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正文內(nèi)容

合同管理系統(tǒng)_技術(shù)方案(編輯修改稿)

2025-02-08 02:45 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 組織架構(gòu):目前公司未明確合同管理職能的承擔(dān)部門,整個(gè)合同管理較為松散,未建立監(jiān)督及問責(zé)機(jī)制。 崗位職責(zé):目前尚未明確前后臺(tái)部門之間對(duì)于合同的傳遞、歸檔、要素化的職責(zé)分工與信息共享機(jī)制,此外,各部門業(yè)務(wù)助理兼任合同管理員,但尚未細(xì)化和明確其崗位職責(zé)。 ? 補(bǔ)充協(xié)議及函件的傳遞歸檔待規(guī)范 對(duì)于部分合同后續(xù)履行階段可能出現(xiàn)的補(bǔ)充協(xié)議及函件,存在傳遞不及時(shí)、未進(jìn)行歸檔的情況,影響合同傳遞的時(shí)效性和歸檔的完整性。 ? 無法掌 握公司合同數(shù)量及管理狀況 合同歸檔:由于缺乏統(tǒng)一平臺(tái),各部門合同管理水平不一,合同存放分散,合同查找和檢索的效率低下,不能隨時(shí)掌握公司合同管理情況。 合同有效期:現(xiàn)有系統(tǒng)都不具備合同到期提醒功能,并且由于無法獲取完整的合同清單,現(xiàn)階段依靠手工管理也很困難。 ? 合同號(hào)的配發(fā)缺乏系統(tǒng)控制 目前合同號(hào)的生成依靠檔案管理系統(tǒng)手工錄入,系統(tǒng)無法自動(dòng)配發(fā),且合同號(hào)可刪除,缺乏統(tǒng)一管理。 ? 當(dāng)前系統(tǒng)合同管理功能不足 KM 系統(tǒng):承擔(dān)合同審批及用印申請(qǐng)(部分另類合同除外)的職能,缺點(diǎn)是合同版本為過程版本,并非最終蓋章生效版本,且 合同審批混雜在其他事項(xiàng)審批中,不便于查找。 檔案管理系統(tǒng):承擔(dān)獲取合同號(hào)、保管合同最終用印版本的職能,缺點(diǎn)是合同號(hào)配發(fā)缺乏系統(tǒng)控制,由于合同定義不清晰使得合同歸檔完整性得不到保證,合同要素信息填寫不完全,主從合同之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系依靠手工維護(hù)缺乏專門的系統(tǒng)功能。 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 10 頁 共 46 頁 M盤:承擔(dān)部門內(nèi)共享及臨時(shí)存放的職能,缺點(diǎn)是沒有操作記錄,誤刪除等情況不易被發(fā)現(xiàn),且存放混亂缺乏維護(hù)。 AI系統(tǒng):目前另類投資項(xiàng)目從審批到投后管理已全流程納入 AI 系統(tǒng),但 AI系統(tǒng)文檔管理功能較弱,僅起到歸檔保管作用,缺乏合同要素模板和有效期管理等功能。 AD域: AD域的用戶管理未做統(tǒng)一用戶信息的管理和驗(yàn)證。 業(yè)務(wù)需求分析 根據(jù)用戶現(xiàn)狀的梳理,以及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)研分析,整理出合同系統(tǒng)的相關(guān)業(yè)務(wù)需求。 ? 合同管理系統(tǒng)需要明確合同的定義,以及歸檔范圍,履行合同的相關(guān)制度,明確合同的基本要素,并對(duì)基本要素進(jìn)行補(bǔ)充和整理。 ? 實(shí)現(xiàn)對(duì)對(duì)手庫的相關(guān)信息進(jìn)行整理和維護(hù),建立完善的 合同管理 對(duì)手庫信查詢功能。 ? 實(shí)現(xiàn)對(duì)合同范本的管理和使用,建立完善的合同范本庫。 ? 完善合同的審批和流轉(zhuǎn)操作,建立強(qiáng)大和獨(dú)立的流程引擎平臺(tái),對(duì)合同以及相關(guān)第三方系統(tǒng)提供流程審批支持,并對(duì)合同的狀態(tài)和合 同的到期時(shí)間進(jìn)行自能化的提醒。 ? 建立標(biāo)準(zhǔn)化的平臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)接規(guī)范,實(shí)現(xiàn)合同系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接和交換。 