【文章內(nèi)容簡介】 。類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前兩天布置完成。 會場的費用的結(jié)算：又專人負責(zé)和一人簽字負責(zé)制，一定要和酒店負責(zé)人協(xié)商好，鑰匙各個參會的客人一定要交押金給會務(wù)組，便于管理，同時房間的長話一定說清楚只有會務(wù)方的總指揮才有資格給開長話，這個有時候很重要，有的客人不自覺，冒充會務(wù)組人員要求總臺開長途，結(jié)果有一次一個企業(yè)搞會議，光電話費就多付了2000多元，悔之不及呀。 三、 會前費用預(yù)算：把各個能想到的提前預(yù)支，尤其是當(dāng)著客戶的面不能透露消息和讓客人感覺公司很斤斤計較，招商會有時候需要打腫臉充胖子。 四、 接聽電話的技巧： 話接聽程序： 招商電話接聽第一責(zé)任人是商務(wù)拓展部或者相同于整個職能的部門，如果同時有幾部電話打過來，內(nèi)線再轉(zhuǎn)到分管市場副總和常務(wù)副總處。每一個接聽招商電話得人必須正式填寫招商電話接聽表，詳細填寫各個項目，由商務(wù)拓展部每天匯總一次。（區(qū)域招商會也必須安排專人負責(zé)接聽招商電話） 前臺接聽電話的標(biāo)準(zhǔn)語言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，這里是某某公司。” 對方如果詢問招商信息，就直接轉(zhuǎn)到商務(wù)部，如果幾個內(nèi)線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來后我轉(zhuǎn)達給他，讓他直接打電話給您”。等等，千萬不可說他不在或者沒有人接聽就掛斷。 在接聽招商電話時，首先是聆聽，聽清楚對方要問什么，關(guān)心什么，再能對癥解答，不要搶話，語言要言簡意賅，突出重點和優(yōu)勢。公司的產(chǎn)品遴選，區(qū)縣級招商的區(qū)域壟斷保護，比較豐厚的價差，文化營銷和體驗營銷，駐店營養(yǎng)師的咨詢。這幾個方面一定要了解清楚和解釋清楚。$ I. [: \ q x w) J5 i 詳細記錄客戶的信息：所在城市，性別，職業(yè)或從事行業(yè)，有無醫(yī)藥保健品操作經(jīng)驗，信息來源，有無時間參加招商會，是否需要寄資料，聯(lián)系電話（如有的客戶不愿留電話可說明電話是快件公司為了確認詳細地址用，不否則快件公司不受理）。8 }$ F0 u4 F R 如果遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者，一定要不卑不亢，首先不要頂撞，最多說你在考慮考慮，我們在電話里只能談個框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進行交流等等。39。 言出必踐：一旦答應(yīng)經(jīng)銷商或者咨詢者的事情，一定要按時答復(fù)，即使是沒有結(jié)果，也要通知一聲。比如說：我下午查完后馬上給你回話，后來下午一忙就忘了，過來兩天再想起來打電話過去，對方說不想作了，一個小小的失誤就有可能造成很大的損失，因為對方會想你連這點的承諾都做不到，何況復(fù)雜的營銷服務(wù)承諾呢。0 w5 x( K w, r( t6 \ 超過自己范圍的事件不要輕易作出承諾，一定要留有余地，以便讓上級有回旋余地，但是在自己職權(quán)范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避免給對方以羅嗦的印象。 公司的談判機密不能泄漏。比如說別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。 接聽交代的事情不推委，應(yīng)該盡自己所能來解答，解釋不清楚的就記下來，等得到準(zhǔn)確答復(fù)后在回答給經(jīng)銷商。五、 資料的傳真與郵寄發(fā)放 資料發(fā)放的種類：邀請函、招商書、招商政策、產(chǎn)品彩頁，如有嘉賓需發(fā)請柬。 資料發(fā)放的方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。 