【文章內(nèi)容簡介】 組織架構(gòu)：目前公司未明確合同管理職能的承擔(dān)部門，整個(gè)合同管理較為松散，未建立監(jiān)督及問責(zé)機(jī)制。 崗位職責(zé)：目前尚未明確前后臺(tái)部門之間對(duì)于合同的傳遞、歸檔、要素化的職責(zé)分工與信息共享機(jī)制，此外，各部門業(yè)務(wù)助理兼任合同管理員，但尚未細(xì)化和明確其崗位職責(zé)。 ? 補(bǔ)充協(xié)議及函件的傳遞歸檔待規(guī)范 對(duì)于部分合同后續(xù)履行階段可能出現(xiàn)的補(bǔ)充協(xié)議及函件，存在傳遞不及時(shí)、未進(jìn)行歸檔的情況，影響合同傳遞的時(shí)效性和歸檔的完整性。 ? 無法掌 握公司合同數(shù)量及管理狀況 合同歸檔：由于缺乏統(tǒng)一平臺(tái)，各部門合同管理水平不一，合同存放分散，合同查找和檢索的效率低下，不能隨時(shí)掌握公司合同管理情況。 合同有效期：現(xiàn)有系統(tǒng)都不具備合同到期提醒功能，并且由于無法獲取完整的合同清單，現(xiàn)階段依靠手工管理也很困難。 ? 合同號(hào)的配發(fā)缺乏系統(tǒng)控制 目前合同號(hào)的生成依靠檔案管理系統(tǒng)手工錄入，系統(tǒng)無法自動(dòng)配發(fā)，且合同號(hào)可刪除，缺乏統(tǒng)一管理。 ? 當(dāng)前系統(tǒng)合同管理功能不足 KM 系統(tǒng)：承擔(dān)合同審批及用印申請(qǐng)（部分另類合同除外）的職能，缺點(diǎn)是合同版本為過程版本，并非最終蓋章生效版本，且 合同審批混雜在其他事項(xiàng)審批中，不便于查找。 檔案管理系統(tǒng)：承擔(dān)獲取合同號(hào)、保管合同最終用印版本的職能，缺點(diǎn)是合同號(hào)配發(fā)缺乏系統(tǒng)控制，由于合同定義不清晰使得合同歸檔完整性得不到保證，合同要素信息填寫不完全，主從合同之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系依靠手工維護(hù)缺乏專門的系統(tǒng)功能。 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 10 頁 共 46 頁 M盤：承擔(dān)部門內(nèi)共享及臨時(shí)存放的職能，缺點(diǎn)是沒有操作記錄，誤刪除等情況不易被發(fā)現(xiàn)，且存放混亂缺乏維護(hù)。 AI系統(tǒng)：目前另類投資項(xiàng)目從審批到投后管理已全流程納入 AI 系統(tǒng)，但 AI系統(tǒng)文檔管理功能較弱，僅起到歸檔保管作用，缺乏合同要素模板和有效期管理等功能。 AD域： AD域的用戶管理未做統(tǒng)一用戶信息的管理和驗(yàn)證。 業(yè)務(wù)需求分析 根據(jù)用戶現(xiàn)狀的梳理，以及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)研分析，整理出合同系統(tǒng)的相關(guān)業(yè)務(wù)需求。 ? 合同管理系統(tǒng)需要明確合同的定義，以及歸檔范圍，履行合同的相關(guān)制度，明確合同的基本要素，并對(duì)基本要素進(jìn)行補(bǔ)充和整理。 ? 實(shí)現(xiàn)對(duì)對(duì)手庫的相關(guān)信息進(jìn)行整理和維護(hù)，建立完善的 合同管理 對(duì)手庫信查詢功能。 ? 實(shí)現(xiàn)對(duì)合同范本的管理和使用，建立完善的合同范本庫。 ? 完善合同的審批和流轉(zhuǎn)操作，建立強(qiáng)大和獨(dú)立的流程引擎平臺(tái)，對(duì)合同以及相關(guān)第三方系統(tǒng)提供流程審批支持，并對(duì)合同的狀態(tài)和合 同的到期時(shí)間進(jìn)行自能化的提醒。 ? 建立標(biāo)準(zhǔn)化的平臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)接規(guī)范，實(shí)現(xiàn)合同系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接和交換。 建立主從合同的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并提供方便的查詢功能。 