【文章內(nèi)容簡介】 會被自動更新。 具體操作如下： ? 分別打開要進(jìn)行鏈接的 Word和 Excel文件，在 Excel表格中，選中要復(fù)制的單元格，單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令；切換到 Word文檔，再要輸入數(shù)據(jù)處單擊鼠標(biāo)，然后單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖所示的對話框。 ? 在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”，在“形式”備選框中選擇“無格式文本”，單擊“確定”按鈕， Excel表格中的數(shù)據(jù)就復(fù)制到 Word文檔中了，當(dāng) Excel表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變動時，報告中的數(shù)據(jù)會同時作相應(yīng)變動。如果要把 Excel表格整體復(fù)制到 Word文檔中，在“粘貼鏈接”時，選擇“帶格式文本”，單擊“確定”按鈕即可。 二、粘貼 ? 復(fù)制和粘貼是不可分的，在談復(fù)制時，要用到粘貼；要進(jìn)行粘貼，首先要復(fù)制，這里主要講一些在復(fù)制中沒有說明的問題。 ? 1．粘貼數(shù)值。在審計工作中，經(jīng)常會遇到這樣的問題：如何將原來表格中的格式復(fù)制到現(xiàn)有工作表中？如何將計算結(jié)果保存到另一張工作表，而不將公式帶過去？這就需要適用“選擇性粘貼”來完成。 ? 例如：將下圖 1的 D1的結(jié)果復(fù)制到另一個工作簿的 C1中。操作如下： 選擇要復(fù)制的區(qū)域 D1，單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令；切換到目標(biāo)工作簿的目標(biāo)單元格 C1，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖 2所示“選擇性粘貼”對話框，選擇“數(shù)值”，單擊“確定”按鈕即可。如果執(zhí)行“粘貼”命令，其結(jié)果如圖 3所示，其差異顯而易見。 C1單元格只有數(shù)字，而 D2單元格復(fù)制的是公式，所以其結(jié)果為 0。 圖 1 圖 2 圖 3 ? 2．運(yùn)算后粘貼。審計人員在導(dǎo)入被審單位的報表時往往其金額是以元為單位的數(shù)據(jù)，而審計中往往用的金額單位是萬元，這時就需要運(yùn)用“選擇性粘貼”功能，將金額單位改為萬元。具體操作如下： ? 在選定表格的空白單元格輸入 10000，并將其復(fù)制。選定需要更改數(shù)據(jù)的范圍，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中選擇“全部”、“除”，如圖 4所示，并單擊“確定”按鈕，此時被選范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)均由元改為萬元，同時刪除在空白單元格輸入的10000（結(jié)果如圖 5所示）。 圖 4 圖 5 ? 此操作也可以用公式法完成，結(jié)果雖然相同，但采用“選擇性粘貼”計算的結(jié)果是靜態(tài)的，即計算結(jié)果與 D4單元格無關(guān)，而采用公式法計算結(jié)果是動態(tài)的，若刪除 D4單元格數(shù)值，則會出現(xiàn)錯誤信息。兩種方法可以根據(jù)實(shí)際工作需要選擇使用。 ? 3．粘貼轉(zhuǎn)置。在審計工作中還會遇到一個問題，就是要進(jìn)行匯總的數(shù)據(jù)行和列正好相反，要處理這類問題，使用的就是選中表格，復(fù)制，單擊指定單元格，選編輯菜單的 “選擇性粘貼”的粘貼“轉(zhuǎn)置”功能。 ? 4．粘貼連接。