【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 種介紹信主要用于介紹某人到何處辦何事的一個(gè)憑證，這種介紹信存根要?dú)w檔，保存期五年。 證明信：以酒店的名義證明某人的身分、經(jīng)歷或者有關(guān)事件的真實(shí)情況的專(zhuān)用書(shū)信。 二、介紹信保管與使用 酒店介紹信由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管和開(kāi)具，開(kāi)具介紹信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后，報(bào)經(jīng)分管總經(jīng)理審批，一 般事宜需由部門(mén)經(jīng)理簽字，辦公室主任審批，方可開(kāi)具介紹信，嚴(yán)禁開(kāi)出空白介紹信。 22 名片印制管理規(guī)定 一、酒店各部門(mén)個(gè)人名片需報(bào)辦公室統(tǒng)一印制，并實(shí)行統(tǒng)一徽章、統(tǒng)一底版，名片上坐機(jī)號(hào)統(tǒng)一印酒店總機(jī)，個(gè)人手機(jī)號(hào)印制酒店統(tǒng)一發(fā)放的手機(jī)號(hào)。 二、酒店主管以上管理人員可以印制名片。 三、各部門(mén)（主管以下級(jí)別的）員工確因工作需要印制名片，由所屬部門(mén)提出申請(qǐng)，請(qǐng)經(jīng)分管總經(jīng)理審批后方可辦理印刷事宜。 四、酒店所有名片的印刷申請(qǐng)由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)審批、發(fā)放、采購(gòu)部負(fù)責(zé)印刷。 23 印章管理規(guī)定 為嚴(yán)格本酒店的印章管理，特制訂本規(guī)定： 一、酒店印章的種類(lèi) 酒店印章主要有酒店公章、合同章、各類(lèi)財(cái)務(wù)章、法人代表章、部門(mén)印章。 二、印章管理、審批權(quán)限 公章、合同章由酒店辦公室專(zhuān)人專(zhuān)職負(fù)責(zé)保管。凡使用上述印章應(yīng)填寫(xiě)“印章使用審批單”或印章使用登記薄。 公章的使用 凡申請(qǐng)使用公章的文件，均需辦公室主任審核。 合同章的使用 涉及有關(guān)費(fèi)用開(kāi)支的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等必須按管理權(quán)限，由總經(jīng)理或分管總經(jīng)理審批后用印。對(duì)在具有法律效力的文書(shū)（合同、協(xié)議）等用印，須經(jīng)法定代表或授權(quán)人審批 后辦理。 財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人代表章的使用 該章由財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管和使用。其中銀行印鑒必須分二人保管。 使用上述印章由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后方能用印。 各部門(mén)印章的使用 各部門(mén)印章由部門(mén)經(jīng)理本人或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管使用。部門(mén)印章 限于部門(mén)之間的工作聯(lián)系，對(duì)外不具備法律效力。 注：嚴(yán)禁酒店公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人印章攜帶出酒店以外使用。無(wú)特殊情況不得先用印，后填寫(xiě)單子審批。對(duì)不執(zhí)行規(guī)章，擅自用印的，除按酒店規(guī)章制度處罰外，還將保留追查印章使用責(zé)任人的法律瀆職責(zé)任，對(duì)造成嚴(yán)重后果的，一切責(zé)任將自負(fù)。 24 四、值班經(jīng)理制度 一、工作職責(zé) 酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理不在店期間，代為處理急需解決的問(wèn)題及協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，如遇難以決斷的問(wèn)題，可請(qǐng)示總經(jīng)理或副總經(jīng)理后作出決定。 值班過(guò)程中不定時(shí)巡視酒店的各個(gè)操作區(qū)域和后臺(tái)區(qū)域，檢查各區(qū)域的衛(wèi)生、安全、員工操作、服務(wù)態(tài)度及儀表儀容等狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出或通知有關(guān)部門(mén)。 遇到突發(fā)性或非常性緊急事故，如火警、停電、嚴(yán)重漏水、騷亂、打架、意外傷亡等，要立即趕往現(xiàn)場(chǎng)處理，并及時(shí)電告總經(jīng)理或副總經(jīng)理。 檢查當(dāng)日有否重要客人到達(dá)或離店，做好重要客的接待工作。 