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 11 頁 共 46 頁 4 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu) 功能模塊圖 系統(tǒng)架構(gòu)圖 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 12 頁 共 46 頁 5 功能描述 合同管理 合同管理下包含所有當(dāng)前登錄用戶經(jīng)辦或代辦的全部合同信息。合同管理包括我的合同、合同起草、合同簽署及用印、合同履行、合同歸檔幾大部分。 我的合同 我的合同包含合同管理下所有當(dāng)前登錄用戶經(jīng)辦或代辦的全部合同信息。 合同起草 狀態(tài)描述：經(jīng)辦人（代辦人）進(jìn)行保存但未發(fā)布形成的列表。 ? 功能描述 名稱、 標(biāo)識(shí)符 新增合同基本信息 功能描述 1）、合同號(hào)獲取超過 7天未進(jìn)行發(fā)布的，系統(tǒng)給經(jīng)辦人（代辦人）發(fā)送提醒信息。 2）、合同發(fā)布后會(huì)顯示在“合同簽署及用印”列表下，發(fā)布后的合同信息不能再進(jìn)行刪除操作。 3）、 用印形式為“不用印”的，填寫完簽署日期和生效日期后，部門檔案管理員可以進(jìn)行歸檔申請(qǐng)。 4）、合同起草可以批量生成 100（手動(dòng)填寫份數(shù)）份以下的相同合同內(nèi)容，合同號(hào)手動(dòng)進(jìn)行獲取。 5）、公司合同管理員可以導(dǎo)出全部合同信息列表 excel 到本地（合同起草列表），字段：經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門合同名稱、 合同號(hào)。 6)、合同到期日期、合同費(fèi)率（費(fèi)率類型、費(fèi)率種類、費(fèi)率值）系統(tǒng)記錄每次經(jīng)辦人（代辦人）修改前后的記錄。 7)、經(jīng)辦人（代辦人）篩選到對(duì)應(yīng)的主合同后（可以篩選全部的合同列表）將主合同的相關(guān)信息帶入到當(dāng)前合同中。帶入的合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 13 頁 共 46 頁 字段為（其它主合同信息不顯示）： 合同名稱、合同分類、合同主體、合同對(duì)方 8）、經(jīng)辦人（代辦人）所填寫的合同一旦在起草中發(fā)布，當(dāng)前合同的狀態(tài)更新為“簽署中”；簽署日期填寫完成后再發(fā)布合同狀態(tài)更新為“已簽署，未生效”；生效日期填寫完成后再發(fā)布合同狀態(tài)更新為“已生效”。 補(bǔ)充說明 ? 數(shù)據(jù)項(xiàng)描述 數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱 數(shù)據(jù)類型 是否必填 數(shù)據(jù)來源 備注說明 合同 起草 頁簽 經(jīng)辦人（代辦人）填寫 登記日期 日期 必填 系統(tǒng)自動(dòng)生成當(dāng)前日期 是否代辦 字符 必填 是 /否 有代辦人角色可見 ；具體見下文說明 1； 代辦人 字符 系統(tǒng)計(jì)算 有代辦人角色可見 ； 具體見下文說明 1； 經(jīng)辦人 字符 必填 系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)前登錄人，可選擇 具體見下文說明 1 經(jīng)辦部門 字符 必填 系統(tǒng)計(jì)算 具體見下文說明 1 主合同編號(hào) 字符 選擇 /手動(dòng)填寫 彈出搜索頁面關(guān)聯(lián)查詢 自動(dòng)帶出主合同要素的相關(guān)信息 主合同名稱 字符 選擇 /手動(dòng)填寫 彈出搜索頁面關(guān)聯(lián)查詢 自動(dòng)帶出主合同要素的相關(guān)信息 合同名稱 字符 必填 手動(dòng)填寫 標(biāo)識(shí)提醒：請(qǐng)?zhí)顚懞贤Q全稱 合同編號(hào) 字符 必填 系統(tǒng)按一定規(guī)則自動(dòng)生成 