資料發(fā)放的注意事項： A邀請函的內(nèi)容與設(shè)計可先與總部溝通； B各種資料的復(fù)印裝訂要注意，不能出現(xiàn)錯頁、漏頁、翻頁等現(xiàn)象； C信封的填寫與內(nèi)容一致，嚴禁出現(xiàn)張冠李戴； D如有必要附請柬的貴賓，請柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書寫； E每套資料都應(yīng)附有商務(wù)拓展部的名片，以備聯(lián)系。 六、 來賓確認及接站確認 為了方便來賓確認，確認方式分幾種情況：傳真確認，電郵確認，信函確認，電話口頭確認。需接站的來賓應(yīng)提供移動通訊方式，以備急用。 無論是推薦還是通過其它信息來的客戶，對其前來的意向一定要有個大概的認識，省代理、市代理、區(qū)縣級還是兼職拓展者，只有明確后才方便我方進行有效的拓展與分組工作。尤其是信息來源一項一定要詢問清楚，避免出現(xiàn)拓展獎勵糾紛。 來賓出發(fā)前再進行一次電話溝通，確定中途方式到達時間是否安排接站，并再次強調(diào)會場地址及乘車路線。 接站人員憑接站名單確認接站人員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇結(jié)實耐用的材料，牌上寫有明顯的識別文字如：某某某公司招商會接站處。有些航班或車次經(jīng)常出現(xiàn)晚點，所以最好安排站內(nèi)接站人員長時間等候；詳細游覽接站組工作職責(zé)。 會議的運籌期十分重要，他是成功的基礎(chǔ)和保障，招商要想成功首先得有人來，而這個階段就是解決能否有人來得重要環(huán)節(jié)。待續(xù)：（下一節(jié)招商秘笈第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打―細節(jié)籌備） 招商會的第一步是解決客戶的來源問題，第二步就是為招商會的召開準(zhǔn)備資料和審核課程，有人可能疑問我們?yōu)槭裁窗哑綍r認為很簡單的資料準(zhǔn)備和課程單獨提出來自成一章，這個疑問有好多人有，那么這也是有的公司招商成功有的不成功的內(nèi)在原因之一，我們說過，招商會的過程就好像一個拼裝極品賽車的過程，任何一個小細節(jié)都不能失誤，例如招商會的資料，有40人參加，一般帶45份就夠了，而我們一般帶60多份，為什么，因為很多有意向客戶回去就要開展工作，資料結(jié)果沒有帶夠，等回到公司在發(fā)過去，日子估計也過去半個月了，半個月有很多意外可以發(fā)生的。 一、會議物資的準(zhǔn)備amp。會議資料的準(zhǔn)備：會議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，寧可多備也不要出現(xiàn)到時不夠用的情況，一般的科學(xué)儲備量是確定參會人員總和的150%。因為有的客戶參加會議時候，把資料忘到房間了，就隨手在領(lǐng)一份，服務(wù)人員總不能說，你回去拿去吧，我們這里不夠了；同時會議完畢之后一些意向客戶可能要帶回去一些資料擴大宣傳，我們沒有帶來，結(jié)果回到總部后想發(fā)過去的時候，對方也可能就沒有會議那份激情了，因為我們的招商會大都是在外地開的，在公司本地開的機會比較少。備而無患是必要的。 A來賓資料袋內(nèi)容（以一個連鎖公司為例）：會議手冊，招商書，招商手冊，產(chǎn)品彩頁，運營手冊大綱，專賣店首批配置表，聯(lián)系人名片，筆記本，筆，代表證； B會務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時刻表； C溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），招商書，各級經(jīng)銷商合同，運營手冊VI手冊七本及相關(guān)資料； 會議物資的準(zhǔn)備：根據(jù)會議不同規(guī)模設(shè)定內(nèi)容。 A：常用物資：電腦，打印機，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機，一次性水杯，照相機、攝像機或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標(biāo)志、公司放大的標(biāo)識、以及各種通知條，比如說有現(xiàn)場打電話的，直接去說可能唐突一些，那么準(zhǔn)備一個紙條，“先生女士，你好，請維持會議現(xiàn)場的安靜，請把手機調(diào)至震動或關(guān)閉，謝謝配合；你這樣遞過去一個條子，比說話的效果要好多了。 