電子文檔存檔規(guī)范ppt課件(已修改)
2025-01-23 12:42 本頁面
【正文】 中國地質(zhì)調(diào)查局成都地質(zhì)資料館 二ＯＯ六年十一月二十九日 《 成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求 》 使 用 說 明 一、匯交人的工作內(nèi)容 二、配套軟件 三、電子文件的類別 四、電子文件命名 五 、 電子文檔制作 六 、 電子文檔的檢查與驗收 匯交人應完成以下工作： ?按項目工作要求和 《 格式要求 》 的規(guī)定制作所有的成果地質(zhì)資料源電子文件 ?生成存檔電文文件（文本部分文件格式為“ .pdf”，圖像文件格式為“ .jpg、 .tiff、 .eps、 .pdf、 .gif”） ?如果電子文件中有插圖、插照、圖版等，創(chuàng)建“ 插圖文件 ” 文件夾，用于存放這些文件插入前的源圖形文件 ? 按 《 格式要求 》 組織電子文件 ? 完整地著錄 《 電子文件登記表 》 ? 制作載體外標簽 ? 檢查所有電子文件，保證能正常使用后進行錄制 ? 向地質(zhì)資料主管部門匯交制作好的，包括源電子文件、存檔電子文件和附加文件在內(nèi)的完整的電子文檔 二、配套軟件 部組織開發(fā)一套與 《 格式要求 》 配套的 《 電子文檔制作與瀏覽驗收系統(tǒng) 》 工具軟件，目的是幫助用戶形成一套符合 《 格式要求 》 的適用于匯交和使用的成果地質(zhì)資料電子文檔 用戶 按項目工作要求和本要求制作成果地質(zhì)資料源電子文件 按《 要求 》要求將圖像文件轉(zhuǎn)換成存檔格式 軟件輔助制作 組織：將用戶編制好的電子文件組織制作成一份符合本要求的，完整的電子文檔 《 電子文件登記表 》 ：對“電子文件的軟硬件環(huán)境特征及軟件版本、電子文檔說明、電子文件形成單位信息和數(shù)據(jù)交接信息、電子文件名和文件題名”等信息進行著錄 載體外標簽：著錄載體外標簽需要的有關(guān)信息 軟件功能 對本文部分源電子文件能自動生成 PDF存檔格式 根據(jù)用戶著錄的信息形成《 電子文件登記表 》 、 《 載體外標簽 》 等附加文件 形成一套符合本要求的可瀏覽的成果地質(zhì)資料電子文檔 錄制 瀏覽 匯 交 \ 使 用 后臺控制： 按本《 格式要求 》的要求 按資料瀏覽使用的要求 匯交及 使用 《 格式要求 》 配套軟件應用示意圖 歸類時，一般采用以下原則：根據(jù)成果地質(zhì)資料電子文檔的構(gòu)成和電子文件的內(nèi)容，確定電子文件歸屬的類別 為便于成果地質(zhì)資料電子文件的管理和匯交，將數(shù)據(jù)庫和軟件類以及多媒體類以外的電子文件分為源電子文件和存檔電子文件兩類，數(shù)據(jù)庫和軟件類以及多媒體類只有源電子文件一類 序號 類別 電子文件內(nèi)容 1 正文類 成果地質(zhì)資料全部正文。 2 審批類 由法定單位對成果地質(zhì)資料進行評審、驗收和審查時所形成的文件。如報告的最終認定書 (決議書 )、驗收文件、審查 (評審批類審 )意見書等 3 附圖類 成果地質(zhì)資料中除文本部分插圖外的各種圖形文件 4 附表類 成果地質(zhì)資料中除文本部分插表外的各種表格文件 5 附件類 成果地質(zhì)資料所附的技術(shù)性或說明性文件。如數(shù)據(jù)庫或軟件的測試報告、使用說明和操作手冊以及根據(jù)成果報
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