【文章內(nèi)容簡介】 號 ，用于外部郵件收發(fā)。電子郵件系統(tǒng)支持所有允許設(shè)置支持 POP3收郵件協(xié)議和 SMTP發(fā)郵件協(xié)議的郵件服務(wù)器。 我的短信 包括系統(tǒng)發(fā)送的內(nèi)部消息和通過電信或移動網(wǎng)關(guān)發(fā)送的手機(jī)消息。 日程安排 類似 Outlook 的 圖形化的日程安排或者備忘 錄管理功能。 系統(tǒng)會自動提醒“待辦事宜” 。 我的資源 包括車輛管理、會議室管理、圖書管理等功能，通過完善的流程管理來促進(jìn)公司資源的合理利用 ， 為公司 創(chuàng)造效 益 。 工作流定義 通過 圖形化 的方式 直觀 地 描繪出 公司 的業(yè)務(wù)流程，用戶只需了解本單位的業(yè)務(wù)流程就可以輕松 出 定制出復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程 ， 達(dá)到 “ 所見即所得 ” 的目的。 完成工作流的定義和發(fā)布后，其他用戶即可以通過流程化的方式來處理相關(guān)業(yè)務(wù)。 二、 基礎(chǔ)管理 子 系統(tǒng) 基礎(chǔ)資料 基礎(chǔ)資料 功能模塊包括組織機(jī)構(gòu)、職員、 物料檔案、 輔助資料等 功能 。組織機(jī)構(gòu)模塊定義 總公司 、 區(qū)域 公司、管理處、部門和工作組 等組織機(jī)構(gòu)信息； 職員模塊定義和管理 各組織機(jī)構(gòu)的 職員信息 ；物料檔案完成倉庫物料分組和物料信息極致物業(yè) 管理 信息化整體 解決方案 第 15 頁，共 40 頁 的建立； 輔助資料模塊 定義樓宇結(jié)構(gòu)、物業(yè)類型、職員類別等輔助資料。通過基礎(chǔ)資料模塊建立起完善的、規(guī)范的、全方位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面信息化構(gòu)架好基礎(chǔ)平臺。功能特點(diǎn)如下： 1) 簡單的基礎(chǔ)資料，如房型、計(jì)量單位等只有代碼和名稱屬性，集中到輔助資料中進(jìn)行統(tǒng)一管理。 2) 可以對基礎(chǔ)資料增加個性字段，系統(tǒng)會自動反映在錄入界面上，并支持報(bào)表查詢。 3) 基礎(chǔ)資料操作界面既集中存在于基 礎(chǔ)資料模塊中，也在相關(guān)業(yè)務(wù)模塊中存在，方便用戶快捷操作。 房產(chǎn)管理 房產(chǎn)資源管理模塊詳細(xì)記錄小區(qū)、樓盤、住戶單元、停車場、車位的位置、物業(yè)類型、小區(qū)設(shè)施分布、房屋結(jié)構(gòu)、房號、戶型等信息，并可對小區(qū)、樓盤、房間 、停車場、車位提供圖片的保存和查詢。 進(jìn)行初始化時可以批量增加房間和車位。房產(chǎn)管理同時提供房產(chǎn)驗(yàn)收的功能，對物業(yè)管理公司接收房產(chǎn)時的驗(yàn)收項(xiàng)目和驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行管理。功能特點(diǎn)如下： 1) 基于總公司－區(qū)域公司－管理處－管理區(qū)－樓宇－房間的管理架構(gòu)，符合有集中式管理要求的物業(yè)管理公司的管理特點(diǎn)。 2) 房產(chǎn)樹貫穿整個軟件系統(tǒng) ，操作簡單、清晰。 3) 支持批量生成房間、批量設(shè)置房間對應(yīng)客戶、儀表和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 4) 支持聯(lián)查，可以從房間快速聯(lián)查對應(yīng)的客戶、 應(yīng)收款 和 欠款等信息。 三、 收費(fèi) 管理 子 系統(tǒng) 收費(fèi)管理 收費(fèi)管理模塊 對物業(yè)管理公司向客 戶收取各種費(fèi)用的活動進(jìn)行管理，所有收費(fèi)項(xiàng)目、 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 、損耗分?jǐn)偂?