暢想外貿郵件管理系統(tǒng)使用說明書(編輯修改稿)
2025-05-04 21:57 本頁面
【文章內容簡介】 19 組織架構區(qū) 將公司組織架構內成員與成員所屬客戶有序的進行組合呈現(xiàn)，用戶的郵件和客戶的郵件的無縫關聯(lián)完美的體現(xiàn)“以客戶為中心”的理念。 檢索 可鍵入關鍵詞進行客戶模糊檢索，快速定位檢索結果客戶，如圖20。圖 20 組織架構視圖 在組織架構區(qū)任意位置右鍵點擊[選項]，可對客戶名稱顯示作自定義設置，可對客戶的顯示分組進行自定義設置，如圖21。圖 21 郵件管理區(qū) 檢索 可鍵入關鍵詞對郵件管理目錄樹進行快速模糊搜索。如圖22。圖 22 視圖 根據用戶操作習慣，可選擇Outlook模式和Foxmail模式，如圖23。 圖 23 收件箱 用來存放收到的、屬于登錄用戶本人的郵件，文件夾后顯示的數字為未讀郵件的數目，“新客戶”表示該客戶的Email還未建檔，“老客戶”表示該客戶的Email已建檔。 發(fā)件箱 用來存放用戶等待發(fā)送的郵件，“待批箱”用來存放用戶等待審批發(fā)送的郵件，“已批箱”用來存放用戶審批通過且還未發(fā)出的郵件，“退回箱”用來存放等待審批發(fā)送且被上級退回的郵件。 審批箱 用來接收存放需要審批的郵件。 已發(fā)送郵件 用來存放用戶已經發(fā)送完成的郵件。 垃圾郵件 用來存放用戶自定義的垃圾郵件。 已刪除郵件 用來存放已刪除（非物理刪除）的郵件。 草稿箱 用來存放用戶還在撰寫、尚未定稿的郵件。 群發(fā)箱 “發(fā)件箱”用來存放群發(fā)但未發(fā)送完畢的郵件，“已發(fā)送郵件”用來存放群發(fā)發(fā)送完畢的郵件，“草稿”用來存放群發(fā)未達到發(fā)送要求的郵件。 內部 用來存放使用公司內部帳套接收、發(fā)送的郵件。 查詢文件夾 是用戶對郵件的不同個性化分類的視圖呈現(xiàn)。用戶點擊“查詢文件夾”右鍵[新建]，即可以對當前用戶擁有的所有郵件進行個性化條件文件夾分類，如圖24。圖 24 歸檔文件夾 是用來存放用戶自定義郵件歸檔規(guī)則的并執(zhí)行歸檔后的郵件(具體的歸檔規(guī)則設置見工具配置篇)。 郵件操作區(qū) 可根據用戶習慣及用途展示郵件，如圖25。圖 25 過濾 可根據用戶需求，定義、縮小郵件查看范圍，如圖26。圖 26 查找 可根據用鍵入檢索關鍵字，進行模糊查找郵件，如圖27。圖 27 快捷操作 為了盡可能縮短用戶的操作路徑并提高操作體驗，我們很貼心的為用戶準備了在不改變焦點的情況對郵件的“只讀/未讀”“垃圾郵件”“星標郵件”“標簽郵件”等進行直接操作，快捷鍵操作（快捷鍵設置在后續(xù)工具配置講解），如圖28。圖 28 郵件預覽 用戶可在不打開郵件的情況下對郵件內容進行預覽，如圖29。圖 29 標簽整理 用戶可根據對郵件的標簽設置，點擊相應的標簽，系統(tǒng)自動將有關該標簽的郵件過濾整理，方便、高效，并可以隨時回退到上一個視圖界面，不致瀏覽順序被無故打亂！如圖30。圖 30 用戶可以對相同話題的郵件新聚合呈現(xiàn)，如某些客戶關于某個話題的往來郵件，便于用戶從脈絡上了解整個過程，如圖31。圖 31 鏈接 用戶根據郵件內容，任意將業(yè)務系統(tǒng)中的數據與郵件進行關聯(lián)，由此增強業(yè)務、郵件的黏度，如圖32。圖 32 提醒 用戶可根據郵件內容，建立相應的提醒內容，提醒對象可以是自己，也可是其他任何在系統(tǒng)范圍內的同事，以免因時間的問題耽誤用戶的工作進度，如圖33。圖 33 備注 用戶可根據郵件實際情況，對不同的郵件進行自定義備注,如圖34。圖 34 報告 用戶可隨時查看群發(fā)件的發(fā)件狀態(tài)及其他詳細情況的群發(fā)報告，如圖35。圖 35 跟蹤 用戶可以查看對方收件并閱讀的詳細記錄，以便掌握商務進度，如圖36。圖 36 快速回復 用戶可在不打開郵件的情況下，在郵件預覽界面進行快速回復動作，如圖37。圖 37 名片操作 用戶可在郵件預覽界面對客戶名片進行郵件編寫、查看往來郵件、將Email添加至新客戶或者老客戶，如圖38。圖 38 時區(qū) 用戶可通過時區(qū)查看客戶發(fā)送郵件的當地時區(qū)時間，如圖39。圖 394 基本操作 新建、發(fā)送郵件在菜單欄點擊“新建”（或者[文件][新建]）來編輯新郵件，系統(tǒng)會彈出新郵件撰寫框。 發(fā)件人 分兩種形式，內部郵箱
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