電子文檔存檔規(guī)范ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-07 12:42 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 的版本做規(guī)定，因此，其版本信息必須在電子文件登記表中進行說明 制作 Excel文件的要求 使用 Excel制作附表類電子文件時，原則上不對表格做切割，不同冊的附表不能放在同一個 Excel文件（工作?。┲小Ｒ簿褪钦f一冊附表要放在一個Excel文件（工作?。┲校搩员碇械拿總€附表要使用工作薄中的一個工作表來表示，每個附表的表名即為該工作表的標簽。因此使用 Excel制作附表，不需要使用標題命令來定義其表名，且一般情況下也不會出現(xiàn)續(xù)表 （二） 文本部分存檔電子文件（ .PDF格式）的制作 將文本部分源電子文件轉(zhuǎn)換為 PDF格式的存檔電子文件時，一般可以使用與本 《 格式要求 》 配套的制作與瀏覽驗收軟件來實現(xiàn)，用戶也可以使用其他方法進行轉(zhuǎn)換 推薦使用 Adobe公司的 Adobe Acrobat Professional （三） 附圖類存檔電子文件的制作 附圖類存檔電子文件采用下列 5種格式之一： 壓縮的 JPEG、 EPS（不分色，文字變曲線）、 GIF、PDF和 CCITT tiff g4。在轉(zhuǎn)換格式時，分辨率的選取以保證圖形的精度和清晰度為準，一般可取 300dpi；對壓縮的 JPEG格式質(zhì)量因子取 75以上 （四）幾種常用圖形工具軟件轉(zhuǎn)換成存檔電子文件的方法 ?mapGIS軟件（ EPS、 JPG、 TIFF） ?AutoCAD軟件（ EPS、 JPG文件） ?CORELDRAW軟件（ EPS、 TIFF、 JPG） ?PHOTOSHOP軟件（ EPS、 JPG） ?ARC/INFO軟件（ E00） （五） 數(shù)據(jù)庫和軟件類、多媒體類電子文件的制作 數(shù)據(jù)庫和軟件類的格式原則上不作限制，可根據(jù)建庫或開發(fā)時所用的工具軟件而提交相應格式的電子文件，但這些文件應符合相關建庫標準或工作指南（如地質(zhì)圖空間數(shù)據(jù)庫建設工作指南） 《 格式要求 》 對數(shù)據(jù)庫和軟件類、多媒體類電子文件的制作要求留有較大的空間，制作時保持其各類文件原來的組織方式和目錄結(jié)構(gòu)不變，按照 “ 數(shù)據(jù)庫 ” 、 “ 安裝程序 ” 、 “ 源代碼 ” 、 “ 技術文檔 ” 、“ 測試數(shù)據(jù) ” 等類別分類建立文件夾存放即可 編制數(shù)據(jù)庫和軟件類電子文件時，要將其工作 (成果、總結(jié) )報告作為正文進行編制 （一）電子文檔檢查與驗收的原則 保證電子文檔的安全性、完整性和有效性，所匯交的電子文檔應做到： 不攜帶病毒 源電子文件、存檔電子文件及其附加文件（如電子文件登記表等）內(nèi)容完整、數(shù)量齊全、文件名和格式正確、在存儲載體中的組織形式符合要求、可以被正常打開和利用 載體的內(nèi)外標簽、各種登記表完整規(guī)范 信息內(nèi)容清晰無誤，每一個文件均可讀、可懂、可復制、可再利用 （二） 電子文件登記表 電子文檔均要有完整的電子文件登記表，紙質(zhì)和電子文件各一份，源電子文件和存檔文件均要匯交，匯交時置于其它類中 電子文件登記表的所有內(nèi)容均應按規(guī)定進行填寫，要求內(nèi)容齊全、規(guī)范，表的格式和電子文件格式應正確無誤；電子文件的數(shù)量和名稱、電子文檔號、題名、文件題名、文件格式及軟件版本、電子文檔說明、電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)以及存儲路徑等內(nèi)容要與載體的實際保存內(nèi)容一致；此外，電子文件的實際尺寸和分辨率以及數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)的文件 (夾 )數(shù)也需如實填寫 登記表中的電子文件名及其文件題名的填寫尤為重要，不得任意省略文件名或
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