【文章內(nèi)容簡介】 ，企業(yè)在管理上必須躍上一個更新的臺階。實現(xiàn)統(tǒng)購分銷、統(tǒng)一物流管理，建立企業(yè)整體現(xiàn)代化管理系統(tǒng)已成為當(dāng)務(wù)之急。公司 1997 年便使用了小型數(shù)據(jù)庫下的局部計算機管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)在開展業(yè)務(wù)合作、實現(xiàn)局部數(shù)據(jù)共享、有效化庫存管理等方面為企業(yè)帶來了可見的績效，為實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化管理打下了堅實的基礎(chǔ)，積累了信息化管理的理論準備和實踐經(jīng)驗。但該軟件系統(tǒng)構(gòu)建的相對固定性和企業(yè)的發(fā)展壯大、組織機構(gòu)的調(diào)整變化、業(yè)務(wù)開展的延伸之間的矛盾日趨激烈，數(shù)據(jù)庫技術(shù)及開發(fā)工具的不斷升級、系統(tǒng)的構(gòu)建越來越不能適應(yīng)公司目前和未來的各種管理需求。公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)加速發(fā)展的階段對公司全面信息化給予了極大重視。準備將公司各職能機構(gòu)的信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一，使信息共享，消滅信息孤島，加強管理、提高效率、增加效益。通過實施計算機管理系統(tǒng)的過程，可以逐步提高企業(yè)整體經(jīng)營管理的水平；提高企業(yè)整體計算機應(yīng)用的水平；提高計算機部門技術(shù)實力。二、 項目需求分析2．企業(yè)結(jié)構(gòu)公司管理部門主要由以下部門組成：公司管理部門人力資源部質(zhì)量管理部財務(wù)物價部業(yè)務(wù)信息部監(jiān)察審計部經(jīng)營部門 藥品站新藥站成藥站器械站化玻站益源連鎖北城分公司第五分公司二三分公司并州分公司第一分公司物流中心21 / 47黨委工作部、監(jiān)察審計室、人力資源部、經(jīng)理辦公室、質(zhì)量管理部、財會物價部、業(yè)務(wù)信息部、安全保衛(wèi)部、工會辦公室公司經(jīng)營部門主要由以下部門組成： 藥品站、新藥站、成藥站、器械站、化玻站、益源連鎖、北城分公司、第五分公司、第二、三分公司、并州分公司、第一分公司、經(jīng)營科、技術(shù)服務(wù)部、清欠辦、物業(yè)中心等 2．項目整體目標分析公司需要建立的信息管理系統(tǒng)，對批發(fā)、配送等業(yè)態(tài)進行集中統(tǒng)一管理，達到數(shù)據(jù)共享，實施全面的計算機管理。在全部業(yè)務(wù)實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，對資源進行合理調(diào)配、降低企業(yè)的經(jīng)營及管理費用；通過先進的手段，為用戶提供高水平的服務(wù)，不斷擴大市場規(guī)模；通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息的快速采集與分析，確保企業(yè)決策層及時準確地了解企業(yè)的實際情況，以適應(yīng)變化得越來越快的市場，為企業(yè)做出快速準確的決策；全面提高企業(yè)內(nèi)部的運行效率和管理水平，增強企業(yè)核心競爭力。通過與公司領(lǐng)導(dǎo)們的溝通及實地調(diào)研，結(jié)合公司多年成功的藥品經(jīng)營的經(jīng)驗，對公司項目目標細化，主要包括以下方面：1. 