【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題標(biāo)引細(xì)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標(biāo)引記錄是否有遺漏。 主題詞應(yīng)用中的五大問題 進(jìn)入 20 世紀(jì)卯年代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動(dòng)了各類機(jī)關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢 索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運(yùn)而生。國(guó)務(wù)院辦公廳于 1994 年 4 月 23 日以國(guó)辦秘函［ 1994］ 157 號(hào)文件發(fā)布了國(guó)務(wù)院公文主題詞表，廢止了 1988 年 12 月修訂的主題詞表，并公布了（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）使用說明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。 但由于主題詞表的使用從上至下沒有實(shí)施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過程之中，故在各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問題，筆者歸納為五大問題。 一是前題后移。 出現(xiàn)這一問題多是因?yàn)椴涣私庖矝]掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲 目跟隨使用主題詞，把標(biāo)題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如：（關(guān)于成立 XX 市電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》主題詞是這樣標(biāo)引的：“機(jī)構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組面 通知”，而正確的主題詞應(yīng)擬制為：“機(jī)構(gòu) 電子游戲面 管理 領(lǐng)導(dǎo)小組通知”。 二是類別不分。 這有三種情況：①類別判斷不準(zhǔn)。如（關(guān)于成立 XX 市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的主題詞標(biāo)注是：“民政 救災(zāi) 領(lǐng)導(dǎo)小組 通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用“機(jī)構(gòu)” 詞目。②把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。如某市下發(fā)的（關(guān)于做好商品流通工作的 通知》主題詞“貿(mào)易 商品 流通 通知”中，就把 “貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè) 商品 流通 通知”。③用類屬詞取 代類別詞。如（ X x 省人民政府關(guān)于 2022 年重點(diǎn)工作的安排意貼 的主題詞“政府 重點(diǎn) 工作 意見”，這里缺少類別詞“綜合”，而錯(cuò)誤地用類屬詞目“政府”代之，正確的主題詞應(yīng)是”綜合 政府 重點(diǎn) 工作 意見”。 三是詞目過多。 主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過 5 個(gè)主題詞目，但有的竟達(dá) 6 個(gè)以上。 四是生造詞目。 主題詞的詞目選用既要能全 面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級(jí)以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時(shí)，當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí)，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以“凸”符號(hào)標(biāo)明。如：（關(guān)于分解落實(shí)（政府工作報(bào)告）提出的 2022 年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標(biāo)引的：“政府 工作 任務(wù) 落實(shí) 通知”，其中“任務(wù)”、“落實(shí)”這兩個(gè)詞目在（ XX 省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個(gè)詞目后加注“凸”符號(hào)，就屬生造詞目。正確的擬定應(yīng)是：“綜合 政府 工作 分工 通知”。目前一般 的省、市、縣都比照（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行，不可生造，否則就會(huì)造成新的混亂，失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。 五是置放錯(cuò)位。 主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。因此，按照公文規(guī)式的有關(guān)規(guī)定，公文主題詞應(yīng)與版記一起置放在公文末頁的背面下方。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點(diǎn)，把主題詞與版記一起置放在公文末頁的正面下方，這是錯(cuò)誤的。 如何寫好主題詞 那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進(jìn)公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做到三點(diǎn)： 1．了解主題詞的體系結(jié)構(gòu) 公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）分三個(gè)層次列表。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，只作為劃定類別詞和類屬詞的區(qū)域，便于查找、使用類別詞和類屬詞，不作公文主題詞詞目使用（即不可用來制作公文主題詞），如序號(hào)為“ 01 綜合、經(jīng)濟(jì)”類、序號(hào)為‘’ 05 財(cái)政、金融” 類等。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如序號(hào)為“ 02工交、能源、郵電”類中的“ 02A 業(yè)”、“ 02B 交通”、“ 02C能源”。 “ 02D 郵電”等；第三層是類屬詞，如序號(hào)為“ 02 工業(yè)”類別詞中的“冶金”、“地礦’、“汽車”、“化工” 等。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。 2．掌握主題詞的標(biāo)引方法 （ 1）任何一份文件主題詞的標(biāo)引，除類別詞外，最多不得超過 5 個(gè)詞目。 （ 2）主題詞標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。 在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知），先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。 主題詞：農(nóng)業(yè) 水土保持 通行 類別詞 類 屬 詞 （ 3）一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行 標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如（關(guān)于聽取全國(guó)財(cái)政工作會(huì)議情況和全國(guó)打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況匯報(bào)的會(huì)議紀(jì)要）的主題詞制作，先標(biāo)引反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“財(cái)政”，再標(biāo)引類屬詞“稅務(wù)’；然后標(biāo)引反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標(biāo)引類屬詞“緝私”；最后標(biāo)引“會(huì)議紀(jì)要”，制作成的主題詞是：“財(cái)政 稅務(wù) 公安 緝私 會(huì)議紀(jì)要”。 （ 4）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格以及對(duì)其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知），先標(biāo)引類別詞“農(nóng)業(yè)”，但在序號(hào)為“ 04A 農(nóng)業(yè)”類別中找不 到“資料、物價(jià)、管理”方面的類后詞，這時(shí)可使用序號(hào)為“ 01 經(jīng)濟(jì)管理”類別中的“資料、物價(jià)、管理”類屬詞進(jìn)行組配，組配后的主題詞為：’‘農(nóng)業(yè) 資料 物價(jià) 管理 通知”。 （ 5）當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。如在整個(gè)主題詞表中都找不到能準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可自定詞目代之，但要在自定的類屬詞目后邊標(biāo)注“凸” 符號(hào)，但是，上行文不得使用自定詞目。 3．統(tǒng)一主題詞的標(biāo)引要求 （ 1）用詞要求。上行文，必須嚴(yán)格按照上級(jí)公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使 用上級(jí)公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞?？h級(jí)以下無條件的單位，下行文也可不使用主題詞。 （ 2）置放要求。主題詞應(yīng)置放在文件的末頁背面抄送欄之上，頂格?！爸黝}詞＂三字之后用。冒號(hào)”，“主題詞＂三字與類別詞、類別詞與類屬詞（詞目與詞目）之間相間一字空格。如：主題詞：農(nóng)業(yè) 水土保持 通知 （ 3）字體要求。“主題詞”三字和冒號(hào)用三號(hào)黑體字；詞目（類別詞與類屬詞）用三號(hào)小標(biāo)宋體字。 詞表治理 (一 )本詞表 由國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局負(fù)責(zé)治理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦。 (二 )本詞表自 1998 年 2 月 1 日起