在復(fù)制中已經(jīng)介紹了在 Word中粘貼鏈接，其實(shí)，更常用的“粘貼鏈接”是在工作簿或工作表之間的鏈接，建立鏈接的方法是在“選擇性粘貼”時，選擇“粘貼鏈接”。 ? 另外，在 Word中引用的粘貼過來的數(shù)據(jù)，若想知道其具體情況，這時可以采用建立“粘貼為超級鏈接”的辦法，方法是：單擊“編輯”菜單下的“粘貼為超級鏈接”命令。建立鏈接后，就可以從 Word鏈接到所引用的工作表的源數(shù)據(jù)處，如果為了使用更方便，也可以建立一個對鏈接，這樣鏈接對象就可以互相切換了。 ? 利用這種方法，可以將一套互相獨(dú)立的工作底稿組合成互相引用、互相切換、自動化程度較高的實(shí)用程序 格式化表格 1. 行高、列寬的調(diào)整 2. 字體的格式化與對齊方式設(shè)置 3. 邊框和底紋的設(shè)置 4. 數(shù)字的格式化 行高、列寬的調(diào)整 方法一： 用鼠標(biāo)拖曳直接設(shè)置行高列寬 方法二： 利用“格式”菜單中的“行”或“列”項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整 標(biāo)拖動行高或列寬設(shè)置 通過 “ 格式 ” 菜單中的 “ 行 ” 或 “ 列 ”命令進(jìn)行行高、列寬的調(diào)整 2. 設(shè)置單元格字體及對齊方式 （ 1）設(shè)置單元格字體 選擇 【 格式 】 【 單元格 】 ,單擊 【 字體 】 標(biāo)簽 技巧 : 利用 【 字體 】 標(biāo)簽中的 【 特殊效果 】 選項(xiàng)組中的 【 上標(biāo) 】 復(fù)選框 ,可將數(shù)字或字母設(shè)置為指數(shù)。 （ 2） 設(shè)置單元格對齊方式 選擇 【 格式 】 【 單元格 】 ,單擊 【 對齊 】 標(biāo)簽 用菜單的方法設(shè)置對齊方式 ? 選擇所要格式化的單元格 ? 在“格式”菜單中選擇“單元格”項(xiàng)，單擊“對齊”標(biāo)簽，打開對話框 ? 根據(jù)需要選擇“水平對齊”方式、“垂直對齊”方式、“文本控制”即“方向”等項(xiàng)目 ? 按“確定”按鈕即可 單元格格式的“對齊”選項(xiàng)卡 選擇水平對齊方式 選擇垂直對齊方式 拖動指針控制文字方向 操作實(shí)例 : 置報表標(biāo)題的格式為隸書、加粗、 16號，設(shè)置列標(biāo)題（表頭）的字號為 14號，垂直居中，設(shè)置數(shù)據(jù)垂直居中。 設(shè)置報表標(biāo)題居中，并合并 A E1單元格。 A B C D E 1 產(chǎn)品銷售單 2 產(chǎn)品號 產(chǎn)品名 銷售數(shù)量 單價 金額 3 001 電視機(jī) 1000 1780 1780000 4 002 電腦 300 3400 1020220 5 003 手機(jī) 2022 880 1760000 ? 3. 設(shè)置單元格邊框及底紋 選擇 【 格式 】 【 單元格 】 ,單擊 【 邊框 】 / 【 圖案 】 標(biāo)簽 邊框和底紋 ? 采用工具欄按鈕的方法設(shè)置邊框與底紋 ? 用菜單的方法設(shè)置邊框和底紋 ?選擇所要格式化的單元格 ?在“格式”菜單中選擇“單元格”項(xiàng)，打開“單元格格式”對話框 ?選擇“邊框”標(biāo)簽設(shè)置單元格的邊框 ?在“線形樣式”欄中設(shè)置線型，在“顏色”欄中設(shè)置線的顏色 ?選擇“預(yù)置”按鈕，或在“文本”區(qū)單擊邊框線處，設(shè)置邊框線的位置 ?選擇“圖案”標(biāo)簽設(shè)置單元格的底紋和顏色 ?按“確定”按鈕，完成操作 “邊框”選項(xiàng)卡 “圖案”選項(xiàng)卡 操作實(shí)例 : 設(shè)置報表的外邊框?yàn)榇志€。表頭下邊為雙線。 為 E3單元格加上底紋。 