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正文內(nèi)容

怎樣給行政公文標(biāo)注主題詞(編輯修改稿)

2025-02-07 03:45 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 公文的主題內(nèi)容,是否符合公文主題標(biāo)引細(xì)則;三看同類型公文,同類型主題所選用的主要主題詞是否一致;四看標(biāo)引記錄是否有遺漏。 主題詞應(yīng)用中的五大問題 進(jìn)入 20 世紀(jì)卯年代,計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用,推動(dòng)了各類機(jī)關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求,便于計(jì)算機(jī)檢 索和公文的管理,公文“主題詞”應(yīng)運(yùn)而生。國(guó)務(wù)院辦公廳于 1994 年 4 月 23 日以國(guó)辦秘函[ 1994] 157 號(hào)文件發(fā)布了國(guó)務(wù)院公文主題詞表,廢止了 1988 年 12 月修訂的主題詞表,并公布了(國(guó)務(wù)院公文主題詞表)使用說明,初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。 但由于主題詞表的使用從上至下沒有實(shí)施細(xì)則,加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過程之中,故在各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問題,筆者歸納為五大問題。 一是前題后移。 出現(xiàn)這一問題多是因?yàn)椴涣私庖矝]掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu),不清楚主題詞的作用和意義,只是盲 目跟隨使用主題詞,把標(biāo)題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如:(關(guān)于成立 XX 市電子游戲?qū)m?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》主題詞是這樣標(biāo)引的:“機(jī)構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)m?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組面 通知”,而正確的主題詞應(yīng)擬制為:“機(jī)構(gòu) 電子游戲面 管理 領(lǐng)導(dǎo)小組通知”。 二是類別不分。 這有三種情況:①類別判斷不準(zhǔn)。如(關(guān)于成立 XX 市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的主題詞標(biāo)注是:“民政 救災(zāi) 領(lǐng)導(dǎo)小組 通知”,其類別詞使用“民政”詞目不準(zhǔn),而應(yīng)使用“機(jī)構(gòu)” 詞目。②把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。如某市下發(fā)的(關(guān)于做好商品流通工作的 通知》主題詞“貿(mào)易 商品 流通 通知”中,就把 “貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了,這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè) 商品 流通 通知”。③用類屬詞取 代類別詞。如( X x 省人民政府關(guān)于 2022 年重點(diǎn)工作的安排意貼 的主題詞“政府 重點(diǎn) 工作 意見”,這里缺少類別詞“綜合”,而錯(cuò)誤地用類屬詞目“政府”代之,正確的主題詞應(yīng)是”綜合 政府 重點(diǎn) 工作 意見”。 三是詞目過多。 主題詞的標(biāo)引要求:一份文件,除類別詞外,最多不超過 5 個(gè)主題詞目,但有的竟達(dá) 6 個(gè)以上。 四是生造詞目。 主題詞的詞目選用既要能全 面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容,又不能超出正在執(zhí)行的本級(jí)以上的主題詞表范圍,更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時(shí),當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí),雖然可自定能反映公文主題的詞目,但一定要在自定詞目后記以“凸”符號(hào)標(biāo)明。如:(關(guān)于分解落實(shí)(政府工作報(bào)告)提出的 2022 年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標(biāo)引的:“政府 工作 任務(wù) 落實(shí) 通知”,其中“任務(wù)”、“落實(shí)”這兩個(gè)詞目在( XX 省政府主題詞表》中找不到,又沒在兩個(gè)詞目后加注“凸”符號(hào),就屬生造詞目。正確的擬定應(yīng)是:“綜合 政府 工作 分工 通知”。目前一般 的省、市、縣都比照(國(guó)務(wù)院公文主題詞表)制定了各自適用的主題詞表,制作主題詞時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行,不可生造,否則就會(huì)造成新的混亂,失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。 五是置放錯(cuò)位。 主題詞的使用,目的之一是方便公文檢索。因此,按照公文規(guī)式的有關(guān)規(guī)定,公文主題詞應(yīng)與版記一起置放在公文末頁的背面下方。但有些公文為了印刷方便,往往忽略了這一點(diǎn),把主題詞與版記一起置放在公文末頁的正面下方,這是錯(cuò)誤的。 