事務管理ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-05 05:57 本頁面
【文章內容簡介】 或窗簾，注意光線不應引起計算機屏幕的反射。 ? (3)濕度要適宜，根據天氣設置供暖供冷設備，最好室溫不低于 16℃ 。 ? (4)布局應注意通風，保持工作場所空氣流通和空氣的質量，禁止在辦公室吸煙，需要時可在工作區(qū)外設立吸煙區(qū)。 ? (5)辦公室空間及座位空間要適當，座位間要留有通道，力求員工工作舒適。 ? (6)辦公室噪音要低，可利用屏障、地毯、設備隔音罩減少噪音。 ? (7)辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作臺面、座椅、各種存儲設備及必要的鎖等。 ? (8)辦公設備、辦公用品和易耗品要滿足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作臺面上的電話、計算機、文具及公用設備和物品。 ? (9)辦公設備的安裝、操作要符合要求，操作指南和注意事項要明晰展示。 ? (10)辦公區(qū)及辦公室要設置相應的消防設施、設備及必要的報警裝置。 ? (11)辦公室提供飲水并符合健康、安全要求。 ? (12)辦公區(qū)或辦公室設置急救包，并定期更換。 ? (13)建立相應的規(guī)章和制度，包括人員進出規(guī)定、保密規(guī)定等。 ? (14)室內有符合組織目標的裝飾、標識和適當?shù)木G色植物。 ? 秘書在對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全方面的檢查時，可以對照上述各項。 (二 )案例 ? (1)天地公司秘書鐘苗下午發(fā)現(xiàn)接待區(qū)通往門口的通道上堆放了很多銷售部的空紙箱，鐘苗是這樣處理的：立即向行政主管報告，得到馬上清理的指示，參加清理工作，確保接待區(qū)到門口的過道通暢。在周末的工作會上，行政經理表揚了鐘苗，并告誡全體工作人員以此為鑒，做好工作環(huán)境的風險防范。 ? (2)華泰集團秘書在董事會會后把廢棄的選票用碎紙機處理，就在她操作的過程中，一不小心戴在胸前的長絲巾卷入了碎紙機，雖然她立即關閉電源，毀掉一條絲巾，但不遵守設備安全規(guī)程操作的后果是極危險的。當晚下班前，行政經理以此事為例向所有員工再次強調一定要遵守設備安全操作規(guī)程。他說，如果今天卷進去的不是絲巾而是披散的長發(fā)，那真是讓人后怕呀 ! (三 )工作程序 ? (1)確定安全檢查周期，定期檢查。企業(yè)辦公室在進行安全檢查時要做到確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全方面的檢查。 ? (2)發(fā)現(xiàn)隱患，立即報告、排除，在職責范圍內排除危險或減少危險。 ? (3)發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進，直到解決。 五、正確選擇辦公的模式 ? (一 )相關知識 ? 1．辦公模式的種類 ? (1)在家工作。 ? (2)遠程工作。 ? (3)虛擬辦公室。 ? (4)臨時辦公桌。 ? (5)彈性時間。 ? (6)兼職工作。 ? (7)合同工作。 ? (8)交叉工作。 ? (9)項目團隊。 2．各種類型辦公模式的管理方法 ? (1)在家工作 ? ① 要求在家工作人員在電子工作日志上記錄其工作時間和工作情況，以掌握每個人的工作進度，保證工作質量和完成時間。 ? ② 通過定期會議要求在家工作人員去辦公室參與活動。 ? ③ 在家工作人員的上司應經常與之聯(lián)系，要求督察員工的工作。 ? (2)遠程工作 ? 組織要對遠程工作人員給予工作環(huán)境的保障，實施相應的安全等規(guī)范。由于對遠程工作人員的監(jiān)督和控制會更加困難，要求遠程工作人員必須經常與總部聯(lián)絡，若有可能，在人員較集中的地方應安排較高級別的主管進行監(jiān)督和管理。 ? (3)虛擬辦公室 ? ① 當計算機工作場所是在辦公室中時，企業(yè)需提供工作人員工作的臨時辦公桌。 ? ② 當工作人員在家中或其他遠程位置工作時，需要給他們提供計算機。 ? ③ 要極為注意計算機環(huán)境的健康和安全；教育工作人員養(yǎng)成正確、安全的工作習慣。 ? (4)臨時辦公桌 ? 由于在家工作、遠程工作、彈性時間工作及兼職工作人員沒有或不需要有固定的辦公桌，來到企業(yè)工作時可臨時安排空閑的工作位置辦公。工作人員沒有固定的辦公桌，文件和信息存放在計算機網絡中，書面文件存放在存儲間的一輛小推車上，當他們來工作時，員工領取手推車，然后使用企業(yè)中一個空閑的工作位置。 ? (5)彈性時間 ? ① 彈性時間工作模式只適用于某些部門，有些部門必須保持正常的上班時間。 ? ② 實施前，先確定員工工作的時間帶寬，如從早 7： 00～晚 7： 00。 ? ③ 實施時，要明確告知員工一周彈性時間工作累計時數(shù)以及午餐時間，例如一周累計工作時數(shù) 40小時。 ? ④ 安排人員時先了解每個員工的意愿，再根據單位工作，統(tǒng)一協(xié)調每個員工的上班時間，保證有足夠的人力完成工作任務。 ? ⑤ 安排彈性時間工作，要注意避免節(jié)假日前夕或周末下午出現(xiàn)無人的現(xiàn)象。 ? ⑥ 選擇準確記錄每個員工工作時間的方法，如手工簽到、機器計時、刷卡、記錄日志等。 ? ⑦ 選擇管理、監(jiān)督和跟蹤員工工作表現(xiàn)和進展的方法，保證工作質量。 3．導致辦公模式變化的原因 ? (1)辦公場地的費用過高，企業(yè)都想方設法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的效益。 ? (2)城市中日益嚴重的交通擁擠問題和上班高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。 ? (3)高科技的發(fā)展，尤其是通信技術的改變，使人們的聯(lián)絡更加方便，不在辦公場所也能相互溝通。
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