【文章內容簡介】 組織架構：目前公司未明確合同管理職能的承擔部門，整個合同管理較為松散，未建立監(jiān)督及問責機制。 崗位職責：目前尚未明確前后臺部門之間對于合同的傳遞、歸檔、要素化的職責分工與信息共享機制，此外，各部門業(yè)務助理兼任合同管理員，但尚未細化和明確其崗位職責。 ? 補充協(xié)議及函件的傳遞歸檔待規(guī)范 對于部分合同后續(xù)履行階段可能出現(xiàn)的補充協(xié)議及函件，存在傳遞不及時、未進行歸檔的情況，影響合同傳遞的時效性和歸檔的完整性。 ? 無法掌 握公司合同數量及管理狀況 合同歸檔：由于缺乏統(tǒng)一平臺，各部門合同管理水平不一，合同存放分散，合同查找和檢索的效率低下，不能隨時掌握公司合同管理情況。 合同有效期：現(xiàn)有系統(tǒng)都不具備合同到期提醒功能，并且由于無法獲取完整的合同清單，現(xiàn)階段依靠手工管理也很困難。 ? 合同號的配發(fā)缺乏系統(tǒng)控制 目前合同號的生成依靠檔案管理系統(tǒng)手工錄入，系統(tǒng)無法自動配發(fā)，且合同號可刪除，缺乏統(tǒng)一管理。 ? 當前系統(tǒng)合同管理功能不足 KM 系統(tǒng)：承擔合同審批及用印申請（部分另類合同除外）的職能，缺點是合同版本為過程版本，并非最終蓋章生效版本，且 合同審批混雜在其他事項審批中，不便于查找。 檔案管理系統(tǒng)：承擔獲取合同號、保管合同最終用印版本的職能，缺點是合同號配發(fā)缺乏系統(tǒng)控制，由于合同定義不清晰使得合同歸檔完整性得不到保證，合同要素信息填寫不完全，主從合同之間的關聯(lián)關系依靠手工維護缺乏專門的系統(tǒng)功能。 合同管理系統(tǒng) 技術方案 正式發(fā)布 版本 第 10 頁 共 46 頁 M盤：承擔部門內共享及臨時存放的職能，缺點是沒有操作記錄，誤刪除等情況不易被發(fā)現(xiàn)，且存放混亂缺乏維護。 AI系統(tǒng)：目前另類投資項目從審批到投后管理已全流程納入 AI 系統(tǒng)，但 AI系統(tǒng)文檔管理功能較弱，僅起到歸檔保管作用，缺乏合同要素模板和有效期管理等功能。 AD域： AD域的用戶管理未做統(tǒng)一用戶信息的管理和驗證。 業(yè)務需求分析 根據用戶現(xiàn)狀的梳理，以及相關業(yè)務系統(tǒng)的調研分析，整理出合同系統(tǒng)的相關業(yè)務需求。 ? 合同管理系統(tǒng)需要明確合同的定義，以及歸檔范圍，履行合同的相關制度，明確合同的基本要素，并對基本要素進行補充和整理。 ? 實現(xiàn)對對手庫的相關信息進行整理和維護，建立完善的 合同管理 對手庫信查詢功能。 ? 實現(xiàn)對合同范本的管理和使用，建立完善的合同范本庫。 ? 完善合同的審批和流轉操作，建立強大和獨立的流程引擎平臺，對合同以及相關第三方系統(tǒng)提供流程審批支持，并對合同的狀態(tài)和合 同的到期時間進行自能化的提醒。 ? 建立標準化的平臺數據對接規(guī)范，實現(xiàn)合同系統(tǒng)與各業(yè)務系統(tǒng)的數據對接和交換。 建立主從合同的關聯(lián)關系，并提供方便的查詢功能。 合同管理系統(tǒng) 技術方案 正式發(fā)布 版本 第 11 頁 共 46 頁 4 系統(tǒng)總體結構 功能模塊圖 系統(tǒng)架構圖 合同管理系統(tǒng) 技術方案 正式發(fā)布 版本 第 12 頁 共 46 頁 5 功能描述 合同管理 合同管理下包含所有當前登錄用戶經辦或代辦的全部合同信息。合同管理包括我的合同、合同起草、合同簽署及用印、合同履行、合同歸檔幾大部分。 我的合同 我的合同包含合同管理下所有當前登錄用戶經辦或代辦的全部合同信息。 合同起草 狀態(tài)描述：經辦人（代辦人）進行保存但未發(fā)布形成的列表。 ? 功能描述 名稱、 標識符 新增合同基本信息 功能描述 1）、合同號獲取超過 7天未進行發(fā)布的，系統(tǒng)給經辦人（代辦人）發(fā)送提醒信息。 2）、合同發(fā)布后會顯示在“合同簽署及用印”列表下，發(fā)布后的合同信息不能再進行刪除操作。 