【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 要求的文件材料進(jìn)行必要的修整。(1)修裱破損文件；(2)復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件；(3)超大紙張折疊；(4)去除易銹蝕的金屬物。文件編頁(yè)碼：即把確定為“一件”的文件進(jìn)行排序，并用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁(yè)號(hào)。該件有圖文面即為一頁(yè)。正面在右上角，反面在左上角編寫頁(yè)碼。（1）單份文件：只有正稿且頁(yè)號(hào)已編排，無須重新編寫。（2）多份文件：首先排序，即正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字在后，中文本在前，外文本在后；文件處理單放在最前面。排序后重新編寫頁(yè)號(hào)，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前有圖文面編頁(yè)。裝袋(訂)方法：對(duì)修整后的文件材料使用符合檔案保護(hù)要求的材料重新加以固定。(1)裝袋：無特殊情況，將確定為“一件”的每一份文件分別散裝入無酸紙袋。(2)裝訂：出現(xiàn)一份文件頁(yè)數(shù)過多，散裝入袋可能利用不方便或易造成丟頁(yè)，文件過厚等情況，可在文件左側(cè)用線裝訂。采用左上角裝訂應(yīng)將文件左、上側(cè)對(duì)齊，采用左側(cè)裝訂應(yīng)將文件左、下側(cè)對(duì)齊。六、編號(hào)（編歸檔章號(hào)）將歸檔文件在全宗中的位置用符號(hào)表示，并以歸檔章（附表：表1）的形式在歸檔文件上注明，依排列好的順序逐件編號(hào)。采用裝袋方法的，直接填寫文件袋封面的歸檔章；采用線裝方法的應(yīng)在每“件”首頁(yè)上端居中位置空白處加蓋歸檔章，并填寫各項(xiàng)內(nèi)容。填寫歸檔章須用碳素或藍(lán)黑墨水鋼筆。歸檔章設(shè)置項(xiàng)目：全宗號(hào)、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、機(jī)構(gòu)、室編件號(hào)、館編件號(hào)、盒號(hào)。全宗號(hào)：由于公司檔案不移交檔案館，此項(xiàng)可以不填。年度：填寫文件的形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2016。保管期限：按分類時(shí)確定的文件保管期限填寫簡(jiǎn)稱為“永”“30”“10”。頁(yè)數(shù)：填寫裝袋(訂)前對(duì)文件編寫的總頁(yè)數(shù)，頁(yè)數(shù)為三位，不足補(bǔ)“0”。機(jī)構(gòu)：此處填寫類別名，如行政管理類。室編件號(hào)：位數(shù)為四位，不足補(bǔ)“0”。同一年度、同一類別內(nèi)不得有重號(hào)或空號(hào)，每年每大類均分別從“0001”流水編號(hào)。館編件號(hào)：由于公司檔案不移交檔案館，館編件號(hào)可以不填。盒號(hào)：即檔案盒的排列順序號(hào)，每年每一類流水編號(hào)。七、編目編目即編制歸檔文件目錄。按照分類、排列的結(jié)果，逐類逐件編制目錄。編目以“件”為單位進(jìn)行，按確定的“件”，只對(duì)排在前面的一文編目。例如：批復(fù)、請(qǐng)示為一件，只對(duì)批復(fù)編目。歸檔文件目錄項(xiàng)目歸檔文件盒目錄項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名日期、頁(yè)數(shù)、備注（附件：表2）。（1）件號(hào)：填寫歸檔章室編件號(hào)項(xiàng)內(nèi)容。（2）責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文單位署名者，可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)人或若干人。聯(lián)合發(fā)文的文件，只填寫三個(gè)責(zé)任者，一般為前三個(gè)或前兩個(gè)加立檔單位；使用全稱或通用簡(jiǎn)稱；未署責(zé)任者的“白頭文件”，根據(jù)文件內(nèi)容特征考證并填寫。（3）文號(hào)：即發(fā)文的字文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，如遵檔字[2016]003號(hào)，填寫文號(hào)項(xiàng)應(yīng)照實(shí)抄錄，代字不能省略，紀(jì)元要填全，順序號(hào)照錄，沒有文號(hào)的文件此項(xiàng)不填。此項(xiàng)不得填諸如“會(huì)議文件之一”、“第一期”等文件。順序號(hào)，也不能填寫“情況反映”等刊物名稱。（4）題名：即文件標(biāo)題。