公司辦公室管理流程制度(編輯修改稿)
2025-05-04 20:18 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 須統(tǒng)一保管好已批復(fù)的會(huì)簽文件，并在每月3日前將上月領(lǐng)取的會(huì)簽文件全部交到綜合辦公室進(jìn)行歸檔，檔案員按照會(huì)簽領(lǐng)取登記進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。二、文件收發(fā)制度對(duì)于各類外來(lái)文件統(tǒng)一由綜合辦公室簽收登記，屬公司員工親收的信件、文件一律由收件人親自收拆，如包含有企業(yè)文件的，收件人拆件后要及時(shí)到綜合辦公室做好登記，并將企業(yè)文件報(bào)總經(jīng)理室。企業(yè)來(lái)件登記后，由綜合辦公室及時(shí)將文件轉(zhuǎn)交總經(jīng)理室拆閱。各下屬分公司收到的企業(yè)來(lái)件要及時(shí)送交總公司。文件需要抄送或傳閱時(shí)，由綜合辦公室按照總經(jīng)理的批示復(fù)印抄送到相關(guān)部門，或以復(fù)印件進(jìn)行傳閱，抄送部門、傳閱人須履行簽收或簽閱手續(xù)。需要交辦的外來(lái)文件，經(jīng)總經(jīng)理簽署確定交辦部門或人員后，由綜合辦公室將文件復(fù)印件送達(dá)交辦部門或人員落實(shí)，原件即時(shí)歸檔。各類對(duì)外發(fā)送的經(jīng)營(yíng)性文件均先由承辦部門或下屬公司提出具體草案；經(jīng)營(yíng)性文件草案經(jīng)過(guò)會(huì)簽、會(huì)議討論或總經(jīng)理審批后，由綜合辦公室內(nèi)勤員根據(jù)總經(jīng)理的審批意見進(jìn)行編排打印，并經(jīng)承辦單位負(fù)責(zé)人審核后送總經(jīng)理室進(jìn)行簽發(fā)。一切對(duì)外發(fā)送的經(jīng)營(yíng)性文件必須在總經(jīng)理同意簽發(fā)后才能對(duì)外發(fā)文，各部門、下屬公司或個(gè)人不得以任何形式私自打印和對(duì)外發(fā)送經(jīng)營(yíng)性文件。綜合辦公室在打印經(jīng)營(yíng)性文件時(shí)，必須做好備份存檔工作。三、文印管理流程公司各種文件的文印工作直接由辦公室內(nèi)勤員負(fù)責(zé)，內(nèi)勤員外出時(shí)由辦公室其他工作人員進(jìn)行復(fù)印，各部門、下屬公司人員不得親自復(fù)印文件。公司員工不得利用公司設(shè)備復(fù)印或打印與工作無(wú)關(guān)的任何私人資料，綜合辦公室主任對(duì)文印工作進(jìn)行監(jiān)督。公司的打印設(shè)備統(tǒng)一存放辦公室，各部門需打印的文件全部通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享統(tǒng)一在綜合辦公室的打印機(jī)進(jìn)行打印，如因工作需要在下班時(shí)間加班使用打印機(jī)的，由使用部門報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后臨時(shí)借用。各部門、下屬公司員工需打印或復(fù)印文件時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后才能送綜合辦公室進(jìn)行打印或復(fù)印。（財(cái)務(wù)部的打印事務(wù)經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后自行打?。?負(fù)責(zé)文印工作的相關(guān)人員要認(rèn)真做好本職工作，對(duì)已經(jīng)處理好的文件要及時(shí)送給有關(guān)人員或通知有關(guān)人員到辦公室領(lǐng)回，不得延誤、遺失。從擋案室借出的文件尤其要及時(shí)歸檔。文印工作人員應(yīng)該要樹立嚴(yán)格的保密意識(shí)，不得隨意將打印、復(fù)印的有關(guān)文件，或?qū)⒐绢I(lǐng)導(dǎo)交待的文印內(nèi)容及企業(yè)管理中必須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。打印、復(fù)印過(guò)程中出現(xiàn)報(bào)廢的文件不能隨意丟放，要立即銷毀。文印工作人員要注意節(jié)約辦公成本，不要浪費(fèi)紙張、墨水等用品，對(duì)能夠重復(fù)利用的紙張進(jìn)行保留使用。使用部門在打印、復(fù)印資料時(shí)必須嚴(yán)格履行簽字手續(xù)，對(duì)紙張大小、用量等進(jìn)行認(rèn)真登記，以便定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、公布。公司設(shè)獨(dú)立文印室，除辦公室主任與內(nèi)勤員外，任何人不得隨意進(jìn)入文印室。四、公章管理流程公司公章及各下屬公司、職能部門的公章、業(yè)務(wù)章統(tǒng)一歸由綜合辦公室人力資源組長(zhǎng)負(fù)責(zé)管理。因工作業(yè)務(wù)需要蓋章時(shí)，由使用人出具有效的經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)同意的證明文件，或填寫好蓋章申請(qǐng)表經(jīng)公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可蓋章，禁止未經(jīng)批準(zhǔn)私自使用公章。使用公章蓋章時(shí)，公章管理人必須嚴(yán)格檢查核實(shí)，不符合要求的不予蓋章，同時(shí)建立公章詳細(xì)使用說(shuō)明檔案，以便日后查閱及總公司監(jiān)督管理，公章使用完畢后要及時(shí)鎖入柜，不允許隨意擺放；如外單位人員因各種原因需要加蓋公司任何印章時(shí)，由綜合辦公室報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)同意后，才能蓋章。公司公章原則上不允許外帶，如因特殊需要必須帶離公司的，必須由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并簽署公章使用授權(quán)書后，方可由兩人以上共同帶離公司，同時(shí)申請(qǐng)用章人必須寫出借據(jù)（標(biāo)明使用時(shí)間），使用完畢后及時(shí)送交綜合辦公室。如公司公章出現(xiàn)遺失、損毀、被盜時(shí)，管理人要迅速向總經(jīng)理室匯報(bào)，以便及時(shí)處理。五、會(huì)議組織流程 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)例會(huì)及公司總經(jīng)理臨時(shí)決定召開的各類會(huì)議，由綜合辦公室負(fù)責(zé)組織召開。在得到總經(jīng)理的會(huì)議安排后，綜合辦公室要及時(shí)
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