資料管理：使公司內(nèi)部的編碼統(tǒng)一。2. 合同管理：加強合同管理，使經(jīng)營規(guī)范化。3. 采購管理：建立物流整體采購配送的信息平臺。4. 批發(fā)銷售管理：實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的核算、匯總、集成。5. 配送管理：建立立體倉庫的信息化管理。為用戶建立訂購系統(tǒng)、為廠家提供商品流向查詢。6. 客戶檔案和信譽度管理：建立合理的信譽指標體系，控制經(jīng)營風(fēng)險。7. 人員考核：建立合理的考核指標，準確考核員工的工作業(yè)績。8. 市場分析：為公司經(jīng)營管理者提供快速、準確、多角度，全方位的統(tǒng)計。9. 財務(wù)接口：實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，降低人員的勞動強度。10. 系統(tǒng)管理：為企業(yè)不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程提供技術(shù)基礎(chǔ)。11. 系統(tǒng)開放：為提高公司的計算機應(yīng)用能力，對公司提供系統(tǒng)開發(fā)平臺。公司商業(yè)自動化系統(tǒng)以實現(xiàn)企業(yè)的最佳效益為目標，采用先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以高效的信息處理體系為基礎(chǔ)，將對企業(yè)的各個層面進行全面、細致、規(guī)范的管理。為實現(xiàn)管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，建立一套先進的操作環(huán)境。通過為公司設(shè)計實施的商業(yè)自動化系統(tǒng)的使用，能夠達到以下目標：1. 精確、實時地反映和準確處理公司各項業(yè)務(wù)活動，實現(xiàn)企業(yè)藥品“進、銷、調(diào)、存、結(jié)”的一體化管理，準確是信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過藥品信息和數(shù)據(jù)的傳遞，將進貨環(huán)節(jié)、配送環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)、結(jié)算環(huán)節(jié)和計劃環(huán)節(jié)的所有工作聯(lián)系統(tǒng)一起來。進貨部門根據(jù)電腦資料可清楚地知道藥品流向、周轉(zhuǎn)情況，準確及時地進貨；貨、倉的進、出、存貨一目了然；自動完成價格查詢、銷售信息采集和消減柜存帳目等工作；核算部門通過計算機自動對各項數(shù)據(jù)進行匯總和帳務(wù)處理，并打印出各種報表供上級部門審閱；中高層管理人員不但可以查看各種報表，也可以通過計算機了解各種資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。計算機化管理大大節(jié)省了人力，提高了準確程度，通過計算機網(wǎng)絡(luò)快速、準確地獲取第一手的信息和數(shù)據(jù)，加快了信息的傳遞和藥品流通的速度，為企業(yè)在商戰(zhàn)中獲勝提供了可能。2. 真正實現(xiàn)單品的批次管理。單品的批次管理需要全面掌握每種藥品的“進、銷、調(diào)、存、結(jié)”情況，靠手工來實現(xiàn)大型企業(yè)的單品管理是不可能的。將單品管理滲透到整個商業(yè)物流的每一個環(huán)節(jié)，管理者可對所經(jīng)營的藥品的進行準確的跟蹤，為實現(xiàn) GSP 持續(xù)認證打下堅實的基礎(chǔ)。3. 