A B C D E 1 產(chǎn)品銷售單 2 產(chǎn)品號 產(chǎn)品名 銷售數(shù)量 單價 金額 3 001 電視機(jī) 1000 1780 1780000 4 002 電腦 300 3400 1020220 5 003 手機(jī) 2022 880 1760000 用工具欄中的數(shù)字格式化按鈕格式化數(shù)字 ?單擊包含數(shù)字的單元格 ?分別單擊格式工具欄上的按鈕 ? 用菜單方式格式化數(shù)字 ?選擇所要格式化的數(shù)字單元格 ?在“格式”菜單中選擇“單元格”項(xiàng)，單擊數(shù)字標(biāo)簽 ?在打開的對話框中，“分類”列出了所有的格式，選擇所需的分類格式 ?按“確定”按鈕，即可 ? 取消數(shù)字的格式 ?在“編輯”菜單中選擇“清除”項(xiàng) 4. 設(shè)置單元格數(shù)字格式 選擇 【 格式 】 【 單元格 】 ,單擊 【 數(shù)字 】 標(biāo)簽 設(shè)置小數(shù)位數(shù) 負(fù)數(shù)表示格式 單元格格式對話框 格式工具欄 操作實(shí)例 : 設(shè)置各種產(chǎn)品的銷售額為數(shù)值型數(shù)據(jù)，保留兩位小數(shù)，并加千位分隔符。 A B C D E 1 產(chǎn)品銷售單 2 產(chǎn)品號 產(chǎn)品名 銷售數(shù)量 單價 金額 3 001 電視機(jī) 1000 1780 1780000 4 002 電腦 300 3400 1020220 5 003 手機(jī) 2022 880 1760000 5. 應(yīng)用樣式 選擇 【 格式 】 【 樣式 】 命令 ,在 【 樣式名 】 下拉列表框中選擇基本樣式 ,然后在 【 樣式包括 】 選項(xiàng)組中具體做出選擇 。 最后單擊 【 確定 】 。 6. 自動套用格式 a 選定需要自動套用格式的單元格區(qū)域 。 b 選擇 【 格式 】 【 自動套用格式 】 ,單擊想要套用的數(shù)據(jù)表樣式 ,并可根據(jù)需要 ,在 【 要應(yīng)用的格式 】 選項(xiàng)組中選擇具體要套用的格式 。 c 單擊 【 確定 】 按鈕即可 . 一個工作表中可能有許多數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)是需要特別標(biāo)記的?？梢岳?Excel的條件格式功能。點(diǎn)擊 【 格式 】 【 條件格式 】 命令，然后進(jìn)行選擇。 如在學(xué)生成績表中將不及格的成績作紅色標(biāo)記。 ? 選定整個工作表； ? 選擇 【 格式 】 ——【 工作表 】 命令項(xiàng) ——【 背景 】 ； ? 在“工作表背景”對話框中選擇一個圖片； ? 單擊 【 插入 】 即可。 9. 添加圖形、圖片、剪貼畫和藝術(shù)字 選擇 【 插入 】 ——【 圖片 】 ，再做選擇。 10. 給工作表標(biāo)簽加顏色 為了醒目、美觀，并便于查找，可以給工作表標(biāo)簽加顏色。 選擇 【 格式 】 ——【 工作表 】 命令項(xiàng) ——【 工作表標(biāo)簽顏色 】 ，在出現(xiàn)的“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對話框中選擇喜愛的顏色。 管理工作表 1. 切換工作表 單擊工作表標(biāo)簽 2. 新建、重命名工作表 右擊工作表標(biāo)簽 插入 右擊工作表標(biāo)簽 重命名或工作表標(biāo)簽慢擊兩次 ? 工作表的移動、 復(fù)制 ?選擇所要移動、復(fù)制的工作表標(biāo)簽 ?移動：拖曳標(biāo)簽到所需位置 復(fù)制：按住 Ctrl鍵的同時拖曳所選標(biāo)簽到所需位置 ?釋放鼠標(biāo)即可 工作表的刪除 ? 選擇所要刪除的工作表標(biāo)簽 ? 在所選標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的的子菜單中選擇“刪除”項(xiàng)，或在“編輯”菜單中選擇“刪除工作表”項(xiàng) ? 