【文章內(nèi)容簡介】 欄和文件夾的使用 7 Company Confidential For internal use only LESSON 1 彈性域（ Flexfield）和值集（ Value Set） 彈性域（ Flexfield）遍布于整個 Oracle Application 中， Oracle 地許多應用性能都歸功于特定的彈性域設計，它是 Oracle 描述某一事務或?qū)嶓w的一種方法。一個彈性域由多個段組合起來，每個段是彈性域內(nèi)的單個子字段（在數(shù)據(jù)庫中，段以單個的表列形式出現(xiàn)），例如，我們可以利用四段結構（公司段，成本中心段，科目段，項目段）來描述公司內(nèi)的帳戶結構， 代表南京分公司（ 010）經(jīng)理辦公室（ 102）在一個建筑項目（ P001）上發(fā)生的管理費用 _辦公費的帳戶。 Oracle 應用產(chǎn)品中包括兩中類型的鍵彈性域：關鍵彈性域（ Key Flexfields）和描述性彈性域（ Descriptive Flexfields）。關鍵彈性域通常描述了由彈性域標識的實體的特殊特性，在 Applications 中，關鍵彈性域包括：總帳科目，庫存物品，固定資產(chǎn)等。描述性彈性域雖然不需要象鍵彈性域內(nèi)的段那樣要產(chǎn)生有意義的代碼，但是它們也描述了實體的其他特 性，該實體的描述性特性在您使用的表單的其它部分被標識。描述性彈性域在 Applications 數(shù)據(jù)庫表中被視為屬性列（ attribute columns），而關鍵彈性域通常被視為段列（ segment column）。 彈性域中每一個段對應一個值集（ Value sets），一個值集可以包含許多具體值集值。在段中輸入或選擇值時，彈性域會驗證每個段的有效值集（一個值集）。值集通常是預先定義的，通過定義“驗證段”，系統(tǒng)將會把用戶輸入此段的值與此段值集中的值作比較，如果終端用戶輸入無效的段值，則有效值列表會自動顯示 以使用戶可以選擇有效值。 應用和使用彈性域，可以獲得很多優(yōu)點，滿足您的以下業(yè)務需要： 自定義應用產(chǎn)品以符合當前業(yè)務慣例，例如會計代碼，產(chǎn)品代碼以及其它代碼。 自定義應用產(chǎn)品以獲取在其它情況下應用產(chǎn)品無法跟蹤的數(shù)據(jù)。 具有由一個或多個段組成的“智能字段”，每個段均包含一個值和一個含義。 依靠應用產(chǎn)品來驗證您在智能字段中輸入的值和值組合。 根據(jù)表單數(shù)據(jù)和應用數(shù)據(jù)來更改智能字段的結構。 無需編程即可自定義數(shù)據(jù)字段來符合您的業(yè)務需要。 查詢智能字段以獲得特定信息。 下圖是一個關鍵彈性域和說明性彈性域在 Applications 窗體中的表現(xiàn)示意圖： 8 Company Confidential For internal use only 其中：帳戶結構是一個關鍵性彈性域（ Accounts Flexfields），它由六個段組成，每個段對應一個值集。子目段中 10020227（銀行存款 _無錫浦發(fā) 8058）是值集“ JMCC_SUBACC”中的一個值集值。 為了說明每筆體現(xiàn)業(yè)務對應的支票編號，系統(tǒng)設置了一個說明性彈性域，它由一段組成，每次錄入的段值將保存在憑證行表中的 atrribute1 表列中。 9 Company Confidential For internal use only LESSON 2 科目結構和帳簿 總帳模塊中 科目結 構（ Chart of Account ）是 關 鍵彈性域（ Accounting Flexfield）的一個典型應用，它唯一地標記總帳科目并為每個會計科目表提供一個靈活的結構?？梢栽O置科目結構使其具有任意數(shù)目的段，最大可達 30 個。大多數(shù)公司至少要用 3 個段：公司段、成本中心段、科目段，根據(jù)實際情況，可以定義多段結構的科目結構用以描述企業(yè)的會計帳戶。在這套教材中，我們以電信行業(yè)為例，它的科目結構由六段組成，如下圖所示： 公司段：記錄省公司和各市分公司 成本中心段：記錄每個成本部門，經(jīng)理室、財務部等 科目段：參照國家外資股份制科目的使用設定 子 目段：它是一個從屬段（ dependent segment），依賴于公司段的段值，用以記錄各分公司特有的科目值，如銀行存款等明細科目 分類段：與收入有關的科目在此段上進行分類，如數(shù)字收入或模擬收入等 項目段：記錄具體的項目編號 Oracle Applications 中的帳簿由一個會計科目表、一個日歷和一種職能貨幣（本位幣）組成。