有效控制藥品的進貨，避免藥品短缺或重復(fù)進貨；由于流通業(yè)導(dǎo)入專業(yè)化分工機理，產(chǎn)生出像生產(chǎn)流水線一樣的高效率。本系統(tǒng)特設(shè)置采購業(yè)務(wù)的管理，一方面，通過完善的前期采購計劃，根據(jù)藥品的不同性質(zhì)、不同屬性，不同管理方式，不同結(jié)算方式來控制藥品的進貨量與進貨額，實現(xiàn)權(quán)限管理。另一方面通過標準的安全儲量管理，來建議、預(yù)警藥品的訂貨時間、數(shù)量、頻率等，完成最佳效益點訂貨，從而有效的控制庫存儲量與庫存藥品結(jié)構(gòu)的最佳配比管理。4. 優(yōu)化藥品結(jié)構(gòu)，減少資金占用；23 / 47公司主力藥品的銷售情況決定著公司的命運，因此主力藥品周轉(zhuǎn)不快，體現(xiàn)的利潤不大就會成為藥品公司的重大問題了。為了藥品結(jié)構(gòu)的合理化，必須對藥品公司的主力藥品是什么進行具體的認定。通過本系統(tǒng)的銷售分析，可知客戶群的消費水平和主力藥品的種類、價格和品質(zhì)，判斷二者是否一致，客戶對各種藥品的需要是怎樣一種傾向，這種藥品今后是否有很大的銷售增長。藥品公司管理者在作銷售分析之后，就要采取措施把客戶所希望的藥品種類、品質(zhì)和數(shù)量反映到藥品的構(gòu)成方面。5．合理控制庫存，提高資金利用率；在藥品公司經(jīng)營中，準確掌握藥品的銷售情況，及時處理滯銷藥品，調(diào)整進貨內(nèi)容，提高藥品周轉(zhuǎn)率是非常重要的問題。如果通過計算機管理系統(tǒng)分析藥品周轉(zhuǎn)率,就能很清楚的知道哪些是呆滯藥品,相應(yīng)的就可盡快采取停止進貨、促銷等策略以減少其庫存,從而最大限度的減少損失。6. 及時、準確地將企業(yè)各類信息加工處理后反饋給公司的最高管理層，提供可靠、完整、科學(xué)的決策依據(jù)。每一個成功的商業(yè)企業(yè)，都離不開企業(yè)決策者對市場的準確預(yù)測和成功的發(fā)展戰(zhàn)略。在企業(yè)制定計劃時，通過計算機系統(tǒng)的分析，將大大提高制定計劃的科學(xué)性。信息管理系統(tǒng)將使公司真正擁有計算機管理系統(tǒng)、決策系統(tǒng)，企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動、各項計劃的核算、統(tǒng)計工作，包括計劃報表的匯總、藥品進、銷、存的統(tǒng)計核算、財務(wù)會計活動等都可以利用計算機來進行。由于計算機負擔(dān)了全部業(yè)務(wù)經(jīng)營活動的核算和資料儲存業(yè)務(wù)，使得企業(yè)的經(jīng)營決策有了科學(xué)的依據(jù)。7. 加強對員工管理考核的科學(xué)性，提高勞動效率，充分調(diào)動員工的積極性、創(chuàng)造性。目前，商業(yè)企業(yè)手工操作方式下，大量的人力只能忙于記帳和統(tǒng)計，商業(yè)信息管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使企業(yè)的各個部門做到信息共享，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)儲存上百萬甚至上億條的信息數(shù)據(jù)，并且快速地進行統(tǒng)計和核算，并可通過條形碼技術(shù)加快藥品的流轉(zhuǎn)速度，所有這些都為提高業(yè)務(wù)處理和核算工作的效率提供了可能，節(jié)約了大量的人力和物力從事企業(yè)的決策和分析工作；同時由于手工操作的勞動量大，工作人員的負擔(dān)重，造成出錯率相當(dāng)高，不僅為企業(yè)的經(jīng)營核算帶來很多不便，同時也會對企業(yè)信譽產(chǎn)生不良的影響，而商業(yè)信息管理系統(tǒng)準確、完善、強壯，提高了企業(yè)辦公人員的工作質(zhì)量。