【文章內(nèi)容簡介】 的文體，格式主要是指公文的結(jié)構(gòu)、公文上的各種附加標(biāo)記及格式安排等方面。各種公文的撰寫和印制都必須遵守統(tǒng)一的規(guī)定體式，不能標(biāo)新立異。這樣做的目的，一方面是為了提高辦文的效率，同時，公文只有符合規(guī)定的統(tǒng)一的體式要求，才能為公文處理工作提供便利，從而保證公文處理工作的順利進(jìn)行。 以下分別就公文文體、公文結(jié)構(gòu)、公文標(biāo)記和格式安排等方面的具體要求加以說明。一、公文的文體所謂公文的文體，是指公文的語文體式。 我國現(xiàn)行機(jī)關(guān)的公文文體是白話文，是兼有議論；說明、記敘三種主要表達(dá)方式的應(yīng)用文體。這種文體的特點(diǎn)就在于：公文在表明意圖、闡明觀點(diǎn)、分析問題、提出要求時，有時需要作適當(dāng)?shù)淖h論，但它與議論文不同，不是以議論為主，不對問題作過多的議論；公文對有關(guān)情況需作必要的說明，但它又與說明文不同，不必要對細(xì)節(jié)作過多過細(xì)的說明；公文在反映問題時，需要對有關(guān)情況加以敘述，但它又與記敘文不同，不必要對過程展開來敘述，或作詳細(xì)的描述。 可以說，公文的文體，雖然兼有其他文體的特點(diǎn)，但畢竟是一種特殊的文體。所以，在實踐中，必須遵守公文的文體要求，以維護(hù)公文的莊重性和嚴(yán)肅性。 二、公文結(jié)構(gòu) 一份公文，是靠各相關(guān)要素組成的。公文結(jié)構(gòu)主要指公文每一部分的組合及其在公文中的相應(yīng)位置、書寫要求等等。我國現(xiàn)行公文的結(jié)構(gòu)，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、公文份數(shù)序號、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印刷日期等部分組成。 下面，分別講一下公文各組成部分的作用和書寫要求等規(guī)定。 (一)秘密等級和保密期限 公文凡是涉及國家秘密的應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級和保密期限。秘密等級和保密期限是根據(jù)公文內(nèi)容涉及黨和國家機(jī)密以及發(fā)文機(jī)關(guān)的機(jī)密程度來確定的，目的是確保公文的安全。公文的秘密等級分為絕密、機(jī)密和秘密。1990年9月，國家保密局發(fā)布的《國家秘密保密期限的規(guī)定》中要求：“各機(jī)關(guān)、單位在依照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定確定國家秘密事項的密級時，應(yīng)當(dāng)同時確定保密期限?！薄皣颐孛艿谋９芷谙蓿刑厥庖?guī)定外，絕密級事項不超過三十年，機(jī)密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年?！薄氨Ｃ芷谙拊谝荒昙耙荒暌陨系?，以年計；保密期限在一年以內(nèi)的，以月計?！? 按新發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定(GB／T9704—1999)，公文如需標(biāo)明秘密等級，應(yīng)頂格標(biāo)在公文版心右上角第一行；如需同時標(biāo)明秘密等級和保密期限，在秘密等級和保密期限之間用“*”隔開。如：絕密*6個月；機(jī)密*5年；秘密*3個月。 在公文上確定保密要求和標(biāo)明密級是一件十分嚴(yán)肅的事情，必須認(rèn)真地加以對待，準(zhǔn)確地給予把握。 (二)緊急程度 緊急程度是指公文在處理時限上的要求。根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，公文的緊急程度分為“特急”和“急件”，其中電報應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、 “特急”、 “加急”和“平急”。一份公文的處理時間要求究竟如何，應(yīng)根據(jù)實際情況來疋，定得過寬或過低都不利于公文的辦理。公文的緊急程度應(yīng)標(biāo)在公文版心右上角頂格第一行。如果遇到秘密等級和緊急程度需要同時標(biāo)注時，秘密等級標(biāo)注在上面，緊急程度標(biāo)注在下面，分兩行頂格標(biāo)在公文版心右上角。 (三)公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號是指同一文稿印制若干份時每一份公文的順序編號，簡稱“份號”。 標(biāo)注份號便于加強(qiáng)對公文的管理，以明確責(zé)任。 按照新《辦法》的規(guī)定，“絕密”和“機(jī)密”級的公文應(yīng)當(dāng)編制份號。編制份號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。具體應(yīng)該編多少位數(shù)通常應(yīng)根據(jù)發(fā)文的份數(shù)來確定，如“000125”、“00123”等。如果發(fā)文的數(shù)量很少，應(yīng)注意在編制份號時至少不少于兩位數(shù)，如“l(fā)”編為“01”，“2”編為“02’’。 