3）、 用印形式為“不用印”的，填寫完簽署日期和生效日期后，部門檔案管理員可以進行歸檔申請。 4）、合同起草可以批量生成 100（手動填寫份數）份以下的相同合同內容，合同號手動進行獲取。 5）、公司合同管理員可以導出全部合同信息列表 excel 到本地（合同起草列表），字段：經辦人、經辦部門合同名稱、 合同號。 6)、合同到期日期、合同費率（費率類型、費率種類、費率值）系統(tǒng)記錄每次經辦人（代辦人）修改前后的記錄。 7)、經辦人（代辦人）篩選到對應的主合同后（可以篩選全部的合同列表）將主合同的相關信息帶入到當前合同中。帶入的合同管理系統(tǒng) 技術方案 正式發(fā)布 版本 第 13 頁 共 46 頁 字段為（其它主合同信息不顯示）： 合同名稱、合同分類、合同主體、合同對方 8）、經辦人（代辦人）所填寫的合同一旦在起草中發(fā)布，當前合同的狀態(tài)更新為“簽署中”；簽署日期填寫完成后再發(fā)布合同狀態(tài)更新為“已簽署，未生效”；生效日期填寫完成后再發(fā)布合同狀態(tài)更新為“已生效”。 補充說明 ? 數據項描述 數據項名稱 數據類型 是否必填 數據來源 備注說明 合同 起草 頁簽 經辦人（代辦人）填寫 登記日期 日期 必填 系統(tǒng)自動生成當前日期 是否代辦 字符 必填 是 /否 有代辦人角色可見 ；具體見下文說明 1； 代辦人 字符 系統(tǒng)計算 有代辦人角色可見 ； 具體見下文說明 1； 經辦人 字符 必填 系統(tǒng)默認當前登錄人，可選擇 具體見下文說明 1 經辦部門 字符 必填 系統(tǒng)計算 具體見下文說明 1 主合同編號 字符 選擇 /手動填寫 彈出搜索頁面關聯(lián)查詢 自動帶出主合同要素的相關信息 主合同名稱 字符 選擇 /手動填寫 彈出搜索頁面關聯(lián)查詢 自動帶出主合同要素的相關信息 合同名稱 字符 必填 手動填寫 標識提醒：請?zhí)顚懞贤Q全稱 合同編號 字符 必填 系統(tǒng)按一定規(guī)則自動生成 點擊按鈕獲取，校驗前幾項是否填寫 ； 具體見下文說明 2； 合同一級分類 字符 必填 下拉框選擇 具體見下文說明 3 合同二級分類 字符 必填 下拉框選擇 具體見下文說明 4 是否客戶指定業(yè)務 字符 必填 是 /否 幫助中進行內容說明 ，便于選 擇是否； 選擇“是”，頁面 提醒經辦人將客戶指定投資指令作為合同附件上傳 ； 默認為空； 項目簡稱 字符 下拉框選擇 彈出搜索頁面 合同管理系統(tǒng) 技術方案 正式發(fā)布 版本 第 14 頁 共 46 頁 關聯(lián)查詢 ； 具體見下文說明 5； 產品簡稱 （多個產品 需填寫） 字符 多選 彈出搜索頁面 關聯(lián)查詢 ； 具體見下文說明 6； 幣種 金額（大寫） 金額（小寫） 刪除 幣種 金額（大寫） 金額（小寫） 刪除 幣種 金額（大寫） 金額（小寫） 刪除 合同幣種 字符 必填 下拉框選擇 幣種為無，金額不填寫 ； 具體見下文 7； 合同金額（大寫） 字符 必填 根據小寫金 額轉換 可選無 合同金額（小寫） 數值 必填 手動填寫 可選無 、其他，可以手動填寫內容； 具體見下文 8； 合同費率 （費率類型、 費率種類） 字符 必填 費率類型 下拉框選擇 ； 費率種類對應固定和浮動兩種方式； 可選無 ； 具體見下文 9； 合同費率 （費率值） 字符 必填 可填寫具體數值； 合同主體 字符 必填 下拉框選擇 具體見下文 10 合同對方 字符 必填 選擇 自動補全； 標識提醒：請?zhí)顚懞贤瑢Ψ饺Q； 具體見下文 11； 用印形式 字符 必填 下拉框選擇 各方用??； 僅我方用印 ； 僅對 方用??； 不用印 ； 具體見下文 12； 合同 簽署 頁簽 用印管理員、經辦人 （代辦人） 填寫 用印完成情況 字符 必填 下拉框選擇 已完成； 我司已完成，對方未完成 ；（各方用?。?