【文章內容簡介】 下級機關公文，常見的有如下幾種情況： （1）批轉重要的行政措施。領導機關認為下級機關或所屬部門在其主管或歸口管理的業(yè)務活動中所確定的重要行政措施，需要有關部門或下級機關貫徹執(zhí)行的，可用批轉通知下發(fā)。 （2）批轉帶有普遍性的重要事項的解決意見。一個或幾個同級機關，就有關其自身業(yè)務范圍內的重要事項的解決，提出處理意見，要求上級機關指示、批準，上級機關認為問題帶有普遍性、處理意見比較準確、可行的，通過使用批轉通知，告知所屬的機關遵照執(zhí)行。 （3）批轉需引起各地重視和執(zhí)行的重要問題。上級機關對下級機關或所屬部門上報的請求上級支持和協調的問題，以及上級機關認為下級機關或所屬部門上報的問題帶有普遍指導性的，需引起各地重視或執(zhí)行的，也常用批轉通知。這種批準通知使用上較為普遍。 轉發(fā)通知。用于轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文。轉發(fā)機關不受等級等的限制，只要符合規(guī)定，均使用轉發(fā)通知。一般而言，需轉發(fā)的公文，都應當是對本地區(qū)、本部門、本機關或者本系統有指導意義或借鑒意義的。尤其是對不相隸屬機關繁榮公文，本級機關特別要具備虛心學習、見賢思齊等胸懷，確有作用的，就應予以轉發(fā)。對上級機關的公文，特別要認真研究，要本著求精勿濫的精神，區(qū)別處理，使所轉發(fā)的公文確實發(fā)揮作用。 傳達通知。用于傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項。主要有： （1）印發(fā)通知。本級機關制定的規(guī)章制度，需要下級機關或所屬部門執(zhí)行時以通知的形式印發(fā)或頒布。 （2）單項事項通知。要求下級機關或所屬部門周知或辦理的事項，如啟用印章，調整、撤消機構，依據形勢不同對下級或所屬部門提出不同要求的通知等。 （3）會議通知。以通知召開會議的有關事項為主要內容。一般性的會議，包括時間、地點、內容、出席對象即可。大型、重要會議則要詳細通知。 任免通知。任命和免去干部職務，在地方行政機關用通知。如既有任命又有免去干部職務的，通知標題中要有“任免”字樣；只有任命事項沒有免去事項的，只標“任命通知”。只有免去沒有任命的，只標“免職通知”。 （四）寫作 通知一般包括標題、主送機關、正文、落款等四個組成部分。 標題。由發(fā)文機關、事由、文種組成，有時只用事由、文種構成。 主送機關。指公文的主要受禮機關，應用全稱或規(guī)范化簡稱。 正文。一般包括三方面內容：第一、引據。敘述通知的起因由來、背景依據等。第二、主體。也稱事項，要清楚的表述有關內容、要求等。第三、結語。一般依據事項內容、要求等的不同而異，如“按照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”、 “研究試行”等等。 落款。包括發(fā)文機關和成文日期。 寫作要求： （1）明確行文目的。首先要明確為什么寫這個通知，通知的主要內容是什么、屬于哪一類等，以確定如何寫作。其次要確定寫作的范圍和對象，針對問題，解決問題，依據實際工作需要確定寫作范圍和對象。 （2）抓住主要內容。不同類型的通知，寫法不同。但是，突出重點，抓住主要內容，是寫好通知的關鍵，切忌喧賓奪主，沖淡主要內容。 （3）文字表述準確。首先，受文單位名稱要規(guī)范；其次，應說明的情況、應執(zhí)行的事項、有關的時間、地點、條件等，都要作到周密、準確，以免貽誤工作，造成損失。 （五）注意事項 不能超越職權，給不相隸屬機關發(fā)文。不相隸屬機關之間商洽或協調工作，一般用函的形式。這方面，濫用如錯用最常見的，是一些行政機關需召開業(yè)務上沒有關系的單位（特別是一些科研機構、事業(yè)單位等）開會時，往往以會議通知的形式發(fā)出，這實際上是一種越權行為。正確的做法應是發(fā)出邀請函，在函中講明會議的內容，邀請其參加。 不能混淆公文與事務文書。