【文章內(nèi)容簡介】 公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題標引細則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標引記錄是否有遺漏。 主題詞應(yīng)用中的五大問題 進入 20 世紀卯年代，計算機技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動了各類機關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機檢 索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運而生。國務(wù)院辦公廳于 1994 年 4 月 23 日以國辦秘函［ 1994］ 157 號文件發(fā)布了國務(wù)院公文主題詞表，廢止了 1988 年 12 月修訂的主題詞表，并公布了（國務(wù)院公文主題詞表）使用說明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。 但由于主題詞表的使用從上至下沒有實施細則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過程之中，故在各級公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問題，筆者歸納為五大問題。 一是前題后移。 出現(xiàn)這一問題多是因為不了解也沒掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲 目跟隨使用主題詞，把標題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如：（關(guān)于成立 XX 市電子游戲?qū)ｍ椫卫砉ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組的通知》主題詞是這樣標引的：“機構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)ｍ椫卫砉ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組面 通知”，而正確的主題詞應(yīng)擬制為：“機構(gòu) 電子游戲面 管理 領(lǐng)導(dǎo)小組通知”。 二是類別不分。 這有三種情況：①類別判斷不準。如（關(guān)于成立 XX 市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的主題詞標注是：“民政 救災(zāi) 領(lǐng)導(dǎo)小組 通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準，而應(yīng)使用“機構(gòu)” 詞目。②把區(qū)域詞當作類別詞使用。如某市下發(fā)的（關(guān)于做好商品流通工作的 通知》主題詞“貿(mào)易 商品 流通 通知”中，就把 “貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標引應(yīng)是“商業(yè) 商品 流通 通知”。③用類屬詞取 代類別詞。如（ X x 省人民政府關(guān)于 2022 年重點工作的安排意貼 的主題詞“政府 重點 工作 意見”，這里缺少類別詞“綜合”，而錯誤地用類屬詞目“政府”代之，正確的主題詞應(yīng)是”綜合 政府 重點 工作 意見”。 三是詞目過多。 主題詞的標引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過 5 個主題詞目，但有的竟達 6 個以上。 四是生造詞目。 主題詞的詞目選用既要能全 面、真實地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時，當在主題詞表中找不到合適詞目時，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以“凸”符號標明。如：（關(guān)于分解落實（政府工作報告）提出的 2022 年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標引的：“政府 工作 任務(wù) 落實 通知”，其中“任務(wù)”、“落實”這兩個詞目在（ XX 省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個詞目后加注“凸”符號，就屬生造詞目。正確的擬定應(yīng)是：“綜合 政府 工作 分工 通知”。目前一般 的省、市、縣都比照（國務(wù)院公文主題詞表）制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時應(yīng)該嚴格執(zhí)行，不可生造，否則就會造成新的混亂，失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。 五是置放錯位。 主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。因此，按照公文規(guī)式的有關(guān)規(guī)定，公文主題詞應(yīng)與版記一起置放在公文末頁的背面下方。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點，把主題詞與版記一起置放在公文末頁的正面下方，這是錯誤的。 如何寫好主題詞 那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認為應(yīng)做到三點： 1．了解主題詞的體系結(jié)構(gòu) 公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。（國務(wù)院公文主題詞表）分三個層次列表。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，只作為劃定類別詞和類屬詞的區(qū)域，便于查找、使用類別詞和類屬詞，不作公文主題詞詞目使用（即不可用來制作公文主題詞），如序號為“ 01 綜合、經(jīng)濟”類、序號為‘’ 05 財政、金融” 類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如序號為“ 02工交、能源、郵電”類中的“ 02A 業(yè)”、“ 02B 交通”、“ 02C能源”。 “ 02D 郵電”等；第三層是類屬詞，如序號為“ 02 工業(yè)”類別詞中的“冶金”、“地礦’、“汽車”、“化工” 等。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標引。 2．掌握主題詞的標引方法 （ 1）任何一份文件主題詞的標引，除類別詞外，最多不得超過 5 個詞目。 （ 2）主題詞標引順序是：先標類別詞，再標類屬詞。 在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。如（國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知），先標類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標類屬詞“水土保持”，最后標上“通知”。 主題詞：農(nóng)業(yè) 水土保持 通行 類別詞 類 屬 詞 （ 3）一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行 標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。如（關(guān)于聽取全國財政工作會議情況和全國打擊走私工作會議準備情況匯報的會議紀要）的主題詞制作，先標引反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“財政”，再標引類屬詞“稅務(wù)’；然后標引反映第二個主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標引類屬詞“緝私”；最后標引“會議紀要”，制作成的主題詞是：“財政 稅務(wù) 公安 緝私 會議紀要”。 （ 4）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。如（國務(wù)院關(guān)于加強農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價格以及對其主要品種實行最高限價的通知），先標引類別詞“農(nóng)業(yè)”，但在序號為“ 04A 農(nóng)業(yè)”類別中找不 到“資料、物價、管理”方面的類后詞，這時可使用序號為“ 01 經(jīng)濟管理”類別中的“資料、物價、管理”類屬詞進行組配，組配后的主題詞為：’‘農(nóng)業(yè) 資料 物價 管理 通知”。 （ 5）當詞表中找不到準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引。如在整個主題詞表中都找不到能準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可自定詞目代之，但要在自定的類屬詞目后邊標注“凸” 符號，但是，上行文不得使用自定詞目。 3．統(tǒng)一主題詞的標引要求 （ 1）用詞要求。上行文，必須嚴格按照上級公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使 用上級公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞?？h級以下無條件的單位，下行文也可不使用主題詞。 （ 2）置放要求。主題詞應(yīng)置放在文件的末頁背面抄送欄之上，頂格?！爸黝}詞＂三字之后用。冒號”，“主題詞＂三字與類別詞、類別詞與類屬詞（詞目與詞目）之間相間一字空格。如：主題詞：農(nóng)業(yè) 水土保持 通知 （ 3）字體要求?！爸黝}詞”三字和冒號用三號黑體字；詞目（類別詞與類屬詞）用三號小標宋體字。 詞表治理 (一 )本詞表 由國務(wù)院辦公廳秘書局負責治理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦。 (二 )本詞表自 1998 年 2 月 1 日起