滯納金計(jì)算等都 可采用客戶自定義 的 方式，滿足物業(yè)管理公司靈活多變的收費(fèi)管理。 應(yīng)收費(fèi)用的類型包括常規(guī)費(fèi)用、抄表費(fèi)用、臨時費(fèi)用；繳費(fèi)方式包括現(xiàn)金交款、銀行托收 、預(yù) 收 款 等方式。收費(fèi)管理模塊同極致物業(yè) 管理 信息化整體 解決方案 第 16 頁，共 40 頁 時還提供保證金（押金）管理功能和與財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口的功能。 功能 特點(diǎn) 如下 ： 1) 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)支持公式自定義， 并且 每個管理處可以定義自己的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。不同收費(fèi)項(xiàng)目可以指定不同客戶或不同賬號進(jìn)行收款。 2) 支持 自定義 的滯納金計(jì)算 方法 。 3) 支持 總表、公攤表 兩種類型的公攤 儀表，并且能夠 根據(jù)設(shè)置好的公式 自動 進(jìn)行復(fù)雜的公攤計(jì)算 。 4) 支持水電充值卡 的 收款管理。 5) 抄表數(shù)據(jù) 支持從 Excel 數(shù)據(jù)源 中 導(dǎo)入，并能自動生成抄表異常數(shù)據(jù)，便于對抄表結(jié)果進(jìn)行檢查。 6) 支持預(yù)算核銷、現(xiàn)金繳款時支持余額轉(zhuǎn)預(yù)收。 7) 支持批量減免或者紅字單據(jù)沖減 ，支持欠款轉(zhuǎn)移，或者開發(fā)商代繳。 8) 提供保證金（押金）管理功能，保證金可以退款也可以轉(zhuǎn)預(yù)收。 9) 集成 的收款員操作界面，在一個操作界面內(nèi)收款員可以完成所有的收費(fèi)相關(guān)操作，包括費(fèi)用查詢、預(yù)收、銀行報(bào)盤回盤、現(xiàn)金繳款、保證金（押金）等收費(fèi)相關(guān)業(yè)務(wù)處理。 10) 收費(fèi)數(shù)據(jù)能自動生成憑證到極致財(cái)務(wù)總賬中，也可以通過憑證接口支持金蝶和用友的財(cái)務(wù)軟件。 收費(fèi)報(bào)表 通過 收費(fèi)報(bào)表 模塊可以方便、快捷地查詢各種費(fèi)用報(bào)表、欠款報(bào)表、收款報(bào)表、預(yù)收款報(bào)表、費(fèi)用余額報(bào)表、和保證金報(bào)表等報(bào)表。匯總報(bào)表能夠根據(jù)組織機(jī)構(gòu)自動進(jìn)行分級匯總。功能特點(diǎn)如下： 1) 可以按不同的維度對 收費(fèi) 數(shù)據(jù)進(jìn)行 匯總 和 分析 ， 動態(tài)報(bào)表 所有數(shù)據(jù)均是實(shí)時數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)公司 對收費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn) 行實(shí)時監(jiān)控；靜態(tài)報(bào)表能反映歷史某個時間點(diǎn)當(dāng)時的收費(fèi)數(shù)據(jù)狀態(tài)，便于公司對收費(fèi)過程的管理。 2) 查詢條件可以保存為方案，并支持按方案預(yù)警、按默認(rèn)方案自動打開報(bào)表等功能。 極致物業(yè) 管理 信息化整體 解決方案 第 17 頁，共 40 頁 3) 支持自定義報(bào)表，包括 Excel 形式的自定義報(bào)表和高級自定義報(bào)表。 4) 所有報(bào)表均支持圖表功能。 