要注意，并非所有的公文都需要標(biāo)注份號，并且，按照實際的需要，除“絕密”和“機(jī)密”公文需標(biāo)注份號外，就發(fā)文機(jī)關(guān)而言，如果認(rèn)為確有必要，也可以對不帶有密級的公文進(jìn)行編號。公文的份數(shù)序號應(yīng)標(biāo)注在公文版心左上角的第一行，頂格標(biāo)注。 (四)發(fā)文機(jī)關(guān) 發(fā)文機(jī)關(guān)是指發(fā)文的名義，也就是通常所說的公文的作者、署名、下款或落款。 公文應(yīng)以誰的名義發(fā)文，應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的職責(zé)權(quán)限來定。通常情況下，屬于方針政策性的、全面的、重要的文件，應(yīng)以機(jī)關(guān)的名義行文；如屬于具體業(yè)務(wù)和—般的工作聯(lián)系，可以機(jī)關(guān)內(nèi)某個部門的名義行文。此外，還有一些公文，根據(jù)其職權(quán)，適宜以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人的名義行文。如果公文是以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的名義行文，應(yīng)注意在領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人的姓名前冠以其職務(wù)名稱，如X X省人民政府發(fā)布的命令，最后署名為“省長 X X X”等。 還有些公文，其內(nèi)容涉及到其他機(jī)關(guān)的職權(quán)和業(yè)務(wù)范圍，需要聯(lián)合行文。聯(lián)合行文時，可將聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)名稱并列寫出，但要注意應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排在前面。 在公文上寫明發(fā)文機(jī)關(guān)是為了表示對公文負(fù)責(zé)，所以，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫明全稱或使用規(guī)范化簡稱，以示鄭重。 以上所講的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，標(biāo)在公文正文之后的右下角。此外，發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識即人們所說“紅頭”，是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。按照有關(guān)規(guī)定，行政機(jī)關(guān)的重要公文特別是上級的公文一般均應(yīng)加“文件”二字。(五)發(fā)文字號 發(fā)文字號又可以簡稱為發(fā)文號或文號，是發(fā)文機(jī)關(guān)編排的發(fā)文流水號。在公文上標(biāo)明公文的發(fā)文號，一是便于統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量，二是便于公文的檢索和引用。 發(fā)文號是由發(fā)文機(jī)關(guān)的代字、發(fā)文年份和發(fā)文序號所組成。如“國發(fā)【2000】8號”即代表國務(wù)院2000年第8號發(fā)文，“中發(fā)【2000】2號”即代表中共中央2000年第2號發(fā)文。在這里需要說明的一點(diǎn)是，機(jī)關(guān)代字有時只有一個層次，像上面兩個例子中，“中發(fā)”的“中”字代表中共中央，“國發(fā)”的“國”字代表國務(wù)院。但機(jī)關(guān)代字也有時由兩個層次組成，如“魯政辦發(fā)’’中的“魯政”代表山東省人民政府， “辦”代表山東省人民政府辦公廳。 明確發(fā)文機(jī)關(guān)的代字很重要，它可以幫助我們了解公文的主辦部門，可以幫助我們準(zhǔn)確地對公文進(jìn)行分辦、查詢和管理等。發(fā)文號中的年份要注意使用全稱，并用“[ ]括起。發(fā)文號的位置，應(yīng)標(biāo)在文件版頭發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的下面，居中排列。 (六)簽發(fā)人上報上級的公文需要標(biāo)明簽發(fā)人姓名，以便于工作的聯(lián)系和對問題的處理，便于上級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級機(jī)關(guān)上報事項的負(fù)責(zé)人。簽發(fā)人姓名應(yīng)標(biāo)在發(fā)文字號的右側(cè)。如果某份公文有幾個簽發(fā)人，那么就將主辦單位的簽發(fā)人姓名標(biāo)注在第一行(發(fā)文字號右側(cè))，其他簽發(fā)人標(biāo)在第二行，即標(biāo)在主辦單位簽發(fā)人姓名的下面，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序排列。 (七)公文標(biāo)題 標(biāo)題是用來說明公文的主要內(nèi)容的，它可以方便人們的閱讀，也便于收文機(jī)關(guān)的辦理及日后的查找利用。按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的規(guī)定，“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)”。