【文章內(nèi)容簡介】 1． Web用戶通過選擇 FilePrint 打印文檔。在打印機處，選擇 WebFax 打印機， PrinttoFax 驅(qū)動便可在用戶端對文檔內(nèi)容進行處理，之后調(diào)用 將文檔發(fā)送到 ExtraFax 服務(wù)器上。 2． 將提示用戶輸入一些必要信息，如收件人、抄送、主題等。地址格式同上： 收件人姓名 @傳真號碼 @ExtraFax 3． 用戶一旦鍵入了收件人的地址信息并提交時， 將與 Domino 服務(wù)器建立 HTTP 連接并發(fā)送郵件。 4． 傳真文檔提交后， Domino 服務(wù)器將把 HTML 頁轉(zhuǎn)換成標準的 Notes 郵件信息，并把該信息傳遞給 Notes 郵件路由器，并轉(zhuǎn)到傳真服務(wù)器上的 ，再由 ExtraFax 服務(wù)器將傳真發(fā)送到傳真機上。 ExtraFax 簡體中文用戶手冊 8 Notes用戶如何提交傳真 下圖為在 Notes 客戶端傳真提交過程及相關(guān)的元件。 創(chuàng)建便箋 ∶ 可以通過 Lotus Notes 客戶端創(chuàng)建一個郵件便箋并發(fā)送傳真，寫傳真時，同樣可以加上相關(guān)附件文件。 1． Web 用戶在其 Lotus Notes 郵件數(shù)據(jù)庫 中，新建一個郵件便箋。在 ―To‖處，可以輸入如下語法 ∶ 收件人姓名 @傳真號碼 @ExtraFax 收件人姓名為接受者的姓名，傳真號碼為對方的傳真號碼， ―ExtraFax‖是預(yù)定義的外部網(wǎng)絡(luò)域名稱，用戶在實際環(huán)境中可以請教管理員。 2． 用戶可以同時設(shè)定電子郵件用戶和傳真接收者的地址。 3． 在傳真內(nèi)容處，輸入相應(yīng)的傳真內(nèi)容，或是將例如 MSOffice 文檔、 PDF 文件或其它類型的文件以附件的形式發(fā)送出去。 ExtraFax 簡體中文用戶手冊 9 4． 當傳真郵件被提交時，首先被發(fā)送到郵件服務(wù)器，由 郵件服務(wù)器轉(zhuǎn)發(fā)到 ExtraFax 服務(wù)器上的 ， ExtraFax 便可以將此郵件發(fā)送到對方傳真機上。 5． 所有的外發(fā)傳真附件將會以下面某種方式處理： ? Native Application Printing—ExtraFax 以 ―Native Application Printing‖作為缺省的牏服務(wù)器端附件的機制，例如：用戶可以附加 Microsoft Word 文檔，這個文檔將會被 ExtraFax 服務(wù)器上安裝的 Microsoft Office 應(yīng)用程序進行處理，處理后的文檔會被 ExtraFax 傳送到傳真機上。這種方式， ExtraFax 可以將附件內(nèi)容以的轉(zhuǎn)換成高質(zhì)量的傳真圖像。 ? Lotus Notes Import Filters—如果 ―Native Application Printing‖機制不能成功打印 /處理附件文件（比如相關(guān)應(yīng)用程序沒有安裝在 ExtraFax 服務(wù)器上），ExtraFax 就可以試著使用 Lotus Notes Import Filters 載入附件，如果可以成功載入，則附件可以被處理成傳真圖像發(fā)送到傳真機上。一般來說，這種方式傳真的保真清晰度沒有 ―Native Application Printing‖高。 ExtraFax 客戶端 — PrinttoFax（從 Windows應(yīng)用程序中打印到 ExtraFax 打印機） 與它的 Notes 客戶端版本類似，用戶可以考慮使用 ExtraFax 客戶端的 PrinttoFax 功能發(fā)送傳真。與服務(wù)器端的 ‖Native Application Printing‖方法相比， ExtraFax 客戶端的 PrinttoFax 是在用戶自己計算機上以客戶端的方式處理和發(fā)送傳真，我們建議在以下情況使用此功能： 1． 需要 打印和發(fā)送多頁文檔時。 2． 相關(guān)的應(yīng)用程序沒有安裝在 ExtraFax 服務(wù)器上時。 一般步驟如下： 1． 