B產(chǎn)品樣品（常用的產(chǎn)品多帶一些，比例為1：5左右，以防現(xiàn)場有人購買），常用藥品（感冒、發(fā)燒、消炎、腸胃藥品等）及員工值班食物（如牛奶、餅干，因為員工極有可能吃不上飯） 二、人員分組與協(xié)調(diào) 分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要，千萬不可發(fā)生自己的活沒有干完，卻忙這去干不屬于自己的工作，結(jié)果出現(xiàn)了即沒有耕好別人的責(zé)任田，也沒有種好自己家的自留地。在自己本職工作做完或不忙的情況下應(yīng)主動配合別的部門工作。 分組的設(shè)置： A總指揮：一般有公司老總或者副總擔(dān)任，主要是會議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)； B副總指揮：這個崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負責(zé)左右細節(jié)的安排和處理，同時注重會議議程科目和時間安排，市場業(yè)務(wù)處理； C會務(wù)組組長：一般有行政部經(jīng)理擔(dān)任或者市場部經(jīng)理擔(dān)任，要求心態(tài)平和，熟悉各個經(jīng)銷商的情況。負責(zé)會議接待、登記、會議資料的發(fā)放、各個住宿房間的安排及會場的整理、各個成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務(wù)性安排，參會人員的往返接送等；若人員充足可在會務(wù)組中再設(shè)登記、接站兩組； D會場組：會場秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進程的安排、會場現(xiàn)場的業(yè)務(wù)處理、會場氣氛的營造； E后勤組：票務(wù)安排、會議各種費用結(jié)算、支付等； F溝通組：這個組責(zé)任最重，一般有分管副總或者市場總監(jiān)擔(dān)任，成員是熟悉市場和具有談判能力的人，負責(zé)參會人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會人員的事務(wù)協(xié)調(diào)、意向經(jīng)銷商的溝通促進、配合會務(wù)組進行業(yè)務(wù)安排等。 分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學(xué)分配，避免一件事幾次換人等重復(fù)用工現(xiàn)象。如：會場組人員在沒有課程時可協(xié)助業(yè)務(wù)組談判或會務(wù)組工作。 三、課程的審定與演練 提前10天定好講課內(nèi)容，并由授課人提供課件或講課提綱。 授課內(nèi)容不沖突，而且要有遞進關(guān)系，課程的順序很關(guān)鍵，一般順序是行業(yè)前景和公司的優(yōu)勢講解；公司的項目介紹和政策闡述以及投資分析；公司的營銷策略分析；樣板市場的啟動介紹和財務(wù)分析；其他需要設(shè)置的內(nèi)容?；旧习凑战?jīng)銷商的了解事務(wù)的習(xí)慣和次序來講解，比如說如果上述次序調(diào)整，在經(jīng)銷商不了解政策的情況下，講解營銷方案和財務(wù)分析就顯得很突兀，不容易被人接受。 對授課人的表達能力及語言習(xí)慣充分了解，如不具備我方要求及時調(diào)整或更換。 必須安排每位授課者提前演練。 設(shè)計備講主題與備講人，以防突然情況發(fā)生。 主持人講稿的審定很關(guān)鍵，主持人不僅僅是一個主持，更是一個總結(jié)者，一個優(yōu)秀的主持，會把每一個講課人的內(nèi)容總結(jié)以及導(dǎo)引到下一個課題 ，過渡的很自然。 四、會前動員會及各小組工作流程演練 會前總動員要讓每個與會員工了解整個會議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)整到期最佳。 會前的演練十分重要，通過模擬演練可發(fā)現(xiàn)工作流程中的不足和人員分工是否合理，以便及時調(diào)整。 具體工作流程瀏覽后文。 所有工作人員進入會場后應(yīng)統(tǒng)一著裝，配帶公司徽標(biāo)，注意整體形象。 參會工作人員在會議期間盡量做到不吸煙，保持健康精品的行業(yè)形象，如遇特殊情況也應(yīng)避開公共場合，公共場合交流中避免不雅的口頭闡，不隨地吐啖。 