【文章內(nèi)容簡介】 是否完全不需要 是否部門核心數(shù)據(jù) 清理基礎數(shù)據(jù)是一項細致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能繞開這個環(huán)節(jié)而達成對信息資源的有效控制。 清理基礎數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項工作、各個部門、各個崗位產(chǎn)生、處理、發(fā)出的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等，進行系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運行線路清晰，相關責任明確。 清理基礎數(shù)據(jù)必須要對企業(yè)的機構設置、崗位設置、主要工作流程進行了解，并在此基礎上對數(shù)據(jù)狀況進行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動線路，為信息資源配置提供依據(jù)。 管理 行政管理 文件 總經(jīng)理工作部 董事會會議紀要 董事會秘書 部門經(jīng)理 紙質(zhì) 是 管理 經(jīng)營管理 文件 總經(jīng)理工作部 企業(yè)年度計劃 總經(jīng)理 部門經(jīng)理 紙質(zhì)，電子版 是 管理 經(jīng)營管理 單據(jù) 商務部 出貨單 部門經(jīng)理 項目經(jīng)理 紙質(zhì)，電子版 否 業(yè)務 產(chǎn)品類 手冊 生產(chǎn)部 毛絨電著處理工藝手冊 部門經(jīng)理 項目工程師 紙質(zhì) 是 管理 人力資源管理 表格 生產(chǎn)部 個人績效評核表 部門經(jīng)理 班組長 紙質(zhì) 否 輔助 設備類 單據(jù) 生產(chǎn)部 設備保養(yǎng)維護申請單 部門經(jīng)理 工程師 紙質(zhì)，電子版 否 輔助 生活服務 聲像材料 工會 元旦晚會錄像 主席 文藝部負責人 磁帶，光盤 是 財務 臺帳 帳簿 財務部 年度結算記帳單 部門經(jīng)理 會計 紙質(zhì) 是 部門 數(shù)據(jù)名稱 負責人 責任人 載體類型 是否檔案 大類 二級類 數(shù)據(jù)形式 企業(yè)基礎數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例） 數(shù)據(jù)清理的方法 ? 基礎數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計的方法進行。 ? 首先，對一個具體的部門及其其中每個崗位進行問卷調(diào)查，主要提問五個問題： 在你的工作中，收到什么信息？ 在你的工作中，處理什么信息？ 在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？ 在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？ 在你的工作中，你認為最不需要的信息是什么？ ? 在每個崗位的答案收集齊全后，通過對崗位與崗位之間信息互動狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負責的信息。 ? 對于無意義信息應向有關領導匯報，并建議其進一步查清這種信息是否可以清除。 數(shù)據(jù)互動規(guī)律 ? 數(shù)據(jù)互動反映了某種工作的開展狀況。在清理基礎數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動的規(guī)律性，對于分析數(shù)據(jù)價值，理順數(shù)據(jù)運行關系，高效率地開展信息資源的配置，具有重要意義。 ? 當一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后 ,它必然會對接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位 ,會由于其既定的職責對該數(shù)據(jù)信息進行處理 ,并在處理過程中產(chǎn)生其他相關的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項工作，其實就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運動過程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運動特征，以及由這種運動所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動規(guī)律。 ? 一般來說 ,分析一個企業(yè)的各種數(shù)據(jù)的互動規(guī)律是一個復雜的系統(tǒng)工程，我們可以采用圖視的方式進行直觀示意。 工作聯(lián)絡單 產(chǎn)品檢測報告 絨布檢驗報告 絨布不良明細表 成品入倉單 商務部 文控中心 財務 研發(fā)部 人力資源 實驗室 倉務部 品檢部 業(yè)務員業(yè)績考核 客戶 產(chǎn)品報價（經(jīng)理）、生產(chǎn)訂單（客戶訂單、絨布訂單、絨布樣品訂單、 Email、投訴報告、客戶出貨明細表）打樣單、提貨通知單、 行政總務 商務部程序文件、公司通知文件、生產(chǎn)會議及廠部例會紀錄文件 外廠 外發(fā)加工單 生產(chǎn)部 試驗產(chǎn) 品通知單、打樣單 客戶訂購合同及查詢價、客戶每月開票資料、傳真、客戶確認樣、客戶信息反饋及投訴、傳真客戶調(diào)價單、調(diào)查表、 保衛(wèi)處 總經(jīng)理 Q: 行政總務部門和文控中心部門通商務部之間的業(yè)務、行政管理往來的具體情況是怎么樣的？（待對這兩個部門進行了調(diào)研之后確定） 來料加工物料送貨單 出門證 客戶匯款單、客戶每月開票資料、客戶資料 對賬單（每月應收貨款對賬單） 歸檔 公司程序文件 絨布各類花型圖紙 工作任務通知單、打樣單 試驗通知單 絨毛生產(chǎn)交期回復單、 生產(chǎn)計劃報表、生產(chǎn)留樣 入倉單 (絨布每日入倉單、絨布每日入倉記錄 ) 生產(chǎn)訂單、糾正及 預防措施單 產(chǎn)品報價單 訂貨出貨統(tǒng)計報表、統(tǒng)計報表 出貨通知單、貨物運輸單 常規(guī)絨布庫存數(shù)量表更新 倉庫數(shù)據(jù)報表 外發(fā)加工成品明細碼單、送貨單 出貨明細表 數(shù)據(jù)清理工具的設計與使用 ? 目前手工進行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種 :數(shù)據(jù)狀況問卷； 數(shù)據(jù)運動狀況示意圖； 數(shù)據(jù)匯總表 。數(shù)字化轉移工作流程示意圖。 XX有限公司文件清理工作問卷 時間： 部門： 答卷人： 項目組成員： （說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報表、圖紙等信息材料的實際狀況進行填寫的。請您根據(jù)實際工作的真實情況認真填寫，填寫時應寫出 具體文件名稱 。） 您的崗位是： 您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請注明文件來源部門或崗位） 您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是： 您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位） 您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？ 您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？ 在您的崗位職責中，最不能缺少的文件是： 在您的崗位職責中，最不需要的文件是： 您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？ 公司外部 各部門 總 經(jīng) 辦 部門報告、各部門的統(tǒng)計報表、 書刊資料、獎狀 /證書、 總經(jīng)理審閱的相關文件 涉及公司的相關信息文件及宣傳單章 涉及公司的相關通知類文件 工作計劃、通知、授權書、會議通知、 反饋各部門文件 總經(jīng)辦辦理的文件： 通知、會議記錄、人事任命、工作計劃、外部管理文件、會議通知、企業(yè)建設文件、 授權書、例會的會議記錄、部門文件 數(shù)據(jù)運動狀況示意圖 總經(jīng)辦文件清理表 崗位 /答卷人 收到的文件 辦理的文件 發(fā)出的文件 來源 去向 總經(jīng)理 /陳總 部門報告 各部門 書刊資料 公司外部 獎狀、證書 工藝配方、圖紙等 重要工作通知 董事會、總經(jīng)理辦公會、生產(chǎn)會議紀錄 人事任命 工作計劃 外來文件 重要會議通知 廠區(qū)建設規(guī)劃文件 檔案數(shù)字化加工的技術流程 三、企業(yè)文檔工作的具體實務 文件的形成、積累與歸檔 文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責 ,也是檔案科學