如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引-(編輯修改稿)
2024-11-15 13:07 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，應(yīng)選用與主題詞概念關(guān)系較密切的正式主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。組配標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：應(yīng)優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關(guān)系；當(dāng)詞表中沒(méi)有合適的主題詞進(jìn)行概念組配時(shí)，可進(jìn)行字面組配；組配結(jié)果應(yīng)概念清楚、準(zhǔn)確。，應(yīng)選用直接上位主題詞標(biāo)引。，方可選用主題詞表以外的適當(dāng)詞(稱自由詞)進(jìn)行標(biāo)引。自由詞標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：選用的自由詞應(yīng)符合主題詞表的選詞原則；標(biāo)引時(shí)，應(yīng)在自由詞后加“△”標(biāo)記，同時(shí)標(biāo)引出相應(yīng)的上位主題詞；選用人物、年代、組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標(biāo)引時(shí)，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯?dāng)?shù)字，組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)名稱用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不加“△”標(biāo)記。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應(yīng)在十個(gè)以內(nèi)。一般次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容主題詞在后；在多主題公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。標(biāo)引的地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞、文種之前。若地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱的順序排列。公文的文種置于最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型的公文中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文文種不可作為主題詞標(biāo)引；但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬于企業(yè)內(nèi)法規(guī)，其名稱(準(zhǔn)則、條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、細(xì)則等)應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。二、標(biāo)引程序。主題分析的目的，在于確定公文的主題，據(jù)此準(zhǔn)確地提煉出主題概念。它是通過(guò)審讀公文、分析公文的主題類型、結(jié)構(gòu)和確定公文主題標(biāo)引方式來(lái)進(jìn)行的。審讀公文。主要是通過(guò)審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標(biāo)題、摘要或按語(yǔ)、關(guān)鍵性句子、結(jié)論性意見(jiàn)，來(lái)了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題(即中心思想)，并用精練的一句話或幾句話表述出來(lái)。分析公文的主題類型。公文的主題類型分為單主題和多主題。單主題是指一件公文只有一個(gè)主題。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題。領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)等公文大多為多主題公文。分析公文的主題結(jié)構(gòu)。即分析公文主題的主要成分和次要成分及其相互關(guān)系。主要成分是公文主題中最核心、最關(guān)鍵的部分，次要成分是對(duì)公文主題主要成分的說(shuō)明以及主要成分所處的時(shí)間、空間、所屬文件類型等。確定公文主題標(biāo)引方式。公文主題標(biāo)引方式有概括標(biāo)引、重點(diǎn)標(biāo)引和全面標(biāo)引。不同的標(biāo)引方式?jīng)Q定公文主題標(biāo)引的不同深度。標(biāo)引人員可根據(jù)公文的特點(diǎn)和工作需要，確定公文主題詞的標(biāo)引方式。主題概念轉(zhuǎn)換也叫查表選詞。由主題分析而確定的主題概念是自然語(yǔ)言形式的詞，須依照公文主題詞標(biāo)引規(guī)則，將主題概念一個(gè)一個(gè)地轉(zhuǎn)換成《公文主題詞表》中的正式主題詞。主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。直接轉(zhuǎn)換是指主題概念可以從《公文主題詞表》中找到相應(yīng)的主題詞；間接轉(zhuǎn)換是指在《公文主題詞表》中沒(méi)有與主題概念直接相對(duì)應(yīng)的主題詞，須進(jìn)行組配標(biāo)引，或上位詞標(biāo)引、自由詞標(biāo)引。這是減少標(biāo)引誤差，提高標(biāo)引質(zhì)量的一個(gè)措施。審核的主要任務(wù)：一看公文主題概念的提煉是否全面、準(zhǔn)確，有無(wú)遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題詞標(biāo)引規(guī)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致。三、主題詞標(biāo)引實(shí)例1．《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于中央黨政機(jī)關(guān)干部教育工作的決定》主題概念：干部教育工作黨政機(jī)關(guān) 決定主 題 詞：干部教育 黨政機(jī)關(guān)決定說(shuō) 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。②直接轉(zhuǎn)換?！案刹拷逃ぷ鳌?、“黨政機(jī)關(guān)”、“決定”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部教育”、“黨政機(jī)關(guān)”和“決定”。③主題詞按反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式(文種)的主題詞在后的次序排列。2．《江澤民同志在中央計(jì)劃生育和環(huán)境保護(hù)工作座談會(huì)上的講話》(1997年3月8日)主題概念：計(jì)劃生育工作環(huán)境保護(hù)工作 座談會(huì) 江澤民講話 1997年主 題 詞：計(jì)劃生育工作環(huán)境保護(hù)工作 座談會(huì) 1997年 江澤民 講話說(shuō) 明：①多主題公文；概括標(biāo)引。②直接轉(zhuǎn)換?！坝?jì)劃生育工作”、“環(huán)境保護(hù)工作”、“座談會(huì)”、“講話”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表中的正式主題詞“計(jì)劃生育工作”、“環(huán)境保護(hù)工作”、“座談會(huì)”和“講話”。③人物名稱和年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。3．《中共中央辦公廳 國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于做好1998年元旦、春節(jié)期間有關(guān)工作的通知》主題概念：元旦、春節(jié)工作關(guān)心群眾生活 精簡(jiǎn)會(huì)議 制止鋪張浪費(fèi)雙擁工作 1998年 通知主 題 詞：元旦 春節(jié) 工作安排關(guān)心群眾生活 精簡(jiǎn)會(huì)議 制止鋪張浪費(fèi) 雙擁工作 1998年 通知說(shuō) 明：①多主題公文；重點(diǎn)標(biāo)引。②直接轉(zhuǎn)換?！霸⒋汗?jié)工作”、“關(guān)心群眾生活”、“精簡(jiǎn)會(huì)議”
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