完整題名由責(zé)任者、問題、文種三部分組成，如《國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知》，填寫此項(xiàng)內(nèi)容時(shí)，責(zé)任者部分可以省略，此項(xiàng)內(nèi)容(不包括責(zé)任者項(xiàng))最多不超過50個(gè)字，如正題名完全可以反映文件內(nèi)容，其副題名或并列題名無須抄錄。無題名或題名含義不清的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題并加“[]”，擬寫題名和原題名內(nèi)容(不包括責(zé)任者項(xiàng))一共不超過50個(gè)字。原題名在前，擬寫題名在后一并填寫在目錄中。原題名內(nèi)容(不包括責(zé)任者項(xiàng))已超過50個(gè)字，則須根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫為50字以內(nèi)題名，并只將擬寫題名填寫在目錄中。會(huì)議記錄以一次會(huì)議一件擬寫一個(gè)標(biāo)題。(5)日期：即文件的形成時(shí)間(落款日期)，此項(xiàng)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2016年6月18日標(biāo)注為20160618，如文件未標(biāo)注日期應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。(6)頁(yè)數(shù)：填寫“一件”文件的總頁(yè)數(shù)。(7)備注：用于填寫歸檔文件的類別（如黨群工作類）。歸檔文件目錄的裝訂歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。(1)編制成冊(cè)方法：視各單位文件量大小。(2)封面：統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張，設(shè)置全宗名稱、年度、類別項(xiàng)目（附件：表3），其中全宗名稱項(xiàng)為立檔單位名稱，填寫全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，年度項(xiàng)填寫本冊(cè)目錄歸檔文件內(nèi)容包括的年度如2014—2016，類別項(xiàng)為企業(yè)檔案的分類名稱。保管期限填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限。八、裝盒裝盒包括裝盒的方法、編制檔案盒封以及盒脊背項(xiàng)目等工作內(nèi)容、填寫備考表。 裝盒方法嚴(yán)格按照室編件號(hào)的先后順序裝入檔案盒。(1)不同類別的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。(2)不同年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。(3)同一年度、同一類別的歸檔文件按室編件號(hào)排列先后順序，依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒。檔案盒封面的填寫：在橫線上方標(biāo)明全宗名稱，即立檔單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。檔案盒脊背的填寫：包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)(室、館)、盒號(hào)等七項(xiàng)。(1)全宗號(hào)：空(2)年度：填寫盒內(nèi)文件的形成年度，即文件歸檔年度，紀(jì)元填全，四位數(shù)。(3)保管期限：填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“永久”“30年”“10年”。(4)機(jī)構(gòu)：填寫盒內(nèi)文件所屬類別名稱。(5)室編起止件號(hào)：填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件件號(hào)，其間用“—”號(hào)連接式，如：0018—0044。(6)館編起止件號(hào)：空(7)盒號(hào)：是指檔案盒的順序號(hào)，即同一年度同一類別為一個(gè)大流水號(hào)。填寫備考表：（見附件：表4備考表放在每一盒所有歸檔文件之后，用以對(duì)本盒內(nèi)歸檔文件整理情況及保存階段變動(dòng)情況進(jìn)行必要的注釋說明。設(shè)置項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件說明、整理人、檢查人和日期。統(tǒng)一采用國(guó)際A4型紙張。填寫方法：(1)盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度，文件本身狀況(如字跡模糊、缺損等)及整理工作完畢后歸檔文件修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。歸檔文件目錄備注項(xiàng)說明內(nèi)容較復(fù)雜超過9個(gè)字，也可注明并引至本盒備考表中詳細(xì)說明。(2)整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。