按照上述規(guī)定，完整的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)(文件作者)、友文事由和文種三部分組成。 公文標(biāo)題的三個組成部分我們稱之為公文標(biāo)題的“三要素”。通常情況下，公文標(biāo)題一般應(yīng)三要素俱全，用介詞“關(guān)于”引出發(fā)文的事由,并對公文所用文種進(jìn)行限定,將公文的三要素有機(jī)地聯(lián)結(jié)起來，使人們對文件內(nèi)容有個較為全面的了解，以方便人們的閱讀。 標(biāo)題中除對法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號。 公文標(biāo)題位于文件正文上端中間的位置，排列要美觀大方，并注意不能把關(guān)聯(lián)的詞和詞組分開。 (八)主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)是指公文的收文機(jī)關(guān)和送達(dá)機(jī)關(guān)，它負(fù)責(zé)對文件的辦理。相對于“落款”來說，主送機(jī)關(guān)即是“上款”，也有人習(xí)慣稱之為“抬頭”。 一般情況下，公文都要寫明主送機(jī)關(guān)的名稱，標(biāo)注在文件的標(biāo)題下面，要頂格書寫，以示尊重。 標(biāo)注公文的主送機(jī)關(guān)時應(yīng)注意標(biāo)出其全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。 在實際工作中，公文的主送機(jī)關(guān)通常有以下幾種標(biāo)注情況： 1．下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報送的請示、報告等，因為涉及到對問題的答復(fù)和責(zé)任，為避免責(zé)任不清，應(yīng)堅持只標(biāo)一個主送機(jī)夫的原則。 2．上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，如收文機(jī)關(guān)屬于同一類型，可使用統(tǒng)稱，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”、“各院?！薄ⅰ案髌髽I(yè)”等，而不必將主送機(jī)關(guān)一一列出。 、公布性文件，則不必標(biāo)出主送機(jī)關(guān)。 (九)正文 正文是公文的核心內(nèi)容，它集中表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文最重要的組成部分。由于文種的不同，其表述方法也不一致，但總的要求是要符合政策，實事求是，簡練明確，合乎語法。 通常來說，正文的撰寫結(jié)構(gòu)一般包括提出問題、分析問題和解決問題三部分。當(dāng)然，在具體的寫作中，還應(yīng)根據(jù)不同的需要來靈活運(yùn)用，不能生搬硬套。 關(guān)于正文部分的寫作要求及有關(guān)注意事項等，我們將在撰寫公文的各章節(jié)中分別加以說明，在此就不一一贅述了。 從格式上說，公文正文的標(biāo)注方法和我們寫書信一樣，但還有有兩點(diǎn)需要強(qiáng)凋的地方：一是公文中的數(shù)字、年份(用阿拉伯?dāng)?shù)碼的)書寫排列時不能轉(zhuǎn)行。二是正文中用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)時，其標(biāo)識方法應(yīng)為：第一層用一、二、三、四……第二層用(一)、(二)、(三)、(四)……第三層用4……第四層用(1)、(2)、(3)、(4)…… (十)附件附件，是相當(dāng)于正件而言的，如有的文件在正文之后附有圖表、報表等。用命令、通知頒發(fā)或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，在形式上被頒發(fā)和被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件也是一種附件。但由于這樣的附件通常已在文件的標(biāo)題中被引用，所以就不必再在文尾加以注明。公文如有附件，在正文完了之后應(yīng)標(biāo)明附件的名稱。 這里需要強(qiáng)調(diào)的是，公文的附件也是正文的組成部分，它與正文具有同等的效力。因此，在正文后標(biāo)出的附件的序號和名稱應(yīng)與附件上標(biāo)識的序號和名稱一致。如果二者不一致，“從法律意義上講，可以不承認(rèn)該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力”(見《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》GB／T9704—1999)。所以，行文過程中，應(yīng)將附件與正件一起裝訂；個別不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件上標(biāo)明其所屬的公文的發(fā)文號及“附件”二字，以便閱讀。 (十一)成文日期每份公文都需要標(biāo)明成文日期，因為成文日期是公文開始生效的時間，缺少了這一項，公文就沒有了執(zhí)行效用。