如何寫好主題詞 那么,怎樣才能搞好主題詞的制作,促進(jìn)公文主題詞的規(guī)范呢?筆者認(rèn)為應(yīng)做到三點(diǎn): 1.了解主題詞的體系結(jié)構(gòu) 公文主題詞,一般由類別詞和類屬詞組配而成。(國(guó)務(wù)院公文主題詞表)分三個(gè)層次列表。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類,只作為劃定類別詞和類屬詞的區(qū)域,便于查找、使用類別詞和類屬詞,不作公文主題詞詞目使用(即不可用來制作公文主題詞),如序號(hào)為“ 01 綜合、經(jīng)濟(jì)”類、序號(hào)為‘’ 05 財(cái)政、金融” 類等。第二層是類別詞,即對(duì)主題詞的具體分類,如序號(hào)為“ 02工交、能源、郵電”類中的“ 02A 業(yè)”、“ 02B 交通”、“ 02C能源”。 “ 02D 郵電”等;第三層是類屬詞,如序號(hào)為“ 02 工業(yè)”類別詞中的“冶金”、“地礦’、“汽車”、“化工” 等。第二層(類別詞)和第三層(類屬詞)統(tǒng)稱為主題詞,用于文件主題詞的標(biāo)引。 2.掌握主題詞的標(biāo)引方法 ( 1)任何一份文件主題詞的標(biāo)引,除類別詞外,最多不得超過 5 個(gè)詞目。 ( 2)主題詞標(biāo)引順序是:先標(biāo)類別詞,再標(biāo)類屬詞。 在標(biāo)類屬詞時(shí),先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞,最后標(biāo)反映文件形式的詞。如(國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知),先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”,再標(biāo)類屬詞“水土保持”,最后標(biāo)上“通知”。 主題詞:農(nóng)業(yè) 水土保持 通行 類別詞 類 屬 詞 ( 3)一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容,先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行 標(biāo)引,再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如(關(guān)于聽取全國(guó)財(cái)政工作會(huì)議情況和全國(guó)打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況匯報(bào)的會(huì)議紀(jì)要)的主題詞制作,先標(biāo)引反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“財(cái)政”,再標(biāo)引類屬詞“稅務(wù)’;然后標(biāo)引反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“公安”,再標(biāo)引類屬詞“緝私”;最后標(biāo)引“會(huì)議紀(jì)要”,制作成的主題詞是:“財(cái)政 稅務(wù) 公安 緝私 會(huì)議紀(jì)要”。 ( 4)根據(jù)需要,可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如(國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格以及對(duì)其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知),先標(biāo)引類別詞“農(nóng)業(yè)”,但在序號(hào)為“ 04A 農(nóng)業(yè)”類別中找不 到“資料、物價(jià)、管理”方面的類后詞,這時(shí)可使用序號(hào)為“ 01 經(jīng)濟(jì)管理”類別中的“資料、物價(jià)、管理”類屬詞進(jìn)行組配,組配后的主題詞為:’‘農(nóng)業(yè) 資料 物價(jià) 管理 通知”。 ( 5)當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí),可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。如在整個(gè)主題詞表中都找不到能準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí),可自定詞目代之,但要在自定的類屬詞目后邊標(biāo)注“凸” 符號(hào),但是,上行文不得使用自定詞目。 3.統(tǒng)一主題詞的標(biāo)引要求 ( 1)用詞要求。上行文,必須嚴(yán)格按照上級(jí)公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞,不可使 用上級(jí)公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞;下行文,可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞??h級(jí)以下無條件的單位,下行文也可不使用主題詞。 ( 2)置放要求。主題詞應(yīng)置放在文件的末頁背面抄送欄之上,頂格?!爸黝}詞"三字之后用。冒號(hào)”,“主題詞"三字與類別詞、類別詞與類屬詞(詞目與詞目)之間相間一字空格。如:主題詞:農(nóng)業(yè) 水土保持 通知 ( 3)字體要求。“主題詞”三字和冒號(hào)用三號(hào)黑體字;詞目(類別詞與類屬詞)用三號(hào)小標(biāo)宋體字。 詞表治理 (一 )本詞表 由國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局負(fù)責(zé)治理和解釋,具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦。 (二 )本詞表自 1998 年 2 月 1 日起
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