共享相同的會計科目表、會計日歷、職能貨幣的法人的財務業(yè)務可以記在一個相同的帳簿中。下圖是帳簿設置的界面，其中：科目結構采用了“ JMCC_會計科目表”（六段結構），會計日歷采用了“ JMCC 總帳日歷”（每年共 13 個會計期，第 13 個期間為調(diào)整期）。此帳簿中涉及若干會計帳戶和帳簿控制的選項，這里進行簡要的說明。 10 Company Confidential For internal use only 留存收益帳戶：在您打開會計年度的第一期時，總帳會按照留存收益帳戶對上一年度中的所有收入和費用帳戶的凈余額進行過帳。如果在帳套中有多個公司或余額實體，總帳會自動為每個公司或余額實體創(chuàng)建一個留存收益帳戶。 暫記帳戶： 如果您選擇允許暫記過帳不平衡日記帳分錄，總帳會自動過帳此帳戶的差額。如果在帳套中有多個公司或余額實體，總帳會為每個余額實體創(chuàng)建一個暫記帳戶。 內(nèi)部往來帳戶： 如果您選擇自動平衡公司間的日記帳，總帳可確保帳套余額實體中的所有日記帳分錄保持平衡（借項等于貸項）。如果對于特定的余額實體來說，日記帳分錄不平衡，總帳會自動過帳相應公司間帳戶的差額。如果在帳套中有多個公司或余額實體，總帳會為每個余額實體創(chuàng)建一個公司間帳戶。 保留準備帳戶：如果您輸入一個不平衡的保留分錄，總帳會自動過帳您在此處指定的帳戶差額。如果在帳套中有多個公司或余額實體，總帳會為每個余額實體創(chuàng)建一個保留準備帳戶。 控制選項： 允許暫記過帳：允許用戶過帳不平衡的日記帳分錄（借項不等于貸項），并通過過帳暫 記帳戶的抵銷額來自動平衡這些日記帳分錄。如果啟用此選項，您必須為帳套輸入一個暫記帳戶。 如果不允許暫記過帳，您將僅能過帳經(jīng)平衡的日記帳分錄。 公司間日記帳余額：允許用戶過帳公司間不平衡的日記帳分錄（對于某個特定公 11 Company Confidential For internal use only 司或平衡實體來說借項不等于貸項），并根據(jù)指定的公司間帳戶來自動平衡這些公司間日記帳。如果啟用此選項，您必須為此帳套輸入一個公司間帳戶。如果不選擇平衡公司間的日記帳，則您僅能通過余額段（通常為公司段）來過帳平衡的公司間日記帳。 啟用平均余額：允許您使用帳套以進行平均余額處理。一旦啟用平均余額處理，總帳 會自動存儲匯總余額，此余額用來計算平均和日終余額。 啟用日記帳審批：允許您使用帳套中的總帳日記帳審批功能。如果已啟用“日記帳審批”，并且要求對日記帳分錄的日記帳來源進行審批，則在采取進一步措施之前，必須通過適當?shù)墓芾韺訉徟巳沼泿?。如果沒有啟用日記帳審批，即使要求對日記帳來源進行審批，也不會執(zhí)行此審批過程。 啟用日記帳分錄稅：允許您在總帳中人工輸入可征稅日記帳分錄。啟用帳套的此項功能時，系統(tǒng)會自動計算相關聯(lián)的稅額并生成稅務日記帳行。 12 Company Confidential For internal use only LESSON 3 菜單、職責和預制文件 Oracle Applications 是一個圖形化的應用軟件，它的操作界面由工具欄、瀏覽器窗口、菜單和快捷鍵等組成。其中菜單是多個功能的組合，它可以包括子菜單或菜單項目，每一個菜單項目對應一個或一組特定的功能。下圖是一個菜單界面： 我們可以根據(jù)實際情況組合出合適的菜單，例如下圖是 某 公司總帳管理職責所用到的菜單定義界面，操作路徑： (R)系統(tǒng)管理員 (N)應用 菜單 父菜單 子菜單 快捷菜單 菜單項 13 Company Confidential For internal use only 責任（ Responsbility） 是 Oracle 應用產(chǎn)品的一種授權級別，不同的職責對應和使用特定的功能和系統(tǒng)報表，因此每次用戶登錄系統(tǒng)時都要選擇 一個職責來操作系統(tǒng)，每個用戶均具有至少一種或多種責任，并且?guī)讉€用戶可以共享同一責任。下圖是用戶登錄時選擇職責的界面： 定義職責時，需要選擇特定的菜單，也就是說每個職責是通過它的菜單行使特定功能的，另外，每一個職責還對應特定的報表集，報表集限制了每個職責能夠使用的報表和請求。 