三、 解決方案3．新的管理體系建立管理體系包括資金管理與控制、信息管理、物流管理、財務(wù)分析、預(yù)算管理等。加強資金管理目的是提高資金利用率，充分利用企業(yè)的閑散資金，有效使用提高效益。建立企業(yè)信息高速通路，實現(xiàn)企業(yè)信息的全面管理與控制。統(tǒng)一物流管理，涉及資金往來及資金有償占用問題，解決不同部門保管帳與商品帳的問題，管理運輸、倉儲等相關(guān)費用問題。例如：將采購配送中心單獨成立一個內(nèi)部核算機構(gòu)，采購、配送、倉儲業(yè)務(wù)全部集中在此機構(gòu)，但不做銷售。此機構(gòu)財務(wù)獨立核算，記錄對外的應(yīng)付帳、內(nèi)部的應(yīng)收帳，配送中心庫存帳及內(nèi)部費用帳。當(dāng)采購配送中心設(shè)立成獨立法人時與其他公司是銷售關(guān)系，隸屬于某個公司時與這個公司是調(diào)撥關(guān)系。預(yù)算管理是為了保證企業(yè)目標的實現(xiàn)。費用管理、銷售計劃、回款計劃、付款計劃等子計劃，這些計劃需按公司、部門、崗位、人員管理，并可以支持提示和報警操作，支持不同單位的統(tǒng)計。加強庫存商品成本核算的合理性及準確性；加強財務(wù)統(tǒng)計分析功能；加強資金預(yù)算管理和應(yīng)收帳的合理控制等。3．建立網(wǎng)絡(luò)與計算機管理系統(tǒng)計算機管理系統(tǒng)是企業(yè)的管理者的管理思想的載體，通過完善的計算機網(wǎng)絡(luò)與管理系統(tǒng)使管理者的要求有效地在各個業(yè)務(wù)部門執(zhí)行。25 / 47四、 系統(tǒng)功能模塊描述系統(tǒng)主要由系統(tǒng)管理、資料管理、采購管理、庫房管理、零售管理、批發(fā)銷售管理、財務(wù)管理、統(tǒng)計分析、GSP 管理、帳務(wù)管理十大模塊組成，系統(tǒng)流程如圖 1 所示。圖 1 系統(tǒng)流程圖4．資料管理“資料管理”模塊可以對商品資料，供貨商資料和客戶資料進行查詢、維護工作，包括如下功能：資料管理商品資料 供貨商資料 客戶資料商品資料查詢商品資料維護商品價格調(diào)整商品調(diào)價確認調(diào)價歷史查詢調(diào)價增減值表更改商品貨號首次經(jīng)營審批商品分類編碼供貨商資料查詢供貨商資料維護調(diào)整供貨商編號采購合同管理采購合同查詢客戶資料維護客戶資料查詢增加客戶單品扣率客戶單品扣率維護客戶詢價單客戶類別扣率設(shè)置商品類別扣率設(shè)置商品類別設(shè)置銷售合同管理1．商品資料管理“商品資料”管理模塊可以實現(xiàn)對公司經(jīng)營的所有藥品信息進行錄入、修改、查詢、刪除、調(diào)價等操作，包括商品資料查詢、商品資料維護、商品價格調(diào)整、商品調(diào)價記帳、調(diào)價歷史查詢、調(diào)價增減值表、更改藥品貨號、首次經(jīng)營審批、設(shè)定商品分類編碼等。? 商品資料維護內(nèi)容應(yīng)該包括：貨號、條碼、拼音編碼、品名、規(guī)格、單位、劑型、廠號、廠牌、處方類型、商品類別、管理權(quán)限、報檢、報檢文號、報檢日期、報價、報價文號、報價日期、公費醫(yī)療、批發(fā)價、零售價、定價依據(jù)、批準文號、文字商標、商標、商品屬性（普通、進口、特殊） 、大包裝單位、大包裝數(shù)量、中包裝單位、中包裝數(shù)量、最低儲量、最高儲量、化學(xué)名、化學(xué)名拼音、別名、別名拼音、GMP 認證、價單存放位置、資料存放位置、保質(zhì)期、最低銷售扣率、稅率、首營、貨位、停用、功能主治、查詢名、查詢拼音等。其中“貨號”可以根據(jù)用戶的藥品分類規(guī)則及編碼自動生成?！