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正文內(nèi)容

圖書館書庫管理作業(yè)規(guī)范(編輯修改稿)

2024-10-19 10:10 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 t。步驟: highlight 所有數(shù)據(jù)→ data→ sort→ 讀者證號。 3. 開啟 \\scdc01\libshare\Libcir_ShareFolder\Libcir Backup Folder\circulation\, 將藍(lán)色部分 的資料 格式 復(fù)制到剛才輸出的 excel 檔。再把復(fù)制好格式的內(nèi)容 copy and paste 到原有的 里,并將 里的日期改為當(dāng)日日期及刪除原有的讀者姓名。 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 19 頁 4. 從 超期管理 界面,選擇 打印 ?個(gè)人催還單據(jù) ?將個(gè)人催還單據(jù)清單存成 html 檔;開啟該 html檔,把讀者姓名 one by one copy and paste 到 的 Name 對應(yīng)欄位(同一讀者若有多筆逾期圖書只需顯示一次姓名)。完成后,將 存檔關(guān)閉。 5. 開啟 \\scdc01\libshare\Libcir_ShareFolder\Libcir Backup Folder\circulation\,選擇 YES 開啟聯(lián)結(jié)。 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 20 頁 6. 把 Mail Merge 功能叫出來: Tools ? Letters and Mailings ? Mail Merge 7. 點(diǎn)選 Next 一直到 Edit Individual Letters ? All, 以產(chǎn)生另一可以列印的完整 word 檔案。然后將原有的 存檔關(guān)閉。 8. 開啟剛才存檔的 ,逐一將超過一本逾期的讀者的其他圖書資料 copy and paste圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 21 頁 到剛才的 word 檔內(nèi)該讀者的部分。 9. 到 Mircrosoft Outlook,用 forward 的方式把之前存在 draft 的范本( Subject: Library Notice_Book Overdue)叫出,再把完成的 word 檔,逐頁 copy and paste 寄出。 10. 將讀者證號 copy and paste 到郵件的收件人即可自動(dòng) 搜尋到郵件地址。否則,以人工方式輸入郵件地址以 libcir 的寄件人寄出。 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 22 頁 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 23 頁 圖書館長期借閱作業(yè)規(guī)范 一、 目的 為因應(yīng)本院教職員因教學(xué)研究或行政要求,本館特訂長期借閱 (Long Term Loan)。 二、 說明 借閱圖書范圍限本館 及書香樓館藏室 典藏之一般圖書 資料 ,借期以一學(xué)期為限。 三、 作業(yè)說明 (A) 每學(xué) 期 開學(xué) 第一天以電郵 通知所有教職員 開始 接受 該學(xué)期 之申請。 欲申請之 教職員 須 親自 前來本館柜臺(tái) 填寫 “ 長期借閱表格 ” 。 (參考附件 3) (B) 本館 接受申請后, 先查看該讀者是否已有長期借閱戶口。若無,請 至 “ 讀者管理 ” 為該教職員增加賬號, 譬如:該教職員賬號為 LC3050,長期借閱賬號應(yīng)為 LTL3050。 然后,再以其長期借閱戶口借書,并在書本到期單蓋上該學(xué)期末之到期日(柜臺(tái)里貼有該學(xué)期之到期日) ,無需理會(huì)系統(tǒng)里的到期日 。 (C) 處理完畢后即通知該教職員至圖書館柜臺(tái)領(lǐng)取書籍。 (D) 將處理完的申請表格交給典閱組組長,以便進(jìn)行系統(tǒng)里的延期處理:將所有長期借閱皆修改至正確的應(yīng)還日期。 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 24 頁 圖書館挑選指定參考書作業(yè)規(guī)范 一、 目的 將 各類 指定的參考書集中典藏,以方便 LAN檢查、同時(shí)方便讀者在館使用。 二、 說明 (A) 一般原則 1. 根據(jù)采訪組所挑選的書、從 書架上挑出來后,再由編目組修改館藏類型,最后置放在 “指定參考書 ”(RB)書架。 (B) 注意事項(xiàng) 1. 若 RB 被外借,待讀者歸還時(shí)須馬上交給編目組修改文獻(xiàn)類型。 2. 若 RB 狀態(tài)是 “庫存 ”,但不在書架上,請安排人員尋找。 3. 若本館沒有該館藏,而該本書已不再版或在市面上無法購買,可向講師或 通過館際合作 外借影印。 4. 在 影印 所外借回來的指定參考書之前 ,必須填寫 “南方學(xué)院圖書影印記錄表 ”。 編目后,須在第二頁貼上馬來文版的影印本告示。 (參考附件 4) 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 25 頁 (C) 挑書流程圖 開始 根據(jù)采訪組所交托的指定參考書清單進(jìn)行挑書 是否在 架上 否 是 交由編目組 修改文獻(xiàn)類型 狀態(tài)顯示 “庫存”,但不在架上 全館尋找 是否 找到 是 否 通知館長 外借中 待讀者歸還或 催還 已歸還 本館無館藏 向講師或通過館際合作借書影印 在影印本的第二頁貼上馬來文版的影印 本 告示 交編目組編目 上架 在告示上蓋館章 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 26 頁 圖書館校外會(huì)員作業(yè)規(guī)范 一、 目的 推廣閱讀風(fēng)氣,落實(shí)終身學(xué)習(xí)理念。 二、 說明 (A) 一般原則 1. 收齊所需的資料及費(fèi)用后,開 圖書館用 收據(jù) (非蕉風(fēng) /跳蚤 收據(jù)) 予校外會(huì)員。 2. 根據(jù)填妥好的申請表格在“讀者管理”新增該讀者資料。 3. 掃描新會(huì)員之個(gè)人照并上傳至南方學(xué)院證件制作系統(tǒng) ( 新 增 的系統(tǒng)登入帳號 需先通知 電腦中心處理, 再 以職員證號登入 ) ,依照表格上的資料輸入系統(tǒng),之后再到電腦中心 打印 成 彩 色證件。裁剪后的會(huì)員證送至油印處過膠即完成制作程序。 4. 取得會(huì)員證后, 制作 簽收回條 并 通知該校外會(huì)員前來 簽 領(lǐng) 證件 。 5. 柜臺(tái)人員須登記證件領(lǐng)取記錄表(放在柜臺(tái)文件夾)。 6. 每三個(gè)月須檢查校外會(huì)員名單 以便提醒即將到期或超期不超過三個(gè)月的校外會(huì)員更新會(huì)員證。除了通知函, 連同 申請表格 一并 寄 出 。 7. 若會(huì)員 欲 申請 南院汽車通行證 ,請依以下方式處理: a)若他不想付費(fèi)申請,可選擇每次入校時(shí)出示校外會(huì)員證并在校門口登記。 b)若愿意付費(fèi)及通關(guān)順利,可填妥 “ 南方學(xué)院車輛通行證申請表格 ” 并繳交 RM5,由 本館代向公關(guān)庶務(wù)處申請校外人 士的通行證。通行證為期 2 年(含今年及明年,因?yàn)闀?huì)員 期限 即日起為期一年, 有 跨年), 到期后 若要更新,無需再付費(fèi),只要把舊的通行證 帶 來替換更新一張即可。 8. 自 2020 年起, 推出 校友 首兩年免年費(fèi)之優(yōu)惠 ,校友自第三年起才需繳付年費(fèi)。 為了方便確認(rèn)是否已辦理此優(yōu)惠,在 libmis 讀者戶口的備注 項(xiàng) 里有注明該校外會(huì)員的身份類別,如:公眾人士、學(xué)生、校友(是否已辦理免年費(fèi)優(yōu)惠),所以若遇到更新會(huì)員證時(shí),可先查詢 libmis讀者檔確認(rèn)身份來決定應(yīng)收費(fèi)用。新會(huì)員則憑所提供資料辦理。 9. 