下圖是定義職責的界面，操作路徑： (R)系統(tǒng)管理員 (N)安全性 職責 定義 職責名稱 14 Company Confidential For internal use only 預置文件（ Profile） 是一組可影響應用運行方式的可更改選項。 Oracle 應用產(chǎn)品提供的這些選項使您可以根據(jù)自己的需要更改應用性能。預置文件 選項可以在以下四個層次中的一個或多個層次中進行設置：站點、應用、責任和用戶。系統(tǒng)管理員可以在這些層的任何一層設置默認選項值。 Oracle 應用產(chǎn)品將預置文件層作為一個分層結構來處理，其中“用戶”是此結構中的最高層，接著是“責任”和“應用”，最后是最低層“站點”。例如，總帳模塊提供“ GL 帳套名”選項，如果職責“ 050無錫分公司本部總帳管理”對應“ JMCC 帳簿”，則使用此職責所有的憑證操作都在 JMCC 帳簿中，而不管地點級的參數(shù)值。如果職責層和應用層的“ GL 帳套名”選項對應的參數(shù)為空，職責“ 050無錫分 公司本部總帳管理”則選擇 JMCC 帳簿。下圖是定義預制文件的界面： 掛菜單 掛報表集 職責級參數(shù) 地點級參數(shù) 15 Company Confidential For internal use only LESSON 4 關于工具欄、功能鍵和文件夾的使用 系統(tǒng)快捷工具欄 的界面和使用介紹如下： 切換責任 顯示責任窗口 窗口幫助 打開當前窗口的幫助 編輯字段 打開當前字段的編輯器窗口 值列表 顯示當前字段的值列表 附件 打開附件窗口更新或查看附件 /添加新的附件 轉(zhuǎn)換 打開“轉(zhuǎn)換”窗口 文件夾工具 打開文件夾工具選項板 清除記錄 從此窗口清除當前記錄 刪除記錄 從數(shù)據(jù)庫中刪除當前 記錄 新建記錄 創(chuàng)建新的記錄 查找 打開“查詢查找”窗口以選擇記錄 摘要 /詳細資料 在當前記錄的摘要和詳細資料視圖之間切換 清除表單 清除當前表單中的所有等待更改 打印 打印當前屏幕，或在特定的情況下顯示要打印的報表列表 保存并繼續(xù) 保存所有更改并增加為下一個記錄 保存 保存當前表單中的所有更改 定位至 打開定位（瀏覽器）窗口 Oracle Applications 提供了很多快捷鍵，熟練地使用這些快捷鍵和操作技巧，可以極大地加快系統(tǒng)操作速度，例如： Ctrl+S 提交保存， F11 和 Ctrl + F11 進行表單查詢。下圖是快捷鍵窗口（按 Ctrl + K 調(diào)出）：狀態(tài)欄信息 16 Company Confidential For internal use only 通過利用系統(tǒng) 文件夾 功能，可以靈活的調(diào)整界面顯示方式，如隱藏 /出示某些字段、調(diào)整字段顯示寬度、調(diào)整字段顯示順序、自動根據(jù)查詢條件刷新等。下圖是文件夾使用和保存的界面： 17 Company Confidential For internal use only UNIT3 總帳業(yè)務處理流程 單元培訓目標 通過具體的業(yè)務實例了解 Oracle 總帳模塊的一個業(yè)務操作流程 能夠簡單地進行憑證錄入，修改，復核，登帳，查詢，報表等操作 18 Company Confidential For internal use only 憑 證 審 核、 分 析 和 更 改 生成財務報告 結束會計期 憑證登帳 建立經(jīng)常性分錄 錄入憑證 憑證轉(zhuǎn)回 成批分配 打開會計期 轉(zhuǎn)帳及合并 憑證引入 LESSON 1 業(yè)務背景和數(shù)據(jù)錄入操作步驟 業(yè)務背景 ： 一般而言，一個公司財務部的日常業(yè)務流程如下所述： 首先，打開會計期。接著通過手工輸入或從其他模塊引入日記帳，提交上級主管進行復核和審批。審批通過則進行過帳，否則根據(jù)拒絕原因進行相應調(diào)整，再提交審批。在會計期末，根據(jù)公司的具體情況作相應地調(diào)整（如外幣重估，報表合并等），制作財務報表。關閉會計期，以后所有業(yè)務計入下一會計期?；玖鞒倘鐖D 31。 圖 31：總帳業(yè)務流程圖 業(yè)務流程在總帳模塊中實現(xiàn)的步驟： STEP1：打開會計期 1