5) 系統(tǒng)提供多張針對收費(fèi)數(shù)據(jù)的審計(jì)報(bào)表，如收費(fèi)相關(guān)數(shù)據(jù)變動情況表便于上級對房間面積修改、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化等影響收費(fèi)金額的數(shù)據(jù)異動情況進(jìn)行審計(jì)；費(fèi)用減免情況表便于上級對費(fèi)用減免的情況進(jìn)行審計(jì)。 四、 客戶關(guān)系 管理 子 系統(tǒng) 客戶管理 客戶管理模塊 幫助物業(yè)管理公司建立起完整 的客戶檔案，可詳細(xì)記錄客戶的姓名、身份證號、銀行帳號 、工作單位 等信息 。每位客戶還可以同時建立起家庭成員（或同住人員）的檔案?？蛻艄芾砟K 同時 管理客戶入伙、客戶遷入遷出等活動，一方面進(jìn)行小區(qū)的人口管理，另一方面 確定 管理處 的收費(fèi)對象。 功能特點(diǎn)如下： 1) 支持對業(yè)主、租戶和住戶的全面管理，通過房產(chǎn)客戶關(guān)系一覽表清晰反映房間對應(yīng)業(yè)主、租戶或住戶的信息。 2) 支持批量的快速遷入遷出操作， 客戶在遷出時可以同步抄表以及快速生成結(jié) 清 費(fèi)用。 3) 業(yè)主入伙時，支持開發(fā)商代繳。 4) 可以設(shè)置客戶的銀行賬號，實(shí)現(xiàn)以銀行托收方式收取費(fèi)用。 5) 業(yè)主變更 時，可以通過過戶登記功能快捷辦理。 客戶服務(wù) 客戶 服務(wù)模塊包括服務(wù)派工管理、投訴管理、裝修管理等模塊，實(shí)現(xiàn) 流程化跟蹤和管理各項(xiàng)服務(wù)的內(nèi)容，幫助 物業(yè)管理公司 加強(qiáng)與客戶的溝通，及時處理客戶提出的服務(wù)申請， 并 提高客戶滿意度。 客戶 服務(wù)模塊 中最核心的業(yè)務(wù)是服務(wù)派工管理。服務(wù)派工的完成通常是由客極致物業(yè) 管理 信息化整體 解決方案 第 18 頁，共 40 頁 戶服務(wù)部和工程部協(xié)同完成，極致軟件通過定義業(yè)務(wù)工作流來完成跨部門的協(xié)同工作。服務(wù)派工通常會產(chǎn)生收費(fèi)，極致軟件可以在服務(wù)派工單中直接生成臨時費(fèi)用單到收費(fèi)系統(tǒng)，并且服務(wù)派工單也可以記錄是否消耗物料成本。所以，通過服務(wù)派工管理，既實(shí) 現(xiàn)了對服務(wù)派工的過程管理，也同時完成了相關(guān)的收費(fèi)管理和物料成本管理。功能特點(diǎn)如下： 1) 服務(wù)派工單中的服務(wù)類別可以自定義，不同服務(wù)類別可以對應(yīng)不同的收費(fèi)項(xiàng)目，以方便核算。同時，服務(wù)派工單支持直接從服務(wù)派工單生成臨時單到收費(fèi)管理模塊。 2) 每個管理處可以定義自己的服務(wù)派工工作流，服務(wù)派工完成后，客服人員可以做回訪記錄。 3) 服務(wù)派工單一般分為針對客戶的特約服務(wù)單和針對公共區(qū)域的內(nèi)部服務(wù)派工單，其中內(nèi)部服務(wù)派工單消耗的物料成本統(tǒng)計(jì)到自維成本中。 4) 所有的客戶服務(wù)相關(guān)單據(jù)中，包括客戶投訴、二裝管理等都可以快速查看對應(yīng)客戶的詳細(xì) 信息，客戶信息的集成界面中集成顯示了客戶相關(guān)的所有信息，包括費(fèi)用信息、家庭成員、客戶服務(wù)明細(xì)等，這樣可以幫助客戶服務(wù)人員瞬間掌握客戶所有相關(guān)信息，提升客戶服務(wù)的 品質(zhì)和 效率。 呼叫中心 呼叫中心模塊功充分利用現(xiàn)代通訊、計(jì)算機(jī)技術(shù)及語音合成技術(shù)，包含自動語音管理、座席管理、客戶服務(wù)、座席監(jiān)控、客服記錄管理等功能?？蛻艨梢噪S時使用呼叫中心的自助語音服務(wù)查詢費(fèi)用等信息，也可以將電話轉(zhuǎn)接到人工服務(wù)。