在其部門整理歸檔的單位，此項(xiàng)一般由該部門兼職檔案人員或文書處理人員填寫。(3)檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，此項(xiàng)一般由檔案部門負(fù)責(zé)人填寫。(4)日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，可以是全年歸檔文件整理完畢的日期，也可是該盒歸檔文件整理完畢日期。公元紀(jì)年填全，月、日要求兩位數(shù)，不足補(bǔ)“O”。同歸檔文件目錄“日期”項(xiàng)。附件表1 歸檔章式樣全宗號(hào)年度保管期限頁(yè)數(shù)機(jī)構(gòu)室編件號(hào)館編件號(hào)盒號(hào)表附歸檔文件目錄式樣件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注表歸檔文件目錄封面式樣 表備考表式樣情況說明：整 理 人 檢 查 人 立卷日期 歸 檔 文 件 目 錄全宗名稱 年 度 類 別 保管期限 第四章 行政后勤成本控制措施一、用電的管控措施照明用電（1）正常工作時(shí)間且光線較好的情況下，各辦公區(qū)域、走道應(yīng)采用自然光照明；（2）人員較少時(shí)只開必要位置的照明燈；（3）人員離開后，要及時(shí)關(guān)閉電源，做好人走燈滅（必要時(shí)各區(qū)域張貼“請(qǐng)隨手關(guān)燈”的相關(guān)標(biāo)志）；辦公設(shè)備用電（1）復(fù)印機(jī)、電腦等辦公電器設(shè)備用完后及時(shí)開啟“節(jié)能”、“睡眠”或“待機(jī)”模式；（2）如果長(zhǎng)時(shí)間不用電腦應(yīng)及時(shí)關(guān)機(jī)，下班后應(yīng)關(guān)閉電腦所有連接電源；（3）打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)下班時(shí)應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源；空調(diào)用電（1）空調(diào)打開后必須關(guān)閉門窗；（2）空調(diào)必須于下班前半小關(guān)閉；（3）各辦公區(qū)域在人員較少的情況下（三人以下），可以自行集中到一個(gè)區(qū)域辦公，控制空調(diào)開放。各部門負(fù)責(zé)人為責(zé)任人，下班后由夜保負(fù)責(zé)檢查電源關(guān)閉情況，對(duì)未及時(shí)關(guān)閉電源的區(qū)域直接上報(bào)質(zhì)檢部。二、用水的管控措施日常用水，倡導(dǎo)員工將水籠頭開到1/3至3/2處，用后應(yīng)及時(shí)關(guān)閉。倡導(dǎo)集體飲用開水房開水機(jī)的熱水，減少桶裝純凈水的飲用，杜絕用桶裝水洗杯子的現(xiàn)象。將用水的管控納入日常巡邏、檢查的一部份。如果發(fā)現(xiàn)水籠頭、水管有漏水或滲水現(xiàn)象，要及時(shí)反應(yīng)給水電工進(jìn)行維修處理。三、嚴(yán)格控制辦公用品使用嚴(yán)禁私自領(lǐng)用辦公用品，物品領(lǐng)用要嚴(yán)格填寫《物品領(lǐng)用申請(qǐng)單》交由主管部門負(fù)責(zé)人簽字后方可到運(yùn)營(yíng)部領(lǐng)?。粚?duì)于不可回收利用的辦公用品再次領(lǐng)用時(shí)必須以舊換新；對(duì)于可回收利用的辦公用品（例如剪刀、訂書機(jī)、筆筒等）只能領(lǐng)取一次（特殊情況除外），員工辭職或異動(dòng)時(shí)要及時(shí)交還運(yùn)營(yíng)部。為了便于管理，辦公用品由專人管理、專人負(fù)責(zé)發(fā)放；建立辦公用品領(lǐng)取記錄表，并于每年年末統(tǒng)計(jì)本年度各部門的領(lǐng)用情況，以便于控制下一年度的辦公室用品成本費(fèi)用。各部門購(gòu)買或配備辦公設(shè)備需填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，逐級(jí)審批后方可遞交到運(yùn)營(yíng)部進(jìn)行采購(gòu)和配置。四、宿舍管控措施宿舍無人時(shí)，及時(shí)關(guān)閉照明燈具、空調(diào)、風(fēng)扇等電器設(shè)備。禁止宿舍額外使用大功率電器，特殊情況需報(bào)備運(yùn)營(yíng)部，經(jīng)審批后方可使用；每周不定期巡查宿舍，發(fā)現(xiàn)有浪費(fèi)水電的現(xiàn)象嚴(yán)懲不貸。五、辦公設(shè)施的維修費(fèi)用管控措施建立長(zhǎng)期合作的辦公設(shè)施維修商，便于及時(shí)和優(yōu)先服務(wù)于公司，減少時(shí)間成本的浪費(fèi)。各部門對(duì)轄區(qū)內(nèi)的辦公設(shè)施進(jìn)行日常管理和維護(hù)，如人為原因造成損壞，所有維修費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)；六、辦公電話費(fèi)每月初與電信公司對(duì)接上月的通話清單和費(fèi)用，仔細(xì)查看清單明細(xì)，若有費(fèi)用異常情況，及時(shí)查找原因并采取措施，杜絕費(fèi)用的浪費(fèi)七、招待費(fèi)用按照總公司下發(fā)的宴請(qǐng)管理規(guī)定執(zhí)行。