點(diǎn)擊按鈕獲取，校驗(yàn)前幾項(xiàng)是否填寫 ； 具體見下文說明 2； 合同一級(jí)分類 字符 必填 下拉框選擇 具體見下文說明 3 合同二級(jí)分類 字符 必填 下拉框選擇 具體見下文說明 4 是否客戶指定業(yè)務(wù) 字符 必填 是 /否 幫助中進(jìn)行內(nèi)容說明 ，便于選 擇是否； 選擇“是”，頁面 提醒經(jīng)辦人將客戶指定投資指令作為合同附件上傳 ； 默認(rèn)為空； 項(xiàng)目簡稱 字符 下拉框選擇 彈出搜索頁面 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 14 頁 共 46 頁 關(guān)聯(lián)查詢 ； 具體見下文說明 5； 產(chǎn)品簡稱 （多個(gè)產(chǎn)品 需填寫） 字符 多選 彈出搜索頁面 關(guān)聯(lián)查詢 ； 具體見下文說明 6； 幣種 金額（大寫） 金額（小寫） 刪除 幣種 金額（大寫） 金額（小寫） 刪除 幣種 金額（大寫） 金額（小寫） 刪除 合同幣種 字符 必填 下拉框選擇 幣種為無，金額不填寫 ； 具體見下文 7； 合同金額（大寫） 字符 必填 根據(jù)小寫金 額轉(zhuǎn)換 可選無 合同金額（小寫） 數(shù)值 必填 手動(dòng)填寫 可選無 、其他，可以手動(dòng)填寫內(nèi)容； 具體見下文 8； 合同費(fèi)率 （費(fèi)率類型、 費(fèi)率種類） 字符 必填 費(fèi)率類型 下拉框選擇 ； 費(fèi)率種類對(duì)應(yīng)固定和浮動(dòng)兩種方式； 可選無 ； 具體見下文 9； 合同費(fèi)率 （費(fèi)率值） 字符 必填 可填寫具體數(shù)值； 合同主體 字符 必填 下拉框選擇 具體見下文 10 合同對(duì)方 字符 必填 選擇 自動(dòng)補(bǔ)全； 標(biāo)識(shí)提醒：請(qǐng)?zhí)顚懞贤瑢?duì)方全稱； 具體見下文 11； 用印形式 字符 必填 下拉框選擇 各方用?。? 僅我方用印 ； 僅對(duì) 方用??； 不用印 ； 具體見下文 12； 合同 簽署 頁簽 用印管理員、經(jīng)辦人 （代辦人） 填寫 用印完成情況 字符 必填 下拉框選擇 已完成； 我司已完成，對(duì)方未完成 ；（各方用?。?； 具體見下文 13； 經(jīng)辦人（代辦人）填寫 簽署日期 日期 控件選擇 具體見下文 14 合同狀態(tài) 字符 必填 下拉框選擇 中止簽署； 簽署中； 已簽署未生效； 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 15 頁 共 46 頁 已生效； 已失效； 合同生效日期 日期 必填 控件選擇 具體見下文 15； 合同到期日期 日期 控件選擇 到期續(xù)簽情況 字符 下拉框選擇 到期無異議續(xù)簽； 自動(dòng)順延； 其它； 具體見下文 16； 合同文本 必填 手動(dòng)上傳 上傳一個(gè)附件 ； 具體見下文 17； 合同附件 合同附件類型選擇； 合同附件 手動(dòng)上傳 ； 可以上傳多個(gè)附件，記錄 上傳 日期 ； 具體見下文 18； 備注 手動(dòng)填寫 發(fā)布范圍 手動(dòng)選擇 可查看該合同信息的人員， 具體 角色待定。 轉(zhuǎn)移說明 字符 手動(dòng)填寫 轉(zhuǎn)移申請(qǐng)時(shí)可見 轉(zhuǎn)移附件 手動(dòng)上傳附件 轉(zhuǎn)移申請(qǐng)時(shí)可見 說明： 當(dāng)前登錄人有代辦人的角色，可以選擇“是否代辦”，默 認(rèn)為“否”，即當(dāng)前登錄人自己起草合同，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算當(dāng)前登錄人為“經(jīng)辦人”，當(dāng)前登錄人所在部門為“經(jīng)辦部門”； “是否代辦”選擇為“是”，即代辦人替經(jīng)辦人起草合同，選擇“經(jīng)辦人”，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算經(jīng)辦人所在部門； 如不具有代辦人角色，“是否代辦”、“代辦人”字段不可見。 “合同編號(hào)”，通過點(diǎn)擊按鈕按照一定的規(guī)則獲取，獲取合同編號(hào)前校驗(yàn)表單中“登記日期”、“經(jīng)辦人”、“經(jīng)辦部門”、“合同名稱”是否已經(jīng)完成填寫，如未填寫完成給與提示，否則生成合同編號(hào)。 “合同一級(jí)分類”為可維護(hù)字段，從系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)字典中獲取。 “合同二級(jí)分類”為可維護(hù)字段，選擇“合同一級(jí)分類”后自動(dòng)篩選對(duì)應(yīng)的“合同二級(jí)分類”內(nèi)容，從系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)字段中獲取。 “項(xiàng)目簡稱”為可維護(hù)字段，選擇項(xiàng)目簡稱會(huì)彈出新的搜索頁面，頁面內(nèi)容為項(xiàng)目簡稱、項(xiàng)目全稱、項(xiàng)目類型（其他字段不可見），可以進(jìn)行查詢選擇需要的項(xiàng)目簡稱。 “產(chǎn)品簡稱”為可維護(hù)字段，選擇產(chǎn)品簡稱會(huì)彈出新的搜索頁面，頁面合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 16 頁 共 46 頁 內(nèi)容為全部的產(chǎn)品信息，可以進(jìn)行查詢選擇需要的產(chǎn)品簡稱。 （ 1）、一個(gè)合同編號(hào) 下可以選擇多個(gè)產(chǎn)品，選中多個(gè)產(chǎn)品后可以填寫對(duì)應(yīng)的多行“幣種”、“金額”信息，默認(rèn)值為“無”經(jīng)辦人可手動(dòng)修改； （ 2）、選中一個(gè)產(chǎn)品后填寫“合同幣種”、“合同金額”、“合同費(fèi)率”的對(duì)應(yīng)信息； “合同幣種”為可維護(hù)字段，可選擇具體幣種和無； 合同幣種選擇“無”，對(duì)應(yīng)的“合同金額（大寫）”、“合同金額（小寫）”字段內(nèi)容為“無”； 填寫“合同金額（小寫）”后自動(dòng)計(jì)算“合同金額（大寫）”，可以選擇“無”或“其他”選擇項(xiàng)，選擇其他可以填寫具體內(nèi)容。 “合同費(fèi)率”為可維 護(hù)字段，可選具體費(fèi)率和無。 “合同主體”內(nèi)容為選擇 項(xiàng)，也 可填寫具體內(nèi)容。 1“合同對(duì)方”為可維護(hù)字段，新增合同發(fā)布完成會(huì)將合同對(duì)方的內(nèi)容自動(dòng)生成一條記錄，下次再次新建合同可以選擇到之前生成的記錄； 合同對(duì)方的內(nèi)容可以進(jìn)行自動(dòng)補(bǔ)全； 1“用印形式”內(nèi)容為選擇，分為各方用印、僅我方用印、僅對(duì)方用印、不用印幾個(gè)選項(xiàng)，具體分以下幾種情況： 合同主體 用印形式 說明 本企業(yè) 各方用印 辦公室管理員完成用印并在系統(tǒng)選擇“用印完成情況” 本企業(yè) 僅我方用印 辦 公室管理員完成用印并在系統(tǒng)選擇“用印完成情況” 非 本企業(yè) 各方用印 線下完成用印后，由經(jīng)辦人填寫“用印完成情況”、“簽署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期” 本企業(yè) 其它 僅對(duì)方用印 線下完成用印后，由經(jīng)辦人填寫“用印完成情況”、“簽署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期” 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 17 頁 共 46 頁 非 本企業(yè) 僅我方用印 線下完成用印后，由經(jīng)辦人填寫“用印完成情況”、“簽署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期” 本企業(yè) 其它 不用印 不顯示“用印完成情況” 1“用印完成情況”內(nèi)容為選擇，分為“ 我司已完成，對(duì)方未完成”、“已完成”兩個(gè)選項(xiàng)； 1“簽署日期” 用印完成情況為“已完成”發(fā)布時(shí)需填寫簽署日期，否則系統(tǒng)給與提示不允許發(fā)布； 用印完成情況為“我司已完成，對(duì)方未完成”的發(fā)布時(shí)該字段可以為空； 1