【正文】 對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。以能表達(dá)公文的 主要內(nèi)容為原則。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對象或問題。 為什么要標(biāo)引公文主題詞 (一 )標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。 在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標(biāo)注。主文不使用標(biāo)點(diǎn)符號，每個(gè)主題詞之間空出一個(gè)字的位置。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡單、概念明確。自由詞標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則： 選用的自由詞應(yīng)符合本詞表的選詞原則。主題分析的目的，在于確定公文的主題，據(jù)此準(zhǔn)確地提煉出主題概念。標(biāo)引人員可根據(jù)公文的特點(diǎn)和工作需求，確定公文主題標(biāo)引方式。 這有三種情況：①類別判斷不準(zhǔn)。因此，按照公文規(guī)式的有關(guān)規(guī)定，公文主題詞應(yīng)與版記一起置放在公文末頁的背面下方。 （ 5）當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引?！爸黝}詞”三字和冒號用三號黑體字；詞目（類別詞與類屬詞）用三號小標(biāo)宋體字。 在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。盡管向下行文時(shí)，當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí)，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以“凸”符號標(biāo)明。國務(wù)院辦公廳于 1994 年 4 月 23 日以國辦秘函［ 1994］ 157 號文件發(fā)布了國務(wù)院公文主題詞表，廢止了 1988 年 12 月修訂的主題詞表，并公布了（國務(wù)院公文主題詞表）使用說明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。即分析公文主題的主要成分和次要成分及其相互關(guān)系。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容主題詞在后；在多主題公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。 （四）當(dāng)沒有專指性較強(qiáng)的主題詞時(shí)，應(yīng)選用與主題概念關(guān)系較密切的正式主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。 （ 4）用詞數(shù)量一般不少于 3 個(gè)，最多不超過 5 個(gè)。主題詞的標(biāo)引按照主體、通用、空間、時(shí)間、文種五大因素的順序排列。 在標(biāo)注過程中，如果沒有十分貼切的主題詞，應(yīng)遵照“宜寬不宜嚴(yán) ”的原則，選擇相近的主題詞。通用概念沒有專指性也沒有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對象。 檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。 (三 )標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個(gè)主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態(tài)和趨勢。 限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。 二是不能顛倒順序。在同一組主題詞中，要按“屬概念在前，種概念在后”的秩序排列。 在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點(diǎn)符號的正式主題詞，應(yīng)予保留。 （三）選詞時(shí)，應(yīng)首先選用切合公文主題概念的專指性較強(qiáng)的主題詞。一般次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。 分析公文的主題結(jié)構(gòu)。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢 索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運(yùn)而生。 主題詞的詞目選用既要能全 面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。 （ 2）主題詞標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。如：主題詞：農(nóng)業(yè) 水土保持 通知 （ 3）字體要求。如在整個(gè)主題詞表中都找不到能準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可自定詞目代之，但要在自定的類屬詞目后邊標(biāo)注“凸” 符號，但是，上行文不得使用自定詞目。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點(diǎn)，把主題詞與版記一起置放在公文末頁的正面下方，這是錯(cuò)誤的。如（關(guān)于成立 XX 市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的主題詞標(biāo)注是：“民政 救災(zāi) 領(lǐng)導(dǎo)小組 通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用“機(jī)構(gòu)” 詞目。 （二）主題概念轉(zhuǎn)換。它是通過審讀公文、分析公文的主題類型、結(jié)構(gòu)和確定公文主題標(biāo)引方式來進(jìn)行的。 標(biāo)引時(shí)，應(yīng)在自由詞后加“△”標(biāo)記，同時(shí)標(biāo)引出相應(yīng)的上位主題詞。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞 (或類別詞 )。 標(biāo)引工作中應(yīng)注意的問題 (一 )主題詞的排列 反映公文整體 (概述 )內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分 (分述 )內(nèi)容的主題詞在后。 必須認(rèn)真審研公文內(nèi)容。審核的主要內(nèi)容有： 主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無漏項(xiàng) ； 主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則； 同類型公文所選用的主題詞是否一致； 標(biāo)引記錄有無遺漏等。 對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。怎樣給行政公文標(biāo)注主題詞 主題詞分正式主題詞和非正式主題詞 ,正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞，它主要供制作公文索引和電子計(jì)算機(jī)檢索之用。 主題類型分為單主題和多主題兩種。 公文主題詞的選取方法主要有四：一是從公文標(biāo)題中摘錄；二是從公文正文中提?。蝗穷}文結(jié)合撮要；四是自己概括。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正補(bǔ)救?？梢哉f，不懂公文內(nèi)容就不可能標(biāo)注出恰如其分的公文主題詞。 在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體 (概述 )內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。 使用頻率較高的自由詞須填寫“主題詞增、刪、改記錄卡”。 審讀公文。主題概念轉(zhuǎn)換也叫查表選詞。②把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。 如何寫好主題詞 那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進(jìn)公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做到三點(diǎn)： 1．了解主題詞的體系結(jié)構(gòu) 公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。 3．統(tǒng)一主題詞的標(biāo)引要求 （ 1）用詞要求。冒號”，“主題詞＂三字與類別詞、類別詞與類屬詞（詞目與詞目）之間相間一字空格。 2．掌握主題詞的標(biāo)引方法 （ 1）任何一份文件主題詞的標(biāo)引，除類別詞外，最多不得超過 5 個(gè)詞目。 四是生造詞目。 主題詞應(yīng)用中的五大問題 進(jìn)入 20 世紀(jì)卯年代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動了各類機(jī)關(guān)辦公的現(xiàn)代化。領(lǐng)導(dǎo)同志講話、會議紀(jì)要、工作總結(jié)等公文大多為多主題公文。 （九）主題詞的排列次序。 （二）選用的詞 ，一般應(yīng)是本詞表的正式主題詞，其 書寫形式應(yīng)與詞表中的詞形一致。 (三 )標(biāo)點(diǎn)符號的標(biāo)引 公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號。 （ 3）標(biāo)注注意按“一范圍、二內(nèi)容、三文種”