第五章 公司印章管理一、范圍印章管理適用信陽(yáng)天筑實(shí)業(yè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱：公司）的公章、合同專用章、財(cái)務(wù)印章、法人章等各類公司印章以及由運(yùn)營(yíng)部保管的其他印章的管理使用。二、公章的管理公司公章是指公司依據(jù)其公司全稱、依法刻制并經(jīng)工商部門登記備案、能夠代表公司簽署各類合同、簽發(fā)各類文件的公司印章。公章刻制因公司公章?lián)p壞、遺失或公司名稱變更，需要重新刻制公司公章的，填寫《印章刻制申請(qǐng)單》（附件：表1），由運(yùn)營(yíng)部簽署意見后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)刻制，并重新報(bào)工商部門登記備案。公司公章重新刻制的，舊的公章必須收回，由運(yùn)營(yíng)部封存或銷毀。公章保管公司公章由運(yùn)營(yíng)部指定專人負(fù)責(zé)保管、并依據(jù)本管理規(guī)范的規(guī)定簽蓋。運(yùn)營(yíng)部必須設(shè)置《公司印章使用登記冊(cè)》（附件：表2），在經(jīng)辦人員要求簽蓋公章時(shí)，對(duì)用章事由、文件份數(shù)、文件簽字人員以及簽字時(shí)間、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員簽字、公章簽蓋時(shí)間、公章簽蓋人員簽字等予以詳細(xì)登記。公司公章的任何使用行為，均必須在《公司印章使用登記冊(cè)》上登記。運(yùn)營(yíng)部對(duì)所有使用公司公章簽蓋的文件，都必須保留一份原件或復(fù)印、建擋保存。公司公章的使用范圍（1）以公司名義內(nèi)部發(fā)布的各類公文用??；（2）以公司名義簽署的對(duì)外呈報(bào)的各類公文用印；（3）公司授權(quán)書、公司介紹信等涉及公司授權(quán)、簽署文件等授權(quán)類文件的用?。唬?）公司證明、介紹信等證明類文件，僅證明員工身份、學(xué)歷等真實(shí)狀況的證明類文件而不涉及公司授權(quán)事項(xiàng)的用印；（5）以公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議書、意向書等合同類法律文件的用?。唬?）以公司名義涉訟類法律文件，涉及投資事務(wù)變動(dòng)的工商事務(wù)文件的用?。唬?）其他事由的用印。公章加蓋對(duì)于本項(xiàng)第4條公司公章使用范圍的文件用印，在經(jīng)辦部門提交經(jīng)用印核準(zhǔn)的《公司印章使用申請(qǐng)表》（附件：表3）后，由運(yùn)營(yíng)部簽蓋人員在《公司印章使用登記冊(cè)》上登記后予以簽蓋。公司對(duì)外簽訂的合同類文件上加蓋公司公章的，需以核準(zhǔn)的《合同審查批準(zhǔn)單》（附件：表4）。公司總經(jīng)理已經(jīng)直接簽字的合同或銀行貸款用合同，不需要再提供《合同審查批準(zhǔn)單》，但仍應(yīng)按照本管理方法審核用印。在合同類法律文件上公司署名處簽蓋公司公章時(shí)，如果合同類法律文件兩頁(yè)以上的，還得騎縫簽蓋公司公章。公章外借公司公章原則上不得借出使用。因特殊、重大事由必須借出使用的，經(jīng)辦人員必須填寫《印章借用申請(qǐng)單》（附件：表5），經(jīng)總經(jīng)理同意方可借出使用。借出使用印章的經(jīng)辦人員原則上不得少于兩人。借出使用印章的經(jīng)辦人員得及時(shí)歸還公司公章并提供已簽蓋文件的復(fù)印件。三、合同專用章的管理合同專用章是指公司因?yàn)榻?jīng)常性簽署合同的需要而刻制、能夠代表公司簽署各類合同的專用公司印章。合同章刻制（1）合同專用章刻制，或因合同專用章?lián)p壞、公司名稱變更等原因?qū)е潞贤瑢Ｓ谜轮匦驴讨频?，填寫《印章刻制申?qǐng)單》經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可予以刻制。（2）合同專用章報(bào)廢或停止使用的，必須由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)收回封存或銷毀。（3）合同專用章只能刻制一枚。但對(duì)于公司經(jīng)營(yíng)中頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，還可以刻制特殊的合同專用章，如人事合同專用章等。合同章保管（1）合同專用章由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)保管、使用。特殊的合同專用章（如人事合同專用章），由具經(jīng)辦部門保管、使用。（2）合同專用章的保管、使用部門對(duì)所有使用合同專用章簽蓋的文件，都必須保留一份原件、建擋保存。合同章加蓋（1）合同專用章專用于公司對(duì)外簽訂