需要住在會場的工作人員在休息過后一定要將個人用品及床上用品收拾到位，保證給客戶提供舒適的溝通環(huán)境。 注意公司形象，給會場留下好的映象，為下次合作提供基礎(chǔ)。五、工作人員提前進駐會場：所有工作人員應(yīng)提前一天到會場熟悉會場環(huán)境，了解各自工作崗位，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。提前預(yù)約賓館進行各種條幅和導(dǎo)引牌的制作，會務(wù)組房間盡量安排在電梯口旁邊，如果靠里面，那么在顯眼的墻壁上貼上一個指示牌。 會議室的布置很關(guān)鍵，調(diào)試音像和投影必須提前，以免失誤發(fā)生，必須有公司開會的濃濃氛圍，給成功創(chuàng)造隱形的基礎(chǔ)保障。 招商會的細節(jié)籌備很關(guān)鍵，瑣碎而繁雜，慢慢要形成一個程序和章法，并且根據(jù)不同的環(huán)境來進行有目的的變化，這個看似不起眼環(huán)節(jié)其實是招商會成功的鋪墊。待續(xù)：（招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作）招商會四步成功秘笈－－第三步：環(huán)環(huán)相扣－精耕細作 招商會進行到了這個步驟，已經(jīng)到了最關(guān)鍵的時刻，連突帶破，已經(jīng)到了對方的球門前，臨門一腳成為關(guān)鍵，招商會就像踢足球，是個整體運動，會議組織方面明星戰(zhàn)術(shù)沒有什么作用，無論講課人講的再精彩，組織配合和執(zhí)行有一點失誤，有可能是全盤皆輸。 以前我有的朋友自己一個人組織一個小型招商會，有板有眼，結(jié)果一到大型的招商會，三個和尚卻沒有水喝了，因為大家都有個依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，很多企業(yè)都在說分工協(xié)作的問題，但是當(dāng)你招商會失誤之后，分析總結(jié)的時候，看到的都是具體的問題，其實會議的總指揮至關(guān)重要，而他的重要就體現(xiàn)在分工的科學(xué)把控和過程查漏補缺，而不是“指揮”，總指揮就是最大的救火隊員，在會議的進行中，足球的運動中，戰(zhàn)術(shù)的安排和貫徹落實的程度以及切實的變化決定了會議的直接結(jié)果，所以每一個部門的分工就是場前戰(zhàn)術(shù)的意圖體現(xiàn)。 一、 會務(wù)組的工作流程（會務(wù)組是招商會的大腦和管家，事無巨細，前頭萬緒，會務(wù)組組長一定是一個既了解經(jīng)銷商又有人生閱歷的人，脾氣很關(guān)鍵） 確定會場后，會務(wù)組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時需要。 會務(wù)組人員確定會務(wù)組房間后將會議物資全部放好并進行登記，分類并標(biāo)注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機、相機、DV等設(shè)備的妥善保管，責(zé)任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會務(wù)組應(yīng)24小時有人在崗。 了解會場所能提供的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報務(wù)、免費早餐、市內(nèi)免費電話等。并與服務(wù)部門詳細說明如何配合。如：接送車輛何時、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時間，方式，語氣等。 如來賓需要特殊的服務(wù)如：長話、播放錄像、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，來賓自己結(jié)算，會務(wù)組概不負責(zé)，如果能形成文字就更好。 會務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還應(yīng)安排用于專門與客戶溝通的房間，套房要開一間到兩間，費用這個時候不能省。 會務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務(wù)組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間，客戶沒有進門之前先嗅到了味道，你說會有什么感覺。 7