； 具體見下文 13； 經辦人（代辦人）填寫 簽署日期 日期 控件選擇 具體見下文 14 合同狀態(tài) 字符 必填 下拉框選擇 中止簽署； 簽署中； 已簽署未生效； 合同管理系統(tǒng) 技術方案 正式發(fā)布 版本 第 15 頁 共 46 頁 已生效； 已失效； 合同生效日期 日期 必填 控件選擇 具體見下文 15； 合同到期日期 日期 控件選擇 到期續(xù)簽情況 字符 下拉框選擇 到期無異議續(xù)簽； 自動順延； 其它； 具體見下文 16； 合同文本 必填 手動上傳 上傳一個附件 ； 具體見下文 17； 合同附件 合同附件類型選擇； 合同附件 手動上傳 ； 可以上傳多個附件，記錄 上傳 日期 ； 具體見下文 18； 備注 手動填寫 發(fā)布范圍 手動選擇 可查看該合同信息的人員， 具體 角色待定。 轉移說明 字符 手動填寫 轉移申請時可見 轉移附件 手動上傳附件 轉移申請時可見 說明： 當前登錄人有代辦人的角色，可以選擇“是否代辦”，默 認為“否”，即當前登錄人自己起草合同，系統(tǒng)自動計算當前登錄人為“經辦人”，當前登錄人所在部門為“經辦部門”； “是否代辦”選擇為“是”，即代辦人替經辦人起草合同，選擇“經辦人”，系統(tǒng)自動計算經辦人所在部門； 如不具有代辦人角色，“是否代辦”、“代辦人”字段不可見。 “合同編號”，通過點擊按鈕按照一定的規(guī)則獲取，獲取合同編號前校驗表單中“登記日期”、“經辦人”、“經辦部門”、“合同名稱”是否已經完成填寫，如未填寫完成給與提示，否則生成合同編號。 “合同一級分類”為可維護字段，從系統(tǒng)管理數據字典中獲取。 “合同二級分類”為可維護字段，選擇“合同一級分類”后自動篩選對應的“合同二級分類”內容，從系統(tǒng)管理數據字段中獲取。 “項目簡稱”為可維護字段，選擇項目簡稱會彈出新的搜索頁面，頁面內容為項目簡稱、項目全稱、項目類型（其他字段不可見），可以進行查詢選擇需要的項目簡稱。 “產品簡稱”為可維護字段，選擇產品簡稱會彈出新的搜索頁面，頁面合同管理系統(tǒng) 技術方案 正式發(fā)布 版本 第 16 頁 共 46 頁 內容為全部的產品信息，可以進行查詢選擇需要的產品簡稱。 （ 1）、一個合同編號 下可以選擇多個產品，選中多個產品后可以填寫對應的多行“幣種”、“金額”信息，默認值為“無”經辦人可手動修改； （ 2）、選中一個產品后填寫“合同幣種”、“合同金額”、“合同費率”的對應信息； “合同幣種”為可維護字段，可選擇具體幣種和無； 合同幣種選擇“無”，對應的“合同金額（大寫）”、“合同金額（小寫）”字段內容為“無”； 填寫“合同金額（小寫）”后自動計算“合同金額（大寫）”，可以選擇“無”或“其他”選擇項，選擇其他可以填寫具體內容。 “合同費率”為可維 護字段，可選具體費率和無。 “合同主體”內容為選擇 項，也 可填寫具體內容。 1“合同對方”為可維護字段，新增合同發(fā)布完成會將合同對方的內容自動生成一條記錄，下次再次新建合同可以選擇到之前生成的記錄； 合同對方的內容可以進行自動補全； 1“用印形式”內容為選擇，分為各方用印、僅我方用印、僅對方用印、不用印幾個選項，具體分以下幾種情況： 合同主體 用印形式 說明 本企業(yè) 各方用印 辦公室管理員完成用印并在系統(tǒng)選擇“用印完成情況” 本企業(yè) 僅我方用印 辦 公室管理員完成用印并在系統(tǒng)選擇“用印完成情況” 非 本企業(yè) 各方用印 線下完成用印后，由經辦人填寫“用印完成情況”、“簽署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期” 本企業(yè) 其它 僅對方用印 線下完成用印后，由經辦人填寫“用印完成情況”、“簽署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期” 合同管理系統(tǒng) 技術方案 正式發(fā)布 版本 第 17 頁 共 46 頁 非 本企業(yè) 僅我方用印 線下完成用印后，由經辦人填寫“用印完成情況”、“簽署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期” 本企業(yè) 其它 不用印 不顯示“用印完成情況” 1“用印完成情況”內容為選擇，分為“ 我司已完成，對方未完成”、“已完成”兩個選項； 1“簽署日期” 用印完成情況為“已完成”發(fā)布時需填寫簽署日期，否則系統(tǒng)給與提示不允許發(fā)布； 用印完成情況為“我司已完成，對方未完成”的發(fā)布時該字段可以為空； 1