電話轉(zhuǎn)接到人工服務(wù)后，客服座席的電腦上自動彈屏顯示呼叫人的所有相關(guān)信息和呼叫記錄，客服座席能夠快速完成服務(wù)派工、查詢費(fèi)用 、處理投訴等各項(xiàng)業(yè)務(wù)。 呼叫中心能夠極大地提高客戶服務(wù)工作的效率和品質(zhì)，并為物業(yè)服務(wù)企業(yè)開展社區(qū)電子商務(wù)和其它增值服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ) 。 極致物業(yè) 管理 信息化整體 解決方案 第 19 頁，共 40 頁 短信平臺 短信平臺既可以通過手機(jī)短信的形式和物業(yè)服務(wù)公司的客戶進(jìn)行互動，將費(fèi)用信息、欠費(fèi)信息、活動通知、生日祝福等信息發(fā)到客戶的手機(jī)上，或通過短信進(jìn)行客戶滿意度調(diào)查；也可以作為物業(yè)服務(wù)公司內(nèi)部溝通和通訊的工具，批量發(fā)送各種工作安排和通知信息 。 五、 租賃 管理 子系統(tǒng) 招商 管理 招商 管理 是租賃業(yè)務(wù)發(fā)生的前期管理 ，包括 市場推廣、廣告投放、租賃計(jì)劃、代理商管理、競爭樓盤管理 等功能，同時提供 租賃經(jīng)營執(zhí)行情況表等各種報(bào)表功能。 市場推廣、廣告投放 記錄 招商管理過程中對市場推廣和廣告投放的頻次、地點(diǎn)、費(fèi)用等相關(guān)信息。 競爭樓盤信息記錄競爭樓盤的環(huán)境、租金、出租率、廣告投放情況、樓盤定位等信息，為 經(jīng)營 決策提供依據(jù)。租賃計(jì)劃是租賃部門根據(jù)以前年度租賃經(jīng)營狀況或自行指定年度、季度、 月度制定推廣費(fèi)用、出租率等計(jì)劃信息，并通過租賃計(jì)劃執(zhí)行情況表反映 實(shí)際 執(zhí)行情況 與 計(jì)劃 的差異 。 代理商管理對代理樓盤租賃的代理商及其代理客戶進(jìn)行基本資料、傭金等信息的管理，便于租賃業(yè)務(wù)成功發(fā)生后核算傭金支出 。 租賃 管理 租賃管理以合同管理為主線，包括 房源管理、租賃指導(dǎo)價管理、前期商機(jī)管理、租賃 合同新增、審核 、 續(xù)訂 、變更及 終止 等功能，同時提供 合同 預(yù)警 、 租賃數(shù)據(jù)分析 、房屋租控圖 等各種報(bào)表功能 。 租賃合同管理模塊可以滿足物業(yè)租賃過程中各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)情況，包括管理保證金、設(shè)定合同免租期、實(shí)現(xiàn)合同金額按周期按比例遞增，以及不規(guī)則的不同時間段合同金額不一致等各種復(fù)雜情況的處理。功能特點(diǎn)如下： 1) 支持集中管控下的定價管理， 可以通過定價管理控制租賃底價 ,以及 不極致物業(yè) 管理 信息化整體 解決方案 第 20 頁，共 40 頁 同樓層或不同房間的控制系數(shù)。 2) 支持租賃前期的商機(jī)管理，并且可以由商機(jī)生成租房申請 單，也可以由租房申請單生成租賃合同，方便以客戶為主線的 租賃 過程管理。 3) 租賃合同支持免租期、租金遞增或者不同時間段對應(yīng)不同的合同金額等復(fù)雜業(yè)務(wù) 情況 。 4) 支持代租管理 。 六、 工程管理子系統(tǒng) 設(shè)備管理 設(shè)備管理模塊實(shí)現(xiàn)建立設(shè)備檔案、制定和執(zhí)行設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃、管理設(shè)備保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢測記錄、設(shè)備故障記錄等功能，實(shí)現(xiàn)管理處對各種設(shè)備的全面管理。設(shè)備管理模塊同時提供工程圖紙的管理功能，方便工程人員管理和查詢工程圖紙 。 