【文章內(nèi)容簡介】 電子文件，必須同步制成紙質(zhì)文件與原電子文件一同歸檔。歸檔的電子文件的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。 文件材料一般歸檔一份。重要的、利用頻繁的和專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 多個單位合作完成的項目，由公司主辦的保存一套完整的文件材料，如協(xié)辦則保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的一套正本。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。 檔案人員負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料的完整與準(zhǔn)確，并填寫移交清冊。重 要項目的文件材料歸檔時應(yīng)編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核簽字，有密級和查閱范圍要求的要特別注明。 行政辦公室負(fù)責(zé)檢查檔案的整理質(zhì)量，必要時可將不符合要求的文件材料退回，要求重新整理。 1交接雙方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)，認(rèn)真核對移交清冊，雙方經(jīng)手人和部門負(fù)責(zé)人在移交清冊上簽字以備查找。 《檔案借閱登記表》 ，檔案銷毀時，銷毀人必須如實(shí)填寫 《檔案銷毀登記表》 。 （六）后勤保障管理制度 一、會議接待 收到訪問申請→了解客戶信息→了解客戶來訪需求→制作客戶接待安排 表→接待客戶的前期準(zhǔn)備工作→進(jìn)行客戶接機(jī) /車→客戶進(jìn)公司接待參觀安排→正式洽談→就餐安排→其它安排→客戶離開 2. 用餐程序 各部門、中心在集團(tuán)安排用餐須報總 裁 批準(zhǔn)，并提前將用餐通知書送交辦公室，由辦公室統(tǒng)一安排。用餐通知書要列明來客單位、時間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)。 如遇特殊情況，可口頭請示，同意后先用餐，再補(bǔ)辦手續(xù)。 餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)分為 A、 B、 C 三個檔次（酒水除外）。即一般客人用 C 檔，較重要客人用 B 檔，重要客人為 A 檔。 所有招待用餐費(fèi)用，接待部門須及時報批，辦理結(jié)算。 對 不符合手續(xù)、不按規(guī)定辦理的，一切費(fèi)用由接待人承擔(dān)。 必須注意接待費(fèi)用支出項目與接待用途及目的一致。 接待費(fèi)用開支，必須本著最小支出、最大成果的原則，合理接待，有效使用經(jīng)費(fèi)開支。 二、車輛管理 ①根據(jù)工作需要，行政必須對所有車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理，填寫 《車輛登記表》 。 需要用策的部門和個人必須先填寫《用車申請單》由行政辦公室請示集團(tuán)總裁批準(zhǔn)，對車輛進(jìn)行統(tǒng)一配備和調(diào)整，用車完成后如實(shí)填寫 《派車單》 上交行政辦公室歸檔。 ②各單位負(fù)責(zé)人對本單位車輛的日常使用、駕駛?cè)藛T的安全教育及執(zhí)行規(guī) 章制度情況有管理責(zé)任。 ③集團(tuán)外事用車、集團(tuán)會議及較大活動用車，辦公室有權(quán)臨時調(diào)度各單位車輛，各單位應(yīng)服從協(xié)調(diào)調(diào)度。 ④原則上各單位不得相互借用車輛，特殊情況須經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 ⑤ 24 小時內(nèi)長途用車（單程 150 公里以上的），須經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 24 小時以上的，需報集團(tuán)副總裁批準(zhǔn)。 ⑥任何車輛外借必須經(jīng)集團(tuán)副總裁批準(zhǔn)。 ①駕駛?cè)藛T必須嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，根據(jù)車隊的安排參加交通安全學(xué)習(xí)，提高駕駛技術(shù)，保證車輛完好，杜絕事故發(fā)生。 ②對交通事故肇事者除經(jīng)濟(jì)處罰外，還將視情節(jié)輕重開具 《行駛事故處理 報告書》 ，并分別給予書面檢查、通報批評、停止駕駛、降薪等處理。 ③駕駛?cè)藛T在車輛使用期間發(fā)生違章行為均由個人承擔(dān)。 ①車輛維修按規(guī)定填制申請單，部門負(fù)責(zé)人簽字，走完審批流程后，到指定修理廠或 4S 店維修； ②行政辦公室人員負(fù)責(zé)對車輛進(jìn)行不定期檢查，內(nèi)容包括：本規(guī)定執(zhí)行情況、車輛內(nèi)外衛(wèi)生、一般保養(yǎng)狀況等，檢查不合格者，對當(dāng)事者酌情給予懲罰； 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及各分公司總經(jīng)理配備工作專車，持有效駕照可由本人駕車；無駕照需配司機(jī)的，由集團(tuán)行政辦公室統(tǒng)一調(diào)配。 5. 附 則 車輛的保 險、養(yǎng)路、驗(yàn)車、牌照、停車場等手續(xù)，屬于集團(tuán)行政辦公室統(tǒng)一辦理，所需費(fèi)用按財務(wù)預(yù)算分別人帳；屬于各分公司的，自行辦理，費(fèi)用自負(fù)。 第二部分行政辦公流程 一、客戶接待流程 二、呈報流程 三、客戶接待流程 四、發(fā)文處理流程 備注：發(fā)文處理表格用公司《呈報單》 五、收文處理流程 六、辦公用品采購流程 七、辦公設(shè)備維修流程 八、固定資產(chǎn)請購流程 九、印章刻制流程 十、印章使用流程 十一、印章報廢 流程 十二、檔案歸檔、借閱流程 十三、檔案銷毀流程 十四、檔案歸檔流程 十五、合同管理流程 十六、會議管理流程 十七、車輛管理流程 第三部分行政辦公表格 1.《辦公用品請購單》 2.《固定資產(chǎn)請購單》 3.《辦公設(shè)備報修申請單》 4.《印章使用申請表》 5.《印章刻制申請表》 6.《印章報廢申請表》 7.《呈報單》 8.《收文處理單》 9.《會議計劃審批表》 10.《會議預(yù) 算金額表》 11.《會議簽到表》 12.《檔案歸檔登記表》 13.《檔案歸檔登記表（總表）》 14.《檔案借閱登記表》 15.《檔案銷毀登記表》 16.《用車申請單》 17.《派車單》 18.《車輛使用記錄表》 19.《車輛使行駛記錄表》 20.《車輛登記卡》 21.《車輛登記表（總）》 22.《燃油效率及油耗量結(jié)算表》 23.《行駛事故處理報告書》 附件 1： 辦公用品請購單 申請部門： 申請人： 日 期： 序號 物品名稱 單位 數(shù)量 需用日期 估價單位 總金額 用途 總金額 部門負(fù)責(zé)人意見 行政辦公室意見 副總裁審批 總裁審批 附二： 固定資產(chǎn)請購單 請購部門 請購人 資產(chǎn)名稱 數(shù)量 預(yù)計單價 規(guī)格 預(yù)購日期 請購事由 行政辦公室詢價后推薦廠牌 部門總監(jiān) 財務(wù)總監(jiān) 副總裁 總裁