在 Windows 應(yīng)用程序中，用戶通過選擇 FilePrint 打印文檔的方式發(fā)送傳真。在打印機處，選擇 ExtraFax 打印機， PrinttoFax 驅(qū)動便可在用戶端對文檔內(nèi)容進行處理，之后調(diào)用 將文檔發(fā)送到 ExtraFax 服務(wù)器上。 2． 將提示用戶輸入一些必要信息，如收件人、抄送、主題等。地址格式同上 ： 收件人姓名 @傳真號碼 @ExtraFax 3． 用戶一旦鍵入了收件人的地址信息并提交時， 將調(diào)用 Notes 服務(wù)發(fā)送傳真。 4． 傳真文檔提交后，傳真會被 Lotus Domino 郵件服務(wù)器轉(zhuǎn)到傳真服務(wù)器上的，再由 ExtraFax 服務(wù)器將傳真發(fā)送到傳真機上。 ExtraFax 簡體中文用戶手冊 10 第二章 發(fā)送傳真 如何 打開 Lotus Notes郵件數(shù)據(jù)庫 準備傳真 撰寫 傳真 在郵件模板上添加傳真選項和傳真地址簿按鈕 發(fā)送傳真的方 法 在外發(fā)傳真上添加個人簽名 傳真 預(yù)覽 監(jiān)控傳真 作業(yè) ExtraFax 簡體中文用戶手冊 11 如何 打開 Lotus Notes郵件數(shù)據(jù)庫 使用 Lotus Notes客戶端 打開 Lotus Notes郵件數(shù)據(jù)庫 您可以用下列的方式打開 Lotus Notes 郵件數(shù)據(jù)庫 1. 從菜單中選擇文件 數(shù)據(jù)庫 打開，然后從郵件文件夾（子目錄）中選擇您的郵件數(shù)據(jù)庫，并單擊打開。如果您不知道您的郵件數(shù)據(jù)庫存放在哪個數(shù)據(jù)庫上，可以向 Notes 系統(tǒng)管理人員詢問。 2. 在工作區(qū)單擊屬于您的 郵件圖標。 3. 在狀態(tài)條中單擊郵件圖標， 或 ， 然后單擊菜單中的打開郵件。 4. 單擊便捷圖標中的打開郵件 。 ExtraFax 簡體中文用戶手冊 12 使用 Web 瀏覽器打開郵件數(shù)據(jù)庫 如果 Lotus Notes 管理員將郵件庫數(shù)據(jù)庫配置為可以通過 Web瀏覽器， 您 就 可以用下列任意一種方式打開您的郵件數(shù)據(jù)庫： ? 在 Web瀏覽器的地址欄鍵入您郵件數(shù)據(jù)庫完整的 URL* ，如 ： ? 如果您已將此 URL 的地址加入書簽，可單擊書簽或收藏夾快捷鍵直接進入您郵件數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)頁上。 ? 提示符出現(xiàn)后，輸入您的用戶名及口令登錄系統(tǒng)。 *注： 您可以向系統(tǒng)管理人員詢問郵件數(shù)據(jù)庫的 URL 地址。 ExtraFax 簡體中文用戶手冊 13 準備傳真 您可以用 以下方式方式和發(fā)送傳真 ： ? 在您的 Lotus Notes 郵件數(shù)據(jù)庫中 創(chuàng)建 并發(fā)送 傳真 ； ? 從一個客戶化的 Lotus Notes 應(yīng)用程序中創(chuàng)建并發(fā)送傳真； ? 從 Microsoft Word、 Excel 、 PowerPoint、 Acrobat Reader 或任何 Windows 應(yīng)用程序 中 建立并發(fā)送一個文檔； ? 將 掃描的圖像 發(fā)送傳真 ； ? 將多文檔如 word文檔或多頁 Excel 文檔組合在一起， 只需一次發(fā)送動作即可完成。 有關(guān)如何用不同的應(yīng)用軟件發(fā)送傳真的詳細資料，請參考 發(fā)送傳真的方式 這一部分。 ExtraFax 簡體中文用戶手冊 14 撰寫傳真 手動 撰寫 傳真 ? 在郵件的“ To”域，按以下語法輸入傳真接收人地址： 收件人姓名 @ 傳真號碼 @ ExtraFax ―收件人姓名 ‖是指 傳真 接收者的姓名； ―傳真號碼 ‖是指 目標 傳真號碼； ―ExtraFax‖是預(yù)定義的 ExtraFax 服務(wù)器 外部網(wǎng)絡(luò) 域名 稱 ?？梢宰稍児芾韱T，了解外部網(wǎng)絡(luò)域名稱。當有許多傳真接收人時，用逗號分隔。 