建立主從合同的關(guān)聯(lián)關(guān)系,并提供方便的查詢功能。 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 11 頁 共 46 頁 4 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu) 功能模塊圖 系統(tǒng)架構(gòu)圖 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 12 頁 共 46 頁 5 功能描述 合同管理 合同管理下包含所有當(dāng)前登錄用戶經(jīng)辦或代辦的全部合同信息。合同管理包括我的合同、合同起草、合同簽署及用印、合同履行、合同歸檔幾大部分。 我的合同 我的合同包含合同管理下所有當(dāng)前登錄用戶經(jīng)辦或代辦的全部合同信息。 合同起草 狀態(tài)描述:經(jīng)辦人(代辦人)進(jìn)行保存但未發(fā)布形成的列表。 ? 功能描述 名稱、 標(biāo)識(shí)符 新增合同基本信息 功能描述 1)、合同號(hào)獲取超過 7天未進(jìn)行發(fā)布的,系統(tǒng)給經(jīng)辦人(代辦人)發(fā)送提醒信息。 2)、合同發(fā)布后會(huì)顯示在“合同簽署及用印”列表下,發(fā)布后的合同信息不能再進(jìn)行刪除操作。 3)、 用印形式為“不用印”的,填寫完簽署日期和生效日期后,部門檔案管理員可以進(jìn)行歸檔申請(qǐng)。 4)、合同起草可以批量生成 100(手動(dòng)填寫份數(shù))份以下的相同合同內(nèi)容,合同號(hào)手動(dòng)進(jìn)行獲取。 5)、公司合同管理員可以導(dǎo)出全部合同信息列表 excel 到本地(合同起草列表),字段:經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門合同名稱、 合同號(hào)。 6)、合同到期日期、合同費(fèi)率(費(fèi)率類型、費(fèi)率種類、費(fèi)率值)系統(tǒng)記錄每次經(jīng)辦人(代辦人)修改前后的記錄。 7)、經(jīng)辦人(代辦人)篩選到對(duì)應(yīng)的主合同后(可以篩選全部的合同列表)將主合同的相關(guān)信息帶入到當(dāng)前合同中。帶入的合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 13 頁 共 46 頁 字段為(其它主合同信息不顯示): 合同名稱、合同分類、合同主體、合同對(duì)方 8)、經(jīng)辦人(代辦人)所填寫的合同一旦在起草中發(fā)布,當(dāng)前合同的狀態(tài)更新為“簽署中”;簽署日期填寫完成后再發(fā)布合同狀態(tài)更新為“已簽署,未生效”;生效日期填寫完成后再發(fā)布合同狀態(tài)更新為“已生效”。 補(bǔ)充說明 ? 數(shù)據(jù)項(xiàng)描述 數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱 數(shù)據(jù)類型 是否必填 數(shù)據(jù)來源 備注說明 合同 起草 頁簽 經(jīng)辦人(代辦人)填寫 登記日期 日期 必填 系統(tǒng)自動(dòng)生成當(dāng)前日期 是否代辦 字符 必填 是 /否 有代辦人角色可見 ;具體見下文說明 1; 代辦人 字符 系統(tǒng)計(jì)算 有代辦人角色可見 ; 具體見下文說明 1; 經(jīng)辦人 字符 必填 系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)前登錄人,可選擇 具體見下文說明 1 經(jīng)辦部門 字符 必填 系統(tǒng)計(jì)算 具體見下文說明 1 主合同編號(hào) 字符 選擇 /手動(dòng)填寫 彈出搜索頁面關(guān)聯(lián)查詢 自動(dòng)帶出主合同要素的相關(guān)信息 主合同名稱 字符 選擇 /手動(dòng)填寫 彈出搜索頁面關(guān)聯(lián)查詢 自動(dòng)帶出主合同要素的相關(guān)信息 合同名稱 字符 必填 手動(dòng)填寫 標(biāo)識(shí)提醒:請(qǐng)?zhí)顚懞贤Q全稱 合同編號(hào) 字符 必填 