根據(jù) HSKP 發(fā)出的查房項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)，抽查三間房間，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通知客房中心或有關(guān)部門(mén)。 拔打三個(gè)內(nèi)線(xiàn)或外線(xiàn)電話(huà)，檢查酒店總機(jī)接線(xiàn)生接聽(tīng)電話(huà)的禮貌程度是否符合酒店標(biāo)準(zhǔn)。 協(xié)助大堂副理各部門(mén)當(dāng)值主管處理賓客投訴。 核對(duì)每天的酒店自用房和免費(fèi)房。 當(dāng)班結(jié)束時(shí)，將整個(gè)當(dāng)班情況及發(fā)生的每一事件的具體內(nèi)容處理結(jié)果，詳細(xì)記錄在值班經(jīng)理工作日記中。 二、值班經(jīng)理人員值班及時(shí)間 值班經(jīng)理由總經(jīng)理指定的部門(mén)經(jīng)理或主管擔(dān)任。 按照總經(jīng)理辦公室每月編排的“值班經(jīng)理排班順序表”輪流當(dāng)值。 當(dāng)值時(shí)間為 ：周一至周五當(dāng)天下午 5： 00 至次日早上 8： 00 周六至周日早 8： 00 至次日早上 8： 00 25 三、值班經(jīng)理工作要求及工作流程 值班經(jīng)理根據(jù)總經(jīng)理辦公室制定的值班經(jīng)理排班表，明確自己的值班日期及班次，按時(shí)值班。 值班經(jīng)理每天 17： 00 前到總經(jīng)理辦公室、領(lǐng)取值班經(jīng)理工作日記和值班經(jīng)理報(bào)告表。 值班經(jīng)理必須掌握酒店各項(xiàng)突發(fā)事件處理程序。 值班經(jīng)理在處理所有事件過(guò)程中，必須本著代表整個(gè)酒店管理層的形象，本著嚴(yán)肅的工作態(tài)度，認(rèn)真履行值班經(jīng)理職責(zé)，沉著、冷靜、謹(jǐn)慎、仔細(xì)地處理 每一件事。確因某種原因無(wú)法完成，必須在值班經(jīng)理工作日記中作出說(shuō)明。 值班經(jīng)理應(yīng)佩帶必要有通訊工作，以備及時(shí)聯(lián)系，并應(yīng)著酒店服裝，注意儀容儀表。 值班人員有特殊情況不能在酒店值班的，需提前一天通知辦公室調(diào)整。 值班經(jīng)理在當(dāng)班結(jié)束前，認(rèn)真寫(xiě)好值班經(jīng)理工作日記和值班經(jīng)理報(bào)告表，在次日 8： 00 前交到總經(jīng)理辦公室。 26 總值班經(jīng)理檢查報(bào)表 日期： 值班經(jīng)理： 項(xiàng) 目 部 門(mén) 服務(wù)質(zhì)量檢查項(xiàng)目 勞動(dòng) 紀(jì)律 衛(wèi)生 情況 設(shè)備 （消防） 完好情況 早餐準(zhǔn)備 情況 （或其它情況） 著裝、儀容、 站姿、微笑、 問(wèn)好、主動(dòng)服務(wù) 27 注：對(duì)前臺(tái)區(qū)域不少于二次檢查，對(duì)后臺(tái)區(qū)域（包括對(duì)各辦公室）必須抽查一次，本表只填寫(xiě)存在問(wèn)題及處理結(jié)果，若無(wú)問(wèn)題就填寫(xiě)正常，報(bào)表照交。 值班經(jīng)理管理制度 總經(jīng)辦制定值班經(jīng)理排班表，在上一輪值班結(jié)束前發(fā)放至各值 班經(jīng)理。 總經(jīng)辦根據(jù)總經(jīng)理的要求，與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，處理值班經(jīng)理報(bào)告中的各種問(wèn)題并及時(shí)將結(jié)果反饋給總經(jīng)理。 總經(jīng)辦每日值班開(kāi)始前準(zhǔn)備好值班經(jīng)理交班記錄本及空白值班經(jīng) 理報(bào)告表，并通知值班經(jīng)理及時(shí)領(lǐng)取。 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)值班經(jīng)理報(bào)告中記錄的公共區(qū)域問(wèn)題及客房問(wèn)題， 并在每月底將統(tǒng)計(jì) 結(jié)果送呈總經(jīng)理審閱。 總經(jīng)辦每月底負(fù)責(zé)向執(zhí)行總經(jīng)理匯報(bào)各值班經(jīng)理履行工作職責(zé)情況。 值班名單臨時(shí)更改，總經(jīng)辦及時(shí)通知各部門(mén)并報(bào)告總經(jīng)理。 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)新值班經(jīng)理工作培訓(xùn)安排。 由總經(jīng)辦妥善保管值班經(jīng)理報(bào)告及值班經(jīng)理交班記錄本，并進(jìn)行存檔。 由總經(jīng)辦處理其他有關(guān)值班經(jīng)理事宜。 