當指定傳真號碼時，請確認 傳真號碼符合下列格式： 目的 鍵入 示例 發(fā)一份本地 傳真 傳真號碼 65886012（北京） 將傳真發(fā)送到其他的省 /市 長途 撥號前綴 區(qū)域 碼 傳真號碼 中國其他省市，例如 02163910186（上海） 將傳真發(fā)往其他的國家 國際長途撥號前綴 國家代碼 區(qū)域碼 傳真號碼 北美 ，例如 0116267654321 ? （可選項）在 cc 和 bcc 域中，輸入 抄送和密送的個 人或 群 組的名字，以逗號 進行分隔 。 注： 用戶可以同時設(shè)定電子郵件和傳真收件人的地址。 使用 Domino地址簿或個人 通訊錄 指定 傳真的地址 如果您希望向特定的收件人發(fā)送傳真，最適當?shù)姆椒ㄊ窃?Domino 地址簿或個人 通訊錄中建立一個地址項，這樣您只需要輸入收件人的名字就可以發(fā)送 傳真 ，例如您只需輸入 Jane Smith ， 而不需要輸入 Jane Smith@ 5098911 @ ExtraFax。 重要注意事項 ? 如 果 您在 Domino 目錄中新增一個新地址，您使用 Lotus Notes、 包括 PrinttoFax在內(nèi) 的 Windows 應(yīng)用程序 時，均可以使用這個地址。 ? 如果您在個人通訊錄中新增一個地址，只有使用 Lotus Notes 郵件數(shù)據(jù)庫時，才可使用這個地址。 在個人通訊錄中新增 傳真地址 記錄（只適用于 Lotus Notes ） 1. 選擇或打開您的個人通訊錄 ； ExtraFax 簡體中文用戶手冊 15 2. 選擇 NewContact； 3. 在 ―名 ‖和 ―姓 ‖欄中，輸入用戶名。該名字即為欲發(fā)傳真對象的完整名字。 4. 在郵件地址欄中，單擊 ―傳真 ‖選項。 5. 輸入用戶的姓名及傳真號碼，同時輸入 ExtraFax 作為傳真網(wǎng)關(guān)域名。 ExtraFax 簡體中文用戶手冊 16 6. （ 可選項） 在通訊錄中添入 其它 所需的信息。 7. 保存并關(guān)閉此文檔。 如何在 Domino 目錄中創(chuàng)建 傳真地址 記錄 在 Lotus Notes 系統(tǒng)中 ， Domino 目錄 是一個非常重要的數(shù)據(jù)庫。在加入新的地址之前，可以向 Notes 系統(tǒng)管理人員詢問有關(guān)的安全問題。 一 般只有 Lotus Notes 管理員有足夠的權(quán)限在 Domino 目錄中添加新的個人文檔。 1. 在 Lotus Notes 客戶端，打開 Domino 目錄 ； 2. 打開個人 視圖； 3. 選擇創(chuàng)建 個人，或單擊添加個人按鈕 。 4. 在 ―名 ‖ 和 ―姓 ‖域中，輸入用戶的名和姓。 5. 在 ―轉(zhuǎn)發(fā)地址 ‖域中，使用下面的方式輸入用戶的地址： 收件人姓名 @ 傳真號碼 @ ExtraFax 6. （可 選項）根據(jù)需要輸入 其它 信息。 7. 保存并關(guān)閉文檔。 確定多個收件人的傳真地址 可以使用下面的兩種方法確定多個收件人的傳真地址： ? 在收件人、副本抄送和密送域中加入大量的收件人 ； ExtraFax 簡體中文用戶手冊 17 ? 使用郵件 群 組。 您可以根據(jù)需要在收件人、副本抄送和密送域中加入大量的收件人或郵件 群 組。每個域最大不能超過 15 KB 。 所有指定的收件人共享同一個 傳真 郵遞選項。 傳真發(fā)送完畢后， ExtraFax 會為 每個收件人的 創(chuàng)建 單獨 的傳真寄件 記錄。 重要注意事項 ? 如果您在 Domino 目錄中新建了一個郵件 群 組，您 和您的同事在使用 Lotus Notes、 包括 PrinttoFax 在內(nèi) 的 Windows 應(yīng)用程序時，均可以使用這個 郵件 群組。 ? 如果您是在個人通訊錄中新建了一個郵件 群 組，則只有您個人可以使用該郵件組。 使用 Lotus Notes 創(chuàng)建 一個郵件列表 如果您新建了一個郵件 群 組，您只需鍵入郵件 群 組的名字，就可以把傳真發(fā)給郵件群 組中的所有人員。您可以根據(jù)需要在個人通訊錄或 Domino 目錄中建立多個郵件 群組。 1. 選擇或打開個人 /公用通訊錄 / Domino 目錄。 2. 選擇創(chuàng)建 群組，或單擊添加群組 。 3. 在郵件群組名稱欄中，鍵入郵件群組的描述性名稱。