在出現(xiàn)的刪除確定對話框中，確認(rèn)刪除操作即可 顯示與打印工作表 顯示工作表 打印工作表 顯示工作表 ? 滾屏顯示： 使用水平滾動條和垂直滾動條可滾動顯示更多內(nèi)容 ? 縮放控制： 用以改變顯示比例，可使窗口內(nèi)顯示更多內(nèi)容或突出顯示某一個特定的局部內(nèi)容 ? 凍結(jié)窗口： 可將工作表的某些區(qū)域“凍結(jié)”，使得滾屏顯示時該區(qū)域不動 ? 分割窗口： 將一個工作表同時放在四個窗格中，每個窗格可分別瀏覽該工作表的不同區(qū)域 ? 隱藏操作 顯示工作表 ?凍結(jié)窗口操作 ?單擊不需要凍結(jié)區(qū)的左上角單元格 ?在“窗口”菜單中選擇“凍結(jié)窗格”項(xiàng) ?當(dāng)窗口處于凍結(jié)狀態(tài)時，選擇“窗口”菜單中的“撤銷窗口凍結(jié)”項(xiàng)可以取消窗口凍結(jié) 顯示工作表 ?分割窗口操作 ?選擇活動單元格 ?在 “ 窗口 ” 菜單中選 “ 拆分 ” 項(xiàng)，則在活動單元格的左邊及上邊出現(xiàn)分割線，將窗口劃分為 4個窗格 ?利用其水平、垂直滾動條可在各窗格中隨意瀏覽各項(xiàng) ?拖曳分割框，可以改變分割線的位置 ?在 “ 窗口 ” 菜單中選擇 “ 撤銷拆分窗口 ” 項(xiàng)可以取消窗口分割 拖動分割框，改變各窗口大小 窗口菜單的“拆分”命令 ?隱藏和取消隱藏操作 ? 隱藏行或列 選擇所要隱藏的行（列）后， 在 “ 格式 ” 菜單中選擇“ 行 ” （ “ 列 ” ）項(xiàng)，在子菜單中選擇 “ 隱藏 ” 子項(xiàng) ? 取消隱藏行或列 選擇跨越隱藏列（行）的單元格，然后在 “ 格式 ” 菜單中選擇 “ 列 ” （ “ 行 ” ）項(xiàng)，在子菜單中選 “ 取消隱藏 ”子項(xiàng)即可完成取消隱藏。 ?工作表的隱藏和取消隱藏 ? 選擇 【 窗口 】 【 隱藏 】 命令 ,即可隱藏工作簿 。 ? 選擇 【 窗口 】 【 取消隱藏 】 命令 ,即可恢復(fù)。 ? 選擇 【 格式 】 【 工作表 】 【 隱藏 】 命令 ,即可隱藏工作表 。 ? 選擇 【 格式 】 【 工作表 】 【 取消隱藏 】 命令 ,即可恢復(fù)工作表 。 技巧 : 1. Excel大量數(shù)據(jù)同時輸入的技巧 打開需要輸入數(shù)據(jù)的 Excel表格，同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格，如果某些單元格不相鄰，可先按住 Ctrl鍵并點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵逐個選中單元格。接著松開 Ctrl鍵，輸入單元格中需要填充的數(shù)據(jù)，然后再按下“ Ctrl＋ Enter”組合鍵，則剛才選中的所有單元格就被同時填入該數(shù)據(jù)了。 2. 快速輸入大寫中文數(shù)字 將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字。右擊該單元格，點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”，從彈出的“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)；然后從“ 特殊 ”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項(xiàng)。最后單擊“確定”按鈕即可 . 3. Excel單元格文字隨時換行 在 Excel中，我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容。那么實(shí)現(xiàn)的方法一般是通過選中格式菜單中的“單元格”下“對齊”的“自動換行”復(fù)選項(xiàng)，單擊“確定”即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。還有一種方法是：