公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文書，事務文書則是就某一事務的曉喻性文書，兩者不能混淆。如將有的經常將向公眾告曉的“啟示”誤為“通知”。 不能向上級發(fā)通知。通知屬下行文，主送單位是下級機關或所屬部門。平行或不相隸屬機關需了解的，可用“抄送”的形式，對上級機關只能抄送，不能主送下通知。 不能與通告混淆。通知和通告時有混淆，因此應認真辨析其差別。從受文的對象上看，通知的對象一般是行政機關，通告的對象是社會公眾。從行文要求上看，通知處需周知的外，有些還需辦理或執(zhí)行，通告則主要是要求遵守或周知。從公文的意義上看，通知的事項只局限于受文機關知照或執(zhí)行，通告的事項則具有普遍意義。 四、通報 （一）概念 通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （二）特點 應用的廣泛性。通報是適用范圍較廣的文種。各級機關、社會團體、企事業(yè)單位都可發(fā)通報；通報的內容可以是傳達重要精神、領導指示、或者重要情況，也可表揚典型人和事跡。 事實的真實性。真實性是通報的生命，通報的任何情況，都必須是真實的，不能有差錯，更不能胡編亂造。通報的教育、指導作用，從一定的意義上講，體現在事實本身。如果通報的情況、事例不真實，就會起反作用。因此，撰寫通報時必須作到準確無誤，沒有水分。 內容的典型性。通報的內容都是比較新穎的具有代表性的重要事件。所通報的情況，必須有普遍的教育意義和指導意義，對讀者能起到教育作用和指導作用。一般性的人與事跡，一般不予通報。 行文的及時性。無論傳達精神、溝通信息，還是表彰好人好事、批評錯誤，都要抓住適當時機，才能充分發(fā)揮通報的指導和教育作用。 （三）類型 根據其適用范圍，按內容大體可分為三類： 表揚性通報。通過總結、表彰具有典型意義的先進集體或先進個人的經驗、事跡，使面上的單位和個人有學習的榜樣，追趕的目標，達到弘揚正氣、凈化環(huán)境的目的，起到推廣先進經驗，提高整體工作水平，挖掘潛力，調動各種積極因素的作用。 批評性通報。針對帶有傾向性的問題或代表性的錯誤做法，抓緊典型事跡進行解剖，分析其錯誤的性質、產生原因以及帶來的惡劣影響，作出對犯錯誤單位或人員的處理決定，以使各方面吸取教訓，達到普遍教育的目的。 傳達性通報。用語傳達重要的會議精神，本地區(qū)、本部門、本單位工作、學習中的重要情況，交流情況，溝通信息，使所屬單位了解工作進度，掌握學習進程，有利于所屬單位能夠站在整體的框架內來考慮、安排自己單位的工作、學習，達到樹立全局觀念、均衡發(fā)展、協調行動、互相借鑒、取長補短、共同提高的目的。 （四）寫作 通報一般包括標題、主送機關、正文、落款等四部分。 標題。通報的標題一般有兩種類型。一是由由發(fā)文機關、事由、文種組成，用于鄭重的高層次的發(fā)布內容。一是由事由、文種構成，用于一般性的通報。 主送機關。指公文的主要受禮機關,應用全稱或規(guī)范化簡稱。 正文。一般包括三方面內容：第一、引據。用高度概括的語言、簡明扼要地托出全文的中心，勾勒出總體輪廓和基本事實。表明發(fā)文機關肯定或否定的態(tài)度，提出發(fā)通報的決定或希望。第二、主體。由兩部分組成。一是事實與評析。這是通報的重點和核心。在敘述事實的基礎上，從中提煉出經驗或教訓，具有示范性的，還要作適當評價，概括出典型意義或主要經驗；屬于警戒性的，要分析問題產生的原因、危害、應吸取的教訓等。二是決定。對被通報的內容做出評價或處理意見。第三、結語。即提要求或希望，是前兩部分的落角點。一般依據通報的目的、內容，提出相應意見、措施，以求得到落實。 落款。包括發(fā)文機關和成文日期。 寫作要求。 （1）事例要典型。通報要站在全局的高度，放眼整體利益，所通報的事項，必須具有普遍意義，認真考慮到全局的指導作用，對干部群眾的教育意義。提煉出的經驗教訓必須是從通報事例中自然而然引申出來，具有較強的針對性，又具有個性特征。 （2）事實要準確。通報都必須客觀如實地反映真實情況，對作出的分析、決定，要科學、準確、切合實際。 （3）行文要及時。通報的一個重要特點是時間性強，特別是與當時政治、經濟、社會形勢相適應的事例，一定