吧唐穼傩浴狈譃槠胀ā⑦M口、特殊、非藥品，根據(jù)不同的屬性業(yè)務(wù)操作流程可以不一致，從而滿足 GSP 認證的要求?！巴Ｓ谩睂傩钥梢詷酥驹撋唐肥欠癯鲇谕Ｓ脿顟B(tài)，如果是則不能對該商品進行采購、銷售等工作。27 / 47“查詢名”是藥品商品名、化學(xué)名及別名的綜合字段，它不需要用戶填寫自動生成，利用在業(yè)務(wù)流程中可以實現(xiàn)三種名稱的一體化查詢。“商標”屬于圖形字段，能夠在系統(tǒng)中存放圖形商標。? 商品價格調(diào)整在“商品價格調(diào)整”模塊中填寫調(diào)價單，調(diào)整商品的批發(fā)價和零售價；在“商品調(diào)價記帳”模塊中確認調(diào)價生效，這樣即可以把填寫調(diào)價單和正式調(diào)價的時間分開，又可以把操作的權(quán)限分開。藥品調(diào)價后通過通訊系統(tǒng)把變價通知到送到連鎖的各個門店中，具體變價可以由門店自己在“商品調(diào)價記帳”模塊中確認調(diào)價生效，也可以設(shè)為由計算機自動強行變價。如果按照零售價來核算庫存，系統(tǒng)自動計算出庫存的調(diào)價增減值表。填調(diào)價單時可以指定調(diào)整的品種是否需要停用，如果停用，該品種現(xiàn)有的庫存將不能銷售，必須具有權(quán)限的人解停后才能開票銷售。? 更改商品貨號系統(tǒng)中使用貨號來唯一標識一個藥品，所以系統(tǒng)使用后貨號一般不輕易改動，但實際工作中可能會存在分類錯誤、信息輸入重復(fù)等現(xiàn)象，所以需要調(diào)整、合并貨號。在“更改商品貨號”模塊中可以實現(xiàn)貨號的更改、合并功能，并自動修改相關(guān)記錄，包括財務(wù)的庫存商品明細帳、匯總帳等。? 首次經(jīng)營審批對首次經(jīng)營的品種進行申請、審批。? 商品分類編碼商品貨號一般是按一定規(guī)則分類編制的，在此將分類的方法和規(guī)則輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)就可以根據(jù)用戶的選擇自動生成藥品的編碼。2．供貨商資料管理“供貨商資料”管理模塊可以實現(xiàn)對公司所有供貨商信息進行錄入、修改、查詢、刪除等操作，包括貨商資料查詢、供貨商資料維護、調(diào)整供貨商編號、采購合同管理、采購合同查詢等。從供貨商進貨時簽定的合同可以用計算機管理并實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的智能化控制。該合同指從供貨商進貨時扣率、付款方式、返利信息等協(xié)議，而不是沒一筆采購訂單，它包括：供貨商號、貨號、扣率、進價、提成進價、招標價、臨床費率、帳期、付款方式、簽定日期、返利計算方法、合同期限、合同存放位置等。做采購訂單時系統(tǒng)根據(jù)供貨商和藥品自動從采購合同中提取進貨扣率，當(dāng)然也可以人為修改；“提成進價”可以使得業(yè)務(wù)員的提成可以按照提成進價的毛利體系來核算，而不是實際的毛利；“返利計算方法”可以使得財務(wù)付款后自動產(chǎn)生相應(yīng)的返利值，供財務(wù)使用，從而實現(xiàn)藥品返利的計算機管理?！案犊罘绞健币?guī)定和供貨商之間采用什么方式結(jié)款，可以為定期、壓批、現(xiàn)金等模式，對于定期的方式，可以規(guī)定付款的天數(shù)。設(shè)置了該屬性在應(yīng)付款管理中的“可付款查詢”就可以根據(jù)合同統(tǒng)計出那些付款明細是可以給供貨商結(jié)款的。3．客戶資料管理“客戶資料”管理模塊可以實現(xiàn)對公司所有客戶信息進行錄入、修改、查詢、刪除等操作，包括客戶資料維護、客戶資料查詢、增加客戶單品扣率、客戶單品扣率維護、客戶詢價單、客戶