秘書實務(wù)第4章會議管理工作(編輯修改稿)
2025-02-16 09:57 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 會議通知的發(fā)送 為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會，均應(yīng)正式打印會議通知，以示正規(guī)和鄭重 人數(shù)較少的非正式會議，可用多種方式進行通知。 一些會議在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事，如股東會議附上代理委托書 如有預(yù)備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 需要回復(fù)的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名 對于經(jīng)常參加某類會議的會員，可用計算機打印出多套郵寄標簽，以免重復(fù)打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 可將會中使用的票證與會議通知一并發(fā)出 如果與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和反程時間，并說明到達會址的汽車、火車等交通工具線路 會議通知樣本要作為檔案保存 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 會議通知的內(nèi)容 要有具體的會議名稱 日期、時間、場所要準確無誤 議題應(yīng)盡量具體 有附加資料時，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù) 會議通知示例 會議通知 尊敬的客戶： 為了進一步加強與貴公司的協(xié)作關(guān)系 ， 聽取客戶對我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見 ， 我公司擬于 2022年 8月 15日上午9： 00至下午 5： 00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會 。 敬請回復(fù)及光臨 。 附：會議日程及路線圖 回執(zhí) 請于 7月 30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐 ， 郵編： 100110， 電話： 01087654321。 ?我公司參加此次會議 ， 參加人數(shù)： ?我公司不能參加此次會議 。 姓名： 公司： 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 七、布置會場 1．會場的整體格局 面門為上 居中為上 以遠為上 前排為上 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 2．主席臺座次的安排 前排高于后排 中央高于兩側(cè) 國內(nèi)政務(wù)會議左高右低 國際會議右高左低 主持人：居中設(shè)座 自由擇座 發(fā)言人：就座位置發(fā)言 國內(nèi)會議主席團前面中間位置 國際會議前排右前方發(fā)言 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 4．會場的整體布局類型 大中型：方形 半圓形 小 型：圓形 大小方形 環(huán)形 回字形 馬蹄形 等 會場類型 與會者 主席團 方 形 會場類型 半圓形 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 會場布置的各種必要設(shè)施 1. 橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會議主席臺上方，以作歡迎和明示主題之用； 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 2. 指示牌：指示標志對于來賓們迅速地找到會場位置非常重要，往往周到的細節(jié)安排也會使與會者更能體會到服務(wù)的周到，指示牌也要注意統(tǒng)一整個會議的標識； 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 3. 桌牌：在簽到處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置； 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 4. 胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會場人員的身份，更加容易識別和協(xié)調(diào)人員； 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 5. 簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方； 6. 簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會議的專業(yè)性； 第四章 會議管理工作 第二節(jié) 會議的準備工作 7. 會場主背景板 /背景墻：會議主席臺后方通常會搭建起一塊主題背景，上有會議主題及主辦機構(gòu)信息 第四章 會議管理工作
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