公用品由專人管理、專人負責發(fā)放；建立辦公用品領取記錄表，并于每年年末統(tǒng)計本年度各部門的領用情況，以便于控制下一年度的辦公室用品成本費用。各部門購買或配備辦公設備需填寫《物品采購申請表》，逐級審批后方可遞交到運營部進行采購和配置。四、宿舍管控措施宿舍無人時，及時關閉照明燈具、空調、風扇等電器設備。禁止宿舍額外使用大功率電器，特殊情況需報備運營部，經(jīng)審批后方可使用；每周不定期巡查宿舍，發(fā)現(xiàn)有浪費水電的現(xiàn)象嚴懲不貸。五、辦公設施的維修費用管控措施建立長期合作的辦公設施維修商，便于及時和優(yōu)先服務于公司，減少時間成本的浪費。各部門對轄區(qū)內的辦公設施進行日常管理和維護，如人為原因造成損壞，所有維修費用由當事人承擔；六、辦公電話費每月初與電信公司對接上月的通話清單和費用，仔細查看清單明細，若有費用異常情況，及時查找原因并采取措施，杜絕費用的浪費七、招待費用按照總公司下發(fā)的宴請管理規(guī)定執(zhí)行。第五章 公司印章管理一、范圍印章管理適用信陽天筑實業(yè)有限公司（以下簡稱：公司）的公章、合同專用章、財務印章、法人章等各類公司印章以及由運營部保管的其他印章的管理使用。二、公章的管理公司公章是指公司依據(jù)其公司全稱、依法刻制并經(jīng)工商部門登記備案、能夠代表公司簽署各類合同、簽發(fā)各類文件的公司印章。公章刻制因公司公章?lián)p壞、遺失或公司名稱變更，需要重新刻制公司公章的，填寫《印章刻制申請單》（附件：表1），由運營部簽署意見后經(jīng)總經(jīng)理批準，由運營部負責刻制，并重新報工商部門登記備案。公司公章重新刻制的，舊的公章必須收回，由運營部封存或銷毀。公章保管公司公章由運營部指定專人負責保管、并依據(jù)本管理規(guī)范的規(guī)定簽蓋。運營部必須設置《公司印章使用登記冊》（附件：表2），在經(jīng)辦人員要求簽蓋公章時，對用章事由、文件份數(shù)、文件簽字人員以及簽字時間、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員簽字、公章簽蓋時間、公章簽蓋人員簽字等予以詳細登記。公司公章的任何使用行為，均必須在《公司印章使用登記冊》上登記。運營部對所有使用公司公章簽蓋的文件，都必須保留一份原件或復印、建擋保存。公司公章的使用范圍（1）以公司名義內部發(fā)布的各類公文用印；（2）以公司名義簽署的對外呈報的各類公文用印；（3）公司授權書、公司介紹信等涉及公司授權、簽署文件等授權類文件的用?。唬?）公司證明、介紹信等證明類文件，僅證明員工身份、學歷等真實狀況的證明類文件而不涉及公司授權事項的用??；（5）以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議書、意向書等合同類法律文件的用??；（6）以公司名義涉訟類法律文件，涉及投資事務變動的工商事務文件的用??；（7）其他事由的用印。公章加蓋對于本項第4條公司公章使用范圍的文件用印，在經(jīng)辦部門提交經(jīng)用印核準的《公司印章使用申請表》（附件：表3）后，由運營部簽蓋人員在《公司印章使用登記冊》上登記后予以簽蓋。公司對外簽訂的合同類文件上加蓋公司公章的，需以核準的《合同審查批準單》（附件：表4）。公司總經(jīng)理已經(jīng)直接簽字的合同或銀行貸款用合同，不需要再提供《合同審查批準單》，但仍應按照本管理方法審核用印。在合同類法律文件上公司署名處簽蓋公司公章時，如果合同類法律文件兩頁以上的，還得騎縫簽蓋公司公章。公章外借公司公章原則上不得借出使用。因特殊、重大事由必須借出使用的，經(jīng)辦人員必須填寫《印章借用申請單》（附件：表5），經(jīng)總經(jīng)理同意方可借出使用。借出使用印章的經(jīng)辦人員原則上不得少于兩人。借出使用印章的經(jīng)辦人員得及時歸還公司公章并提供已簽蓋文件的復印件。三、合同專用章的管理合同專用章是指公司因為經(jīng)常性簽署合同的需要而刻制、能夠代表公司簽署各類合同的專用公司印章。合同章刻制（1）合同專用章刻制，或因合同專用章?lián)p壞、公司名稱變更等原因導致合同專用章重新刻制的，填寫《印章刻制申請單》經(jīng)總經(jīng)理批準，可予以刻制。（2）合同專用章報廢或停止使用的，必須由運營部負責收回封存或銷毀。（3）合同專用章只能刻制一枚。但對于公司經(jīng)營中頻繁發(fā)生的業(yè)務，經(jīng)總經(jīng)理批準，還可以刻制特殊的合同專用章，如人事合同專用章等。合同章保管（1）合同專用章由運營部負責保管、使用。特殊的合同專用章（如人事合同專用章），由具經(jīng)辦部門保管、使用。（2）合同專用章的保管、使用部門對所有使用合同專用章簽蓋的文件，都必須保留一份原件、建擋保存。合同章加蓋（1）合同專用章專用于公司對外簽訂