校外會(huì)員簡章、申請表格及保證金退還申請表格,請 參考附件。 (附件 7) 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 27 頁 (B) 流程圖: a) 新會(huì)員加入 流程 申請加入會(huì)員 是否符合 條件 是 否 查證原因 填 妥 申請表格并繳清 所有資料和費(fèi)用 依據(jù)申請表格在“讀者管理”新增讀者資料 到電腦中心打印會(huì)員證 送至油印處過膠 取得證 件后,通知該校外會(huì)員到館領(lǐng)取 制作完畢 填寫證件領(lǐng)取記錄表 完成 程序 A 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 28 頁 b) 更新會(huì)員證 發(fā)通知函或會(huì)員親自到館申請 依據(jù)申請表格在“讀者管理”修改讀者有效期限 填妥申請表格并繳清所有資料和費(fèi)用 依照上圖 “ 程序 A” 流程 完成 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 29 頁 c) 申請退回抵押金 收到申請表格 是否還清 書籍、罰款和會(huì)員證 是 否 申請失敗 請?jiān)摃?huì)員還清書籍、罰款和會(huì)員證 申請成功 確認(rèn)收信人姓名和地址 告知對方支票將在一個(gè)月內(nèi)寄到 終止讀者借書權(quán) 銷毀會(huì)員證 完成 向會(huì)計(jì)處申請抵押金支票 ,領(lǐng)會(huì)后寄發(fā) 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 30 頁 圖書館期刊驗(yàn)收作業(yè)規(guī)范 一、目的 為使每日進(jìn)館期刊盡快處理上架,供全校師生閱覽,特訂定本作業(yè)規(guī)范。 二、說明 (A) 一般原則 1. 所有現(xiàn)期期刊均須依此規(guī)范,除了外界所贈(zèng) 之 過期期刊。 (B) 注意事項(xiàng) 1. 期刊到館,須于二日內(nèi)完成驗(yàn)收及上架作業(yè)。 2. 期刊到館當(dāng)日,必須記錄到館日期及卷號。 3. 登錄當(dāng)日如發(fā)現(xiàn)有缺期訂刊,應(yīng)立即知會(huì)組長向有關(guān)雜志商催缺。 4. 必須確保每三個(gè)月定期檢查期刊登錄卡以預(yù)防有缺期 訂刊或贈(zèng)刊 。 如有,訂刊請交組長做催缺,而贈(zèng)刊則是發(fā)索贈(zèng)函給有關(guān)單位。 5. 若收到非本館定期贈(zèng)刊 或試讀本 ,則發(fā)謝函給有關(guān)單位。該期刊不必登錄,貼了磁條 可直接放在“不定期增刊”架上。 當(dāng)?shù)搅艘欢〞r(shí)期,可將它撤架或贈(zèng)閱。 6. 應(yīng)注意信封上 Address Label 資料 。時(shí)時(shí)刻刻檢查信封 內(nèi)有無續(xù)訂單、發(fā)票或收據(jù)。如有,交給組長。 (C) 作業(yè)流程說明 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 31 頁 1. 訂刊或定期贈(zèng)刊 開始 本館郵件 是 否 退回公關(guān)與庶務(wù)處 否 贈(zèng)刊 拆封 訂刊 記錄到館日期 登錄 注意信封內(nèi)是否還有續(xù)訂單 、發(fā)票或收據(jù) 是 交給組長 是否缺期 否 是 催缺或索贈(zèng) 加工及貼磁條 上架 圖書館典藏閱覽組 工作 手冊 第 32 頁 2. 不定期贈(zèng)刊 /試讀本 3. 期刊登錄 a) 將所收到的現(xiàn)期或過期期刊登錄在登錄卡。二樓期刊區(qū)及一樓辦公室皆有期刊 登錄 卡片柜 。 b) 登錄后之期刊冊數(shù)須記錄在“典藏閱覽組業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)表”。 c) 登錄當(dāng)兒,如發(fā)現(xiàn)有缺期之訂刊,須馬上填寫催缺單并交 給組長做催缺。缺期贈(zèng)刊則是
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