當(dāng)然，有些文件的成文日期和開始執(zhí)行的日期不同，如一些法規(guī)性的文件,往往在正文中另行規(guī)定開始執(zhí)行的時間。 確定成文日期一般有四種方法：一是一般性的公文，以機(jī)關(guān)首長簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；二是經(jīng)過會議討論通過的公文，以會議討論通過的日期為準(zhǔn)；三是法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；四是聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn). 成文日期關(guān)系著公文的形成和生效，必須寫得明確和完整，一定要寫明年、月、日全稱，并用漢字書寫，但要注意，“零”要寫成“0”。 成文日期一般應(yīng)標(biāo)在公文正文完了之后的右下角，依印章的位置來確定。也有的公文是把成文日期寫在標(biāo)題的下面。 (十二)公文生效標(biāo)識(用印和簽署) 用印和簽署是證明公文生效的標(biāo)志。 印章是由上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的，表示授予這個機(jī)關(guān)以法定的職權(quán)。印章的使用和管理都有一套嚴(yán)格的規(guī)定，因此，用印是非常莊重嚴(yán)肅的事情。用印時，印章一定要端正，印文一定要清晰。 簽署是以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人名義行文時，由領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人親筆在文件的落款處簽署自己的姓名或使用簽名章。 印章的標(biāo)識一般有以下兩種情況：，應(yīng)將印章端正、居中壓在成文日期的上面。 ，需加蓋兩個印章，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排在前面，將成文日期拉開，兩個印章均壓在成文日期上，但兩枚印章不能相壓。 3．聯(lián)合行文需要加蓋三個以上的印章時，主辦機(jī)關(guān)排在前面，其他各機(jī)關(guān)依次排列，壓在成文日期上。應(yīng)注意：每排最多排三個。最后一排如果只余下一個或兩個，應(yīng)居中排列。 還有一種特殊情況需要說明：如果文件排版后所?？瞻撞荒苋菹掠≌碌奈恢?，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施來解決，不能采取以往標(biāo)上“此頁無正文”的方法，應(yīng)使印章與正文同處一面。 (十三)附注 附注通常是指公文的發(fā)放范圍以及使用時應(yīng)注意的事項的說明。如有的文件標(biāo)有“此件發(fā)至縣團(tuán)級”、“此件可見報”等說明文字即是該文件的附注說明。 附注應(yīng)標(biāo)在成文日期的下一行。 (十四)主題詞 主題詞是采用規(guī)范化的詞語對公文的主要內(nèi)容和歸屬類別的概括，它便于對公文的閱讀，也便于對公文的檢索和查詢。國家行政機(jī)關(guān)的公文主題詞是由國務(wù)院辦公廳編制的，其他各機(jī)關(guān)各系統(tǒng)也都有適合本機(jī)關(guān)本系統(tǒng)的主題詞的使用規(guī)定。 主題詞的標(biāo)注方法是：根據(jù)主題詞的含義由大到小，先標(biāo)出反映公文內(nèi)容的詞，再標(biāo)出公文使用種類的詞。主題詞一般不超過七個，各詞目間應(yīng)有一定的間距，不要加頓號，主題詞應(yīng)置于文尾抄送機(jī)關(guān)之上。 (十五)抄送機(jī)關(guān)如上圖所示，在文尾處主題詞的下面標(biāo)識“抄送”字樣，不同的抄送機(jī)關(guān)名稱用逗號隔開，回行時應(yīng)注意與上一行抄送機(jī)關(guān)對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后面加上句號。 抄送機(jī)關(guān)不是公文的主辦單位，不負(fù)責(zé)對公文的辦理。抄送機(jī)關(guān)需了解公文的內(nèi)容，以便于工作中的溝通和協(xié)調(diào)。 (十六)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，而是指文件的印制主管部門，通常是指機(jī)關(guān)的辦公室和文秘部門。 印發(fā)日期可以進(jìn)一步地反映文件的生成時間。印發(fā)日期以公文付印的時間為準(zhǔn)，它與公文的生效日期是不同的。 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期只能占一行位置，標(biāo)在抄送機(jī)關(guān)下面的最后一行，同時注意，印發(fā)日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。第二節(jié) 公務(wù)文書的稿本公文稿本指的是公文的文稿和文本。因公文在內(nèi)容、外觀式樣、效用等方面不同，所以同一份公文，在形成過程中，根據(jù)文件處理要求的不同就產(chǎn)生了形式、內(nèi)容、作用上都有所不同的文稿或文本。以下分別加以說明。一、文稿公文文稿主要有以下兩種：(一)草稿草稿是公文的原始稿件。草稿主要包括原始稿、討論稿、送審稿、征求意見稿等，法規(guī)性公文的草稿又叫草案。草稿的內(nèi)容和文字表述還不