公司文書(shū)管理規(guī)則(編輯修改稿)
2025-05-04 20:22 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng))核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記批示情形，呈送廠(處)長(zhǎng)(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門(mén)有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門(mén)協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。第二十條 合約處理(一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。(二)固定格式的合約書(shū)其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門(mén)使用時(shí)依式填寫(xiě)所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。（三）合約書(shū)簽約代表原稿、:保管部門(mén)收到合約書(shū)正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門(mén)均以副本留存?zhèn)溆谩＊サ诙粭l 副本及圖書(shū)處理副本視同正式文書(shū)，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書(shū)應(yīng)指定部門(mén)集中管理。第二十二條 電報(bào)處理電報(bào)視同文書(shū)，依本規(guī)則辦理。第二十三條 文書(shū)處理要點(diǎn)(一)經(jīng)辦文書(shū)遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。(二)為利文書(shū)處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門(mén)主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。(三)經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。(四)經(jīng)辦文書(shū)應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門(mén)應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門(mén)應(yīng)按速件處理之。第二十四條 文件處理期限(一)收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。 (二)分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。(三)經(jīng)辦人員的處理期限。、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 ，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。、試驗(yàn)、研究、開(kāi)發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件部門(mén)主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。。，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。第二十五條 文件稽催(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請(qǐng)示部門(mén)主管同意后，以口頭通知文書(shū)收發(fā)人員更改處理期限。 (二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門(mén)主管，如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)即以文書(shū)催辦單一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門(mén)主管交由經(jīng)辦人填注擬完成日期及遲延原因經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門(mén)自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。第二十六條 發(fā)送方式文書(shū)發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空)電報(bào)(尋常、加急、書(shū)信、打字)及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書(shū)底稿上注明。 第二十七條 文件遞送(一)呈閱文件的遞送方式文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。(二)部門(mén)間文件的遞送，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門(mén)簽收后取回稽催。，發(fā)文部門(mén)收發(fā)人員需將文件依受文部門(mén)地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入內(nèi)部信封予以遞送，內(nèi)部信封僅書(shū)寫(xiě)受文部門(mén)的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門(mén)收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 寄送中心，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務(wù)部門(mén)，各寄送中心得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。寄送中心后，寄送中心人員應(yīng)將同一受文部門(mén)之廠(處)部(室)的文件集中整理，開(kāi)具文件遞送清單一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地區(qū)別專用文件袋寄送。收文地區(qū)之寄送中心人員收到文件袋拆開(kāi)后，即以文件遞送清單第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天文件袋送還原發(fā)文的寄送中心存查。、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 寄送中心的文件袋，需于下午五時(shí)前送交總管理處總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一運(yùn)寄。，不得積壓，寄送中心人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將文件袋內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。□ 印信Ⅰ.印信種類第二十八條 種類(一)公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。(二)職章：〖ZK(〗、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。?！糧K)〗(三)職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。(四)部門(mén)章：刻有公司及部門(mén)名銜之印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之部門(mén)，應(yīng)于部門(mén)章上加注對(duì)內(nèi)專用之字樣。(五)校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及校對(duì)章或騎縫章附件章等字樣之印信。第二十九條 印信的資料及形式所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。Ⅱ.印信使用第三十條 監(jiān)印人員(一)各公司公章及董事長(zhǎng)職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事長(zhǎng)核定后任用。(二)特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。(三)各部門(mén)主管的職銜簽字章及部門(mén)章由各部門(mén)主管指定監(jiān)印人員。(四)監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。 第三十一條 印信蓋用(一)行文時(shí)應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具蓋用印信申請(qǐng)單一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于蓋用印信申請(qǐng)單正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門(mén)存查。第三十二條 印色使用公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。Ⅲ.印信管理第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門(mén)(一)公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。(二)總管理處各部、室、中心的部門(mén)章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門(mén)的部門(mén)章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 第三十四條 印信登記業(yè)務(wù)主辦部門(mén)需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門(mén)辦理。第三十五條 印信申請(qǐng)(一)印信制發(fā)的申請(qǐng)因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門(mén)填具請(qǐng)(制)發(fā)印信申請(qǐng)表一份，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門(mén)制發(fā)。（二)印信換發(fā)的申請(qǐng)，由監(jiān)印人員填具請(qǐng)(換)發(fā)印信申請(qǐng)表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會(huì)
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