功能特點(diǎn)如下： 1) 設(shè)備清單可以記錄每個設(shè)備的詳細(xì)信息，包括基本屬性、圖片、文檔附件等信息，同時還可以記錄每個設(shè)備 的附屬設(shè)備及配件和附件信息，以及設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、設(shè)備的檢測參數(shù)。 2) 每個設(shè)備檔案對應(yīng)一個設(shè)備類別，設(shè)備類別可以定義常規(guī)的保養(yǎng)項(xiàng)目，可以幫助用戶在編制設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃的時候進(jìn)行快速復(fù)制，以提升操作效率。 3) 設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃支持變更和提前終止等操作，保養(yǎng)計(jì)劃的完成情況可以實(shí)時跟蹤。 4) 設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃執(zhí)行明細(xì)一覽表能清晰反映指定時間范圍內(nèi)未完成的設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃，并能預(yù)警；設(shè)備維保檢測一覽表能清晰反映某個設(shè)備對應(yīng)的所有保養(yǎng)計(jì)劃、保養(yǎng)記錄以及維修、檢測記錄。 5) 設(shè)備保養(yǎng)、檢測、維修既可以實(shí)現(xiàn)對設(shè)備的過程管理，同時可以記錄過程中對物料成本 的消耗，為工程預(yù)算提供了準(zhǔn)確的自維成本數(shù)據(jù)來源。 極致物業(yè) 管理 信息化整體 解決方案 第 21 頁，共 40 頁 合同管理 記錄了物業(yè) 公司和 第三方 往來單位簽訂合同的詳細(xì)信息， 也可以理解為分包商管理，功能 包括 合同立項(xiàng)審批、 合同分期付款信息、合同事由、招標(biāo)情況等。工程部門通過合同驗(yàn)收來體現(xiàn)合同的分期執(zhí)行過程 以及過程管理 。合同須按 約定的分 期順序驗(yàn)收，某一期驗(yàn)收通過后， 系統(tǒng) 就會根據(jù)合同 約定 自動產(chǎn)生應(yīng)收或應(yīng)付 到財(cái)務(wù)管理 ，由財(cái)務(wù)部門確認(rèn)成為應(yīng)收款項(xiàng)或應(yīng)付款項(xiàng)。功能特點(diǎn)如下： 1) 業(yè)務(wù)部門可以通過合同立項(xiàng)表來完成合同簽訂前公司對合同 事項(xiàng) 、供應(yīng)商、招標(biāo)比價程序 等相關(guān) 審批 。 2) 合同管理支持按合 同類別進(jìn)行數(shù)據(jù)授權(quán)，如客戶服務(wù)部看不到工程部的合同。 3) 合同管理支持附件功能，并可以自動顯示合同附件。 4) 可以通過成本類型，指定當(dāng)前合同時代維、自維或者小型整改等，以幫助數(shù)據(jù)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到工程預(yù)算表。 5) 合同驗(yàn)收時，可以根據(jù)合同執(zhí)行情況調(diào)整合同金額；合同驗(yàn)收單據(jù)審核后自動生成其它應(yīng)付單，開始付款流程。 6) 合同執(zhí)行情況表能夠清晰地反映合同的執(zhí)行情況。 簽報(bào)管理 簽報(bào)管理類似于合同管理，但屬于一個簡化的合同，不存在分期執(zhí)行的情況。物業(yè)管理公司可以通過定義簽報(bào)、合同的審批工作流，來完成對小型整改、外維等業(yè)務(wù)的處理和監(jiān)控。功能 特點(diǎn)如下： 1) 簽報(bào)管理可以加強(qiáng)物業(yè)管理公司的內(nèi)部管理，如小型整改管理、內(nèi)部活動安排或其他內(nèi)部請示等等。 2) 簽報(bào)驗(yàn)收時，支持多往來單位結(jié)算。 工程預(yù)算 管理