28 文書(shū)管理 酒店基本行文規(guī)范 一、 公文格式 報(bào)告格式 金鑫 大酒店 密級(jí) 文號(hào) 標(biāo)題 主送機(jī)關(guān)（全稱(chēng)） 正文（報(bào)告的起因、內(nèi)容）（要求一事一 報(bào)） 特此報(bào)告（以上報(bào)告，如有不妥，請(qǐng)指示） 打報(bào)告單位名稱(chēng) 日 期 用途：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反應(yīng)情況和問(wèn)題；答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)或要求用報(bào)告。 報(bào)告在事前、事中、事后都可以行文，且不需批復(fù) 29 請(qǐng)示格式 金鑫 大酒店 密級(jí) 文號(hào) 標(biāo)題 主送單位（全稱(chēng)） 正文（詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫(xiě)明請(qǐng)示事由）；明確提出本單位或個(gè)人對(duì)解決某一問(wèn)題的意見(jiàn)；具體提出對(duì)上級(jí)的要求。 以上請(qǐng)示，當(dāng)否，請(qǐng)審批 （妥當(dāng)、請(qǐng)指示） 請(qǐng)示單位名稱(chēng) 日 期 相關(guān)抄送單位 用途：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，某個(gè)問(wèn)題作用指示給予答復(fù)，審檢批準(zhǔn)的公文。請(qǐng)示必須事先行文，請(qǐng)上級(jí)批復(fù)。 30 決議格式 金鑫 大酒店 密級(jí) 文號(hào) 標(biāo)題 主送部門(mén)： 正文 提出決議單位 日 期 抄送單位 用途：對(duì)某些重大問(wèn)題或重要事項(xiàng)，經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行或知曉的公文，運(yùn)用于店級(jí)會(huì)議。 決定格式：同決議 用途：對(duì)重要事項(xiàng)或行動(dòng)作出安排的一種公文，具有規(guī)范性和行政約束力。 31 通知格式： 金鑫 大酒店 文號(hào) 通知主體 被通知單位 正文 特此通知 通知單位 日 期 用途：是將某種規(guī)定、情況、事項(xiàng)告訴有關(guān)單位或個(gè)人的一種公文。 32 公函格式： 去函格式 關(guān)于 XX 問(wèn)題的函 受函單位 正文 為感 發(fā)函單位 日期 結(jié)束用話(huà)：上行函用“為盼” 平等函用“為感” 下行函用“為安 ”或“是荷” 復(fù)函： 格式、同去函，標(biāo)題用“ XX（單位）關(guān)于 XX 問(wèn)題的復(fù)函”，結(jié)束語(yǔ)，下行函用“此復(fù)”，其余用“特此函復(fù)”。 公函的用途：用于上下級(jí)和各平行單位或不相隸屬的單位之間、商洽、詢(xún)問(wèn)、答復(fù)聯(lián)系具體工作問(wèn)題的公文。 33 政策程序格式 金鑫 大酒店政策程序 起草部門(mén)： 審核 常務(wù)副總經(jīng)理 批準(zhǔn) 總經(jīng)理 生效日期： 主題： 正文 使用：政策程序必須由分管副總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)方可生效。 34 內(nèi)部通函格 式 INTER— OFFICE MEMO/內(nèi)部通函 FROM/由： 請(qǐng)示 報(bào)告 TO/致： 通知 工作聯(lián)系 APPROVED BY/審批人： DATE/日期： NO。 SUBJECT/事由： 正文 CC/抄報(bào)： 用途：用于酒店部門(mén)之間、部門(mén)與總經(jīng)理室聯(lián)系具體工作問(wèn)題的公文。 部門(mén)向總經(jīng)理室通函，必須由所屬部門(mén)經(jīng)理簽發(fā)，部門(mén)與部門(mén)之間通 35 函除發(fā)函部門(mén)經(jīng)理簽字外必須由分管副總經(jīng)理加簽。 二、 公文行 文規(guī)范 要分清上行、平行、下行文關(guān)系，不能混淆。 要分清主送機(jī)關(guān)（單位）和抄送機(jī)關(guān)（單位）。 向上級(jí)行文時(shí)，要選準(zhǔn)主送機(jī)關(guān)（單位），主送給一個(gè)直 接主管機(jī)關(guān)（單位），不能多頭分送，對(duì)其他有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以抄送。 在下行文或平行文時(shí)，為了讓上級(jí)掌握情況，支持或協(xié) 助某項(xiàng)工作，可同時(shí)抄報(bào)。 上行文不能越級(jí)。 除酒店辦公室外，其他部門(mén)均無(wú)權(quán)對(duì)外行文。 部門(mén)需要辦理公文，均由部門(mén)擬稿，并交上級(jí)簽字，送 總經(jīng)理辦公室核稿，由總經(jīng)理辦公室簽發(fā)。