【文章內容簡介】 、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。人是系統第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統辦公室的角色外，現在又要加部分管理設備的專業(yè)技術人員，例如， 計算機工程 師，其它設備維護人員等。技術設備，計算機是另一因素。設備中有各種機器，如計算機、復印機、速印機、電話機、傳真機、網絡設備、光盤機等等，這些設備統稱為硬設備，或稱硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統、網絡操作系統、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。顯然辦公自動化這一人機系統，人，機缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。 辦公自動化系統 是處理信息的系統，是進入信息時代后的一種新概念。 早期的辦公自動化軟件主要完成文件的輸入及簡單的管理，實現了文檔的共享及簡單的查詢功能；隨著數據庫技術的發(fā)展，客戶服務器結構的出現， OA（ Office Automation）系統進入了 DBMS 的階段；辦公自動化軟件真正成熟并得到廣泛應用是在 LotusNotes 和 Microsoft Exchange 出現以后，所提供的工作流機制及非結構化數據庫的功能可以方便地實現非結構化文檔的處理、工 作流定義等重要的 OA 功能， OA 應用進入了實用化的階段；但隨著管理水平的提高， Inter 技術的出現，單單實現文檔管理和流轉已經不能滿足要求， OA 的重心開始由文檔的處理轉入了數據的分析，即所說的決策系統，這時出現了以信息交換平臺和數據庫結合作為后臺，數據處理及分析程序作為中間層，瀏覽器作為前臺（三層次結構）的 OA 模式，這種模式下，可以將 OA 系統納入由業(yè)務處理系統等系統構成的單位整體系統內，可以通過 OA 系統看到、分析、得到更全面的信息?；贐/S 結構的辦公自動化系統，適用于施工企業(yè)的辦公自動化 ，它涵蓋日常辦公管理的基本流 ,具有較強的通用性。目前國內此技術較為成熟的只有天絡在線等幾家大型企業(yè)。 辦公自動化的內涵和外延 ： 在新的時期，基于多年辦公自動化建設經驗和互連網技術的發(fā)展，人們對辦公自動化的認識也越來越清楚，從網絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網（ Intra），從辦公性質來看，辦公自動化應定位于數字化辦公，從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。 淘寶 “ 1 元電子試題專賣” 為您節(jié)省用于搜索、甄別的大量時間，伴您一路走向成功 ８ 辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優(yōu)化現有的管理組織結構，調整管理體 制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。 辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業(yè)務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累，沉淀，辦公自動化才能發(fā)揮作用。 辦公自動化的靈魂是軟件， 硬件 只是實現辦公自動化的環(huán)境保障。數字化辦公的兩個明顯特 征是授權和開放，通過授權確保信息的安全和分層使用，使得數字化辦公系統有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現實。 辦公自動化建設與現階段政府上網工程之間的關系，政府上網工程一直是近一兩年業(yè)界炒作和關注的熱點之一，政府上網工程是由于互連網的普及，政府部門把一些政務信息發(fā)布到 Inter 上，進而在網上建立與老百姓溝通的渠道，以實現政務公開和政府行為接受監(jiān)督的目的。從實際效果來看，很多政府部門只是在網上存放一些靜態(tài)的政府信息，實質性的工作卻非常少。并且，在很多情況下，很多人將辦公自動化和政府上網混為一談 。這種現象導致很多部門重上網工程輕辦公自動化工程。甚至把上網工程誤認為是辦公自動化工程。實際上，從網絡劃分的角度，政府上網工程是外網建設，辦公自動化工程是內網建設，辦公自動化工程是政府信息化的基礎，政府上網工程是政府信息化的對外表現形式，辦公自動化工程在 政府信息化 建設中所占的比重遠高于政府上網工程。只有辦公自動化工程的建設并運轉成功，政府上網才會有源源不斷的信息發(fā)布，政府上網 才有意義，否則政府上網工程就會變成無源之 水 。當然，政府上網工程的宣傳對我國信息化建設也起了一定的推動作用。 辦公自動化技術三個層次 ： OA 系統 、信息管理級 OA 系統和決策支持級 OA 系統是廣義的或完整的 OA 系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯 系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。一體化的 OA 系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的 OA 系統集成 一個完整的 OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統的效率。一體化、網絡化的 OA 系統的優(yōu)點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方 便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入 世界 范圍內的信息資源共享。 第一個層次 。 第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。 辦公事務 OA 中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。這些常用 的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。 此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA 子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業(yè)、公司等經營業(yè)務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務系統等。 事務型或業(yè)務型的 OA系統其功能都是處 理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。 第二個層次 。 信息管理型 OA 系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業(yè)務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政 務信息；一些公用服務事業(yè)單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數據庫包括工商法規(guī)、經營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業(yè)單位，為了淘寶 “ 1 元電子試題專賣” 為您節(jié)省用于搜索、甄別的大量時間，伴您一路走向成功 ９ 優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級 OA 系統基礎之上，構成信息管理型的 OA系統。 第三個層次 。 決策支持型 OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級 OA 系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用 決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。 隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的 OA 已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點： （ 1）集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾 信息系統 的集成，組成了 “無縫集成 ”的開放式系統。 （ 2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成 智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。 （ 3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。 （ 4）運用電子數據交換（ EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。 這個層次包括信息管理型 OA 系統和決策型 OA 系統。 例子 事務級 OA系統稱之為普通辦公自動化系統，而信息管理級 OA 系統和決策支持級 OA 系統稱之為高級辦公自動化系統。 例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導 者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。 在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。 辦公自動化 具體來說，主要實現下面七個方面的功能： (一 )建立內部的通信平臺。建立組織內部的郵件系統，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。 (二 )建立信息發(fā) 布的平臺。在內部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。 (三 )實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協同工作的效率。 （四）實 現文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份 文件，給他一個口令，自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術文件等等，只要身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環(huán)節(jié)。 （五）輔助辦公。牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。 （六）信息集成。每一個單位，都存在大量的業(yè)務系統，如購銷存、 ERP 等各種業(yè)務系統，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務系統里，辦公自動化系統應該跟這些業(yè)務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效 地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。 （七）實現分布式辦公。這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。 淘寶 “ 1 元電子試題專賣” 為您節(jié)省用于搜索、甄別的大量時間，伴您一路走向成功 １０ 辦公自動化程度和自動化方法 ： 目前企業(yè)的辦公自動化程度可以劃分為以下四類： ▲起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用 MS Office 系列、 WPS 系列應用軟件以提高個人辦公效率。 ▲已經建立了自己的 Intra 網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產生應有的效益。 ▲已經建立了自己的 Intra 網絡，企業(yè)內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯 。 ▲已經建立了自己的 Intra 網絡；使用經二次開發(fā)的通用辦公自動化系統；能較好得支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過 Inter 發(fā)布、宣傳企業(yè)的產品、技術、服務； Intra 網絡已經對企業(yè)的經營產生了積極的效益?，F在正著手開發(fā)或已經在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。 辦公自動化的實施應該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經濟實力。按照上述分析，第一類企業(yè)進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業(yè) Intra 網絡，又要開發(fā)辦公自動化系統，需要企業(yè)有較強的經濟實力才能完成；而對于第二、第三類企業(yè)，由于企業(yè) Intra 網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發(fā)通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少得多，而產生的經濟效益更高；對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。 那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化 (OA)系統 ?幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動化 (OA)系統，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體是： [1]信息化尚未入門的企業(yè) 。 由于