系統(tǒng)按一定規(guī)則自動(dòng)生成 點(diǎn)擊按鈕獲取,校驗(yàn)前幾項(xiàng)是否填寫 ; 具體見下文說明 2; 合同一級(jí)分類 字符 必填 下拉框選擇 具體見下文說明 3 合同二級(jí)分類 字符 必填 下拉框選擇 具體見下文說明 4 是否客戶指定業(yè)務(wù) 字符 必填 是 /否 幫助中進(jìn)行內(nèi)容說明 ,便于選 擇是否; 選擇“是”,頁面 提醒經(jīng)辦人將客戶指定投資指令作為合同附件上傳 ; 默認(rèn)為空; 項(xiàng)目簡稱 字符 下拉框選擇 彈出搜索頁面 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 14 頁 共 46 頁 關(guān)聯(lián)查詢 ; 具體見下文說明 5; 產(chǎn)品簡稱 (多個(gè)產(chǎn)品 需填寫) 字符 多選 彈出搜索頁面 關(guān)聯(lián)查詢 ; 具體見下文說明 6; 幣種 金額(大寫) 金額(小寫) 刪除 幣種 金額(大寫) 金額(小寫) 刪除 幣種 金額(大寫) 金額(小寫) 刪除 合同幣種 字符 必填 下拉框選擇 幣種為無,金額不填寫 ; 具體見下文 7; 合同金額(大寫) 字符 必填 根據(jù)小寫金 額轉(zhuǎn)換 可選無 合同金額(小寫) 數(shù)值 必填 手動(dòng)填寫 可選無 、其他,可以手動(dòng)填寫內(nèi)容; 具體見下文 8; 合同費(fèi)率 (費(fèi)率類型、 費(fèi)率種類) 字符 必填 費(fèi)率類型 下拉框選擇 ; 費(fèi)率種類對(duì)應(yīng)固定和浮動(dòng)兩種方式; 可選無 ; 具體見下文 9; 合同費(fèi)率 (費(fèi)率值) 字符 必填 可填寫具體數(shù)值; 合同主體 字符 必填 下拉框選擇 具體見下文 10 合同對(duì)方 字符 必填 選擇 自動(dòng)補(bǔ)全; 標(biāo)識(shí)提醒:請(qǐng)?zhí)顚懞贤瑢?duì)方全稱; 具體見下文 11; 用印形式 字符 必填 下拉框選擇 各方用?。? 僅我方用印 ; 僅對(duì) 方用??; 不用印 ; 具體見下文 12; 合同 簽署 頁簽 用印管理員、經(jīng)辦人 (代辦人) 填寫 用印完成情況 字符 必填 下拉框選擇 已完成; 我司已完成,對(duì)方未完成 ;(各方用?。?; 具體見下文 13; 經(jīng)辦人(代辦人)填寫 簽署日期 日期 控件選擇 具體見下文 14 合同狀態(tài) 字符 必填 下拉框選擇 中止簽署; 簽署中; 已簽署未生效; 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 15 頁 共 46 頁 已生效; 已失效; 合同生效日期 日期 必填 控件選擇 具體見下文 15; 合同到期日期 日期 控件選擇 到期續(xù)簽情況 字符 下拉框選擇 到期無異議續(xù)簽; 自動(dòng)順延; 其它; 具體見下文 16; 合同文本 必填 手動(dòng)上傳 上傳一個(gè)附件 ; 具體見下文 17; 合同附件 合同附件類型選擇; 合同附件 手動(dòng)上傳 ; 可以上傳多個(gè)附件,記錄 上傳 日期 ; 具體見下文 18; 備注 手動(dòng)填寫 發(fā)布范圍 手動(dòng)選擇 可查看該合同信息的人員, 具體 角色待定。 轉(zhuǎn)移說明 字符 手動(dòng)填寫 轉(zhuǎn)移申請(qǐng)時(shí)可見 轉(zhuǎn)移附件 手動(dòng)上傳附件 轉(zhuǎn)移申請(qǐng)時(shí)可見 說明: 當(dāng)前登錄人有代辦人的角色,可以選擇“是否代辦”,默 認(rèn)為“否”,即當(dāng)前登錄人自己起草合同,系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算當(dāng)前登錄人為“經(jīng)辦人”,當(dāng)前登錄人所在部門為“經(jīng)辦部門”; “是否代辦”選擇為“是”,即代辦人替經(jīng)辦人起草合同,選擇“經(jīng)辦人”,系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算經(jīng)辦人所在部門; 如不具有代辦人角色,“是否代辦”、“代辦人”字段不可見。 “合同編號(hào)”,通過點(diǎn)擊按鈕按照一定的規(guī)則獲取,獲取合同編號(hào)前校驗(yàn)表單中“登記日期”、“經(jīng)辦人”、“經(jīng)辦部門”、“合同名稱”是否已經(jīng)完成填寫,如未填寫完成給與提示,否則生成合同編號(hào)。 “合同一級(jí)分類”為可維護(hù)字段,從系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)字典中獲取。 “合同二級(jí)分類”為可維護(hù)字段,選擇“合同一級(jí)分類”后自動(dòng)篩選對(duì)應(yīng)的“合同二級(jí)分類”內(nèi)容,從系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)字段中獲取。 “項(xiàng)目簡稱”為可維護(hù)字段,選擇項(xiàng)目簡稱會(huì)彈出新的搜索頁面,頁面內(nèi)容為項(xiàng)目簡稱、項(xiàng)目全稱、項(xiàng)目類型(其他字段不可見),可以進(jìn)行查詢選擇需要的項(xiàng)目簡稱。 “產(chǎn)品簡稱”為可維護(hù)字段,選擇產(chǎn)品簡稱會(huì)彈出新的搜索頁面,頁面合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 16 頁 共 46 頁 內(nèi)容為全部的產(chǎn)品信息,可以進(jìn)行查詢選擇需要的產(chǎn)品簡稱。 ( 1)、一個(gè)合同編號(hào) 下可以選擇多個(gè)產(chǎn)品,選中多個(gè)產(chǎn)品后可以填寫對(duì)應(yīng)的多行“幣種”、“金額”信息,默認(rèn)值為“無”經(jīng)辦人可手動(dòng)修改; ( 2)、選中一個(gè)產(chǎn)品后填寫“合同幣種”、“合同金額”、“合同費(fèi)率”的對(duì)應(yīng)信息; “合同幣種”為可維護(hù)字段,可選擇具體幣種和無; 合同幣種選擇“無”,對(duì)應(yīng)的“合同金額(大寫)”、“合同金額(小寫)”字段內(nèi)容為“無”; 填寫“合同金額(小寫)”后自動(dòng)計(jì)算“合同金額(大寫)”,可以選擇“無”或“其他”選擇項(xiàng),選擇其他可以填寫具體內(nèi)容。 “合同費(fèi)率”為可維 護(hù)字段,可選具體費(fèi)率和無。 “合同主體”內(nèi)容為選擇 項(xiàng),也 可填寫具體內(nèi)容。 1“合同對(duì)方”為可維護(hù)字段,新增合同發(fā)布完成會(huì)將合同對(duì)方的內(nèi)容自動(dòng)生成一條記錄,下次再次新建合同可以選擇到之前生成的記錄; 合同對(duì)方的內(nèi)容可以進(jìn)行自動(dòng)補(bǔ)全; 1“用印形式”內(nèi)容為選擇,分為各方用印、僅我方用印、僅對(duì)方用印、不用印幾個(gè)選項(xiàng),具體分以下幾種情況: 合同主體 用印形式 說明 本企業(yè) 各方用印 辦公室管理員完成用印并在系統(tǒng)選擇“用印完成情況” 本企業(yè) 僅我方用印 辦 公室管理員完成用印并在系統(tǒng)選擇“用印完成情況” 非 本企業(yè) 各方用印 線下完成用印后,由經(jīng)辦人填寫“用印完成情況”、“簽署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期” 本企業(yè) 其它 僅對(duì)方用印 線下完成用印后,由經(jīng)辦人填寫“用印完成情況”、“簽署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期” 合同管理系統(tǒng) 技術(shù)方案 正式發(fā)布 版本 第 17 頁 共 46 頁 非 本企業(yè) 僅我方用印 線下完成用印后,由經(jīng)辦人填寫“用印完成情況”、“簽署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期” 本企業(yè) 其它 不用印 不顯示“用印完成情況” 1“用印完成情況”內(nèi)容為選擇,分為“ 我司已完成,對(duì)方未完成”、“已完成”兩個(gè)選項(xiàng); 1“簽署日期” 用印完成情況為“已完成”發(fā)布時(shí)需填寫簽署日期,否則系統(tǒng)給與提示不允許發(fā)布; 用印完成情況為“我司已完成,對(duì)方未完成”的發(fā)布時(shí)該字段可以為空; 1
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